Dropbox für Salesforce: Setup und Nutzung für Teammitglieder
Mit Dropbox for Salesforce können Teams in Salesforce auf ihre Dropbox-Dateien zugreifen und sie freigeben. Dieser Nutzerleitfaden soll Teammitgliedern nach der Verknüpfung des Dropbox-Teams mit Salesforce helfen, sich in der neuen Umgebung zurechtzufinden.
Leitfaden für Nutzer
In diesem Abschnitt erhalten Sie Antworten auf grundlegende Fragen. Genaueres erfahren Sie weiter unten unter den FAQ für Fortgeschrittene.
Team-Administratoren können ein Dropbox-Team mit Salesforce verknüpfen. Sobald die Verknüpfung besteht, können Mitglieder des Dropbox Business-Teams ihre Dropbox mit Salesforce verknüpfen.
Klicken Sie in Salesforce auf den Tab Dropbox Options (Dropbox-Optionen).
Klicken Sie auf Connect to Dropbox (Mit Dropbox verknüpfen). Sie werden an dropbox.com weitergeleitet.
Klicken Sie auf Allow (Zulassen). Sie werden zu den Dropbox-Optionen in Salesforce zurückgeleitet.
Hinweise:
Teammitglieder werden ebenfalls aufgefordert, Dropbox und Salesforce zu verknüpfen, wenn sie eine Dropbox-Komponente in Salesforce aufrufen.
Nachdem die Verknüpfung hergestellt wurde, wird Teammitgliedern wieder der Datensatz angezeigt, den sie eingangs geöffnet hatten. Der Dropbox-Ordner wird jetzt geladen.
Sie haben zwei Möglichkeiten, Dateien zu Dropbox for Salesforce hinzuzufügen:
Wenn Sie eine neuere Browserversion verwenden, können Sie Dateien per Drag & Drop in das Dropbox-Widget in Ihren Salesforce-Datensätzen ziehen.
Andernfalls können Sie Dateien auch von Ihrem Computer hochladen:
Klicken Sie im Dropbox für Salesforce-Widget auf Dateien hinzufügen.
Wählen Sie die Datei(en) aus, die Sie hochladen möchten.
Klicken Sie auf Fertig.
Sie können Ihre Dateien direkt über Dropbox for Salesforce ansehen, herunterladen und freigeben.
Was ist der Unterschied zwischen „All of Dropbox for Object“ (Gesamte Dropbox für Objekt) und „Dropbox for Object“ (Dropbox für Objekt)?
„All of Dropbox for Object“ und „Dropbox for Object“ bieten unterschiedliche Zugriffsrechte auf die Dropbox-Konten angemeldeter Nutzer in Salesforce.
„All of Dropbox for Object“ bietet Zugriff auf den gesamten Dropbox-Ordner eines Nutzers, ganz gleich welchen Datensatz dieser Nutzer gerade verwendet. Über die Salesforce-Integration von Dropbox können Nutzer all ihre Dropbox-Dateien betrachten und bearbeiten.
„Dropbox for Object“ bietet ausschließlich Zugriff auf die Dateien, die mit dem derzeit verwendeten Salesforce-Objektdatensatz verknüpft sind. Die Nutzer können über die Salesforce-Integration von Dropbox also nur diejenigen Dateien betrachten und bearbeiten, die sich im Ordner des jeweiligen Objektdatensatzes befinden.
Sehen wir uns die folgende Dropbox-Ordnerstrukturen als Beispiel an:
Ihr Dropbox-Stammverzeichnis > Salesforce-Dokumente > Objektname > object_record_1 > photo1.jpg Ihr Dropbox-Stammverzeichnis > Salesforce-Dokumente > Objektname > object_record_2 > photo2.jpg
„All of Dropbox for Object“ bietet Ihnen Zugriff auf die gesamte Ordnerstruktur, angefangen bei Ihrem Dropbox-Stammverzeichnis.
Mit „Dropbox for Object“ haben Sie lediglich Zugriff auf die Dateien des Objektdatensatzes. In diesem Beispiel könnten Sie mit „Dropbox for Object“ „object_record_1“ und alle darin enthaltenen Dateien, darunter auch „photo1.jpg“ in Salesforce ansehen.
Was machen die Dateien mit der Erweiterung .sfdb in meiner Dropbox?
Wenn Sie Dropbox für Salesforce verwenden, finden Sie möglicherweise Dateien mit der Erweiterung .sfdb im Ordner „Salesforce-Dokumente“ in Ihrer Dropbox. Dabei handelt es sich um Markierungsdateien, die dazu verwendet werden, Ihre Salesforce-Datensätze mit Ihren Dropbox-Ordnern zu verknüpfen.
Hinweis: Löschen Sie diese Dateien nicht, denn Dropbox for Salesforce kann nicht ohne .sfdb-Dateien ausgeführt werden.
Was passiert, wenn ich eine .sfdb-Datei versehentlich lösche?
Dropbox für Salesforce kann nicht ausgeführt werden, wenn .sfdb-Dateien gelöscht werden. Wenn Sie versehentlich .sfdb-Dateien aus Ihrer Dropbox gelöscht haben, können Sie diese genauso wie alle anderen Dateien in Ihrer Dropbox einfach wiederherstellen.