Ihr Teambereich

Mit Dropbox Business steht Ihrem Team ein Arbeitsbereich zur Verfügung, der wie ein gemeinsames Laufwerk funktioniert. Straffen Sie die Arbeitsabläufe Ihres Teams im Handumdrehen, indem Sie Ordner und Gruppen einrichten, um die Dateiverwaltung zu optimieren.

In diesem Abschnitt gehen wir die verschiedenen Ordnertypen durch, die Administratoren im Teambereich erstellen können. Außerdem erfahren Sie, wie Sie Berechtigungen für das gesamte Team einrichten können.

Wenn Sie Administrator eines Dropbox Business-Teams mit mehr als 250 Mitgliedern sind sind, lesen Sie den Einführungsleitfaden für große Teams.

Team-Ordner und Gruppen

Dropbox Business funktioniert am besten, wenn die Ordner im Teambereich die Struktur Ihres Unternehmens widerspiegeln. Bevor sie ihre Kollegen ins Team einladen, richten Administratoren in der Regel eine Ordnerstruktur ein und erstellen die Nutzergruppen, die diesen Ordnern zugeordnet werden sollen. Sehen wir uns also die sogenannten Team-Ordner und Nutzergruppen genauer an, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

Nutzergruppen

Wie der Name schon sagt, ist eine Nutzergruppe eine Gruppe von Teammitgliedern, die Zugang zu denselben Informationen benötigen. Nutzergruppen können beispielsweise nach Team, Abteilung oder Projekt untergliedert sein. Anhand dieser Gruppen können Sie den Zugriff auf Team-Ordner zuweisen.

Anleitung: Nutzergruppen

Nur Dropbox Business-Administratoren können unternehmensverwaltete Gruppen erstellen.

  1. Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.

  2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.

  3. Klicken Sie auf Gruppen.

  4. Klicken Sie auf Gruppe erstellen.

  5. Geben Sie einen Namen für die Gruppe ein.

    – Alle Teammitglieder sehen diesen Namen. Als Gruppenmanager können Sie den Namen der Gruppe jederzeit ändern.

  6. Wählen Sie aus, ob die Gruppe unternehmens- oder nutzerverwaltet sein soll.

  7. Klicken Sie auf Gruppe erstellen.

Nur Administratoren können einer unternehmensverwalteten Gruppe Nutzer hinzufügen. Bei unternehmensverwalteten Gruppen können die Teammitglieder keinen Antrag auf Beitritt stellen.

  1. Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.

  2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.

  3. Klicken Sie auf Gruppen.

  4. Wählen Sie den Namen der Gruppe aus, der Sie Mitglieder hinzufügen möchten.

  5. Klicken Sie auf Nutzer hinzufügen.

  6. Geben Sie den Namen der Person ein, die Sie einladen möchten, und klicken Sie auf Nutzer hinzufügen.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie einer Gruppe Nutzer hinzufügen und sie daraus entfernen.

Team-Ordner

Der Team-Ordner ist ein Knotenpunkt für die gemeinsame Nutzung von Inhalten. Wenn Sie einem Team-Ordner eine Datei hinzufügen, wird diese automatisch für alle Mitglieder der verknüpften Gruppen freigegeben. Nur Administratoren können Team-Ordner einrichten und verwalten. Administratoren können auch andere Personen außerhalb der Gruppe dazu einladen, bestimmte Dateien und Unterdateien in einem Team-Ordner zu betrachten oder zu bearbeiten.

Jeder kann zusätzliche freigegebene Ordner einrichten, was Ihren Mitarbeitern die Flexibilität gibt, mit bestimmten Nutzern zusammenzuarbeiten.

Anleitung: Team-Ordner erstellen

Im Content Manager können Sie die Ordnerstruktur Ihres neuen Teambereichs festlegen und ändern. Über den Content Manager können Team-Admins auch die Nutzer freigegebener Inhalte verwalten.

  1. Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto unter dropbox.com an.

  2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.

  3. Klicken Sie auf Inhalte.

  4. Klicken Sie auf Neuer Ordner.

  5. Entscheiden Sie, ob jeder im Team Zugriff auf diesen Ordner haben soll oder nur bestimmte Gruppen oder Nutzer.

  6. Wählen Sie aus, ob Nutzer den Inhalt des Ordners bearbeiten oder betrachten können sollen.

    – Kann bearbeiten: Nutzer können den Inhalt dieses Ordners betrachten, bearbeiten und den Zugriff darauf verwalten.

    – Kann betrachten: Nutzer können den Inhalt dieses Ordners nur betrachten (und herunterladen).

    – Hinweis: Nutzer mit Bearbeitungsberechtigung für einen Ordner haben automatisch auch die Bearbeitungsberechtigung für alle darin enthaltenen Ordner. Wenn die Mitglieder einer Gruppe zum Beispiel den Ordner „Design“ bearbeiten können, können sie auch alle Unterordner von „Design“ bearbeiten, es sei denn, der Zugriff auf einen Ordner wurde beschränkt.

  7. Klicken Sie auf Erstellen.

Die Ordner Ihres Teams organisieren

Erstellen Sie am besten eine erste Ordnerstruktur, indem Sie Team-Ordner für Abteilungen wie Buchhaltung, Vertrieb und Marketing einrichten. Sobald Sie einem Team-Ordner eine Gruppe zugewiesen haben, erscheint der Ordner automatisch in den Dropbox-Konten der Mitglieder.