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Sharing

Inhaltsfreigabe mit Dropbox

Machen Sie Ihren Arbeitstag produktiver durch einfache und sichere Dateifreigaben. Statt Dateien als E-Mail-Anhänge hin- und herzusenden, geben Sie sie direkt von Ihrem Dropbox-Konto aus frei. Alle von Ihnen vorgenommenen Dateiänderungen werden automatisch und in Echtzeit für alle Nutzer aktualisiert, für die die Datei freigegeben wurde. Vereinfachen Sie mit Dropbox Ihren Workflow, angefangen bei der Zusammenarbeit mit Kollegen bis hin zur Dateifreigabe für Kunden.

In diesem Kapitel zeigen wir Ihnen, wie Sie Dateien mit anderen teilen, eine Gruppe zu einem freigegebenen Ordner oder Dropbox Space einladen und sich in Dropbox und Dropbox Paper Feedback holen.

Lesezugriff

Sie können beliebige Inhalte, die Sie in Dropbox aufbewahren, für andere freigeben. Entscheiden Sie dabei als Erstes, ob die Empfänger Bearbeitungszugriff oder nur Lesezugriff haben sollen.

Wenn jemand nur Lesezugriff auf Ihre Dateien haben soll, stehen Ihnen zur Freigabe in Dropbox zwei Möglichkeiten offen. Sie können Nutzer entweder direkt von einer Datei, einem Ordner oder Dropbox Space aus einladen oder einen eindeutigen Link erstellen, den Sie per E-Mail oder über Ihre bevorzugte Messaging-App versenden.

Lesezugriff: Direktfreigabe

Sie können mit Dropbox andere Nutzer auch direkt zu einer Datei oder einem Ordner einladen und ihnen Lesezugriff geben.

Wählen Sie bei der Ordnerfreigabe Kann betrachten aus. Der Empfänger muss ein Dropbox-Konto haben, um die Freigabeeinladung anzunehmen.

Der Empfänger hat über sein eigenes Dropbox-Konto zwar Zugriff auf die Datei oder den Ordner, kann den Inhalt aber nicht bearbeiten.

Sie haben Ihre Inhalte jederzeit selbst unter Kontrolle. Sie können beispielsweise die Zugriffsberechtigung ändern oder die Freigabe der Datei oder des Ordners ganz aufheben.

Dateien oder Ordner über eine direkte Einladung in Dropbox freigeben

So geben Sie Dateien per E-Mail-Einladung frei:

  1. Wählen Sie die Datei aus, die Sie freigeben möchten.
  2. Klicken Sie auf die Auslassungspunkte (…).
  3. Klicken Sie auf Freigeben.
  4. Geben Sie hinter An die E-Mail-Adressen oder Namen der Personen ein, für die Sie die Inhalte freigeben möchten.
  5. Wenn Sie einen Ordner freigeben, können Sie festlegen, was die Empfänger mit den darin gespeicherten Dateien tun dürfen. Wählen Sie dazu im Drop-down-Menü rechts Kann bearbeiten oder Kann betrachten aus.
  6. Klicken Sie auf Freigeben. Die Empfänger erhalten dann eine E-Mail mit einem Link zur Datei oder zum Ordner.

So geben Sie Dateien in Slack oder Zoom frei:

  1. Wählen Sie die Datei aus, die Sie freigeben möchten.
  2. Klicken Sie auf die Auslassungspunkte (…).
  3. Klicken Sie auf Freigeben in.
  4. Klicken Sie auf Slack oder Zoom.
  5. Wählen Sie die Person, den Channel oder das Meeting aus, mit dem oder der Sie die Datei freigeben möchten.

  1. Melden Sie sich bei dropbox.com an.

  2. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Meine Dateien.

  3. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Datei oder den Ordner, die oder den Sie freigeben möchten.

  4. Klicken Sie auf Freigeben.

  5. Geben Sie hinter An die E-Mail-Adressen oder Namen der Personen ein, für die Sie die Inhalte freigeben möchten.

  6. Wenn Sie einen Ordner freigeben, können Sie festlegen, was die Empfänger mit den darin gespeicherten Dateien tun dürfen. Wählen Sie dazu im Drop-down-Menü rechts Kann bearbeiten oder Kann betrachten aus.

  7. Klicken Sie auf Freigeben. Die Empfänger erhalten dann eine E-Mail mit einem Link zur Datei oder zum Ordner.

  1. Installieren Sie Dropbox auf Ihrem Computer, falls Sie das noch nicht getan haben.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste (oder bei gedrückter ctrl-Taste) auf die Datei und dann auf Dropbox-Link kopieren.
  3. Der Link wird jetzt in die Zwischenablage kopiert. Sie können ihn dann in eine E-Mail, Chatnachricht oder an beliebiger anderer Stelle einfügen.

