Dateien in Dropbox Business freigeben

Inhaltsfreigabe mit Dropbox

Sie können beliebige Inhalte, die Sie in Dropbox aufbewahren, für andere freigeben und dabei entscheiden, ob die Empfänger Bearbeitungszugriff oder nur Lesezugriff haben sollen.

Machen Sie Ihren Arbeitstag produktiver durch einfache und sichere Dateifreigaben. Statt Dateien als E-Mail-Anhänge hin- und herzusenden, geben Sie sie direkt von Ihrem Dropbox-Konto aus frei. Alle von Ihnen vorgenommenen Dateiänderungen werden automatisch und in Echtzeit für alle Nutzer aktualisiert, für die die Datei freigegeben wurde. Vereinfachen Sie mit Dropbox Ihren Workflow, angefangen bei der Zusammenarbeit mit Kollegen bis hin zur Dateifreigabe für Kunden.

In diesem Kapitel zeigen wir Ihnen, wie Sie Inhalte teilen, Gruppen zu einem freigegebenen Ordner oder Dropbox Space einladen und bestimmte Dateien von anderen anfordern, auch wenn diese kein Dropbox-Konto haben.

Für Lesezugriff freigeben

Wenn jemand nur Lesezugriff auf Ihre Dateien haben soll, stehen Ihnen dazu in Dropbox zwei Möglichkeiten offen. Sie können Nutzer entweder direkt von einer Datei, einem Ordner oder Dropbox Space aus einladen oder einen eindeutigen Link erstellen, den Sie per E-Mail oder über Ihre bevorzugte Messaging-App versenden.

Nutzer, die Sie direkt mit Leseberechtigung einladen, erhalten eine E-Mail mit einem Link zu den freigegebenen Inhalten. Sie habeb über ihr eigenes Dropbox-Konto zwar Zugriff auf die Datei, den Ordner oder den Dropbox Space, können den Inhalt aber nicht bearbeiten. Sie haben Ihre Inhalte jederzeit selbst unter Kontrolle. Sie können beispielsweise die Zugriffsberechtigung ändern oder die Freigabe des Elements ganz aufheben.

Wenn Sie einen Link mit Lesezugriff teilen, sehen die Empfänger eine Vorschau des Elements (Datei, Ordner oder Space) auf dropbox.com und können den Inhalt entweder dort betrachten oder herunterladen. Zum Betrachten und Herunterladen brauchen die Empfänger kein Dropbox-Konto. Wenn sie die Übersicht sehen und die anderen Features eines Dropbox Space nutzen möchten, allerdings schon.

Anleitung: Dateien, Ordner oder Dropbox Spaces mit Lesezugriff teilen

So geben Sie Dateien per E-Mail-Einladung frei:

1. Wählen Sie das Element aus, das Sie teilen möchten.

2. Klicken Sie rechts im Fenster der Desktop-App auf Freigeben.

3. Klicken Sie auf Per E-Mail einladen.

4. Geben Sie hinter An die E-Mail-Adressen oder Namen der Person(en) ein, mit denen Sie die Inhalte teilen möchten.

5. Wählen Sie im Drop-down-Menü rechts Kann betrachten aus.

6. Klicken Sie auf Freigeben. Die Empfänger erhalten dann eine E-Mail mit einem Link zu dieser Datei oder diesem Ordner.

Freigabe über einen Link:

1. Wählen Sie das Element aus, das Sie teilen möchten.

2. Klicken Sie rechts im Fenster der Desktop-App auf Freigeben.

3. Klicken Sie auf Link kopieren.

4. Der Link wird jetzt in die Zwischenablage kopiert. Sie können ihn dann in eine E-Mail, Chatnachricht oder an beliebiger anderer Stelle einfügen.

So geben Sie Dateien per E-Mail-Einladung frei:

1. Melden Sie sich bei dropbox.com an.

2. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Meine Dateien.

3. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Element, das Sie teilen möchten.

4. Klicken Sie auf Freigeben.

5. Geben Sie hinter An die E-Mail-Adressen oder Namen der Person(en) ein, mit denen Sie die Inhalte teilen möchten.

6. Wählen Sie im Drop-down-Menü rechts Kann betrachten aus.

7. Klicken Sie auf Freigeben. Die Empfänger erhalten dann eine E-Mail mit einem Link zu dem von Ihnen freigegebenen Inhalt.

Freigabe über einen Link:
1. Melden Sie sich bei dropbox.com an.

2. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Meine Dateien.

3. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Element, das Sie teilen möchten.

4. Klicken Sie auf Freigeben. Wenn noch kein Link erstellt wurde, klicken Sie auf Link erstellen.

5. Klicken Sie auf Linkeinstellungen, um die Zugriffsrechte festzulegen oder Downloads zu deaktivieren.

6. Klicken Sie auf Link kopieren.

7. Der Link wird jetzt in die Zwischenablage kopiert. Sie können ihn dann in eine E-Mail, Chatnachricht oder an einer beliebigen anderen Stelle einfügen.

