Die Bereitstellung von Dropbox planen

Wir haben uns schon angesehen, wie Gruppen, Team-Ordner und Sicherheitsberechtigungen eingerichtet werden. Um einen reibungslosen Wechsel Ihres Teams zu Dropbox Business zu gewährleisten, sollten Sie als Nächstes ein Konzept für die Einladung Ihrer Mitarbeiter und die Migration von Unternehmensdaten entwickeln. Die Planung und Bereitstellung für die Nutzer kann je nach Komplexität Ihres Unternehmens mehrere Wochen in Anspruch nehmen. In dieser Phase sollten Sie sich überlegen, welche Bereitstellungsmethode und welchen Ansatz Sie wählen möchten (kurze Pilotphase, schrittweise Bereitstellung oder Einladung aller Nutzer zur selben Zeit), über welche technischen Fähigkeiten Ihr Team verfügt und welche Integrationen möglich oder erforderlich sind.

Anleitung: Lizenzen für Ihr Team ansehen und hinzufügen

Als Administrator eines Dropbox Business-Kontos können Sie die Anzahl der Lizenzen und den verfügbaren Speicherplatz Ihres Teams prüfen:

1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.

2. Öffnen Sie die Verwaltungskonsole.

3. Klicken Sie auf Dashboard.

Auf dieser Seite können Sie den verfügbaren Speicherplatz Ihres Teams prüfen. Sie sehen außerdem die Anzahl der verfügbaren Lizenzen und können bei Bedarf weitere hinzukaufen.

Wenn Ihr Team das Speicherkontingent fast ausgeschöpft hat, wenden Sie sich bitte direkt an den Dropbox-Support. Eventuell können wir Ihnen helfen, mehr Speicherplatz zu erhalten. Um den Support zu kontaktieren, klicken Sie in der Verwaltungskonsole auf den Tab „Hilfe“.

Erfahren Sie, wie Sie Ihrem Dropbox Business-Konto Lizenzen oder Speicherplatz hinzufügen.

Testlauf einrichten

Bevor Sie Ihr gesamtes Team an Bord holen, testen Sie Dropbox mit ein paar ausgewählten Nutzern, um Ihre Einstellungen zu überprüfen. Testen Sie beispielsweise Ihre Kontokonfiguration, die Kommunikation und den Trainingsplan mit dem IT-Team oder einer Gruppe erfahrener Nutzer in Ihrem Unternehmen. Nachdem Sie einige Nutzer in das Team eingeladen haben, geben Sie ihnen mehrere Tage Zeit, um verschiedene Szenarien auszuprobieren und zu bestätigen, dass der Onboarding-Prozess die jeweiligen Anforderungen erfüllt.

Anleitung: Teammitglieder hinzufügen

Nur Team-Admins und Nutzer-Admins können Mitglieder zu Ihrem Dropbox Business-Konto einladen. Jeder eingeladene Nutzer verwendet eine der Lizenzen Ihres Abos.

Sie können Mitglieder über die Verwaltungskonsole oder über eine Integration einladen (Näheres dazu später). Zur Einladung von Pilotnutzern empfehlen wir die Verwendung der Verwaltungskonsole.

1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.

2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.

3. Klicken Sie auf Nutzer.

4. Klicken Sie auf Nutzer einladen.

5. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, die Sie einladen möchten, und klicken Sie auf Einladungen senden.

Wenn Nutzer schon ein Dropbox-Konto haben, das sie für die Arbeit verwenden, können sie dieses bestehende Privatkonto in ein Dropbox Business-Konto umwandeln. Oder sie erstellen ganz einfach ein neues Konto.

Hinweis: Sie können Dropbox-Nutzer, die schon Mitglied eines anderen Dropbox Business-Teams sind, nicht über dieselbe E-Mail-Adresse in Ihr Team einladen. Laden Sie solche Nutzer stattdessen über eine andere E-Mail-Adresse ein.

Teamschulung

Die Schulung und Unterstützung der Nutzer während des Umstiegs auf Dropbox ist entscheidend für den Erfolg Ihrer Implementierung. Indem Sie proaktiv Dropbox-Schulungen anbieten, können Sie den IT-Aufwand reduzieren und die Zusammenarbeit in Ihrem neuen Teambereich fördern. Dropbox bietet kostenlose, flexible Trainingskonzepte für unterschiedliche Lernbedürfnisse und Lernstile an.

Bitten Sie am besten Ihr Team, den speziell für Teammitglieder konzipierten Onboarding-Leitfaden von Dropbox durchzugehen. Dieser Leitfaden zeigt neuen Business-Nutzern, wie sie Dateien hinzufügen und freigeben, wo sie Ressourcen zur Problembehandlung finden und vieles mehr.

Weitere Ressourcen

In unserer Bibliothek für das selbstständige Lernen können Teammitglieder selbst die Themen auswählen und die verschiedenen Dropbox-Features im gewünschten Tempo und je nach Bedarf erkunden. Als Admin können Sie Ihren Teammitgliedern das optimale Lernerlebnis bieten, indem Sie ihnen im Rahmen der Teamschulung bestimmte Themen vorgeben.

