Leitfaden für Dropbox-Admins

Dropbox Business ist das Zuhause für die gesamte Arbeit Ihres Teams. Mit der intuitiven Verwaltungskonsole, einem Teambereich und umfassenden Sicherheitsfeatures bietet Dropbox Ihnen alles, was Sie brauchen, um die Teamarbeit in Schwung zu bringen.

Als Administrator des Unternehmenskontos haben Sie zusätzliche Berechtigungen. Sie können Teammitglieder hinzufügen oder entfernen, Freigabeaktivitäten kontrollieren, Zahlungsdaten verwalten und Unternehmensdaten schützen.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, welche Features, Berechtigungen und Sicherheitseinstellungen Sie als neuer Administrator verwalten können. Um mehr über grundlegende Dropbox-Features wie die Synchronisierung und Freigabe von Inhalten zu erfahren, werfen Sie einen Blick in den Leitfaden für Teammitglieder.

Als Erstes zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihr Team einrichten.

Dropbox in der Cloud

Dropbox speichert Ihre Arbeit sicher online in der Cloud. So können Sie jederzeit, überall und über jedes beliebige Gerät Ihre wichtigen Arbeiten speichern, aufrufen und mit anderen teilen.

Da Ihre Dateien in der Cloud gespeichert sind, sind Sie beim Zugriff nicht mehr an ein einziges Gerät oder Ihre Festplatte gebunden. Alles, was Sie Ihrem Dropbox-Konto hinzufügen, wird auf dropbox.com und auf jedem mit Ihrem Konto verknüpften Rechner, Smartphone oder Tablet auf dem neuesten Stand gehalten. Sie müssen ein Dokument ändern oder löschen? Auch das wird überall synchronisiert. Arbeiten Sie einfach weiter – Dropbox erledigt den Rest für Sie.

Dropbox in der Cloud

Auf Ihr Konto zugreifen

Sie haben drei Möglichkeiten, auf Ihr Dropbox-Konto zuzugreifen: über das Dropbox-Desktop-Erlebnis, über dropbox.com und über die mobile Dropbox-App. Melden Sie sich zunächst bei Ihrem Konto auf dropbox.com an. Damit Sie die Vorteile Ihres Dropbox-Kontos voll ausschöpfen können, empfiehlt es sich, die Apps auf Ihrem Computer, Tablet und Smartphone zu installieren. Mehr über die einzelnen Apps erfahren Sie im Leitfaden für Teammitglieder.

 

dropbox.com

In diesem Leitfaden konzentrieren wir uns auf dropbox.com. Melden Sie sich bei Ihrem Dropbox-Konto an, um Ihre Dateien hinzuzufügen und zu teilen, über alle Neuigkeiten im Team auf dem Laufenden zu bleiben, die Team- und Kontoeinstellungen zu verwalten, Features wie Paper zu nutzen sowie Ihre eigenen Kontoeinstellungen zu managen.

Mehr erfahren

Achten Sie auf zusätzliche Informationen zu bestimmten Features. Wenn Sie die Schaltfläche Mehr erfahren sehen, klicken Sie einfach darauf, um mehr herauszufinden und schrittweise Anleitungen und Antworten auf viele Fragen aus dem Hilfecenter direkt auf derselben Seite zu lesen.

Bei dropbox.com anmelden

Wenn Sie sich für ein Dropbox Business-Konto registrieren, werden Sie aufgefordert, ein Konto als Team-Admin auf dropbox.com einzurichten. Um Dropbox zu verwenden, müssen Sie sich mit den bei der Einrichtung ausgewählten Zugangsdaten bei Ihrem Konto anmelden.

So melden Sie sich bei Ihrem Dropbox-Konto an.

So melden Sie sich über Google bei Dropbox an.

Ich habe Probleme mit der Anmeldung bei meinem Dropbox-Konto.

Zusätzliche Admins

Um ein guter Admin zu sein, müssen Sie nicht unbedingt rund um die Uhr am Helpdesk des Unternehmens sitzen. Sie müssen nicht einmal Ihr Team alleine einrichten. Wir empfehlen allen Teams, mindestens zwei Admins zu ernennen, die für bestimmte Aufgaben verantwortlich sind, wie z. B. die Verwaltung der Kontosicherheit oder das Onboarding neuer Nutzer. Wenn Sie möchten, dass Ihnen jemand beim Onboarding Ihres Teams hilft, fügen Sie einen neuen Admin hinzu oder wechseln Sie einen bestehenden aus.

Verwaltungskonsole in Dropbox

Die Verwaltungskonsole auf dropbox.com ist Ihre zentrale Anlaufstelle für Transparenz und Kontrolle. Je nach Admin-Rolle und Dropbox Business-Konto sehen Sie verschiedene Tabs, auf denen Sie Nutzer und Teamaktivitäten verfolgen und Teammitglieder zur Erstellung eines Kontos einladen können.

