Die Bereitstellung von Dropbox planen

Wir haben uns schon angesehen, wie Gruppen, Team-Ordner und Sicherheitsberechtigungen eingerichtet werden. Um einen reibungslosen Wechsel Ihres Teams zu Dropbox Business zu gewährleisten, sollten Sie als Nächstes ein Konzept für die Einladung Ihrer Mitarbeiter und die Migration von Unternehmensdaten entwickeln. Die Planung und Bereitstellung für die Nutzer kann je nach Komplexität Ihres Unternehmens mehrere Wochen in Anspruch nehmen. In dieser Phase sollten Sie sich überlegen, welche Bereitstellungsmethode und welchen Ansatz Sie wählen möchten (kurze Pilotphase, schrittweise Bereitstellung oder Einladung aller Nutzer zur selben Zeit), über welche technischen Fähigkeiten Ihr Team verfügt und welche Integrationen möglich oder erforderlich sind.

Bereitstellung im Detail

Wenn Sie sich genauer mit den Besonderheiten der Bereitstellung befassen möchten, laden Sie den Bereitstellungsleitfaden für Dropbox Business herunter.

Anleitung: Lizenzen für Ihr Team ansehen und hinzufügen

Als Administrator eines Dropbox Business-Kontos können Sie die Anzahl der Lizenzen und den verfügbaren Speicherplatz Ihres Teams prüfen:

  1. Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.

  2. Öffnen Sie die Verwaltungskonsole.

  3. Klicken Sie auf Dashboard.

Auf dieser Seite können Sie den verfügbaren Speicherplatz Ihres Teams prüfen. Sie sehen außerdem die Anzahl der verfügbaren Lizenzen und können bei Bedarf weitere hinzukaufen.

Wenn Ihr Team das Speicherkontingent fast ausgeschöpft hat, wenden Sie sich bitte direkt an den Dropbox-Support. Eventuell können wir Ihnen helfen, mehr Speicherplatz zu erhalten. Um den Support zu kontaktieren, klicken Sie in der Verwaltungskonsole auf den Tab „Hilfe“.

Erfahren Sie, wie Sie Ihrem Dropbox Business-Konto Lizenzen oder Speicherplatz hinzufügen.

Testlauf einrichten

Bevor Sie Ihr gesamtes Team an Bord holen, testen Sie Dropbox mit ein paar ausgewählten Nutzern, um Ihre Einstellungen zu überprüfen. Testen Sie beispielsweise Ihre Kontokonfiguration, die Kommunikation und den Trainingsplan mit dem IT-Team oder einer Gruppe erfahrener Nutzer in Ihrem Unternehmen. Nachdem Sie einige Nutzer in das Team eingeladen haben, geben Sie ihnen mehrere Tage Zeit, um verschiedene Szenarien auszuprobieren und zu bestätigen, dass der Onboarding-Prozess die jeweiligen Anforderungen erfüllt.

Anleitung: Teammitglieder hinzufügen

Nur Team-Admins und Nutzer-Admins können Mitglieder zu Ihrem Dropbox Business-Konto einladen. Jeder eingeladene Nutzer verwendet eine der Lizenzen Ihres Abos.

Sie können Mitglieder über die Verwaltungskonsole oder über eine Integration einladen (Näheres dazu später). Zur Einladung von Pilotnutzern empfehlen wir die Verwendung der Verwaltungskonsole.

  1. Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.

  2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.

  3. Klicken Sie auf Nutzer.

  4. Klicken Sie auf Nutzer einladen.

  5. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, die Sie einladen möchten, und klicken Sie auf Einladungen senden.

Wenn Nutzer schon ein Dropbox-Konto haben, das sie für die Arbeit verwenden, können sie dieses bestehende Privatkonto in ein Dropbox Business-Konto umwandeln. Oder sie erstellen ganz einfach ein neues Konto.

Hinweis: Sie können Dropbox-Nutzer, die schon Mitglied eines anderen Dropbox Business-Teams sind, nicht über dieselbe E-Mail-Adresse in Ihr Team einladen. Laden Sie solche Nutzer stattdessen über eine andere E-Mail-Adresse ein.

Teamschulung

Die Schulung und Unterstützung der Nutzer während des Umstiegs auf Dropbox ist entscheidend für den Erfolg Ihrer Implementierung. Indem Sie proaktiv Dropbox-Schulungen anbieten, können Sie den IT-Aufwand reduzieren und die Zusammenarbeit in Ihrem neuen Teambereich fördern. Dropbox bietet kostenlose, flexible Trainingskonzepte für unterschiedliche Lernbedürfnisse und Lernstile an.

