Dropbox Paper: Administratoreinstellungen für Dropbox Business-Teams

Dropbox Paper: Zusammenarbeit kann so einfach sein

Dokumente mühelos erstellen, freigeben und synchronisieren – mit Admin-Tools, die Ihr Unternehmen schützen.

Paper aktivieren oder deaktivieren

So aktivieren oder deaktivieren Sie Paper für Ihr Team:

  1. Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto auf dropbox.com an.
  2. Öffnen Sie die Verwaltungskonsole.
  3. Öffnen Sie den Tab Einstellungen.
  4. Wählen Sie unter Weitere Einstellungen die Option Paper aus.
  5. Aktivieren Sie die Option Paper aktivieren.
  6. Stimmen Sie den AGB für Dropbox zu, bevor Sie Paper aktivieren.
  7. Klicken Sie auf Änderungen übernehmen.

Hinweis: Paper ist standardmäßig für alle Dropbox Business-Teams mit Standard- und Advanced-Abos aktiviert, die nach dem 7. August 2017 angelegt wurden. 

Alle Paper-Dokumente exportieren

Wenn Sie Paper deaktivieren, können Sie Ihre Paper-Dokumente als Word- oder Markdown-Dateien exportieren. So exportieren Sie Ihre Dokumente:

  1. Nachdem Sie Paper deaktiviert haben, klicken Sie auf X Dokumente exportieren.
  2. Wählen Sie ein Dateiformat und klicken Sie auf Herunterladen.
  3. Nachdem der Exportvorgang abgeschlossen sind, erhalten Sie eine E-Mail mit Ihren Paper-Dokumenten im gewünschten Format. Klicken Sie in dieser E-Mail auf Dokumente herunterladen.

Es werden alle aktiven Dokumente exportiert, die Ihren Teammitgliedern gehören. Gelöschte Dokumente werden nicht exportiert.

Freigaben auf das Team beschränken

Administratoren eines Dropbox Business-Teams können festlegen, für wen Teammitglieder Paper-Dokumente freigeben können. Administratoren können teamfremde Freigaben zulassen oder Freigaben nur auf das Team beschränken. So beschränken Sie Freigaben nur auf Ihr Team:

  1. Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto auf dropbox.com an.
  2. Öffnen Sie die Verwaltungskonsole.
  3. Öffnen Sie den Tab Einstellungen.
  4. Wählen Sie unter Weitere Einstellungen die Option Paper aus.
  5. Deaktivieren Sie die Option Paper-Dokumente extern freigeben.
  6. Klicken Sie auf Änderungen übernehmen.

Die Einstellung gilt nicht rückwirkend, sondern ist nur für Dokumente wirksam, die nach Aktivieren der Einstellung freigegeben werden. Im Aktivitätsbericht können Sie nachsehen, welche Dokumente außerhalb des Teams freigegeben wurden.

Hinweis: Durch das Deaktivieren dieser Einstellung verhindern Sie außerdem, dass Teammitglieder Dokumente in externen Ordnern erstellen, die für sie freigegeben sind.

Standard-Zugriffseinstellungen für Paper-Dokumente

Administratoren können die Standard-Zugriffseinstellungen für Links zu Paper-Dokumenten festlegen. So bestimmen Sie die Standard-Zugriffseinstellungen für Paper-Dokumente:

  1. Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto auf dropbox.com an.
  2. Öffnen Sie die Verwaltungskonsole.
  3. Öffnen Sie den Tab Einstellungen.
  4. Wählen Sie unter Weitere Einstellungen die Option Paper aus.
  5. Wählen Sie neben Standard-Freigabeeinstellungen die Option Alle mit Link, Mitglieder mit Link oder Externe Freigabe deaktivieren aus.
    • Alle mit Link: Alle Nutzer mit dem Link – auch teamfremde Nutzer – können das Dokument öffnen
    • Mitglieder mit Link: Nur Teammitglieder mit dem Link können das Dokument öffnen. Teamfremde Nutzer haben keinen Zugriff, auch wenn sie über den Link verfügen.
    • Externe Freigabe deaktivieren: Teammitglieder können keine Dokumente für teamfremde Nutzer freigeben

Hinweis: Die Zugriffseinstellungen für einzelne Paper-Dokumente können geändert werden, wenn die Freigabeeinstellungen es zulassen.

