Dropbox Paper: Administratoreinstellungen für Dropbox Business-Teams

Admins von Dropbox Business-Teams können die Datenschutz- und Freigabeeinstellungen in Dropbox Paper für ihr Team festlegen.

Hinweis: Wenn Ihr Team das 2020-Release von Dropbox Paper nutzt, folgen Sie der Anleitung unten im ersten Feld. Wenn Ihr Team die alte Version von Paper verwendet, folgen Sie der Anleitung unten im zweiten Feld.

So finden Sie heraus, welche Version Ihr Team nutzt:

  1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Neue Datei erstellen.
  • Wenn Dropbox Paper nicht im Drop-down-Menü erscheint, verwenden Sie eine alte Version von Paper.
  • Wenn Dropbox Paper im Drop-down-Menü angezeigt wird, arbeiten Sie mit dem neuen 2020-Release von Dropbox Paper.

Das 2020-Release wird in den kommenden Monaten für alle Dropbox-Nutzer eingeführt. Sie werden per E-Mail von Dropbox darüber benachrichtigt, wann Sie das Release erhalten.

Weitere Informationen finden Sie in den FAQs für Team-Admins zum 2020-Release von Paper.

Admins mit dem 2020-Release von Dropbox Paper

Dieses Feld richtet sich an Team-Admins für Dropbox Business, deren Teams das 2020-Release von Dropbox Paper verwenden. Befolgen Sie die obigen Schritte in diesem Artikel, um herauszufinden, welche Version Sie nutzen.

Im 2020-Release von Dropbox Paper werden Paper-Dokumente wie normale Dropbox-Dateien behandelt. Die Admin-Einstellungen für Paper-Dokumente sind daher genauso wie für herkömmliche Dropbox-Dateien. Die Freigabe- und Datenschutzeinstellungen können Sie jetzt für reguläre Dropbox-Dateien ebenso wie Ihre Paper-Dokumente festlegen:

Mit dem 2020-Release von Dropbox Paper haben sich aber nicht alle Admin-Tools geändert. Einiges ist gleich geblieben:

2020-Release: Die Möglichkeit deaktivieren, Paper-Dokumente zu erstellen und zu bearbeiten

Im 2020-Release von Dropbox Paper können Sie Paper-Dokumente für Ihr Team nicht wie in der alten Version komplett deaktivieren, aber Sie können die Möglichkeit für die Teammitglieder deaktivieren, Paper-Dokumente zu erstellen und zu bearbeiten. Teammitglieder können bestehende Paper-Dokumente aber weiterhin öffnen und ansehen.

So deaktivieren Sie für Ihr Team die Möglichkeit, Paper-Dokumente zu erstellen und zu bearbeiten:

  1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie auf Einstellungen
  4. Klicken Sie auf Apps zur Dateibearbeitung.
  5. Wählen Sie neben Dropbox Paper entweder Erstellen und bearbeiten or Lesezugriff.

Weitere Ressourcen

Erfahren Sie mehr über das 2020-Release von Dropbox Paper:

Admins mit der alten Version von Dropbox Paper

Dieses Feld richtet sich an Team-Admins für Dropbox Business, deren Teams die alte Version von Dropbox Paper verwenden. Befolgen Sie die obigen Schritte in diesem Artikel, um herauszufinden, welche Version Sie nutzen.

Paper aktivieren oder deaktivieren

So aktivieren oder deaktivieren Sie Dropbox Paper für Ihr Team:

  1. Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto auf dropbox.com an.
  2. Öffnen Sie die Verwaltungskonsole.
  3. Öffnen Sie den Tab Einstellungen.
  4. Wählen Sie unter Weitere Einstellungen die Option Paper aus.
  5. Aktivieren Sie die Option Paper aktivieren.
  6. Stimmen Sie den AGB für Dropbox zu, bevor Sie Paper aktivieren.
  7. Klicken Sie auf Änderungen übernehmen.

Hinweis: Paper ist standardmäßig für alle Dropbox Business-Teams mit Standard- und Advanced-Abos aktiviert, die nach dem 7. August 2017 angelegt wurden. 

