Hinweis: Das Aktivitätsprotokoll ist bisher noch nicht vollständig in Dropbox Capture integriert.
- Folgende Aktivitäten werden protokolliert: Angemeldet, App für Mitglied verknüpft, Freigegebenen Link erstellt.
- Folgende Aktivitäten werden nicht protokolliert: Gelöschter Screenshot, Gelöschte Aufzeichnung, Hinzugefügter Kommentar, Gelöschter Kommentar, Gekürzte Aufzeichnung.
Im Analyse-Dashboard finden Sie Informationen darüber, wie Ihr Team Dropbox verwendet:
- Aktive Mitglieder: Anzahl der Nutzer in Ihrem Team, die in den letzten 28 Tagen aktiv waren, also Nutzer, die auf ein Konto zugegriffen, Dateien hinzugefügt, bearbeitet, angesehen oder für andere freigegeben haben
- Speicherplatz: Gesamtheit des von Ihrem Team belegten Speicherplatzes
- Erstellte Links: Anzahl der von Ihrem Team erstellten freigegebenen Links
- Aktive freigegebene Ordner: Anzahl freigegebener Ordner mit mindestens zwei Nutzern, in denen in den letzten 28 Tagen eine Aktivität registriert wurde
- Aktive Geräte: Anzahl der Computer und Mobilgeräte, auf denen Ihre Teammitglieder bei Dropbox angemeldet sind und die in den letzten 28 Tagen aktiv waren
- Relevante Zahlen: Informationen über Links, die Ihr Team in den letzten sieben Tagen erstellt hat
Teamaktivität ansehen
So sehen Sie die Aktivität Ihres Teams:
- Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
- Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
- Klicken Sie auf Aktivität.
- Filtern Sie die Ergebnisse, um die Aktivitäten zu sehen, an denen Sie interessiert sind. Sie können nach Datumsbereich, Personen, Inhalt oder Aktivitäten filtern.
- Um nach Aktivitäten zu filtern, klicken Sie neben Aktivitäten auf Aktivität hinzufügen
- Um Aktivitäten während eines bestimmten Zeitraums zu sehen, geben Sie neben Datumsbereich ein Anfangs- und ein Enddatum ein
- Um die letzten Aktivitäten eines bestimmten Teammitglieds oder mehrerer Teammitglieder zu sehen, klicken Sie auf Nutzer und geben Sie dann den bzw. die Namen ein
- Um Dateien, Ordner oder Paper-Dokumente zu durchsuchen, geben Sie im Feld neben Inhalte einen Suchbegriff ein
Hinweise zur Teamaktivität:
- Die Nutzungsdaten reichen bis Anfang Januar 2017 bzw. bis zu dem Datum zurück, an dem Ihr Team mit der Dropbox-Verwendung begonnen hat
- Möglicherweise wird die Nachricht „In Bearbeitung“ angezeigt, wenn Sie Daten aufrufen möchten, die noch bearbeitet werden
- Wenn Ihr Dropbox Business-Team neu ist, sind Ihre Diagramme leer, da es noch keine Daten gibt, die angezeigt werden können
- Wenn Sie sich die Aktivitäten Ihres Teams genauer ansehen möchten, können Sie die Freigabeaktivitäten Ihres Teams abrufen
Aktivitätsberichte erstellen und exportieren
So erstellen und exportieren Sie einen Aktivitätsbericht:
- Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
- Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
- Klicken Sie auf den Tab Aktivität.
- Verwenden Sie die Filter, um die Art der Daten und den Zeitraum für Ihren Export auszuwählen.
- Klicken Sie auf Bericht erstellen.
Der Bericht wird als CSV-Datei im Ordner Berichte für Dropbox Business gespeichert. Wenn der Bericht fertig ist, werden Sie per E-Mail benachrichtigt.
Was sehe ich in einem Aktivitätsbericht?