Schutz vor endgültigem Löschen

Standardmäßig kann der Nutzer, der ein Dokument oder einen Ordner erstellt hat, diese nach dem Archivieren auch endgültig löschen.

Team-Admins eines Dropbox Business-Teams können festlegen, dass nur Team-Admins Paper-Dokumente endgültig löschen dürfen. Um zu verhindern, dass Dokumente endgültig gelöscht werden, können Team-Admins Löschvorgänge durch das Team deaktivieren.

Hinweis: Wenn Löschvorgänge deaktiviert sind, müssen Team-Admins sich als Nutzer anmelden, um eine Datei endgültig zu löschen.

Hinweis: Diese Einstellung gilt für Dropbox-Dateien und Paper-Dokumente.

Verknüpfung von Mobilgeräten aufheben

Administratoren können die Verknüpfung von Geräten, auf denen die mobile Paper-App installiert ist, über das Konto des jeweiligen Nutzers aufheben.

  1. Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto auf dropbox.com an.
  2. Öffnen Sie die Verwaltungskonsole.
  3. Rufen Sie die Seite Nutzer auf
  4. Klicken Sie auf den Namen des Nutzers, zu dessen Gerät Sie die Verknüpfung aufheben möchten.
  5. Klicken Sie unter Mit Paper verknüpfte Mobilgeräte auf die Option zum Trennen aller Mobilgeräte des Kontos von Paper.

Hinweis: Da Paper-Dokumente nicht lokal gespeichert werden, haben Sie keinen Zugriff mehr auf Paper-Dokumente über Ihr Smartphone oder Tablet, wenn Sie die Verknüpfung zu Mobilgeräten trennen. Das funktioniert ähnlich wie das Remote-Löschen.

Als Nutzer anmelden

Team-Admins eines Dropbox Business-Teams haben die Möglichkeit, sich im Nutzerkonto eines Teammitglieds anzumelden. Mithilfe dieses Features können Admins:

  • Paper-Dokumente und -Ordner ansehen
  • Dokumente und Ordner für andere Nutzer freigeben
  • Paper-Dokumente und -Ordner verschieben
  • Archivierte Paper-Dokumente wiederherstellen
  • Paper-Dokumente archivieren und endgültig löschen

Administratoren können Dokumente nicht erstellen, bearbeiten oder kommentieren.

So melden Sie sich als ein Nutzer an und greifen auf sein Paper-Konto zu:

  1. Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto auf dropbox.com an.
  2. Öffnen Sie die Verwaltungskonsole.
  3. Rufen Sie die Seite Nutzer auf
  4. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol neben dem Namen des Teammitglieds, unter dessen Namen Sie sich anmelden möchten
  5. Klicken Sie auf Als Nutzer anmelden.
  6. Klicken Sie auf Anmelden, um zu bestätigen, dass Sie sich als der ausgewählte Nutzer anmelden möchten.
  7. Klicken Sie auf den Tab Paper.
  8. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Abmelden.

Hinweis: Alle vom Administrator ausgeführten Vorgänge werden im Aktivitätsprotokoll erfasst.

Aktivitätsprotokoll für Paper

Auf der Seite Aktivitäten sehen Sie eine Zusammenfassung der neuesten Aktivitäten des Teams. Administratoren können auf der Aktivitätenseite entweder einen bestimmten Aktivitätstyp für Paper auswählen oder einen vollständigen Aktivitätsbericht herunterladen.

Diese Paper-Vorgänge werden protokolliert:

  • Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten
  • Kommentieren von Dokumenten bzw. Klären von Kommentaren
  • Dokumentfreigaben innerhalb und außerhalb des Teams
  • Archivieren und endgültiges Löschen von Dokumenten
  • Zugriffsanforderungen für Dokumente von Teammitgliedern und teamfremden Nutzern
  • Ansehen von Dokumenten durch Teammitglieder und teamfremde Nutzer
  • Änderungen der Freigabeeinstellungen

So rufen Sie das Aktivitätsprotokoll auf:

  1. Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto auf dropbox.com an.
  2. Öffnen Sie die Verwaltungskonsole.
  3. Rufen Sie die Seite Aktivitäten auf.
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