Alle Paper-Dokumente exportieren

Wenn Sie Paper deaktivieren, können Sie Ihre Paper-Dokumente als Word- oder Markdown-Dateien exportieren. So exportieren Sie Ihre Dokumente:

  1. Nachdem Sie Paper deaktiviert haben, klicken Sie auf X Dokumente exportieren
  2. Wählen Sie ein Dateiformat und klicken Sie auf Herunterladen.
  3. Nachdem der Exportvorgang abgeschlossen sind, erhalten Sie eine E-Mail mit Ihren Paper-Dokumenten im gewünschten Format. Klicken Sie in dieser E-Mail auf Dokumente herunterladen.

Es werden alle aktiven Dokumente exportiert, die Ihren Teammitgliedern gehören. Gelöschte Dokumente werden nicht exportiert.

Freigaben auf das Team beschränken

Administratoren eines Dropbox Business-Teams können festlegen, für wen Teammitglieder Paper-Dokumente freigeben können. Administratoren können teamfremde Freigaben zulassen oder Freigaben nur auf das Team beschränken. So beschränken Sie Freigaben nur auf Ihr Team:

  1. Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto auf dropbox.com an.
  2. Öffnen Sie die Verwaltungskonsole.
  3. Öffnen Sie den Tab Einstellungen.
  4. Wählen Sie unter Weitere Einstellungen die Option Paper aus.
  5. Deaktivieren Sie die Option Paper-Dokumente extern freigeben.
  6. Klicken Sie auf Änderungen übernehmen.

Die Einstellung gilt nicht für bereits freigegebene Dokumente. Sie ist nur für Dokumente wirksam, die nach Aktivieren der Einstellung freigegeben werden. Im Aktivitätsbericht können Sie nachsehen, welche Dokumente außerhalb des Teams freigegeben wurden.

Hinweis: Durch das Deaktivieren dieser Einstellung verhindern Sie außerdem, dass Teammitglieder Dokumente in externen Ordnern erstellen, die für sie freigegeben sind.

Standard-Zugriffseinstellungen für Paper-Dokumente

Administratoren können die Standard-Zugriffseinstellungen für Links zu Paper-Dokumenten festlegen. So bestimmen Sie die Standard-Zugriffseinstellungen für Paper-Dokumente:

  1. Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto auf dropbox.com an.
  2. Öffnen Sie die Verwaltungskonsole.
  3. Öffnen Sie den Tab Einstellungen.
  4. Wählen Sie unter Weitere Einstellungen die Option Paper aus.
  5. Wählen Sie neben Standard-Freigabeeinstellungen die Option Alle Nutzer mit dem Link, Mitglieder mit Link oder Externe Freigabe deaktivieren aus.
    • Alle Nutzer mit dem Link: Alle Nutzer mit dem Link – auch teamfremde Nutzer – können das Dokument öffnen
    • Mitglieder mit Link: Nur Teammitglieder mit dem Link können das Dokument öffnen. Teamfremde Nutzer haben keinen Zugriff, auch wenn sie über den Link verfügen.
    • Externe Freigabe deaktivieren: Teammitglieder können keine Dokumente für teamfremde Nutzer freigeben

Schutz vor endgültigem Löschen

Standardmäßig kann der Ersteller ein Dokument oder einen Ordner nach dem Archivieren auch endgültig löschen.

Team-Admins eines Dropbox Business-Teams können festlegen, dass nur Team-Admins Paper-Dokumente endgültig löschen dürfen. Um zu verhindern, dass Dokumente endgültig gelöscht werden, können Team-Admins Löschvorgänge durch das Team deaktivieren.

Hinweis: Wenn Löschvorgänge deaktiviert sind, müssen Team-Admins sich als ein Nutzer anmelden, um Dateien endgültig zu löschen. In dem nachstehenden Abschnitt erfahren Sie, wie Sie sich als ein Nutzer anmelden.

Hinweis: Diese Einstellung gilt für Dropbox-Dateien und Paper-Dokumente.

Als Nutzer anmelden

Team-Admins eines Dropbox Business-Teams haben die Möglichkeit, sich im Nutzerkonto eines Teammitglieds anzumelden. Mithilfe dieses Features können Admin:

  • Paper-Dokumente und -Ordner ansehen
  • Dokumente und Ordner für andere Nutzer freigeben
  • Paper-Dokumente und -Ordner verschieben
  • Archivierte Paper-Dokumente wiederherstellen
  • Paper-Dokumente archivieren und endgültig löschen

Administratoren können Dokumente nicht erstellen, bearbeiten oder kommentieren.

