Ihr Dropbox-Teambereich

Mit Dropbox Business haben Sie jetzt einen neuen gemeinsamen Arbeitsbereich, über den Sie Ihr gesamtes Team auf demselben Stand halten können. Wir nennen dies Ihren Teambereich. In diesem Bereich können Sie gemeinsam mit Ihren Kollegen Dateien, Ordner und Dropbox Spaces speichern, aufrufen, freigeben und bearbeiten sowie Feedback einholen und vieles mehr.

In diesem Abschnitt sehen wir uns den Aufbau Ihres Teambereichs an und stellen hilfreiche Features wie Smart Sync und Dropbox Paper vor.

Team-Ordner bei Dropbox

Nachdem Sie sich angemeldet haben, sehen Sie wahrscheinlich in Ihrem Teambereich blaue Ordner mit einem Gebäudesymbol. Dies sind die Team-Ordner, die Ihr Admin eingerichtet hat. Wenn Sie bisher nur Dropbox Basic verwendet haben, sind diese speziellen Team-Ordner ein neues Organisationsfeature für Sie.

Ein Team-Ordner ist quasi Ihre Teamzentrale, in der Sie Inhalte füreinander ablegen können. Eine Datei, die Sie in einem Team-Ordner speichern, wird automatisch für alle Mitglieder der Gruppe oder Gruppen freigegeben, die darauf Zugriff haben. Admins können Personen außerhalb der Gruppe einladen, bestimmte Dateien und Unterordner anzusehen oder zu bearbeiten, oder sie können den Zugriff darauf einschränken. Team-Ordner werden von Ihrem Admin eingerichtet und verwaltet. Sie können aber zusätzlich Ihre eigenen freigegebenen Ordner und Dropbox Spaces erstellen. Wie das geht, erfahren Sie im nächsten Kapitel.

Mehr über Team-Ordner erfahren

Nutzerordner

In Dropbox Business werden die in einem Team-Ordner gespeicherten Dateien automatisch für alle Teammitglieder freigegeben, die diesen Ordner nutzen. Wenn Sie eine Datei noch nicht freigeben möchten, speichern Sie sie stattdessen vorerst in Ihrem persönlichen Nutzerordner. Dieser Ordner ist nur für Ihre eigenen Arbeitsdateien gedacht. Unabhängig davon, ob eine Datei im Team-Ordner oder in einem Ihrer eigenen Ordner oder Dropbox Spaces gespeichert ist, können Sie festlegen, wer Ihre freigegebenen Inhalte bearbeiten oder nur betrachten darf.

Hinweis: Zwar sind Ihre eigenen Ordner und Dropbox Spaces nicht automatisch für andere freigegeben, allerdings können Admins über die Verwaltungskonsole oder durch Anmeldung bei Ihrem Konto darauf zugreifen.

Smart Sync

Mit Dropbox können Sie ganz einfach Platz auf der Festplatte schaffen, indem Sie Ihre Inhalte vom Computer in die Cloud verschieben. Mithilfe von Dropbox Smart Sync können Sie auch diese Inhalte weiterhin direkt über die Desktop-App oder den Dropbox-Ordner auf dem Computer finden und aufrufen. Klicken Sie einfach auf die Datei, den Ordner oder den Dropbox Space und das gewünschte Element wird automatisch auf Ihre Festplatte heruntergeladen – und zwar nur dann, wenn Sie es auch wirklich brauchen.

Zwar kann Ihr Admin Standard-Synchronisierungseinstellungen für das Team festlegen, Sie können aber trotzdem für einzelne Dateien, Ordner und Dropbox Spaces Smart Sync aktivieren und bestimmen, ob diese dann nur online oder auch lokal gespeichert werden sollen. Dank Smart Sync und anderen Features wie der selektiven Synchronisierung verbringen Sie weniger Zeit damit, den Speicherplatz Ihres Teams zu verwalten, und haben mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge.

