Ihr Teambereich

Mit Dropbox Business steht Ihrem Team ein Arbeitsbereich zur Verfügung, der wie ein gemeinsames Laufwerk funktioniert. Vereinfachen Sie die Arbeitsabläufe Ihres Teams, indem Sie als Erstes Ordner und Gruppen zur Optimierung der Dateiverwaltung einrichten.

In diesem Abschnitt gehen wir die verschiedenen Ordnertypen durch, die Admins im Teambereich erstellen können. Außerdem erfahren Sie, wie Sie Berechtigungen für das gesamte Team einrichten können.

Wenn Sie Administrator eines Dropbox Business-Teams mit mehr als 250 Mitgliedern sind, lesen Sie den Leitfaden für große Teams.

Team-Ordner und Gruppen

Dropbox Business funktioniert am besten, wenn die Struktur im Teambereich die Struktur Ihres Unternehmens widerspiegelt. Die Admins richten in der Regel als Erstes eine Ordnerstruktur ein und erstellen die Nutzergruppen, die diesen Ordnern zugeordnet werden sollen, bevor sie ihre Kollegen ins Team einladen. Sehen wir uns also als Nächstes die sogenannten Team-Ordner und Nutzergruppen genauer an.

Nutzergruppen

Wie der Name schon sagt, ist eine Nutzergruppe eine Gruppe von Teammitgliedern, die Zugang zu denselben Informationen brauchen. Nutzergruppen können zum Beispiel nach Team, Abteilung oder Projekt untergliedert sein. Anhand dieser Gruppen können Sie den Zugriff auf verschiedene Team-Ordner gezielt zuweisen.

Anleitung: Nutzergruppen

Nur Dropbox Business-Admins können unternehmensverwaltete Gruppen erstellen.

    1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.

    2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.

    3. Klicken Sie auf Gruppen.

    4. Klicken Sie auf Gruppe erstellen.

    5. Geben Sie einen Namen für die Gruppe ein.

– Alle Teammitglieder sehen diesen Namen. Als Gruppenmanager können Sie den Namen der Gruppe jederzeit ändern

    6. Wählen Sie aus, ob die Gruppe unternehmens- oder nutzerverwaltet sein soll.

    7. Klicken Sie auf Gruppe erstellen.

Nur Administratoren können einer unternehmensverwalteten Gruppe Nutzer hinzufügen. Bei unternehmensverwalteten Gruppen können die Teammitglieder keine Anfrage auf Beitritt stellen.

    1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.

    2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.

    3. Klicken Sie auf Gruppen.

    4. Wählen Sie den Namen der Gruppe aus, der Sie Mitglieder hinzufügen möchten.

    5. Klicken Sie auf Nutzer hinzufügen.

    6. Geben Sie den Namen der Person ein, die Sie einladen möchten, und klicken Sie auf Nutzer hinzufügen.

Weitere Informationen zum Hinzufügen von Nutzern zu einer Gruppe und zum Entfernen von Nutzern aus einer Gruppe 

Team-Ordner

Der Team-Ordner ist ein Knotenpunkt für die gemeinsame Nutzung von Inhalten. Eine Datei, die Sie in einem Team-Ordner speichern, wird automatisch für alle Gruppenmitglieder freigegeben, die darauf Zugriff haben. Nur Admins können Team-Ordner einrichten und verwalten. Admins können auch Nutzer außerhalb der Gruppe dazu einladen, bestimmte Dateien, Ordner und Dropbox Spaces in einem Team-Ordner anzusehen oder zu bearbeiten.

Zusätzlich können alle Nutzer selbst zusätzliche freigegebene Ordner und Dropbox Spaces einrichten, sodass Ihre Kollegen flexibel mit bestimmten Personen zusammenarbeiten können.

Anleitung: Team-Ordner erstellen

Unter Inhalte können Sie die Ordnerstruktur Ihres neuen Teambereichs festlegen und ändern. Team-Admins können dort auch die Nutzer geteilter Inhalte verwalten.

     1. Melden Sie sich mit Ihrem Admin-Konto bei dropbox.com an.

     2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.

     3. Klicken Sie auf Inhalte.

     4. Klicken Sie auf Neuer Ordner.

     5. Entscheiden Sie, ob jeder im Team Zugriff auf diesen Ordner haben soll oder nur bestimmte Gruppen oder Nutzer.

     6. Wählen Sie aus, ob Nutzer den Inhalt des Ordners bearbeiten oder nur betrachten dürfen.

– Kann bearbeiten: Nutzer können den Inhalt dieses Ordners betrachten, bearbeiten und den Zugriff darauf verwalten.

– Kann betrachten: Nutzer können den Inhalt dieses Ordners nur betrachten (und herunterladen).

     7. Klicken Sie auf Erstellen.

Hinweis: Nutzer mit Bearbeitungsberechtigung für einen Ordner haben automatisch auch die Bearbeitungsberechtigung für alle darin enthaltenen Unterordner. Wenn die Mitglieder einer Gruppe zum Beispiel den Ordner „Design“ bearbeiten können, können sie auch alle Unterordner von „Design“ bearbeiten, es sei denn, der Zugriff auf einen Ordner wurde beschränkt.

Die Ordner Ihres Teams organisieren

Erstellen Sie am besten eine anfängliche Ordnerstruktur mit Team-Ordnern für Abteilungen wie Buchhaltung, Vertrieb und Marketing. Sobald Sie einen Team-Ordner einer Gruppe zugewiesen haben, erscheint dieser Ordner automatisch in den Dropbox-Konten der Mitglieder.

Weiter mit: Teameinstellungen

Sie wissen jetzt, wie Sie Inhalte in Ihrem Teambereich organisieren und für andere freigeben. Sehen wir uns als Nächstes die Tools und Einstellungen an, die Ihrem Team die Zusammenarbeit erleichtern und dafür sorgen, dass alle immer auf dem gleichen Stand sind.