Bitten Sie am besten Ihr Team, den speziell für Teammitglieder konzipierten Onboarding-Leitfaden von Dropbox durchzugehen. Dieser Leitfaden zeigt neuen Business-Nutzern, wie sie Dateien hinzufügen und freigeben, wo sie Ressourcen zur Problembehandlung finden und vieles mehr.

Weitere Ressourcen

In unserer Bibliothek für das selbstständige Lernen können Teammitglieder selbst die Themen auswählen und die verschiedenen Dropbox-Features im gewünschten Tempo und je nach Bedarf erkunden. Als Admin können Sie Ihren Teammitgliedern das optimale Lernerlebnis bieten, indem Sie ihnen im Rahmen der Teamschulung bestimmte Themen vorgeben.

Ihr Team hat auch die Möglichkeit, an einer kostenlosen moderierten Dropbox-Onlineschulung teilzunehmen. Dabei lernen neue Nutzer im interaktiven Rahmen eines virtuellen Klassenzimmers die wichtigsten Dropbox-Funktionen kennen.

Team einladen

Nachdem ein paar ausgewählte Nutzer Ihre Konfiguration und das Training erfolgreich getestet haben, ist es an der Zeit, Ihr gesamtes Team an Bord zu holen. Welche Methode Sie zur Einladung von neuen Nutzern verwenden, hängt von Ihrer aktuellen Umgebung, der Größe Ihres Teams und der Art der aktuellen IT-Bereitstellung in Ihrem Unternehmen ab. Sie können die Nutzer entweder über die Verwaltungskonsole oder über eine Integration einladen.

Anleitung: Onboarding Ihres Teams in Dropbox Business

Empfohlen für Pilotnutzer und kleine Teams:

  1. Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.

  2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.

  3. Klicken Sie auf Nutzer.

  4. Klicken Sie auf Nutzer einladen.

  5. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, die Sie einladen möchten, und klicken Sie auf Einladungen senden.

Hinweis: Sie können auch eine CSV-Datei importieren, wenn Sie eine große Anzahl von Nutzern zu Ihrem Team einladen möchten.

Empfohlen, wenn Sie bereits SSO verwenden oder die SSO-Implementierung planen

So verwalten Sie Beitrittsanfragen für Ihr Dropbox Business-Team.

E-Mail-Vorlagen

Optimieren Sie die Bereitstellung von Dropbox, indem Sie Ihr Team während des gesamten Prozesses über den Ablauf der Implementierung informieren. Damit Sie neue Nutzer ganz bequem in Ihr Team einladen können, haben wir einige E-Mail-Vorlagen mit den wichtigsten Punkten für Sie zusammengestellt.

Blättern Sie in unserer Vorlagensammlung nach den passenden Nachrichten für Ihr IT-Team, die Unternehmensleitung, Pilotnutzer und Endnutzer.

E-Mail-Vorlagen

Ein bis zwei Wochen vor der Umstellung auf Dropbox Business sollten die Admins eine Ankündigung versenden.

 

Betreff: Bald auch bei uns: Ein zentraler Ort zum Speichern und Freigeben von Dateien

[FIRMENNAME] verwendet ab jetzt Dropbox Business, um dem Team bei der Dateiverwaltung zu helfen, die Zusammenarbeit im Team zu erleichtern und unsere Unternehmensdateien zu schützen. Am [DATUM] erhalten Sie eine E-Mail-Einladung von Dropbox.

Dropbox bietet folgende Vorteile:

  • Sie können all Ihre Arbeitsdateien an einem zentralen Ort speichern und aufrufen

  • Sie können Dateien problemlos und sicher mit beliebigen anderen Personen bearbeiten

  • Sie haben überall und ohne VPN Zugriff auf Ihre Dateien

Was müssen Sie tun?

  • Sie erhalten eine E-Mail von Dropbox – nehmen Sie die Einladung darin an

  • Um zu erfahren, wie die Umstellung ablaufen wird, und sicherzustellen, dass Ihre bestehenden Dateien am richtigen Ort gespeichert werden, lesen Sie diese Anleitung zum Onboarding

  • Wenn Sie schon ein Dropbox-Konto mit Ihrer [FIRMENNAME]-E-Mail-Adresse haben, upgraden Sie es auf ein Business-Konto, damit Sie auf die Zusatzfunktionen und den zusätzlichen Speicherplatz Zugriff haben – Ihre geschäftlichen und privaten Dateien können Sie weiterhin getrennt halten

  • Machen Sie sich durch das selbstständige Lernen mit Dropbox vertraut

Haben Sie weitere Fragen? Schreiben Sie an ADMIN@FIRMENNAME.DE.

