Teambereich und Nutzerordner im Überblick

In diesem Artikel geht es um ein Feature, das nur bestimmten Dropbox Business-Teams zur Verfügung steht. 

Im neuen Dropbox Business teilt sich Ihr Team einen Teambereich. Jeder im Team kann auf den Teambereich zugreifen und alle sehen dieselbe Ordnerstruktur. Im Teambereich gibt es zwei unterschiedliche Arten von Ordnern:

Team-Ordner: Alle Dateien und Ordner in einem Team-Ordner können für unterschiedliche Nutzer freigegeben werden. Sie können entscheiden, ob andere die Dateien in einem Team-Ordner betrachten oder bearbeiten können, oder Sie können den Zugriff auch ganz unterbinden.

Nutzerordner: Der Nutzerordner ist Ihr separater Bereich. Sie können entscheiden, ob Sie die Dateien und Ordner in Ihrem Nutzerordner freigeben möchten oder nicht.

Erfahren Sie, wie Sie die Ordnerstruktur Ihres Teams einrichten. 

Abschnitte in diesem Artikel:

Nutzerordner

Ihr Nutzerordner ist Ihr persönlicher Arbeitsbereich. Sie bestimmen, wie Dateien und Ordner in diesem Bereich freigegeben werden. Einige Dateien sind vielleicht nur für Sie gedacht, während Sie andere für das gesamte Team freigeben möchten.

Der Nutzerordner trägt Ihren Namen und kann nicht umbenannt werden. Wenn Sie „Jana Schmidt“ heißen, heißt auch der Ordner „Jana Schmidt“.

Obwohl der Nutzerordner Ihr persönlicher Arbeitsbereich ist, können Team-Administratoren über die Verwaltungskonsole (oder indem sie sich als Nutzer Ihres Kontos anmelden) auf Ihren Nutzerordner zugreifen.

Ihr Nutzerordner ist ein lilafarbener Ordner mit Ihrem Namen.

Freigaben in einem Nutzerordner

Sie können Dateien und Ordner in Ihrem Nutzerordner als freigegebene Ordner und auch als freigegebene Links freigeben. Sie entscheiden, wer auf diese Inhalte zugreifen darf.

Wenn Sie zu einem Ordner außerhalb des Teambereichs eingeladen werden, können Sie diesen Ordner Ihrem Nutzerordner hinzufügen. Wenn Sie eine Einladung zu einem Ordner erhalten, wird in der Einladung angegeben, wo der Ordner gespeichert wird, ob im Nutzerordner oder einem Team-Ordner. Wenn Sie den Ordner hinzufügen können Sie über Ihr Dropbox-Konto auf den Inhalt zugreifen.

Hinweis: Wenn Sie eine Datei oder einen Ordner in Ihrem Nutzerordner freigeben, wird auch nur die ausgewählte Datei bzw. der Ordner freigegeben. Alles andere in Ihrem Nutzerordner bleibt vertraulich, es sei denn, Sie geben es frei.

Einem Team mit einem Dropbox-Konto beitreten

Wenn Sie einem Dropbox Business-Team mit einem bereits vorher eingerichteten Dropbox-Konto beitreten, werden Ihre Dateien in den Nutzerordner übernommen. Wenn Sie freigegebene Ordner und freigegebene Links in Ihrem Konto hatten, werden die Freigabeberechtigungen für diese Dateien und Ordner genauso übernommen. Inhalte, die Sie für Ihr Team freigeben möchten, können Sie in den Teambereich verschieben.

Teambereich

Der Teambereich ist für alle Mitglieder im Team freigegeben. Der Teambereich sieht für alle Teammitglieder gleich aus und hat für alle dieselbe Struktur.

Beispiel eines Teambereichs

Sie sind Jana Schmidt und Sie arbeiten bei einem Unternehmen namens Firma in der Designabteilung. Sie sind gerade Ihrem Dropbox Business-Team beigetreten. 

In Ihrem Dropbox-Konto sehen Sie einen Teambereich namens Firma. Wenn Sie darauf klicken, sehen Sie mehrere Ordner: 

  • Jana Schmidt: „Jana Schmidt“ ist Ihr Nutzerordner.
  • Design: Im Ordner „Design“ sehen Sie Dateien und Ordner für Designprojekte. Sie können auf alle Dateien in diesem Ordner zugreifen und Sie ansehen.
  • Marketing: Auf dem Symbol des Ordners „Marketing“ ist ein graues Minuszeichen. Wenn Sie versuchen, den Ordner zu öffnen, erhalten Sie die Fehlermeldung: Kein Zugriff auf den Ordner „Marketing“.

