So löschen Sie mehrere Dokumente gleichzeitig in Dropbox Sign

Admins können die Dokumente ihrer Teams in großen Mengen über die Verwaltungskonsole löschen. Bevor Sie die Massenlöschung verwenden, sollten Sie die Team-Cloud-Synchronisierung aktivieren. Erfahren Sie mehr über die Verwendung der Team-Cloud-Synchronisierung.

Das Massenlöschen steht in Premium-Abos zur Verfügung.

Admins können Dokumente auf zwei Arten massenhaft löschen.

Einmaliges Löschen

Das einmalige Löschen ist eine manuelle Massenlöschoption, mit der alle bisher abgeschlossenen Dokumente (signiert oder abgelehnt) aus Ihrem Dropbox Sign-Konto entfernt werden. Diese Option ist irreversibel und bietet eine Aufbewahrungsfrist von 72 Stunden, in der Sie und andere Admins alle Dokumente, die Sie aufbewahren möchten, vor der Löschung herunterladen können. 

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen einmaligen Löschvorgang durchzuführen: 

1. Melden Sie sich bei hellosign.com mit Ihren Admin-Anmeldedaten an.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über Ihre Initialen rechts oben.
3. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
4. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen.
5. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Dokumente und Vorlagen.
6. Klicken Sie rechts neben Dokumente löschen auf Konfigurieren.
7. Suchen Sie Einmaliges Löschen und klicken Sie neben der Beschreibung auf Dokumente löschen.
8. Lesen Sie den Text und markieren Sie die Kästchen, um den Bedingungen zuzustimmen.
9. Klicken Sie auf Dokumente löschen.

Fortlaufendes Löschen

Mit der fortlaufenden Löschung können Admins festlegen, dass alle zukünftigen Dokumente nach Abschluss automatisch aus ihrem Dropbox Sign-Konto gelöscht werden. Wenn Sie diese Funktion aktivieren, werden alle Dokumente 72 Stunden nach Abschluss gelöscht. Wenn die fortlaufende Löschung deaktiviert ist, wird jede ausstehende Löschung von Dokumenten (die sich innerhalb der 72-stündigen Aufbewahrungsfrist befinden) abgebrochen und diese Dokumente werden nicht gelöscht.

So aktivieren Sie das fortlaufende Löschen:

1. Melden Sie sich bei hellosign.com mit Ihren Admin-Anmeldedaten an.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über Ihre Initialen rechts oben.
3. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
4. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen.
5. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Dokumente und Vorlagen.
6. Klicken Sie rechts neben Dokumente löschen auf Konfigurieren.
7. Navigieren Sie zu Fortlaufendes Löschen und klicken Sie neben der Beschreibung auf Aktivieren. 
8. Lesen Sie den Text und markieren Sie die Kästchen, um den Bedingungen zuzustimmen.

9. Klicken Sie auf Zukünftige Dokumente löschen. Daraufhin wird eine Benachrichtigung über die erfolgreiche Aktivierung eingeblendet.

Massenlöschen + Cloud-Synchronisierung

Admins sollten die Team-Cloud-Synchronisierung aktivieren, bevor sie die Massenlöschoptionen verwenden. 

Einmaliges Löschen + Synchronisierung

Bevor Sie die Option „Einmaliges Löschen“ verwenden, sollten Sie sicherstellen, dass alle vorhandenen Dokumente mit Ihrem Cloud-Speicher synchronisiert wurden. Dadurch vermeiden Sie, dass Sie den Zugang zu Dokumenten verlieren. Vor dem einmaligen Löschen wird NICHT automatisch überprüft, ob ein Dokument erfolgreich synchronisiert wurde oder nicht.

Fortlaufendes Löschen + Synchronisierung

Wenn Ihr Unternehmen sowohl die Cloud-Synchronisierung als auch die fortlaufende Löschung verwendet, werden Dokumente 72 Stunden nach einer erfolgreichen Synchronisierung aus Dropbox Sign gelöscht. Wenn ein Dokument nicht mit der integrierten Cloud-Speicherlösung synchronisiert werden kann, benachrichtigt Dropbox Sign den Unternehmensadmin und stellt das Dokument nicht in die Warteschlange zum Löschen. Wenn dies der Fall ist und Sie das Dokument dennoch aus Dropbox Sign löschen möchten, können Sie dazu das Feature zum einmaligen Löschen verwenden. 

Mehr Wissenswertes über das Massenlöschen

Benachrichtigungen

Dropbox Sign benachrichtigt alle anderen Admins und Manager Ihres Unternehmens, wenn Sie eine der oben genannten Optionen zum Massenlöschen verwenden. Dies gibt Ihren Teamkollegen Transparenz und die Möglichkeit, alle Dokumente zu sichern, auf die sie weiterhin zugreifen möchten.

Betroffene Dokumente

• Beide Massenlöschoptionen gelten für alle abgeschlossenen Dokumente in Ihrer Dropbox Sign-Organisation, nicht nur für die, die Sie besitzen. 
• Aktive Signaturanfragen und Entwürfe werden beim einmaligen Löschen nicht gelöscht. Diese Dokumente können einzeln gelöscht werden, indem Sie die Signaturanfrage zurückziehen oder den Entwurf im Bereich „Dokumente“ löschen. Wenn das fortlaufende Löschen aktiviert wurde, werden diese Dokumente nach Abschluss automatisch gelöscht.
• Dokumente, die außerhalb Ihrer Dropbox Sign-Organisation gespeichert sind, z. B. Dokumente, die mit Ihrer Cloud-Speicherlösung synchronisiert sind, oder Kopien von Unterzeichnern, die nicht Teil Ihrer Organisation sind, werden nicht gelöscht.