Planlæg udrulningen af Dropbox

Vi har allerede gennemgået, hvordan du opretter grupper, teammapper og sikkerhedstilladelser. Hvis du vil sikre, at dit team kommer godt i gang med Dropbox Business, skal du udarbejde en plan for, hvordan du inviterer dine kolleger og overfører virksomhedens data. Denne proces med planlægning og klargøring af brugere kan tage flere uger afhængigt af, hvor kompleks din organisation er. Under denne fase bør du brainstorme din foretrukne udrulningsmetode og tilgang (lille gruppe pilotbrugere, udrulning i faser eller alle på en gang), teamets tekniske færdigheder og mulige integrationer.

Sådan gør du: Se og tilføj licenser for dit team

Hvis du er administrator for en Dropbox Business-konto, kan du se det antal licenser og den plads, dit team har adgang til:

1. Log på på dropbox.com med dit administratorlogon.

2. Åbn administratorpanelet.

3. Klik på Dashboard.

Fra denne side kan du se den tilgængelige lagerplads for dit team. Du kan også se antallet af ledige licenser, og du kan købe flere, hvis du har behov for det.

Hvis dit team nærmer sig lagergrænsen, kan du kontakte Dropbox-support. Vi kan muligvis øge din lagergrænse. Du kan kontakte support fra fanen Hjælp i administratorpanelet.

Tilføj licenser eller plads til dit Dropbox Business-team.

Udfør en testkørsel

Inden du onboarder hele teamet, kan du køre et Dropbox-pilotprojekt med nogle få brugere for at få kontrolleret dine indstillinger. Du kan få it-teamet eller en gruppe foregangsbrugere i virksomheden til f.eks. at teste kontokonfiguration, kommunikation og kursusplan. Når du har inviteret nogle få brugere til teamet, kan du give dem nogle dage til at validere dine testforløb og bekræfte, at kravene lever op til forventningerne i onboardingprocessen.

Sådan gør du: Tilføj teammedlemmer

Det er kun teamadministratorer og brugeradministratorer, der kan invitere medlemmer til din Dropbox Business-konto. Hvert medlem bruger en licens i din plan.

Du kan invitere medlemmer via administratorpanelet eller en integration (det kan du læse mere om om lidt). Vi anbefaler, at du bruger administratorpanelet til at invitere pilotbrugerne.

1. Log på på dropbox.com med dit administratorlogon.

2. Klik på Administratorpanel.

3. Klik på Medlemmer.

4. Klik på Inviter medlemmer.

5. Skriv e-mailadressen på de personer, du vil invitere, og klik på Send invitationer.

Hvis et teammedlem allerede har en privat Dropbox-konto, som vedkommende bruger til arbejde, kan vedkommende konvertere sin private Dropbox-konto til en Dropbox Business-konto. Alternativt kan vedkommende oprette en helt ny konto.

Bemærk! Hvis en Dropbox-bruger allerede er medlem af et andet Dropbox Business-team, kan du ikke invitere vedkommende til dit team med den samme e-mailadresse. Prøv at invitere ved hjælp af en anden e-mailadresse.

Uddan dit team

Hvis du vil have succes med udrulningen af Dropbox, er det vigtigt, at du uddanner og yder support til brugerne undervejs. Hvis du er proaktiv med at tilbyde kurser i Dropbox, kan du reducere it-udgifterne og bedre engagere medarbejderne. Dropbox tilbyder gratis kurser til forskellige læringsmetoder og forskellige behov.

Vi anbefaler, at du inviterer teamet til at gennemføre Dropbox' onboardingvejledning til teammedlemmer. I denne vejledning vil nye brugere lære, hvordan de tilføjer og deler filer, finder ressourcer med hjælp til fejlfinding og meget mere.

Yderligere træning

I vores bibliotek med selvstudier kan dit team finde emner og udforske Dropbox-funktioner i deres eget tempo og i forhold til deres arbejdsfunktioner. Som administrator kan du oprette den optimale kursusplan for dit team ved at tildele specifikke emner i kurserne.

Dit team kan også deltage gratis i et live Dropbox-kursus. På disse kurser vises centrale Dropbox-funktioner med samme interaktion som i et klasseværelse.

