Erste Schritte für Team-Admins von Dropbox Business

Schön, dass Sie sich für Dropbox Business entschieden haben! Dieser Leitfaden führt Sie durch acht einfache Schritte zur Kontoeinrichtung. Die Umstellung auf Dropbox Business wird für bessere Abstimmung im Team sorgen, Ihre Daten schützen und Nutzern helfen, sich auf ihre wichtigste Arbeit zu konzentrieren. 

Administratoren können mühelos Teammitglieder hinzufügen oder entfernen, Freigabeaktivitäten kontrollieren und Unternehmensdaten schützen. Damit Ihr Team schon bald erfolgreich zusammenarbeiten kann, führen Sie diese Schritte am besten innerhalb der ersten 30 Tage aus.

Gibt es weitere Personen, die Ihnen bei der Einrichtung Ihres Teams helfen? Finden Sie heraus, wie Sie einen Administrator hinzufügen oder ändern können.

Bevor Sie beginnen:

1. Geben Sie Ihrem Team einen Bereich, in dem es zusammenarbeiten kann

Mit einem gut organisierten Teambereich kann Ihr Team gleich anfangen, alle Features von Dropbox umfassend zu nutzen. Ihr Team hat einen gemeinsamen Arbeitsbereich, der wie ein freigegebenes Laufwerk funktioniert. Sie können Ordner für einzelne Nutzer oder für das gesamte Team erstellen. Standardmäßig haben alle Nutzer Zugriff, aber das können Sie für einzelne Ordner ändern. Und für Ihre privaten Dateien haben Sie Ihren eigenen Ordner.

Geben Sie Ordner im Teambereich frei und speichern Sie private Arbeiten im Nutzerbereich.
Geben Sie Ordner im Teambereich frei und speichern Sie private Arbeiten im Nutzerbereich.

So richten Sie Ihren Teambereich ein:

  • Erstellen Sie eine grundlegende Ordnerstruktur. Sie können sie später jederzeit ändern oder ergänzen. Dabei ist es sinnvoll, sich bei der Ordnerstruktur nach der Struktur des Unternehmens zu richten. Fügen Sie zunächst zum Beispiel Ordner für die einzelnen Abteilungen hinzu, etwa „Buchhaltung“, „Vertrieb“ und „Marketing“.
  • Fügen Sie ein paar Arbeitsdateien hinzu. Machen Sie Ihr Team startklar, indem Sie einige Dokumente, PDF-Dateien oder Tabellen hinzufügen. Anschließend können Sie anregen, dass Ihre Teamleiter die Arbeit fortsetzen.
  • Wo Sie gerade dabei sind, könnten Sie Ihre Nutzer je nach Abteilung oder Team in Gruppen organisieren.

Markiertes Kästchen auf einem Stimmzettel Ihren Arbeitsbereich konfigurieren

2. Kommunizieren Sie mit Ihrem Team

Damit die Umstellung möglichst reibungslos abläuft, empfiehlt es sich, alle Beteiligten immer über alle Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten. Um das Hinzufügen neuer Teammitglieder so einfach wie möglich zu gestalten, haben wir einige E-Mail-Vorlagen mit den wichtigsten Punkten erstellt. Sehen Sie sich hier eine Liste der vorgefertigten Nachrichten an oder erstellen Sie Ihre eigenen.

Markiertes Kästchen auf einem Stimmzettel Vorlagen ansehen

Glühbirne Dropbox-Tipp

Wenn ein Teammitglied seine geschäftliche E-Mail-Adresse verwendet hat, um ein separates Dropbox-Konto zu erstellen, kann dieser Nutzer das Konto in Ihr Dropbox Business-Team migrieren.

3. Fügen Sie Nutzer zu Ihrem Team hinzu

Je nach Unternehmensgröße können Sie die Dropbox-Tools zuerst mit einer kleinen Pilotgruppe testen, bevor Sie Dropbox für das ganze Team bereitstellen. Wenn Ihr Unternehmen weniger als 50 Mitarbeiter hat, können Sie alle Mitarbeiter in einem Rutsch auf Dropbox umstellen.