  1. Suchen Sie das Element (Datei oder Ordner), das Sie freigeben möchten.

  2. Tippen Sie auf die Auslassungspunkte (…).

  3. Tippen Sie auf Freigeben.

  4. Tippen Sie auf Link erstellen.

  5. Falls schon ein Link zur Datei oder zum Ordner erstellt wurde, tippen Sie neben Alle Nutzer mit dem Link haben Lesezugriff auf Freigeben.

  6. Wählen Sie eine der Freigabeoptionen für den Link aus.

Einen Ordner oder Dropbox Space direkt freigeben

Wenn andere Personen Bearbeitungszugriff auf Ihre Inhalte haben sollen, empfiehlt es sich, einen Ordner oder Dropbox Space mit diesen Dateien direkt in Dropbox für sie freizugeben.

  • Wählen Sie beim Freigeben Kann bearbeiten aus

  • Empfänger müssen bei einem Dropbox-Konto angemeldet sein, um auf Ihre Inhalte zugreifen und sie bearbeiten zu können
  • Wenn Ordner und Dropbox Spaces freigegeben werden, werden die Empfänger zu Nutzern dieser Ordner bzw. Spaces

  • Änderungen an den Inhalten in freigegebenen Ordnern oder Spaces werden mit der Dropbox aller Nutzer synchronisiert

  • Sie können Inhalte auch für eine Gruppe von Nutzern freigeben

Weitere Informationen zu freigegebenen Ordnern und Dropbox Spaces

Eine Gruppe erstellen

Teammitglieder können nutzerverwaltete Gruppen erstellen, sofern ihr Administrator ihnen die Berechtigung dazu erteilt hat.

  1. Melden Sie sich mit Ihren Anmeldedaten für Dropbox Business bei dropbox.com an.

  2. Klicken Sie links unten auf der Seite auf den Namen Ihres Teams.

  3. Klicken Sie auf diese Schaltfläche neben Ihrem Teamnamen: Gruppen und Mitglieder.

  4. Klicken Sie auf Gruppe erstellen.

  5. Geben Sie einen Namen für die Gruppe ein.

    – Alle Teammitglieder sehen diesen Namen. Als Gruppenmanager können Sie den Namen der Gruppe jederzeit ändern.

  6. Klicken Sie auf Gruppe erstellen.

Erfahren Sie mehr zum Hinzufügen und Entfernen von Gruppenmitgliedern.

Dateianfragen

Nutzen Sie Dateianfragen, um von beliebigen Personen Dateien anzufordern (bis zu 20 GB), die dann direkt in Ihrem Dropbox-Konto gespeichert werden. Wenn Empfänger auf den Link für die Dateianfrage klicken, müssen sie nur die Dateien vom eigenen Computer auswählen, ihren Namen und ihre E-Mail-Adresse eingeben und auf Hochladen klicken. Das war's schon, kein Anmelden nötig. So können auch Personen Dateien hinzufügen, die kein Dropbox-Konto haben. Mit diesem Feature besorgen Sie sich mühelos die Dateien, die Sie brauchen, wie etwa Angebote von Zulieferern, und ersparen Nutzern komplizierte Einsendeverfahren.

Alle Dateien, die Sie sammeln, werden automatisch in einem zentralen Dropbox-Ordner oder Dropbox Space gespeichert. Nur Sie können die von einer anderen Person hochgeladene Datei sehen, es sei denn, Sie geben die Datei für andere frei.

Anleitung: Dateianfragen erstellen

  1. Melden Sie sich bei dropbox.com an.

  2. Klicken Sie auf Dateien.

  3. Klicken Sie auf Dateianfragen.

  4. Klicken Sie auf Neue Dateianfrage erstellen.

  5. Geben Sie unter Was möchten Sie anfragen? einen Namen für den Ordner ein, in dem Sie die angefragten Dateien sammeln möchten.

  6. Unter Wo sollen diese Dateien in Ihrer Dropbox gespeichert werden? wird der Pfad zu dem neu erstellten Ordner angezeigt. Wenn Sie den Speicherort ändern möchten, klicken Sie auf Ordner ändern. Wenn Sie außerdem eine Frist für die Dateianfrage festlegen möchten, klicken Sie auf Eine Frist setzen. Sie können auch Verspätete Uploads zulassen und einen Zeitrahmen auswählen.