Inviter dit team

Når pilotbrugerne har testet din konfiguration og gennemgået de valgte kurser, er det tid til at rulle Dropbox Business ud til hele dit team. Den metode, du bruger til at invitere brugere, afhænger af dit aktuelle miljø, størrelsen på dit team og den måde, som it-klargøring administreres på i din virksomhed. Du kan vælge at invitere medlemmer via administratorpanelet eller en integration.

Sådan gør du: Rul Dropbox Business ud til dit team

Dette anbefales til pilotbrugere og mindre teams

1. Log på dropbox.com med dit administratorlogon.

2. Klik på Administratorpanel.

3. Klik på Medlemmer.

4. Klik på Inviter medlemmer.

5. Skriv e-mailadressen på de personer, du vil invitere, og klik på Send invitationer.

Bemærk! Du kan også importere en CSV-fil, hvis du vil invitere mange medlemmer til teamet på en gang.

Anbefales, hvis du allerede har SSO (enkeltlogon) eller planlægger at implementere det

Administrer anmodninger om medlemskab af dit Dropbox Business-team.

E-mailskabeloner

Du kan forenkle din Dropbox-udrulning ved undervejs at fortælle dit team om dine forventninger. Vi har oprettet nogle e-mailskabeloner med de vigtigste punkter, så du nemt kan invitere medlemmer til dit team.

Se vores liste over anbefalinger, og gennemse vores beskedskabeloner til foreslået kommunikation til dit it-team, ledelsen, pilotbrugere og slutbrugere.

E-mailskabeloner

Vi anbefaler, at alle administratorer sender en meddelelse om invitationer 1-2 uger før implementeringen af Dropbox Business.

Skabelon til e-mail med forhåndsinvitation

Send denne e-mail den dag (eller dagen før), hvor du inviterer dit team fra Dropbox Business-administratorpanelet.

Skabelon til invitation i administratorpanelet

Hvis der er gået en uge, og nogle af de personer, du har inviteret til teamet, stadig ikke har accepteret invitationen, kan du sende en påmindelse.

Skabelon til påmindelse i administratorpanelet

Hvis du har integreret Dropbox med en SSO-udbyder, kan du bruge denne skabelon til at invitere nye medlemmer til teamet.

Skabelon til SSO-invitation

Hvis der er gået en uge, og nogle af de personer, du har inviteret til teamet, stadig ikke har accepteret SSO-invitationen, kan du sende en påmindelse.

Skabelon til SSO-påmindelse

 

Uanset om dine teammedlemmer ikke tidligere har brugt Dropbox, eller de har masser af erfaring med det, indeholder vores Business-produkt nye og avancerede funktioner. Vi tilbyder en række vejledninger og kurser, der kan hjælpe dit team i gang og med at bruge Dropbox til at arbejde mere effektivt. Brug denne skabelon til at invitere dine teammedlemmer til et kursus.

Skabelon til invitation til Dropbox-kursus

   

Få hjælp

Dropbox er meget mere end det, vi har mulighed for at skrive om her. Med denne vejledning kommer du gennem de vigtigste trin til, hvordan du kommer i gang, men du kan få meget mere at vide med vores supportressourcer.

Find svar på alle dine spørgsmål i Dropbox' hjælpecenter. Ofte stillede spørgsmål, hurtige rettelser og officielle oplysninger om alle Dropbox-funktioner.

Uanset, hvad du har brug for, skal du bare søge.

Tilmeld dig vores community

Dropbox-communityet er et sted, hvor du kan deltage og samarbejde om svar, løsninger og idéer omkring de produkter og tjenester, som vi alle holder af og gerne vil forbedre. Du kan også følge med på vores Twitter-support.

Hvor nyttig var denne artikel?

Det er vi kede af at høre.
Fortæl os, hvordan vi kan gøre det bedre:

Tak for din feedback!
Fortæl os, hvordan denne artikel hjalp dig:

Tak for din feedback!

Næste trin: Koordiner og opret

Nu er der styr på indstillinger og onboarding, så lad os se nærmere på, hvordan du og dit team kan komme i gang med at arbejde og blive bedre organiseret ved hjælp af Dropbox Spaces og funktionerne i computerappen. Vi ser også på, hvordan brugerne kan oprette og administrere forskellige typer indhold.