So melden Sie sich als ein Nutzer an und greifen auf sein Paper-Konto zu:

  1. Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto auf dropbox.com an.
  2. Öffnen Sie die Verwaltungskonsole.
  3. Rufen Sie die Seite „Nutzer“ auf.
  4. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol neben dem Namen des Teammitglieds, unter dessen Namen Sie sich anmelden möchten
  5. Klicken Sie auf Als Nutzer anmelden.
  6. Klicken Sie auf Anmelden, um zu bestätigen, dass Sie sich als der ausgewählte Nutzer anmelden möchten.
  7. Klicken Sie auf den Tab Paper.
  8. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Abmelden.

Hinweis: Alle vom Administrator ausgeführten Vorgänge werden im Aktivitätsprotokoll erfasst.

Teamaktivität in Paper-Dokumenten sehen

Auf der Seite Aktivitäten sehen Sie eine Zusammenfassung der neuesten Aktivitäten des Teams. Administratoren können auf der Aktivitätenseite entweder einen bestimmten Aktivitätstyp für Paper auswählen oder einen vollständigen Aktivitätsbericht herunterladen.

Diese Paper-Vorgänge werden protokolliert:

  • Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten
  • Kommentieren von Dokumenten bzw. Klären von Kommentaren
  • Dokumente innerhalb und außerhalb des Teams teilen
  • Archivieren und endgültiges Löschen von Dokumenten
  • Zugriffsanforderungen für Dokumente von Teammitgliedern und teamfremden Nutzern
  • Ansehen von Dokumenten durch Teammitglieder und teamfremde Nutzer
  • Änderungen der Freigabeeinstellungen

Erfahren Sie, wie Sie die Aktivität Ihres Teams sehen können.

Sicherheitsbeschränkungen in Paper für Dropbox Business-Teams

Nicht alle Sicherheitsoptionen für Dropbox Business-Teams sind auch schon für Dropbox Paper verfügbar. Hier erfahren Sie, welche Optionen für Teams, die Dropbox Paper verwenden, nicht verfügbar sind.

Normen und Vorschriften, die nicht mit Dropbox Paper vereinbar sind

Dropbox Paper ist nicht mit diesen Normen und Vorschriften vereinbar:

  • Anforderungskatalog C5 des BSI

Weitere Informationen zur Compliance von Dropbox hinsichtlich dieser Normen

Die mobile Paper-App umfasst keine Gerätezulassung

Die Gerätezulassung ist eine Sicherheits- und Zugriffsfunktion für Dropbox Business-Teams mit Advanced- oder Enterprise-Abo. Mit der Gerätezulassung können Admins die Geräte verwalten, über die Teammitglieder auf ihr Dropbox Business-Konto zugreifen. Die mobile Dropbox Paper-App ist in den Gerätezulassungen nicht enthalten.

Die mobile Paper-App umfasst kein Enterprise Mobility Management

Enterprise Mobility Management (EMM) ermöglicht Dropbox Business-Teams mit Enterprise-Abo die Verwaltung der mobilen Nutzung von Unternehmensgeräten, -apps und -netzwerken. Die mobile Dropbox Paper-App kann nicht per EMM verwaltet werden.

Paper umfasst keine Netzwerksteuerung

Die Netzwerksteuerung ist ein Sicherheits- und Zugriffsfeature für Dropbox Business-Teams mit Enterprise-Abo. Mit diesem Feature können IT-Admins bestimmen, welche Dropbox-Konten im Unternehmensnetzwerk verwendet werden können. Dropbox Paper wird derzeit nicht durch die Netzwerksteuerung verwaltet.

Teammitgliederkonten remote von der mobilen Paper-App trennen

Team-Admins können die Verknüpfung zwischen Geräten und Konten ihrer Teammitglieder in Paper remote trennen, sodass Mitglieder keinen Zugriff mehr auf Teamdateien haben.

  1. Melden Sie sich mit Ihrem Admin-Konto bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie auf Nutzer.
  4. Klicken Sie auf den Namen des Nutzers, zu dessen Gerät Sie die Verknüpfung aufheben möchten.
  5. Klicken Sie unter Mit Paper verknüpfte Mobilgeräte auf die Option zum Trennen aller Mobilgeräte des Kontos von Paper.
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