Freigaben im Teambereich

Der Teambereich ist für das gesamte Team zugänglich, was aber nicht bedeutet, dass alle Teammitglieder Zugriff auf den gesamten Inhalt haben. Ordner können unterschiedliche Berechtigungen erfordern:

  • Kann bearbeiten: Sie können den Inhalt dieses Ordners betrachten, bearbeiten und den Zugriff verwalten
  • Kann betrachten: Sie können den Inhalt dieses Ordners betrachten
  • Kein Zugriff: Sie können den Inhalt dieses Ordners nicht betrachten

Nutzer mit Bearbeitungsberechtigung für einen Ordner haben automatisch auch die Bearbeitungsberechtigung für alle darin enthaltenen Ordner. Wenn Sie zum Beispiel „Design“ bearbeiten können, können Sie auch alle Ordner in „Design“ bearbeiten, es sei denn, der Zugriff auf einen Ordner wurde beschränkt.

So verwalten Sie den Lese- und Bearbeitungszugriff auf Ihre Dateien.

Den Zugriff auf einen Ordner im Teambereich ändern

Wenn Sie Bearbeitungszugriff auf einen Ordner haben, können Sie auch ändern, wer Zugriff auf den Ordner hat.

  1. Melden Sie sich bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf „Dateien“.
  3. Navigieren Sie zu dem Ordner, dessen Zugriff Sie verwalten möchten.
  4. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Ordner und wählen Sie „Freigeben“ aus.
    • Nutzer oder Gruppen, für die Sie etwas freigeben möchten, können Sie hinzufügen, indem Sie die Namen oder E-Mail-Adressen in das Textfeld eingeben. Danach können Sie ihre Zugriffsrechte festlegen. Klicken Sie dazu auf „Freigeben“.
    • Sie können einzelne Nutzer oder Gruppen entfernen, indem Sie neben dem Namen auf Entfernen klicken.

Unter „Freigeben“ sehen Sie, welche Nutzer Zugriff auf den Ordner haben und über welche Berechtigungen sie verfügen. Neben einem Teammitglied oder einer Gruppe sehen Sie die Option „Kann bearbeiten“ oder „Kann betrachten“.

Das Designteam zum Beispiel kann im Teambereich den Ordner „Design“ gespeichert haben, auf den nur die Designgruppe Zugriff hat. Das Designteam könnte dann individuelle Nutzer zu Ordnern im Ordner „Design“ einladen.

Der Fehler „Kein Zugriff auf den Ordner“

Ordner, auf die Sie keinen Zugriff haben, tragen ein graues Minuszeichen. Wenn Sie versuchen, einen solchen Ordner zu öffnen, wird die Fehlermeldung „Kein Zugriff auf den Ordner ‚[Ordnername]‘“ eingeblendet.

Diese Fehlermeldung wird eingeblendet, wenn Sie keinen Zugriff auf einen Ordner haben.

Dateien und Ordner in den Teambereich verschieben
Teammitglieder und Admins können unter folgenden Voraussetzungen einen freigegebenen Ordner in den Teambereich verschieben:

  1. Der Ordner enthält keine geschachtelten freigegebenen Ordner.
  2. Der Ordner und die darin enthaltenen Ordner sind nicht vertraulich.
  3. Das jeweilige Teammitglied oder der Administrator hat eine Bearbeitungsberechtigung für den übergeordneten Ordner.
  4. Das jeweilige Teammitglied oder der Administrator hat eine Bearbeitungsberechtigung für den Ordner.
  5. Die Einstellung Nutzerzugriff verwalten für den Ordner lautet Alle Nutzer in Ihrem Dropbox Business-Konto mit Bearbeitungszugriff.
  6. Die Einstellung für die externe Freigabe lautet Jeder.

Sie können einen Ordner nur verschieben, wenn Sie eine Bearbeitungsberechtigung für den Zielordner haben.

Ordner innerhalb des Teambereichs kopieren

Wenn Sie einen Ordner innerhalb des Teambereichs kopieren, werden die Inhalte des Ordners kopiert, nicht aber die Berechtigungen dafür. Wenn Sie einen Ordner in einen Teil des Teambereichs einfügen, den Sie bearbeiten können, übernimmt der Ordner die Berechtigungen des neuen Standorts.

Beispiel: Ein kleines Brandingteam hat Zugriff auf den Ordner „Neue Logoentwürfe“. Sie kopieren diesen Ordner und fügen ihn in den Ordner „Marketing“ ein, auf den das gesamte Team Zugriff hat. Jetzt können alle Teammitglieder auf das Exemplar „Neue Logoentwürfe“ im Ordner „Marketing“ zugreifen.

Was bedeuten die Symbole auf meinen Ordnern?