Ihr Team hat auch die Möglichkeit, an einer kostenlosen moderierten Dropbox-Onlineschulung teilzunehmen. Dabei lernen neue Nutzer im interaktiven Rahmen eines virtuellen Klassenzimmers die wichtigsten Dropbox-Funktionen kennen.

Team einladen

Nachdem ein paar ausgewählte Nutzer Ihre Konfiguration und das Training erfolgreich getestet haben, ist es an der Zeit, Ihr gesamtes Team an Bord zu holen. Welche Methode Sie zur Einladung von neuen Nutzern verwenden, hängt von Ihrer aktuellen Umgebung, der Größe Ihres Teams und der Art der aktuellen IT-Bereitstellung in Ihrem Unternehmen ab. Sie können die Nutzer entweder über die Verwaltungskonsole oder über eine Integration einladen.

Anleitung: Onboarding Ihres Teams in Dropbox Business

Empfohlen für Pilotnutzer und kleine Teams

1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.

2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.

3. Klicken Sie auf Nutzer.

4. Klicken Sie auf Nutzer einladen.

5. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, die Sie einladen möchten, und klicken Sie auf Einladungen senden.

Hinweis: Sie können auch eine CSV-Datei importieren, wenn Sie eine große Anzahl von Nutzern zu Ihrem Team einladen möchten.

Empfohlen, wenn Sie bereits SSO verwenden oder die SSO-Implementierung planen

So verwalten Sie Beitrittsanfragen für Ihr Dropbox Business-Team.

E-Mail-Vorlagen

Optimieren Sie die Bereitstellung von Dropbox, indem Sie Ihr Team während des gesamten Prozesses über den Ablauf der Implementierung informieren. Damit Sie neue Nutzer ganz bequem in Ihr Team einladen können, haben wir einige E-Mail-Vorlagen mit den wichtigsten Punkten für Sie zusammengestellt.

Blättern Sie in unserer Vorschlagsliste und lesen Sie sich die Vorlagensammlung nach den passenden Nachrichten für Ihr IT-Team, die Unternehmensleitung, Pilotnutzer und Endnutzer durch.

E-Mail-Vorlagen

Ein bis zwei Wochen vor der Umstellung auf Dropbox Business sollten die Admins eine Ankündigung versenden.

Vorlage für eine vor der Einladung zu versendende E-Mail

Senden Sie an dem Tag, an dem Sie Ihr Team einladen (oder am Tag zuvor), eine diesbezügliche E-Mail über die Dropbox Business-Verwaltungskonsole.

Vorlage für Einladungen über die Verwaltungskonsole

Wenn einige Teammitglieder die Einladung nach einer Woche immer noch nicht angenommen haben, senden Sie eine freundliche Erinnerung.

Vorlage für Erinnerungen über die Verwaltungskonsole

Wenn Sie Dropbox mit einer SSO-Integration nutzen, verwenden Sie diese Vorlage, um neue Nutzer in Ihr Team einzuladen.

Vorlage für SSO-Einladungen

Wenn einige Teammitglieder die Einladung zum einmaligen Anmelden (SSO) nach einer Woche immer noch nicht angenommen haben, senden Sie eine freundliche Erinnerung.

Vorlage für Erinnerungen an eine SSO-Einladung

 

Ob Ihre Teammitglieder neu bei Dropbox oder schon richtige Profis sind: Unser Business-Produkt umfasst neue und zum Teil komplexe Features. Zum Glück bieten wir mehrere Leitfäden und Schulungen an, die Ihrem Team beim Einstieg helfen und dafür sorgen, dass Ihre Teammitglieder Dropbox wirklich voll ausschöpfen. Laden Sie Ihre Teammitglieder mit dieser Vorlage zu einer Schulung ein.

Vorlage für Einladungen zu einer Dropbox-Schulung

   

Hilfe

Dropbox kann noch viel mehr als das, was in diesem Leitfaden beschrieben wird. Der Leitfaden erleichtert Ihnen den Einstieg und führt Sie durch die wichtigsten Schritte – und mit den folgenden Ressourcen können Sie Ihre Kenntnisse noch weiter vertiefen.

Im Dropbox-Hilfecenter finden Sie Antworten auf all Ihre Fragen. Häufig gestellte Fragen, schnelle Lösungen und offizielle Infos zu jedem Feature von Dropbox.

Ganz gleich, was Sie brauchen, mit der Suchfunktion haben Sie alles schnell zur Hand.

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In der Dropbox-Community tauschen sich Nutzer über die Produkte und Dienste aus, die uns allen am Herzen liegen und die wir stetig verbessern möchten; dort werden Fragen gestellt und beantwortet sowie Lösungen und neue Ideen besprochen. Sehen Sie sich auch die Unterhaltungen mit dem Support auf Twitter an.

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Weiter mit: Koordinieren und kreativ arbeiten

Über die Einstellungen und das Onboarding wissen Sie nun Bescheid. Erfahren Sie jetzt, wie Sie und Ihr Team Ihre Arbeit mit Dropbox Spaces organisieren und die Features in der Desktop-App sinnvoll für die Zusammenarbeit nutzen. Außerdem lernen wir, wie Einzelnutzer unterschiedliche Inhaltstypen erstellen und optimal verwalten.