Domain-Analyse und Kontoerfassung

Anhand der Domain-Analysedaten können Admins sehen, wie viele Nutzende ein privates Dropbox-Konto mit einer geschäftlichen E-Mail-Adresse der verifizierten Domain erstellt haben. Anschließend können die Admins diese Nutzer mithilfe der Kontoerfassung zwingen, ihr privates Konto in ein Enterprise-Team zu migrieren oder dem Dropbox-Konto eine neue, private E-Mail-Adresse zuzuweisen.

Mithilfe der Domain-Analyse und der Kontoerfassung können Admins:

• Einen besseren Einblick in die organische Dropbox-Nutzung über die Unternehmensdomain erhalten
• Eine nicht autorisierte Dropbox-Nutzung über die Unternehmensdomain verhindern
• Sicherstellen, dass das gesamte Unternehmen in ein einziges Team migriert wird

Schritt 1: Domaineigentümer überprüfen

Bevor die Domain-Analyse und Kontoerfassung aktiviert werden können, muss ein Admin des Dropbox-Teamkontos die Eigentümerschaft der Domain bestätigen:

1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.
2. Öffnen Sie die Verwaltungskonsole.
3. Klicken Sie auf Einstellungen.
4. Klicken Sie unter Nutzer auf Domains.
5. Klicken Sie auf Domain hinzufügen.
6. Geben Sie die Unternehmensdomain ein, deren Eigentümerschaft Sie überprüfen möchten.
7. Wählen Sie eine der drei Überprüfungsmethoden aus.
8. Führen Sie die Anleitung auf dem Bildschirm aus. Nach Abschluss der Überprüfung werden Sie per E-Mail darüber benachrichtigt, dass die Eigentümerschaft der Domain erfolgreich überprüft wurde.

Was passiert, wenn ich mehr als eine Domain oder eine Subdomain überprüfen möchte?

Admins haben die Möglichkeit, eine Hauptdomain überprüfen zu lassen, also die übergeordnete Domain ihrer Website (z. B. „dropbox.com“). Außerdem können sie auch Subdomains überprüfen lassen, die der Hauptwebsite untergeordnet sind (z. B. „sales.dropbox.com“ oder „dropbox.com/sales“).

Wenn ein Admin eine Hauptdomain überprüft, wird die Option Alle Subdomains hinzufügen eingeblendet. Die Option ist standardmäßig aktiviert. Ändern Sie nichts daran, wenn Sie alle Subdomains der Hauptdomain ebenfalls überprüfen möchten. Prüfen Sie eine Subdomain einzeln, wird diese Option nicht angezeigt.

Welche Überprüfungsmethode ist für mich die Richtige?

Es gibt drei Möglichkeiten zur Überprüfung Ihrer Domain:

• Meta-Tag hinzufügen
• HTML-Datei hochladen
• TXT-Eintrag erstellen

Für die ersten beiden Optionen (Meta-Tag hinzufügen und HTML-Datei hochladen) müssen Sie die nötigen Zugriffsrechte besitzen, um den Code auf Ihrer Website zu ändern. Beides sind sichere und relativ schnelle Methoden, da Dropbox die Änderungen sehen kann, sobald sie auf Ihrer Website umgesetzt wurden.

Wenn Sie nicht den nötigen Zugriff haben, um Ihre Website direkt bearbeiten zu können, oder keine Website auf der zu überprüfenden Domain gehostet haben, können Sie einen TXT-Eintrag auf der Website Ihres Domain-Hosts erstellen.

Die meisten Domain-Hosting-Dienste bieten diese Funktion, allerdings kann sich die exakte Vorgehensweise jeweils unterscheiden. Wenn Sie die Schritte zum Ändern Ihrer DNS-Konfiguration nicht finden können, wenden Sie sich bitte an das Support-Team Ihres Domain-Hosts oder informieren Sie sich in der jeweiligen Dokumentation. Dropbox kann keinen Support für das Domain-Hosting bieten.

• Hinweis: Nachdem Sie die Änderungen an Ihrem Domain-Host vorgenommen haben, kann es bis zu einen Tag lang dauern, bis Ihre Änderungen auf den Domain-Servern der Website erscheinen. Dropbox ruft diese Informationen regelmäßig ab, bis der Vorgang abgeschlossen ist. Sobald die Änderungen umgesetzt wurden, werden Sie per E-Mail benachrichtigt.

