Sådan administrerer du Dropbox DocSend-indholdsmapper

På siden Indholdsbibliotekkan du benytte mapper til at organisere dit indhold. Du kan oprette mapper til at inddele indhold efter team, potentiel kunde eller kunde eller endda dokumenttype.

• Teammapper kan bruges til at gemme og organisere offentligt indhold, som dit team har adgang til. Når filer i teammapper føjes til et Space, vil de være synlige for alle i teamet, som har adgang til det pågældende Space. Teammapper findes under afsnittet Teammapper på siden Indholdsbibliotek.

• Personlige mapper er velegnede til opbevaring af private eller følsomme dokumenter. Denne del er privat for hver enkelt bruger og vil ikke være synlig eller tilgængelig for andre brugere på kontoen.
  • Når indhold, der er gemt i en personlig mappe, føjes til et Space, kan teammedlemmerne kun se filnavnet med et låseikon, som angiver, at der er begrænset adgang.

Opret en mappe

Du kan nemt oprette en ny mappe eller undermappe på siden Indholdsbibliotek:

Sådan opretter du en ny mappe:

1. Klik på Indholdsbibliotek i venstre sidepanel.
2. Klik på Teammapper eller Personlige mapper.
3. Klik på Opret mappe.
4. Giv din mappe et navn.
5. Klik på Tilføj mappe.
6. Klik på Bekræft.

Du kan nu uploade indhold til den nye mappe eller trække og slippe eksisterende indhold i mappen.

Indholdsbiblioteket viser det samlede antal seneste besøg i hver fil i din mappe, hvilket afspejler både virksomheds- og ekstern besøgsaktivitet.

Sådan opretter du en mappe i et Space:

1. Klik på det Space, du vil oprette en mappe i.
2. Klik på mappeikonet (tilføj mappe) i øverste højre hjørne.
3. Giv din mappe et navn.
4. Klik på Opret eller Importer fra CSV.

Du kan se, hvor mange elementer der er i en mappe og filtyperne i et Space.

Administrer mapper

På siden Indhold kan du udføre yderligere handlinger for at administrere dine indholdsmapper. Når du holder markøren hen over en mappe og klikker på "..." (flere valgmuligheder), kan du:

• Del: Opret et Space-link, der indeholder alle dokumenter i mappen.
• Tilføj mappe: Opret en ny mappe eller undermappe.
• Omdøb: Omdøb en mappe.
• Anmod om filer:Brug formularen til at anmode om filer fra en konto.
• Slet: Slet en mappe. Når du gør det, vises en bekræftelsesmeddelelse, før mappen bliver slettet.

Du kan også flytte indhold ved at trække og slippe det i en anden mappe. Her er et par ting, du skal huske på, når du flytter indhold til forskellige mapper:

• Når du flytter indhold fra en teammappe til en anden, har det som regel ingen indflydelse på indholdet eller dets synlighed.
• Når duflytter indhold fra en personlig mappe til en teammappe, bliver indholdet delt med dit team med det samme, og andre brugere kan se det.
• Når du flytter indhold fra en teammappe til en personlig mappe, bliver teammedlemmernes links fjernet med det samme, og det forhindrer andre brugere i at få adgang til indholdet. Der vises en bekræftelsesmeddelelse, før indholdet bliver flyttet.
  
  

Download indekset for et Space

Et datarums indeks indeholder et indholdstræ med en oversigt over alle mapper og filer i et Space. Administratorer, samarbejdspartnere og eksterne besøgende kan downloade indekset for et Space i en CSV-fil, som indeholder metadata for hvert element, det indeholder. Få mere at vide om at downloade indekset for et Space.

• For at lette samarbejdet kan du bruge teammapper til dokumenter, der skal gennemgås af flere teammedlemmer.
• Brug personlige mapper til dokumenter, der er fortrolige eller er et udkast, for at holde styr på, hvem der har adgang til dem.
• Du bør regelmæssigt tjekke indholdet i både dine personlige mapper og teammapper for at sikre, at de rette filer er tilgængelige for de brugere, der virkelig har brug for adgang til dem.
• Du kan trække og slippe filer fra en teammappe til en personlig mappe og omvendt. Få mere at vide om indholdsmapper.
  • Bemærk: Indstillingerne for databeskyttelse og adgang bliver ændret, hvis du flytter filer fra en teammappe til en personlig mappe og omvendt.