Anleitung: Smart Sync

  1. Öffnen Sie die Desktop-App.
  2. Suchen Sie nach dem Element, das nur online oder lokal gespeichert werden soll.
  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste bzw. bei gedrückter ctrl-Taste auf die Datei, den Ordner oder den Dropbox Space.
  4. Wählen Sie Smart Sync aus.
  5. Wählen Sie Nur online oder Lokal aus.
  1. Öffnen Sie den Dropbox-Ordner auf der Festplatte Ihres Computers.
  2. Suchen Sie nach dem Element, das nur online oder lokal gespeichert werden soll.
  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste bzw. bei gedrückter ctrl-Taste auf das Element.
  4. Wählen Sie Smart Sync aus.
  5. Wählen Sie Nur online oder Lokal aus.

    Erfahren Sie, wie Sie für neue Inhalte eine Smart Sync-Standardeinstellung festlegen.

    Wie funktionieren die Systemerweiterung und der Treiber?

Sie können eine Datei wie gewohnt über die Dropbox-Desktop-App, ihre native Anwendung, den Finder (Mac) oder den Windows Explorer öffnen. Dropbox lädt die Datei sofort auf Ihren Computer herunter. Die Datei wird weiterhin mit Ihrem Dropbox-Konto synchronisiert, belegt aber auch Festplattenspeicher.

Die selektive Synchronisierung ist ein weiteres Dropbox-Feature, mit dem Sie bestimmte Dateien von Ihrer Festplatte entfernen können. Über dropbox.com haben Sie weiterhin Zugriff darauf, aber auf dem Computer werden sie nicht mehr angezeigt. Mit der selektiven Synchronisierung können Sie Festplattenspeicher sparen, ohne Dateien aus Ihrem Dropbox-Konto löschen zu müssen.

Häufige Probleme mit der selektiven Synchronisierung beheben

Offline auf Inhalte zugreifen

Auf dem Smartphone funktioniert Dropbox etwas anders als auf dem Computer: In den mobilen Apps werden keine Dateien auf dem Gerät gespeichert, sondern die Dateien in der Cloud werden in der App angezeigt, wie auf dropbox.com. Selbst wenn Sie auf dem Smartphone eine Datei öffnen und bearbeiten, geschieht dies in der Cloud. Die Datei wird dazu nicht auf Ihr Gerät heruntergeladen.

Wenn Sie auch ohne WLAN oder Mobilfunknetz auf Ihre Arbeit zugreifen möchten, können Sie Dateien offline verfügbar machen, indem Sie die Option Offline verfügbar aktivieren. Oder gehen Sie noch einen Schritt weiter und markieren Sie einen ganzen Ordner oder Dropbox Space, um dessen Inhalt offline auf dem Smartphone oder Tablet verfügbar zu machen.

Inhalte offline verfügbar machen

  1. Gehen Sie in der mobilen Dropbox-App zu der Datei, die Sie offline verfügbar machen möchten.

  2. Tippen Sie auf die Auslassungspunkte (…) neben dem Dateinamen.

  3. Tippen Sie auf den Regler für Offline verfügbar.


Um Ihre Offlinedateien zu sehen, tippen Sie in der mobilen Dropbox-App im Menü (Android) oder Dropbox-Tab (iOS) auf Offline.

  1. Gehen Sie in der mobilen Dropbox-App zu dem Ordner, den Sie offline verfügbar machen möchten.

  2. Tippen Sie auf die Auslassungspunkte (…) unter dem Namen des Elements.

  3. Tippen Sie auf den Regler für Offline verfügbar.


Um Ihre Offline-Ordner und Dropbox Spaces zu sehen, tippen Sie in der mobilen Dropbox-App im Menü (Android) oder Dropbox-Tab (iOS) auf Offline.

Weiter mit: Freigabe & Zusammenarbeit

Sie wissen jetzt, wie Sie Dateien im Dropbox-Teambereich verwalten. Als Nächstes sehen wir uns an, wie Inhalte freigegeben werden und wie Sie die Freigabeeinstellungen festlegen. Außerdem befassen wir uns mit der Zusammenarbeit über Kommentare, Anmerkungen und Dropbox Paper.

 

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