Jeder Eintrag im Aktivitätsbericht umfasst:
- Datum und Uhrzeit: Das Datum und die genaue Uhrzeit, zu denen eine Aktion ausgeführt wurde
- Nutzer: Den Namen des Nutzers, der die Aktion ausgeführt hat
- Aktivität: Einzelheiten des Ereignisses
- Standort: Den Standort, an dem die Aktion ausgeführt wurde, und die IP-Adresse des verwendeten Computers
Die Aktionen der Teammitglieder erscheinen in den Audit-Protokollen in der Regel innerhalb weniger Stunden, spätestens jedoch nach 24 Stunden.
Als Admin sehen Sie die folgenden Elemente in den Aktivitätsberichten Ihrer Teams:
- Apps
- Kommentare
- Geräte
- Domains
- Dateioperationen (nur Advanced und Enterprise)
- Dateianfragen
- Gruppen
- Anmeldungen
- Mitglieder
- Paper
- Passwörter
- Berichte
- Freigabe
- Einmaliges Anmelden (kurz SSO)
- Team-Ordner
- Teamregeln
- Teamprofil
- Zwei-Faktor-Authentifizierung
Wenn Sie Team-Admin eines Dropbox Advanced-Abos oder Enterprise-Abos sind, können Sie alle dateibezogenen Aktivitäten Ihres Teams sehen. Zu den Aktivitäten auf Dateiebene zählen das Hinzufügen, Bearbeiten, Verschieben und Löschen von Dateien. Diese Ereignisse können bei der Fehlersuche und -behebung hilfreich sein, etwa bei versehentlich gelöschten Dateien, bei falsch abgelegten Dateien und Ordnern oder bei Datensicherheits-Audits.
Teamaktivitäten von der Aktivitätsseite aus verwalten
Wenn Sie Admin sind, können Sie auf der Aktivitätsseite unter anderem die folgenden Dinge tun.
Warum wird „Dropbox“ in der Spalte „Nutzer“ auf meiner Aktivitätsseite angezeigt?
In seltenen Fällen kommt es vor, dass Dropbox die Angebote in Ihrem Konto in Ihrem Namen aktualisiert. Dropbox Business-Admins sehen diese Angebote in der Verwaltungskonsole auf der Seite Aktivität. Einigen Admins wird „Dropbox“ in der Spalte „Nutzer“ möglicherweise aus den folgenden Gründen angezeigt:
Ein Teammitglied hat einen geschachtelten freigegebenen Ordner gelöscht.
Wenn ein Teammitglied einen geschachtelten freigegebenen Ordner löscht, wird „Dropbox“ als Name der Person aufgeführt, die ihn gelöscht hat. Admins mit bestimmten Rollen können den Namen des entsprechenden Teammitglieds anzeigen. Dazu sind folgende Schritte erforderlich:
- Klicken Sie auf Bericht erstellen.
- Öffnen Sie den Bericht in Excel.
- Die E-Mail-Adresse des Teammitglieds steht in der Spalte „Kontext“.
Sie haben den Dropbox-Support um Unterstützung bei einer Aufgabe gebeten.
Wenn Sie mit dem Dropbox-Support Kontakt aufgenommen haben, werden alle Aktionen des Support-Teams auf der Seite
Aktivität als Aufgaben angezeigt, die „Dropbox“ zugeordnet sind. Zu diesen Aktionen zählt auch das Einladen der ersten Administratoren für Ihr Team. Der Dropbox-Support führt jedoch ohne Ihre Zustimmung keine Aktionen in Ihrem Konto durch.
Dropbox hat Ihr Konto aktualisiert.
Das Dropbox-System aktualisiert Ihr Konto regelmäßig, damit es stets mit neuen Dropbox-Produkten kompatibel ist. Diese Updates werden auf der Seite
Aktivität als Aufgaben angezeigt, die „Dropbox“ zugeordnet sind. Zu diesen Aktionen zählen etwa das Umbenennen oder Verschieben von Team-Ordnern und die Aktualisierung Ihres geschäftlichen Dropbox-Kontos mit neuen Produkten. Das Dropbox-System führt ohne Ihre Genehmigung keine sonstigen Aktionen in Ihrem Konto durch.