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste (oder bei gedrückter ctrl-Taste) auf die Datei und dann auf Dropbox-Link kopieren.

2. Der Link wird jetzt in die Zwischenablage kopiert. Sie können ihn dann in eine E-Mail, Chatnachricht oder an beliebiger anderer Stelle einfügen.

1. Suchen Sie das Element (Datei, Ordner oder Dropbox Space), das Sie teilen möchten.

2. Tippen Sie auf die Auslassungspunkte (…).

3. Tippen Sie auf Freigeben.

4. Tippen Sie auf Link erstellen.

5. Falls schon ein Link zu diesem Inhalt erstellt wurde, tippen Sie neben Alle Nutzer mit dem Link haben Lesezugriff auf Freigeben.

6. Wählen Sie eine der Freigabeoptionen für den Link aus.

Ein Dropbox-Link ist auch dann noch gültig, wenn Sie Dateien, Ordner oder Dropbox Spaces in Ihrer Dropbox umbenennen oder verschieben. Wenn der Empfänger eines freigegebenen Links die Datei oder den Ordner auf seinen lokalen Rechner herunterlädt und Änderungen daran vornimmt, werden diese Änderungen nicht mit Ihrem Dropbox-Konto synchronisiert.

Sie können für freigegebene Links jederzeit ein Kennwort und eine Gültigkeitsdauer festlegen und Downloads deaktivieren.

Für Bearbeitungszugriff freigeben

Wenn Sie möchten, dass andere Nutzer die für sie freigegebenen Inhalte bearbeiten können, können Sie diese direkt über das Element (Datei, Ordner oder Dropbox Space) einladen.

Empfänger müssen bei einem Dropbox-Konto angemeldet sein, um geteilte Inhalte aufrufen und bearbeiten zu können.

Wenn Ordner und Dropbox Spaces freigegeben werden, werden die Empfänger zu Nutzern dieser Ordner bzw. Spaces.
Änderungen an den Inhalten in freigegebenen Ordnern oder Spaces werden mit der Dropbox aller Nutzer synchronisiert.
Sie können Inhalte mit einer Gruppe von Nutzern gleichzeitig teilen und dabei entscheiden, ob die ganze Gruppe Ihre Inhalte bearbeiten können soll.

Weitere Informationen zu freigegebenen Ordnern und Dropbox Spaces

Anleitung: Inhalte mit Bearbeitungszugriff teilen

Dateianfragen

Nutzen Sie Dateianfragen, um von beliebigen Personen Dateien anzufordern (bis zu 20 GB), die dann direkt in Ihrem Dropbox-Konto gespeichert werden. Wenn Empfänger auf den Link für die Dateianfrage klicken, müssen sie nur die Dateien vom eigenen Computer auswählen, ihren Namen und ihre E-Mail-Adresse eingeben und auf Hochladen klicken. Das war's schon, kein Anmelden nötig. So können auch Personen Dateien hinzufügen, die kein Dropbox-Konto haben. Mit diesem Feature besorgen Sie sich mühelos die Dateien, die Sie brauchen, wie etwa Angebote von Zulieferern, und ersparen Nutzern komplizierte Einsendeverfahren.

Alle Dateien, die Sie sammeln, werden automatisch in einem zentralen Dropbox-Ordner oder Dropbox Space gespeichert. Nur Sie können die von einer anderen Person hochgeladene Datei sehen, es sei denn, Sie geben die Datei für andere frei.

Anleitung: Dateianfragen erstellen

Melden Sie sich bei dropbox.com an.
Klicken Sie auf Dateien.
Klicken Sie auf Dateianfragen.
Klicken Sie auf Neue Dateianfrage erstellen.
Geben Sie unter Was möchten Sie anfragen? einen Namen für den Ordner ein, in dem Sie die angefragten Dateien sammeln möchten.
Unter Wo sollen diese Dateien in Ihrer Dropbox gespeichert werden? wird der Pfad zu dem neu erstellten Ordner angezeigt. Wenn Sie den Speicherort ändern möchten, klicken Sie auf Ordner ändern. Wenn Sie außerdem eine Frist für die Dateianfrage festlegen möchten, klicken Sie auf Eine Frist setzen. Sie können auch Verspätete Uploads zulassen und einen Zeitrahmen auswählen.
Klicken Sie auf Weiter.
Kopieren Sie den Link für die Dateianfrage oder senden Sie Einladungen direkt über Ihr Dropbox-Konto:

– Klicken Sie auf Link kopieren, um den Link für die Dateianfrage zu kopieren, und senden Sie ihn an jede Person, von der Sie Dateien anfragen möchten.