Die Symbole auf den Ordnern in Ihrem Dropbox-Konto geben Auskunft darüber, um welche Art von Ordner es sich jeweils handelt.

Blauer Ordner mit Gebäudesymbol

 

Ein Ordner mit einem Gebäudesymbol wurde für alle oder einige Nutzer in Ihrem Dropbox Business-Team freigegeben. Er gehört zu Ihrem Teambereich und kann darüber hinaus auch für Nutzer außerhalb des Teams freigegeben sein.

Lilafarbener Ordner mit einem Personensymbol

 

Ein Personensymbol auf einem lilafarbenen Ordner kennzeichnet Ihren Nutzerordner. Er ist nur für Sie sichtbar. Die Inhalte Ihres Nutzerordners können freigegeben werden.

Blauer Ordner

 

Bei blauen Ordnern ohne Symbol handelt es sich um nicht freigegebene Ordner in Ihrem Teammitglied-Ordner.

Hinweis: Wie diese Ordnersymbole aussehen, hängt von der Plattform ab, auf der Sie sie ansehen. Diese Symbole sind von dropbox.com.

Meine Ordnersymbole sehen anders aus als die in diesem Artikel

Wenn Sie schon vor dem 9. April 2018 im Teambereich gearbeitet haben, sehen Sie wahrscheinlich noch einige der älteren Symbole. Wenn Ihre Ordner nicht die in diesem Artikel abgebildeten Symbole tragen, wurden sie vielleicht noch nicht aktualisiert.

Synchronisieren Sie Ihren Dropbox-Ordner einfach wieder, und schon sollten Sie die neuen Symbole sehen. Nehmen Sie dazu in der Desktopanwendung alle Ordner in dieselektive Synchronisierung auf und synchronisieren Sie die Ordner erneut.

Den Teambereich verwalten

Administratoren können auswählen, ob alle Nutzer oder nur Administratoren die oberste Ebene des Teambereichs bearbeiten können. Die oberste Ebene ist der erste Ordnersatz, den Sie auf dropbox.com im Bereich Dateien Ihres Kontos sehen.

So ändern Sie diese Einstellung:

  1. Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto unter dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie auf Einstellungen.
  4. Klicken Sie unter Inhalt auf Bearbeiten auf oberster Ebene.
  5. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste und wählen Sie die richtige Einstellung für Ihr Team aus:
    • Jeder: Alle Teammitglieder können die oberste Ebene des Teambereichs bearbeiten.
    • Nur Admins: Nur Administratoren können die oberste Ebene des Teambereichs bearbeiten. Auf dieser Ebene des Teambereichs können Teammitglieder keine Dateien oder Ordner hinzufügen.
  6. Klicken Sie auf Speichern.

Wenn Sie Nur Admins auswählen, können Sie Inhalte über den Tab Inhalt auf oberster Ebene des Teambereichs hinzufügen, löschen, umbenennen oder verschieben.

Wenn Sie Jeder auswählen, können Sie die oberste Ebene des Teambereichs entweder über den Tab Inhalt, dropbox.com oder die Desktopanwendung bearbeiten.

Der Content Manager

Im Content Manager können Sie die Ordnerstruktur im Teambereich festlegen und ändern. Über den Content Manager können Team-Administratoren auch die Nutzer freigegebener Inhalte verwalten.

Erstellen Sie einen Ordner auf der obersten Ebene des gemeinsam genutzten Teambereichs:

  1. Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto auf dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie auf Inhalte.
  4. Klicken Sie auf Neuer Ordner.
  5. Entscheiden Sie, ob jeder im Team Zugriff auf diesen Ordner haben soll oder nur bestimmte Nutzer.
  6. Wählen Sie aus, ob Nutzer den Inhalt des Ordners bearbeiten oder betrachten können sollen.

Zugriff auf einen Ordner verwalten:

  1. Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto auf dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie auf Inhalte.
  4. Klicken Sie neben dem Ordner, für den Sie sich interessieren, auf Verwalten.
  5. Nun erscheint ein Popup-Fenster, in dem Sie die Gruppen oder Nutzer auswählen können, deren Zugriff Sie bearbeiten möchten.
  6. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie Kann bearbeiten, Kann betrachten oder Entfernen aus.

Nutzerordner

Auf Nutzerordner können Sie zugreifen, indem Sie sich als Nutzer anmelden oder den Tab Inhalt öffnen. Sie sehen sie dort im Bereich Nutzer.

Wenn Sie Hilfe mit dem Teambereich oder Nutzerordnern benötigen, oder Sie Ihr Dropbox Business-(Probe-)Abo kündigen möchten, wenden Sie sich an den Dropbox Support.
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