Ihr Dropbox-Teambereich

Mit Dropbox Business haben Sie jetzt einen neuen gemeinsamen Arbeitsbereich, über den Sie Ihr gesamtes Team auf demselben Stand halten können. Wir nennen dies Ihren Teambereich. In diesem Bereich können Sie gemeinsam mit Ihren Kollegen Dateien, Ordner und Dropbox Spaces speichern, aufrufen, teilen und bearbeiten sowie Feedback einholen und vieles mehr.

In diesem Abschnitt sehen wir uns den Aufbau Ihres Teambereichs an und stellen hilfreiche Features wie Smart Sync und Dropbox Paper vor.

Ihr Dropbox-Teambereich

Team-Ordner bei Dropbox

Nachdem Sie sich angemeldet haben, sehen Sie wahrscheinlich in Ihrem Teambereich blaue Ordner mit einem Gebäudesymbol. Dies sind die Team-Ordner, die Ihr Admin eingerichtet hat. Wenn Sie bisher nur Dropbox Basic verwendet haben, sind diese speziellen Team-Ordner ein neues Organisationsfeature für Sie.

Ein Team-Ordner ist quasi Ihre Teamzentrale, in der Sie Inhalte füreinander ablegen können. Eine Datei, die Sie in einem Team-Ordner speichern, wird automatisch mit allen Mitgliedern der Gruppe oder Gruppen geteilt, die darauf Zugriff haben. Admins können Personen außerhalb der Gruppe einladen, bestimmte Dateien und Unterordner anzusehen oder zu bearbeiten, oder sie können den Zugriff darauf einschränken. Team-Ordner werden von Ihrem Admin eingerichtet und verwaltet. Sie können aber zusätzlich Ihre eigenen freigegebenen Ordner erstellen.

Mehr über Team-Ordner erfahren

Nutzerordner

In Dropbox Business werden die in einem Team-Ordner gespeicherten Dateien automatisch mit allen Teammitgliedern geteilt, die diesen Ordner nutzen. Wenn Sie eine Datei noch nicht teilen möchten, speichern Sie sie stattdessen vorerst in Ihrem persönlichen Nutzerordner. Dieser Ordner ist nur für Ihre eigenen Arbeitsdateien gedacht. Unabhängig davon, ob eine Datei im Team-Ordner oder in einem Ihrer eigenen Ordner gespeichert ist, können Sie festlegen, wer Ihre freigegebenen Inhalte bearbeiten oder nur betrachten darf.

Hinweis: Zwar sind Ihre eigenen Ordner nicht automatisch für andere freigegeben, allerdings können Admins über die Verwaltungskonsole oder durch Anmeldung bei Ihrem Konto darauf zugreifen.

Nutzerordner

Smart Sync

Mit Dropbox Smart Sync können Sie Platz auf Ihrer Festplatte schaffen, indem Sie Dateien und Ordner in die Cloud verschieben (sodass sie nur online gespeichert werden).

Mit Smart Sync gespeicherte Dateien und Ordner werden im Dropbox-Ordner auf Ihrem Computer, in der mobilen Dropbox-App und auf dropbox.com angezeigt und können dort mühelos verwaltet werden. Um auf eine mit Smart Sync gespeicherte Datei zuzugreifen, müssen Sie nur darauf doppelklicken. Die Datei wird dann sofort von Dropbox heruntergeladen und auf Ihrem Computer geöffnet. 

Smart Sync kann Ihnen auch helfen, Platz zu sparen, indem selten verwendete Dateien und Ordner automatisch in die Cloud verschoben werden.

Zwar kann Ihr Admin Standard-Synchronisierungseinstellungen für das Team festlegen, Sie können aber trotzdem für einzelne Ordner und Dateien Smart Sync aktivieren und bestimmen, ob diese Ordner und Dateien nur online oder auch lokal gespeichert werden sollen. Dank Smart Sync und anderen Features wie der selektiven Synchronisierung verbringen Sie weniger Zeit damit, den Speicherplatz Ihres Teams zu verwalten, und haben mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge.