Anleitung: Auf die Verwaltungskonsole zugreifen

In der Verwaltungskonsole können Sie teamübergreifende Richtlinien und Berechtigungen festlegen. Außerdem finden Sie dort Kontoinformationen und erhalten Support. Erkunden Sie alle Bereiche der Verwaltungskonsole, bevor Sie Ihr Team einrichten:

  • Dashboard: Verschaffen Sie sich wichtige Einblicke in die Aktivitäten Ihres Teams, nutzen Sie Schnellzugriffe auf wichtige Administratoraufgaben und finden Sie schnell die gesuchten Nutzer, um ihre Konten zu verwalten. Weitere Informationen zum Admin-Dashboard (Für alle Admins)

  • Nutzer: Hier können Sie Teammitglieder hinzufügen oder löschen, ihre Aktivitäten überwachen und wichtige Sofortmaßnahmen umsetzen (z. B. Kennwörter zurücksetzen oder andere Nutzer als Admins hinzufügen). (Für alle Admins)

  • Aktivität: Behalten Sie die Arbeitsabläufe Ihres Teams im Auge, indem Sie einzelne Ereignisse verfolgen oder ausführliche Berichte erstellen. Detailliertere Informationen können Sie abrufen, indem Sie auf den Namen eines Teammitglieds klicken. (Nur für Team- und Nutzer-Admins)

  • Inhalte: Verwalten und überwachen Sie Team-Ordner sowie freigegebene Ordner und Dropbox Spaces. Admins können freigegebene und Team-Ordner hinzufügen, löschen und kopieren und die Ordnermitgliedschaft verwalten. (Nur für Team-Admins)
  • Gruppen: Sowohl Admins als auch Teammitglieder können Gruppen mit Personen erstellen, die Zugriff auf dieselben Dateien, Ordner und Dropbox Spaces brauchen. Das können zum Beispiel bestimmte Abteilungen, Teams oder Projekte sein. (Für alle Admins)

  • Konto: Hier können Sie Ihrem Abo weitere Lizenzen hinzufügen, Abrechnungsinformationen aktualisieren und den Abrechnungsverlauf einsehen. (Nur für Team-Admins)

  • Hilfe: In diesem Bereich können Sie auf Ressourcen wie das Hilfecenter und diesen Leitfaden zugreifen oder Kontakt mit Ihrem Account-Team aufnehmen, um zusätzliche Hilfe anzufordern. (Für alle Admins)

Weitere Informationen zu den verschiedenen Admin-Rollen

 

 

Weiter mit: Dropbox-Teambereich

Im Dropbox-Teambereich kann Ihr gesamtes Team Inhalte füreinander freigeben und effektiv zusammenarbeiten. Als Nächstes befassen wir uns mit dem Onboarding Ihres Teams und der Organisation von Ordnern und Dropbox Spaces im Teambereich. Außerdem sehen wir uns an, wie Sie Freigabeberechtigungen festlegen, Drittanbieter-Apps verknüpfen und die Standardeinstellungen für Sicherheit, Synchronisierung und Paper verwalten.

 