Senden Sie diese E-Mail an dem Tag, an dem Sie Ihr Team über die Dropbox Business-Verwaltungskonsole einladen (oder am Tag zuvor).

 

Betreff: Einladung: Treten Sie dem Dropbox-Team von [FIRMENNAME] bei

Ab sofort verwenden wir Dropbox Business, um [FIRMENNAME]-Dateien zu speichern, aufzurufen und für andere freizugeben. [HEUTE/MORGEN] erhalten Sie eine E-Mail mit der Einladung, dem Team beizutreten. Um die Vorteile der erweiterten Features für die Zusammenarbeit und den standortunabhängigen Zugriff nutzen zu können, klicken Sie bitte in der Einladung auf „Ihrem Team beitreten“ und folgen Sie der Anleitung.

Was, wenn ich ohnehin schon ein Dropbox-Konto für die Arbeit nutze?

Sie müssen den Speicherplatz in Ihrem persönlichen Konto nicht mehr für Geschäftliches nutzen. Mit einem Dropbox Business-Konto können Sie große Dateien viel leichter freigeben und mit Ihrem Team oder externen Empfängern reibungslos zusammenarbeiten. Wenn Sie dem Team beitreten, können Sie bestimmen, wo die Dateien aus Ihrem aktuellen Konto gespeichert werden sollen. Wählen Sie einfach „Meine Dateien weiterhin in meiner [FIRMENNAME]-Dropbox speichern“ aus, damit Sie nicht alles noch einmal hochladen oder neu freigeben müssen.

Was, wenn ich schon für ein privates Dropbox-Konto bezahlt habe?

Kein Problem. Dropbox erstattet Ihnen automatisch das verbleibende Guthaben Ihres Kontos, wenn Sie sich für das Dropbox Business-Abo von [FIRMENNAME] registrieren. Näheres zum Übertragen eines bestehenden Kontos finden Sie im Hilfecenter.

Was, wenn ich meine privaten Dateien in meinem Dropbox-Konto gespeichert habe?

Wenn Sie sich mit Ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse für ein privates Konto registriert haben und dem Team beitreten möchten, können Sie Ihre Dateien in ein privates Dropbox-Konto mit einer privaten E-Mail-Adresse verschieben. Sie werden dabei gefragt, wo Sie Ihre Dateien speichern möchten. Wählen Sie „Meine Dateien in eine neue private Dropbox verschieben“ aus.

Wenn Sie sich mit Ihrer privaten E-Mail-Adresse für ein Dropbox-Konto angemeldet haben, hat Ihr [FIRMENNAME]-Konto keinen Einfluss auf Ihr Privatkonto. Ihre privaten Dateien bleiben weiterhin vertraulich. Wenn Sie Ihre Konten verknüpfen, können Sie überall auf Ihre privaten und auf Ihre geschäftlichen Dateien zugreifen und sie trotzdem getrennt halten.

Weitere Hinweise dazu, wie Sie dem Team beitreten, finden Sie in der Anleitung zum Onboarding.

Wenn Sie mehr zur Verwendung Ihres neuen Dropbox Business-Kontos erfahren möchten, nutzen Sie unser selbstständiges Lernen.

Mit freundlichen Grüßen

[NAME DES ADMINS]

Wenn einige Teammitglieder die Einladung nach einer Woche immer noch nicht angenommen haben, senden Sie mit dieser Vorlage eine freundliche Erinnerung.

 

Betreff: Erinnerung! Treten Sie noch heute der [FIRMENNAME]-Dropbox bei

Bei [FIRMENNAME] haben wir auf Dropbox Business umgestellt, um dem Team bei der Dateiverwaltung zu helfen und um unsere Unternehmensdaten zu schützen. Sie haben eine E-Mail erhalten, in der Sie zu diesem Business-Konto eingeladen wurden. Sie scheinen die Einladung aber noch nicht angenommen zu haben. Bitte holen Sie dies schnell nach. Die Registrierung ist einfach und dauert nur ein paar Minuten.

