Sådan kommer du gang som Dropbox Business-teamadministrator

Tillykke med dit valg af Dropbox Business! Denne vejledning beskriver, hvordan du indstiller din konto i otte nemme trin. Når du skifter til Dropbox Business, bliver dit teams filer synkroniseret, dataene bliver beskyttet, og det bliver nemmere at holde fokus på de vigtigste opgaver. 

Som teamadministrator kan du nemt tilføje og fjerne teammedlemmer, overvåge delingsaktiviteter og beskytte virksomhedens data. Vi anbefaler, at du gennemfører trinnene i løbet af de første 30 dage, så dit team kan komme i gang med at samarbejde så hurtigt og effektivt som muligt.

Er der en anden person, der kan hjælpe med at konfigurere dit team? Se, hvordan du tilføjer eller ændrer en administrator.

Bemærkninger inden du går i gang

1. Giv dit team et område, hvor de kan arbejde sammen

Med et velorganiseret teamområde kan dit team straks komme i gang med at udnytte Dropbox Business bedst muligt. Dit team har et delt arbejdsområde, der fungerer som et fælles drev. Du kan oprette mapper til enkeltpersoner eller til hele teamet. Standardindstillingen giver alle adgang, men det kan du ændre for de enkelte mapper. Du får også din egen mappe til private filer.

Del mapper i teamområdet, og hold privat arbejde i medlemsområdet.
Del mapper i teamområdet, og hold privat arbejde i medlemsområdet.

Sådan kommer du i gang med dit teamområde:

  • Opret en mappestruktur til at starte med (du kan altid opdatere den og tilføje mere i den senere). Teamområder fungerer bedst, når du organiserer dine mapper, så de nøje følger din organisations struktur. Du kan f.eks. begynde med at tilføje en mappe til hvert underteam, f.eks. “Regnskab”, “Salg” og “Marketing”.
  • Tilføj nogle arbejdsfiler. Få dit team i gang ved at tilføje nogle dokumenter, PDF-filer eller regneark. Bed dine teamledere om at fortsætte, hvor du slap.
  • Du kan samtidig overveje at organisere dine brugere i grupper baseret på underteams eller afdelinger i din organisation.

afkrydsningsfelt med flueben Konfigurer dit teamområde

2. Kommuniker med dit team

En vellykket implementering forudsætter, at alle er opdaterede. Vi har fremstillet et par e-mailskabeloner med de vigtigste punkter for at gøre det så nemt som muligt at tilføje teammedlemmer. Her kan du gennemse en liste med skabeloner til beskeder, eller du kan oprette dine egne.

afkrydsningsfelt med flueben Se skabelonerne

lyspære Vidste du det?

Hvis et medlem af dit team har brugt sin arbejdsmailadresse til at oprette en særskilt Dropbox-konto, kan medlemmet overføre den konto til dit Dropbox Business-team.

3. Tilføj andre til dit team

Afhængigt af hvor stor din virksomhed er, kan du vælge et par pilotbrugere til at teste Dropbox-værktøjer, før du ruller dem ud til hele teamet. Hvis du har færre end 50 medarbejdere, er det sikkert i orden at sætte alle i gang på samme tid.

Du kan invitere brugere til dit team på to måder:

afkrydsningsfelt med flueben Indtast e-mailadresser fra administratorpanelet (det er nemt og anbefales til de fleste teams)

afkrydsningsfelt med flueben Brug Active Directory Connector eller en partner inden for identitetsadministration (mindre almindeligt, men nyttigt for de virksomheder, der allerede bruger mange integrationer)

4. Gør Dropbox endnu nemmere at bruge med computerappen

Når appen er installeret, fungerer Dropbox som enhver anden mappe på din computer. Træk og slip filer (eller højreklik på dem) for at flytte dem til din Dropbox-mappe. De uploades automatisk til Dropbox, og du har adgang til dem, uanset hvor du er, fra vores apps til computere og mobiler og på Dropbox' website.

afkrydsningsfelt med flueben Download og installer appen til Mac, Windows eller Linux

lyspære Vidste du det?

Dropbox Business-teammedlemmer kan "parre" en privat konto og en arbejdskonto, så de har adgang til begge konti fra samme enhed.

Du kan hjælpe medlemmer af dit team med at forbinde en privat konto eller afbryde forbindelsen til den.

5. Spar plads på harddisken med Smart synkronisering

Smart synkronisering er en funktion i Dropbox, der sætter dit team i stand til at se og få adgang til alle filer og mapper i teamets Dropbox direkte fra teammedlemmernes skrivebord, samtidig med at de stort set ikke bruger plads på harddisken. På den måde kan du skabe masser af plads uden at ændre dit teams arbejdsgange. Nedenfor kan du vælge, om nye filer automatisk downloades til dit teams computere, eller om de som udgangspunkt kun findes online.

afkrydsningsfelt med flueben Gennemse indstillinger for Smart synkronisering

6. Beskyt dit team med ekstra sikkerhedsindstillinger

Dropbox følger som standard nogle af de mest udbredte krypterings- og sikkerhedsstandarder, men vi anbefaler alligevel kraftigt, at du træffer disse ekstra foranstaltninger for at give dit team og dine data den bedste beskyttelse.

afkrydsningsfelt med flueben Aktivér totrinsbekræftelse for hele dit team

afkrydsningsfelt med flueben Indstil delingstilladelser for hele teamet

afkrydsningsfelt med flueben Aktivér enkeltlogon (kun teams med Advanced)

lyspære Vidste du det?

Du kan bruge Dropbox Business til at overføre virksomhedens data fra en server til Dropbox

7. Forbind Dropbox med dine foretrukne produktivitetsapps

Hold fokus på det vigtigste arbejde ved at forbinde Dropbox med de apps, du allerede kender og foretrækker. Uanset om du bruger Google, Microsoft, Adobe, Slack, Salesforce eller Atlassian, har vi sandsynligvis en integration, der gør, at dit team ikke skal skifte mellem værktøjer og gøre arbejdet to gange. Kast et blik på hele listen med partnere, og prøv at forbinde mindst én app fra en tredjepart, når du går i gang.

afkrydsningsfelt med flueben Forbind apps fra tredjeparter

8. Få mere at vide om Dropbox

Dropbox kan meget mere end at synkronisere filer og mapper. Denne vejledning gennemgår det, der er vigtigst for at komme i gang, men du og dit team kan få endnu mere at vide med selvstudiekurser:

afkrydsningsfelt med flueben Deltag selv i et kursus, eller se de andre vejledninger

afkrydsningsfelt med flueben Inviter dit team til et kursus

Det var det! Når du har gennemført disse trin, er du klar til at bruge Dropbox sammen med dit team. Her er et par links, hvis du har lyst til at se flere ressourcer:

afkrydsningsfelt med flueben Læs mere om Dropbox i hjælpecenteret

afkrydsningsfelt med flueben Kontakt Dropbox-support

afkrydsningsfelt med flueben Kontrollér, om Dropbox kører

 

Er Dropbox nyt for dig?

Uanset om du ikke har brugt Dropbox før, eller du blot har brug for at få opfrisket din viden, kan du få mest muligt ud af din Dropbox-konto med vores selvstudier eller virtuelle kurser med instruktør . 

Hvor nyttig var denne artikel?

Det er vi kede af at høre.
Fortæl os, hvordan vi kan gøre det bedre:

Tak for din feedback!
Fortæl os, hvordan denne artikel hjalp dig:

Tak for din feedback!