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Glossar

  • @Erwähnung: Möglichkeit, jemanden auf einen Kommentar oder eine Aufgabe in einer Datei, einem Paper-Dokument oder in einer Übersicht aufmerksam zu machen
  • Verwaltungskonsole: ein Bereich auf dropbox.com, in dem Admins Workflows überwachen sowie Nutzer und Teameinstellungen verwalten können
  • Admin-Rollen: die verschiedenen Berechtigungsstufen, die Admins haben können – Support-Admin, Nutzer-Admin oder Team-Admin
  • Cloud: ein Netzwerk von Speicherorten, das es Ihnen ermöglicht, über das Internet auf Inhalte zuzugreifen anstatt von einer lokalen Festplatte oder einem Wechseldatenträger
  • Cloud-Speicher: Online-Speicherplatz, auf den Sie über verschiedene verknüpfte Geräte zugreifen können
  • Inhalt: jede Art von Dateien und Ordnern, die Sie auf Ihren Geräte erstellen und speichern können
  • Cloud-Inhalte: Dateien, die online erstellt und gespeichert werden, zum Beispiel Dropbox Paper-Dokumente, G Suite- oder Microsoft Online-Dateien
  • Dashboard: eine Ansicht in der Verwaltungskonsole, in der Admins Teammitglieder-Einladungen verwalten, Lizenzen hinzufügen, die Aktivitäten von Mitgliedern überwachen und Nutzungsstatistiken ansehen können
  • Dropbox Business: umfasst vier verschiedene Dropbox-Abos mit unterschiedlichem Funktionsumfang für Unternehmen mit mehreren Nutzern: Standard, Advanced, Enterprise und Education
  • Dropbox Paper: ein Onlinebereich für Dokumente mit nutzerfreundlichen Tools zum Zusammenarbeiten und zum Erstellen und Teilen von Inhalten
  • Dropbox Spaces: Ordner mit zusätzlichen Features zum Ordnen Ihrer Inhalte und zum zentralen Zugriff auf lokal und in der Cloud gespeicherte Inhalte
  • Bearbeitungszugriff: Möglichkeit, Dateien und Ordner mit anderen zu teilen, sodass diese auch Änderungen vornehmen können
  • E-Mail-Vorlagen: Standardtexte für E-Mails, die Admins für Einladungen und das Team-Onboarding verwenden können
  • Dateianfrage: eine Einladung, mit der Sie andere bitten, Dateien in Ihr Dropbox-Konto hochzuladen
  • Ordnerstruktur: die Art, wie Team-Ordner im Teambereich organisiert sind und ob sie für das ganze Team oder nur bestimmte Gruppen freigegeben sind
  • Gruppen: Gruppen von Teammitgliedern, die von Admins oder den Nutzern selbst eingerichtet wurden, um leichter im Team zusammenarbeiten zu können
  • Mitglieder: alle Nutzer eines Dropbox Business-Kontos, die keine Admins sind
  • Multi-Faktor-Authentifizierung: eine Sicherheitsfunktion, die bei der Anmeldung neben dem Kennwort auch die Eingabe eines Codes erfordert und dadurch mehr Schutz bietet
  • Pilot: eine Testphase, in der ein Admin eine kleine Anzahl an Nutzern auswählen kann, um Dropbox-Tools zu testen, bevor sie für das ganze Team verfügbar werden
  • anheften: angeheftete Dateien werden im Ordner oder Dropbox Space zuerst angezeigt, um schneller gefunden zu werden
  • Wiederherstellung gelöschter Inhalte: das Zurückholen von Dateien oder Ordnern, die eigentlich aus Ihrem Dropbox-Konto gelöscht wurden
  • Wiederherstellung früherer Dateiversionen: das Zurücksetzen einer Datei auf eine frühere in Ihrem Dropbox-Konto gespeicherte Version
  • sekundärer Admin: ein Admin, der den eigentlichen Team-Admin unterstützt  
  • selektive Synchronisierung: ein Feature, das Platz auf Ihrer Festplatte schafft, indem bestimmte Inhalte nur noch online gespeichert werden, wobei Sie aber über dropbox.com weiter darauf zugreifen können
  • Smart Sync: ein Feature, mit dem Sie Dateien und Ordner online speichern können, wobei sie aber weiterhin auf Ihrem Computer oder Mobilgerät sichtbar und zugänglich bleiben
  • SSO: kurz für „Single Sign-on“ (englisch für einmaliges Anmelden), eine Anmeldemethode, die vom Admin eingerichtet werden kann und Teammitgliedern dann erlaubt, sich über einen einzigen Dienstanbieter, wie zum Beispiel Google, anzumelden
  • Favoriten: ein Feature, mit dem Sie häufig benötigte Dateien einfacher finden – Ihre Favoriten werden unabhängig vom Ordner oder Dropbox Space, in dem sie gespeichert wurden, in einer Liste angezeigt
  • Synchronisieren: der Vorgang, bei dem Änderungen an Dateien auf alle lokal und in der Cloud gespeicherten Dateien angewendet werden, damit auf allen Geräten die aktuelle Dateiversion zur Verfügung steht
  • Teamaktivität: in der Verwaltungskonsole angezeigte Übersicht unter anderem über die Anzahl der aktiven Mitglieder, den belegten Speicherplatz, gespeicherte Links, aktive Ordner und aktive Geräte 
  • Team-Admin: ein Nutzer, der berechtigt ist, ein Team oder ein Unternehmenskonto und die dazugehörigen Nutzereinstellungen zu verwalten
  • Team-Ordner: ein Ordner, dessen Inhalt allen Mitgliedern mit Zugriff auf diesen Ordner zur Verfügung steht, was die Zusammenarbeit erleichtert
  • Teameinstellungen: Einstellungen, mit denen Admins steuern können, wie das Team bestimmte Funktionen und Tools wie die Synchronisierung oder App-Integrationen einsetzt
  • Team Space: ein Ordner oder eine Ordnergruppe, der bzw. die vom Admin eines Teams erstellt wurden, um die Zusammenarbeit im Team zu erleichtern
  • Teamregeln: Einstellungen, mit denen Admins steuern können, wie das Team Inhalte innerhalb und außerhalb des Teams teilt
  • Lesezugriff: eine Möglichkeit, Dateien und Ordner mit anderen zu teilen, sodass diese Nutzer den Inhalt nur betrachten, aber keine Änderungen daran vornehmen können