Nehmen Sie die Dropbox Business-Einladung bitte bis zum [DATUM] an, damit Sie so bald wie möglich mit Ihren Kollegen zusammenarbeiten und auch von unterwegs auf Ihre Dateien zugreifen können. Weitere Hinweise zum Beitritt ins Team finden Sie in dieser Anleitung. Wenn Sie die Einladung nicht finden oder sonstige Schwierigkeiten haben, antworten Sie auf diese E-Mail oder wenden Sie sich an [E-MAIL-ADRESSE].

Warum Sie dem Dropbox Business-Team beitreten sollten

  • Sie haben überall und über jedes Gerät Zugriff auf Ihre Dateien

  • Sie können gelöschte Dateien oder frühere Versionen wiederherstellen

  • Sie können große Dateien freigeben, ohne sich über Größenbeschränkungen Sorgen machen zu müssen

  • Über 150 Dateitypen können als Vorschau aufgerufen und kommentiert werden, ohne dass Sie dafür zusätzliche Software herunterladen müssen

  • Sie erhalten zusätzlichen Speicherplatz

Wenn Sie mehr zur Verwendung Ihres neuen Dropbox Business-Kontos erfahren möchten, nutzen Sie das selbstständige Lernen.

Vielen Dank!

[NAME DES ADMINS]

Wenn Sie Dropbox mit einer SSO-Integration nutzen, verwenden Sie diese Vorlage, um neue Nutzer in Ihr Team einzuladen.

 

Betreff: Einladung: Treten Sie dem Dropbox-Team von [FIRMENNAME] bei

Ab sofort verwenden wir Dropbox Business zum Speichern, Aufrufen und Freigeben von [FIRMENNAME]-Dateien. Um die Vorteile der erweiterten Features für die Zusammenarbeit und den standortunabhängigen Zugriff nutzen zu können, klicken Sie hier und registrieren Sie sich mit Ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse. Sie können sich dann durch das einmalige Anmelden authentifizieren.

Was, wenn ich Dropbox schon für die Arbeit nutze?

Sie müssen den Speicherplatz in Ihrem persönlichen Konto nicht mehr für Geschäftliches nutzen. Mit einem Dropbox Business-Konto können Sie große Dateien viel leichter freigeben und mit Ihrem Team oder externen Empfängern reibungslos zusammenarbeiten. Wenn Sie dem Team beitreten, können Sie bestimmen, wo die Dateien aus Ihrem aktuellen Konto gespeichert werden sollen. Wählen Sie einfach „Meine Dateien weiterhin in meiner [FIRMENNAME]-Dropbox speichern“ aus, damit Sie nicht alles noch einmal hochladen oder neu freigeben müssen.

Was, wenn ich schon für ein privates Dropbox-Konto bezahlt habe?

Kein Problem. Dropbox erstattet Ihnen automatisch das verbleibende Guthaben Ihres Pro- oder Plus-Kontos, wenn Sie sich für das Dropbox Business-Abo von [FIRMENNAME] registrieren. Näheres zum Übertragen eines bestehenden Kontos finden Sie im Hilfecenter.

Was, wenn ich meine privaten Dateien in meinem Dropbox-Konto gespeichert habe?

Wenn Sie sich mit Ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse für ein privates Konto registriert haben und dem Team beitreten möchten, können Sie Ihre Dateien in ein privates Dropbox-Konto mit einer privaten E-Mail-Adresse verschieben. Sie werden dabei gefragt, wo Sie Ihre Dateien speichern möchten. Wählen Sie „Meine Dateien in eine neue private Dropbox verschieben“ aus.

Wenn Sie sich mit Ihrer privaten E-Mail-Adresse für ein Dropbox-Konto angemeldet haben, hat Ihr [FIRMENNAME]-Konto keinen Einfluss auf Ihr Privatkonto. Ihre privaten Dateien bleiben weiterhin vertraulich. Wenn Sie Ihre Konten verknüpfen, können Sie überall auf Ihre privaten und auf Ihre geschäftlichen Dateien zugreifen und sie trotzdem getrennt halten.

Wenn Sie mehr zur Verwendung Ihres neuen Dropbox Business-Kontos erfahren möchten, nutzen Sie das selbstständige Lernen.

Mit freundlichen Grüßen

[NAME DES ADMINS]

Wenn einige Teammitglieder die Einladung nach einer Woche immer noch nicht angenommen haben, können Sie diese Vorlage nutzen, um sie freundlich daran zu erinnern.