– Oder geben Sie die E-Mail-Adressen der Nutzer ein, von denen Sie Dateien anfragen möchten, und senden Sie den Link direkt über Ihr Dropbox-Konto. Klicken Sie auf Fertig, um die E-Mail-Einladungen zu senden und zur Seite Dateianfragen zurückzukehren.

Wir benachrichtigen Sie, sobald auf Ihre Dateianfrage hin eine Datei hochgeladen wird.

Hilfe

Erfahren Sie mehr zum nachträglichen Ändern oder Schließen einer Dateianfrage.

Kommentieren und Zusammenarbeiten

Arbeiten Sie unbesorgt in dem Wissen, dass wichtiges Feedback nicht im Posteingang untergeht. Machen Sie Ihre Vorschläge direkt in der Datei, an der Sie arbeiten, statt Kommentare per E-Mail hin- und herzusenden. Geben Sie Feedback zu Text, Bildern und Videos oder taggen Sie andere Nutzer, um sie auf Ihre Kommentare hinzuweisen. Je nach Zugriffsberechtigung können Sie eventuell sogar direkt den Text im Dokument bearbeiten.

Anleitung: Kommentieren und zusammenarbeiten

Alle Nutzer, die Zugriff auf eine Dropbox-Datei haben, können diese auch kommentieren und die Kommentare anderer Nutzer sehen – es sei denn, der Dateieigentümer oder Administrator hat dieses Feature deaktiviert.

So kommentieren Sie eine Datei von der Dropbox-Desktop-App aus:

1. Gehen Sie zu der Datei, die Sie kommentieren möchten.

2. Klicken Sie auf der rechten Bildschirmseite auf das Textfeld Kommentar eingeben.

– Sie können einen Kommentar eingeben, jemanden @erwähnen oder sogar ein Emoji einfügen

3. Klicken Sie auf Posten.

So kommentieren Sie eine Datei von dropbox.com oder der mobilen App aus:

1. Öffnen Sie die Datei, die Sie kommentieren möchten.

2. Um die gesamte Seite oder das gesamte Bild zu kommentieren, klicken Sie auf das Textfeld Kommentar eingeben.

– Sie können einen Kommentar eingeben, jemanden @erwähnen oder sogar ein Emoji einfügen.

3. Klicken Sie auf Posten.

Über dropbox.com können Sie außerdem bestimmte Dateibereiche kommentieren, solange es sich um ein unterstütztes Dateiformat handelt.

Hinweis: Wenn Sie einen Kommentar hinterlassen, werden der Dateieigentümer sowie alle, die die Datei abonniert oder selbst Kommentare eingegeben haben oder die im Kommentarthread @erwähnt wurden, darüber benachrichtigt.

Erfahren Sie, wie Sie einen Kommentar bearbeiten oder löschen, den Kommentarbereich ausblenden oder die Benachrichtigungseinstellungen ändern.

In Dropbox Paper können Sie mit anderen Nutzern zusammenarbeiten, indem Sie:

– Diese im Text und in Kommentaren erwähnen. Sie können Kollegen und Freunde überall in einem Paper-Dokument oder Kommentar erwähnen, indem Sie das @-Symbol gefolgt vom Namen des Nutzers eingeben. Dropbox sendet den erwähnten Personen eine Benachrichtigung, damit sie sofort aktiv werden können.

– Aufgabenlisten mit den Dingen erstellen, die noch erledigt werden müssen. Diese können Sie dann Freunden oder Kollegen zuweisen und sogar Fälligkeitsdaten hinzufügen.

So kommentieren Sie Text und Bilder:

1. Markieren Sie eine Textzeile, um die Formatierungsleiste aufzurufen.

2. Klicken Sie im eingeblendeten Menü auf das Kommentarsymbol (eine Sprechblase).

So kommentieren Sie einen bestimmten Teil eines Bilds:

1. Klicken Sie auf das Bild, das Sie kommentieren möchten.

2. Klicken Sie auf das Kreissymbol mit dem Pluszeichen, um einen bestimmten Bereich eines Bildes zu kommentieren.

3. Klicken Sie auf den Bereich im Bild, den Sie kommentieren möchten.

4. Geben Sie Ihren Kommentar ein und klicken Sie anschließend auf Posten.

Erfahren Sie, wie Sie Inhalte in Dropbox Paper mit anderen gemeinsam bearbeiten.

Weiter mit: Sicherheit bei Dropbox

Nachdem Sie nun wissen, wie man in Dropbox Dateien teilt und mit anderen Nutzern zusammenarbeitet, beschäftigen wir uns mit der Anpassung der Einstellungen und damit, wie Sie verknüpfte Geräte, aktive Websitzungen und Drittanbieter-Apps mit Zugriff auf das eigene Konto unter Kontrolle behalten, wie Sie starke Kennwörter wählen, die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) einrichten und Dateien wiederherstellen.

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