Anleitung: Smart Sync

1. Öffnen Sie die Desktop-App.
2. Suchen Sie nach dem Element, das nur online oder auch lokal gespeichert werden soll.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste bzw. bei gedrückter ctrl-Taste auf die Datei oder den Ordner.
4. Wählen Sie Smart Sync aus.
5. Wählen Sie Nur online oder Lokal aus.
1. Öffnen Sie den Dropbox-Ordner auf der Festplatte Ihres Computers.
2. Suchen Sie nach dem Element, das nur online oder auch lokal gespeichert werden soll.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste bzw. bei gedrückter ctrl-Taste auf das Element.
4. Wählen Sie Smart Sync aus.
5. Wählen Sie Nur online oder Lokal aus.
 

Sie können eine Datei wie gewohnt über die Dropbox-Desktop-App, die native Anwendung der Datei, den Finder (Mac) oder den Windows Explorer öffnen. Dropbox lädt die Datei sofort auf Ihren Computer herunter. Die Datei wird weiterhin mit Ihrem Dropbox-Konto synchronisiert, belegt aber auch Festplattenspeicher.

Die selektive Synchronisierung ist ein weiteres Dropbox-Feature, mit dem Sie bestimmte Dateien von Ihrer Festplatte entfernen können. Über dropbox.com haben Sie weiterhin Zugriff darauf, aber auf dem Computer werden sie nicht mehr angezeigt. Mit der selektiven Synchronisierung können Sie Festplattenspeicher sparen, ohne Dateien aus Ihrem Dropbox-Konto löschen zu müssen.

Häufige Probleme mit der selektiven Synchronisierung beheben

Offline auf Inhalte zugreifen

Auf dem Smartphone funktioniert Dropbox etwas anders als auf dem Computer: In den mobilen Apps werden keine Dateien auf dem Gerät gespeichert, sondern die Dateien in der Cloud werden in der App angezeigt, wie auf dropbox.com. Selbst wenn Sie auf dem Smartphone eine Datei öffnen und bearbeiten, geschieht dies in der Cloud. Die Datei wird dazu nicht auf Ihr Gerät heruntergeladen.

Wenn Sie auch ohne WLAN oder Mobilfunknetz auf Ihre Arbeit zugreifen möchten, können Sie Dateien offline verfügbar machen, indem Sie die Option Offline verfügbar aktivieren. Oder gehen Sie noch einen Schritt weiter und markieren Sie einen ganzen Ordner, um dessen Inhalt offline auf dem Smartphone oder Tablet verfügbar zu machen.

Anleitung: Inhalte offline verfügbar machen

1. Gehen Sie in der mobilen Dropbox-App zu der Datei, die Sie offline verfügbar machen möchten.
2. Tippen Sie auf die Auslassungspunkte (…) neben dem Dateinamen.
3. Tippen Sie auf den Regler für
Offline verfügbar
.

Um Ihre Offlinedateien zu sehen, tippen Sie in der mobilen Dropbox-App im Menü (Android) oder Dropbox-Tab (iOS) auf Offline.

1. Gehen Sie in der mobilen Dropbox-App zu dem Ordner, den Sie offline verfügbar machen möchten.
2. Tippen Sie auf die Auslassungspunkte (…) unter dem Namen des Elements.
3. Tippen Sie auf den Regler für
Offline verfügbar.

Um Ihre Offlineordner zu sehen, tippen Sie in der mobilen Dropbox-App im Menü (Android) oder Dropbox-Tab (iOS) auf Offline.

Computer backup

If your admin allows it, you can use computer backup to automatically back up certain key folders to your Dropbox account. Folders like “Desktop”, “Documents”, and “Downloads” will still be accessible from the same place on your computer, while also being backed up in the cloud. 

Get started with computer backup

Nächster Schritt: Koordinieren und kreativ arbeiten

Mit Dropbox werden Ihre Ordner zu vernetzten Workspaces. Erfahren Sie jetzt, wie Sie mit Ordnerübersichten und Teamwork-Funktionen organisiert bleiben. Außerdem sehen wir uns an, wie Sie unterschiedliche Inhaltstypen erstellen und optimal verwalten.