Wie gehe ich vor, wenn ich die Domainüberprüfung nicht erfolgreich abschließen konnte?

Wenn Sie den Vorgang zur Domainüberprüfung nicht abschließen konnten, können Sie dies zu einem späteren Zeitpunkt über die Option Verifizierung fortsetzen nachholen.

• Hinweis: Dropbox stellt erst dann Nutzerinformationen bereit und das Durchsetzen von Einladungen wird erst dann aktiviert, wenn Sie die Eigentümerschaft der Domain erfolgreich bestätigt haben.

Schritt 2: Domain-Analysedaten anzeigen

Nachdem Sie Ihre Domain bestätigt haben, können Sie in der Verwaltungskonsole Analysedaten zu jeder bestätigten Domain abrufen:

1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.
2. Öffnen Sie die Verwaltungskonsole.
3. Klicken Sie auf Einstellungen.
4. Gehen Sie zu Mitglieder.
5. Klicken Sie auf Domains.

Für jede der Domains, deren Eigentümer Sie sind, sehen Sie die Nutzung privater Dropbox-Konten in der Spalte „Private Konten“.

Schritt 3: Kontoerfassung aktivieren

Nachdem Sie Ihre Domain bestätigt haben, können Sie mithilfe der Kontoerfassung Nutzer, die ihre geschäftliche E-Mail-Adresse für ein privates Dropbox-Konto verwenden, dazu zwingen, dieses Dropbox-Konto in ein Enterprise-Team zu migrieren oder dem Konto eine neue, private E-Mail-Adresse zuzuweisen.

1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.
2. Öffnen Sie die Verwaltungskonsole.
3. Klicken Sie auf Einstellungen.
4. Machen Sie die bestätigte Domain ausfindig, für die Sie die Dropbox-Nutzung durchsetzen möchten.
5. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol und wählen Sie Nutzererfassungoptionen ändern aus.
6. Geben Sie an, ob alle Nutzer oder nur eingeladene Nutzer Ihrem Team beitreten sollen.
7. Klicken Sie auf Weiter.
8. Optional: Senden Sie eine E-Mail an Dropbox-Nutzer in Ihrer Domain.
   • Wenn Sie Alle Nutzer auswählen, haben Sie die Möglichkeit, den Dropbox-Nutzern in Ihrer Domain eine E-Mail zu senden, bevor die Kontoerfassung aktiviert wird. Nutzer, die bereits Mitglieder anderer Dropbox-Teamkonten sind, werden nicht benachrichtigt. Sie können diesen Schritt auch überspringen.
   • Wenn Sie sich dafür entscheiden, die Nutzer per E-Mail zu benachrichtigen, geben Sie eine E-Mail-Adresse für die Rückantworten und Fragen der benachrichtigten Nutzer ein. Sie können der E-Mail auch eine eigene Nachricht mit zusätzlichen Hinweisen für die Nutzer hinzufügen.
   • Klicken Sie auf E-Mail senden.
9. Klicken Sie auf Erfassung aktivieren.

Kann ich die Kontoerfassung für Nutzer in anderen Dropbox-Teams verwenden?

Mit der Kontoerfassungsfunktion können nur Nutzer erfasst werden, die noch keinem Dropbox-Teamkonto angehören. Wenden Sie sich an uns, falls Sie andere, bereits bestehende Teams zusammenführen möchten.

Kann ich die E-Mail-Benachrichtigung zur Kontoerfassung erneut senden?

Ja. Sie können die Kontoerfassungs-E-Mail erneut senden, auch wenn Sie die Kontoerfassung schon aktiviert haben. Und so geht's:

1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.
2. Öffnen Sie die Verwaltungskonsole.
3. Klicken Sie auf Einstellungen.
4. Klicken Sie auf Domains.
5. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol.
6. Klicken Sie auf E-Mail an nicht verwaltete Nutzer senden.
   • Hinweis: Wenn die Option E-Mail an nicht verwaltete Nutzer senden nicht angezeigt wird, gibt es in Ihrer Domain keine nicht verwalteten Nutzer.