  7. Klicken Sie auf Weiter.

  8. Kopieren Sie den Link für die Dateianfrage oder senden Sie Einladungen direkt über Ihr Dropbox-Konto:

    – Klicken Sie auf Link kopieren, um den Link für die Dateianfrage zu kopieren, und senden Sie ihn an jede Person, von der Sie Dateien anfragen möchten.

    – Oder geben Sie die E-Mail-Adressen der Nutzer ein, von denen Sie Dateien anfragen möchten, und senden Sie den Link direkt über Ihr Dropbox-Konto. Klicken Sie auf Fertig, um die E-Mail-Einladungen zu senden und zur Seite Dateianfragen zurückzukehren.

Wir benachrichtigen Sie, sobald auf Ihre Dateianfrage hin eine Datei hochgeladen wird.

Hilfe

Erfahren Sie mehr zum nachträglichen Ändern oder Schließen einer Dateianfrage.

Dropbox Paper

Jedes Dropbox-Konto umfasst Dropbox Paper, das optimale Tool zum Ideenaustausch. Paper ist mehr als nur ein Dokumenttool – es ist ein gemeinsam genutzter Onlinebereich für Dokumente, der eine kreative und koordinierte Zusammenarbeit ermöglicht. Mit Paper können Sie Dokumente erstellen, Ihre Arbeit mit Kollegen organisieren, Feedback austauschen, Designentwürfe prüfen, Meetings durchführen und nach Herzenslust gemeinsame Inhalte verfassen. Sie legen selbst fest, ob Sie Ihr Dokument für andere freigeben möchten und ob die Empfänger es auch bearbeiten, betrachten oder kommentieren können.

Mit Paper können Sie über Ihren Lieblingsbrowser dafür sorgen, dass alle im Team auf dem neuesten Stand sind. Oder laden Sie die Desktop-App und die mobile App von Paper herunter, um ohne Ablenkung zu arbeiten. Paper-Dokumente werden in der Cloud gespeichert und belegen weder Festplattenspeicher noch Dropbox-Speicherplatz.

Anleitung: Dropbox Paper

    1) Melden Sie sich bei dropbox.com an.

    2. Klicken Sie links auf Paper.

    3. Klicken Sie auf Neues Dokument.

Hinweis: Wenn Sie Paper dort nicht sehen, klicken Sie erst auf Neue Datei erstellen und dann auf Dropbox Paper. Klicken Sie anschließend auf den Ordner, in dem Sie Ihr Paper-Dokument speichern möchten, und schließlich auf Erstellen

Für Dokumentformate in Paper, die Sie häufiger nutzen, können Sie eine Vorlage einsetzen. Lesen Sie unsere Tipps zur Verwendung von Vorlagen, mit denen Sie Ihre Projekte schneller abwickeln können:

Außerdem können Sie jedes Dokument als Vorlage speichern. So schaffen Sie Vorlagen, die perfekt an den Workflow Ihres Teams angepasst sind.

Erfahren Sie mehr zum Erstellen, Verwenden und Freigeben von Vorlagen in Dropbox Paper.

  1. Öffnen Sie das Paper-Dokument, das Sie freigeben möchten.

  2. Klicken Sie oben im Dokument auf die blaue Schaltfläche Einladen (bzw. Freigeben).

  3. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, für die Sie das Dokument freigeben möchten, und fügen Sie auf Wunsch auch eine Nachricht hinzu.

  4. Klicken Sie auf Kann bearbeiten, um die Zugriffsberechtigung auszuwählen, die die Empfänger haben sollen:

    – Kann kommentieren: Andere Nutzer dürfen Ihre Inhalte kommentieren

    – Kann bearbeiten: Nutzer dürfen Ihren Inhalten etwas hinzufügen, sie bearbeiten oder löschen und andere Nutzer zu dem Dokument einladen

  5. Klicken Sie auf Senden.

Standardmäßig kann jeder Nutzer, für den Sie den Link freigeben, Ihre Datei auch bearbeiten. Erfahren Sie, wie Sie diese Einstellung ändern.

  1. Öffnen Sie das Paper-Dokument, das Sie freigeben möchten.

  2. Klicken Sie oben im Dokument auf Link kopieren (das Kettengliedsymbol).

  3. Kopieren Sie den Link in eine E-Mail, eine Chatnachricht oder eine SMS.

Hinweis: Wenn Sie ein privates Dokument erstellen, das noch nicht in einem Ordner oder Dropbox Space abgelegt ist, sind Sie die einzige Person, die danach suchen und es bearbeiten kann – bis Sie es für andere freigeben. Wenn Sie ein Dokument in einem Ordner oder Dropbox Space erstellen, können alle Nutzer des Ordners oder Space es öffnen, danach suchen und es bearbeiten.