 

Betreff: Erinnerung! Treten Sie noch heute der [FIRMENNAME]-Dropbox bei

Bei [FIRMENNAME] haben wir auf Dropbox Business umgestellt, um dem Team bei der Dateiverwaltung zu helfen und um unsere Unternehmensdaten zu schützen. Sie haben eine E-Mail erhalten, in der Sie zu diesem Business-Konto eingeladen wurden. Sie scheinen die Einladung aber noch nicht angenommen zu haben. Holen Sie dies unbedingt bis zum [DATUM] nach. Die Registrierung ist einfach und dauert nur ein paar Minuten.

Besuchen Sie https://www.dropbox.com/sso, um ab jetzt mit all Ihren Kollegen zusammenzuarbeiten, und registrieren Sie sich mit Ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse. Eine Anleitung dazu finden Sie hier. Falls Probleme auftreten, antworten Sie auf diese E-Mail oder wenden Sie sich an [E-MAIL-ADRESSE].

Warum Sie dem Dropbox Business-Team beitreten sollten

  • Sie haben überall und über jedes Gerät Zugriff auf Ihre Dateien

  • Sie können gelöschte Dateien oder frühere Versionen wiederherstellen

  • Sie können große Dateien freigeben, ohne sich über Größenbeschränkungen Sorgen machen zu müssen

  • Über 150 Dateitypen können als Vorschau aufgerufen und kommentiert werden, ohne dass Sie dafür zusätzliche Software herunterladen müssen

  • Sie erhalten zusätzlichen Speicherplatz

Wenn Sie mehr zur Verwendung Ihres neuen Dropbox Business-Kontos erfahren möchten, nutzen Sie das selbstständige Lernen.

Vielen Dank!

[NAME DES ADMINS]

Ob Ihre Teammitglieder nun neu bei Dropbox sind oder schon richtige Profis: Unser Business-Produkt umfasst neue und zum Teil komplexe Features. Zum Glück bieten wir mehrere Leitfäden und Schulungen an, die Ihrem Team beim Einstieg helfen und dafür sorgen, dass Ihre Teammitglieder Dropbox wirklich voll ausschöpfen. Laden Sie Ihre Teammitglieder mit dieser Vorlage zu einer Schulung ein.

 

Betreff: Dropbox-Schulungsangebot

[FIRMENNAMEN HIER EINSETZEN] nutzt seit Kurzem Dropbox Business. Sie müssten mittlerweile eine E-Mail mit einer Einladung zu Dropbox erhalten haben und unserem Team beigetreten sein.

Dropbox bietet verschiedene hervorragende Schulungsressourcen an, die Ihnen beim Einstieg helfen können. Wenn Sie neu bei Dropbox sind, vermitteln wir Ihnen damit die wichtigsten Grundlagen. Sind Sie mit Dropbox schon etwas vertrauter, lernen Sie Dropbox Business in unseren Schulungen bis ins Detail kennen und erfahren Näheres zu den neuen, erweiterten Features.

Drei Schulungsoptionen stehen zur Auswahl:

Was müssen Sie tun?

  • Melden Sie sich für eine Schulung an und nehmen Sie zum geplanten Termin teil

  • Probieren Sie bei Gelegenheit auch ruhig eine unserer anderen Schulungsmöglichkeiten aus

  • Machen Sie sich mit dem Dropbox-Hilfecenter vertraut, damit Sie einfache Produktfragen beantworten und Hilfestellung bei Problemen bieten können

  • Empfehlen Sie diese Schulungsmöglichkeiten auch Ihren Teammitgliedern

Haben Sie weitere Fragen? Schreiben Sie an ADMIN@FIRMENNAME.DE.

   

Hilfe

Dropbox kann noch viel mehr als das, was in diesem Leitfaden beschrieben wird. Der Leitfaden erleichtert Ihnen den Einstieg und führt Sie durch die wichtigsten Schritte – und mit den folgenden Ressourcen können Sie Ihre Kenntnisse noch weiter vertiefen.

Im Dropbox-Hilfecenter finden Sie Antworten auf all Ihre Fragen. FAQs, Übergangslösungen und offizielle Infos zu jedem Feature von Dropbox – all dies steht Ihnen dort zur Verfügung.

Werden Sie Teil unserer Community

In der Dropbox-Community tauschen sich Nutzer über die Produkte und Dienste aus, die uns allen am Herzen liegen und die wir stetig verbessern möchten; dort werden Fragen gestellt und beantwortet sowie Lösungen und neue Ideen besprochen. Sehen Sie sich auch die Unterhaltungen mit dem Support auf Twitter an.

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