Kommentieren und Zusammenarbeiten

Arbeiten Sie unbesorgt in dem Wissen, dass wichtiges Feedback nicht im Posteingang untergeht. Machen Sie Ihre Vorschläge direkt in der Datei, an der Sie arbeiten, statt Kommentare per E-Mail hin- und herzusenden. Geben Sie Feedback zu Text, Bildern und Videos oder taggen Sie andere Nutzer, um sie auf Ihre Kommentare hinzuweisen. Je nach Zugriffsberechtigung können Sie eventuell sogar direkt den Text im Dokument bearbeiten.

Anleitung: Kommentieren und zusammenarbeiten

Alle Nutzer, die Zugriff auf eine Dropbox-Datei haben, können diese auch kommentieren und die Kommentare anderer Nutzer sehen – es sei denn, der Dateieigentümer oder Administrator hat dieses Feature deaktiviert.

So kommentieren Sie eine Datei von der Dropbox-Desktop-App aus:

  1. Wählen Sie in der Desktop-App die Datei aus, die Sie kommentieren möchten.
  2. Klicken Sie auf das Textfeld Kommentar eingeben.
    – Sie können Ihren Kommentar eingeben und dabei einen Nutzer @erwähnen.
  3. Klicken Sie auf Posten.
     

So kommentieren Sie eine Datei von dropbox.com oder der mobilen App aus:

  1. Öffnen Sie die Datei, die Sie kommentieren möchten.
  2. Um die gesamte Seite oder das gesamte Bild zu kommentieren, klicken Sie auf das Textfeld Kommentar eingeben.
    – Sie können einen Kommentar eingeben, jemanden @erwähnen oder sogar ein Emoji einfügen.
  3. Klicken Sie auf Posten.
     

Über dropbox.com können Sie in unterstützten Dateitypen außerdem bestimmte Dateibereiche kommentieren.

Hinweis: Wenn Sie einen Kommentar hinterlassen, werden der Dateieigentümer sowie alle, die die Datei abonniert oder selbst Kommentare eingegeben haben oder die im Kommentarthread @erwähnt wurden, darüber benachrichtigt.

Erfahren Sie, wie Sie einen Kommentar bearbeiten oder löschen, den Kommentarbereich ausblenden oder die Benachrichtigungseinstellungen ändern.

In Dropbox Paper können Sie mit anderen Nutzern zusammenarbeiten, indem Sie:

  • Diese im Text und in Kommentaren erwähnen. Sie können Kollegen und Freunde überall in einem Paper-Dokument oder Kommentar erwähnen, indem Sie das @-Symbol gefolgt vom Namen der Person eingeben. Dropbox sendet den erwähnten Personen eine Benachrichtigung, damit sie sofort aktiv werden können.

  • Aufgabenlisten mit den Dingen erstellen, die noch erledigt werden müssen. Diese können Sie dann Freunden oder Kollegen zuweisen und sogar Fälligkeitsdaten hinzufügen.

So kommentieren Sie Text und Bilder:

  1. Markieren Sie eine Textzeile, um die Formatierungsleiste einzublenden.

  2. Klicken Sie im eingeblendeten Menü auf das Kommentarsymbol (eine Sprechblase).

So kommentieren Sie einen bestimmten Teil eines Bilds:

  1. Klicken Sie auf das Bild, das Sie kommentieren möchten.

  2. Klicken Sie auf das Kreissymbol mit dem Pluszeichen, um einen bestimmten Bereich eines Bilds zu kommentieren.

  3. Klicken Sie auf den Bereich im Bild, den Sie kommentieren möchten.

  4. Geben Sie Ihren Kommentar ein und klicken Sie anschließend auf Posten.

Erfahren Sie, wie Sie Inhalte in Dropbox Paper mit anderen gemeinsam bearbeiten.

Weiter mit: Sicherheit bei Dropbox

Nachdem Sie nun wissen, wie man in Dropbox Dateien freigibt und mit anderen Nutzern zusammenarbeitet, beschäftigen wir uns mit der Anpassung der Einstellungen und damit, wie Sie verknüpfte Geräte, aktive Websitzungen und Drittanbieter-Apps mit Zugriff auf das eigene Konto unter Kontrolle behalten, wie Sie starke Kennwörter wählen, die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) einrichten und Dateien wiederherstellen.

 

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