Sie haben zwei Möglichkeiten, Nutzer in Ihr Team einzuladen:

Markiertes Kästchen auf einem Stimmzettel E-Mail-Adressen über die Verwaltungskonsole eingeben (dies ist ganz einfach und empfiehlt sich für die meisten Teams)

Markiertes Kästchen auf einem Stimmzettel Verwenden Sie den Active Directory Connector oder einen Partner für das Identitätsmanagement (weniger häufig, aber nützlich bei Unternehmen, die schon viele Integrationen verwenden)

4. Machen Sie die Verwendung von Dropbox noch einfacher mit der Desktop-App

Wenn Sie die Desktop-App installiert haben, werden Sie feststellen, dass Dropbox wie jeder andere Ordner auf Ihrem Rechner funktioniert. Verschieben Sie Dateien per Drag-and-Drop (oder Rechtsklick) in Ihren Dropbox-Ordner. Die Dateien werden automatisch in Dropbox hochgeladen, sodass Sie über unsere Desktop- und Mobilgeräteapps oder die Dropbox-Website immer und überall darauf zugreifen können.

Markiertes Kästchen auf einem Stimmzettel Die Desktop-App für Mac, Windows oder Linux installieren

Glühbirne Dropbox-Tipp

Dropbox Business-Teammitglieder können ein privates mit einem geschäftlichen Konto verknüpfen und so ganz leicht zwischen beiden wechseln.

5. Sparen Sie Festplattenspeicher mit Smart Sync

Smart Sync ist ein Dropbox-Feature, über das die Mitglieder Ihres Teams jede Datei und jeden Ordner in ihrer Dropbox direkt auf ihrem Desktop sehen und darauf zugreifen können, ohne nennenswerten Speicherplatz auf ihrer Festplatte zu beanspruchen. Somit ist Smart Sync die perfekte Möglichkeit, etliche Gigabyte Speicherplatz zurückzugewinnen, ohne den Arbeitsablauf Ihres Teams zu beeinträchtigen. Nachstehend können Sie auswählen, ob neue Dateien automatisch auf die Rechner Ihrer Teammitglieder heruntergeladen werden sollen oder ob sie zunächst reine Onlinedateien bleiben sollen.

Markiertes Kästchen auf einem Stimmzettel Smart Sync-Einstellungen prüfen

6. Schützen Sie Ihr Team mit zusätzlichen Sicherheitseinstellungen

Dropbox arbeitet immer nach einigen der besten Verschlüsselungs- und Sicherheitsstandards. Trotzdem sollten Sie diese zusätzlichen Maßnahmen ergreifen, um Ihr Team und Ihre Daten so weit wie möglich zu schützen.

Markiertes Kästchen auf einem Stimmzettel Aktivieren Sie die zweistufige Überprüfung (Zweifaktorauthentifizierung bzw. 2FA) für das gesamte Team

Markiertes Kästchen auf einem Stimmzettel Legen Sie teamweite Freigabeberechtigungen fest

Markiertes Kästchen auf einem Stimmzettel Aktivieren Sie das einmalige Anmelden (nur für Advanced-Teams)

Glühbirne Dropbox-Tipp

Migrieren Sie Unternehmensdaten nach Dropbox ganz einfach mit Dropbox Business. 

7. Verknüpfen Sie Dropbox mit Ihren bevorzugten Produktivitätsapps

Konzentrieren Sie sich ohne Unterbrechungen auf Ihre Arbeit, indem Sie Dropbox mit den Apps verknüpfen, die Sie schon kennen und lieben. Sie arbeiten gerne mit Google, Microsoft, Adobe, Slack, Salesforce oder Atlassian? Kein Problem, wir haben bestimmt die richtige Integration für Ihr Team, sodass Sie Ihre Tools auch in Zukunft verwenden und sich doppelte Arbeit sparen können. Sehen Sie sich die umfassende Partnerliste an und verknüpfen Sie mindestens eine der Drittanbieter-Apps, um das Feature auszuprobieren.

Markiertes Kästchen auf einem Stimmzettel Drittanbieter-Apps verknüpfen

8. Erfahren Sie mehr über Dropbox

Dropbox bietet aber noch viel mehr als das Synchronisieren von Dateien und Ordnern. Dieser Leitfaden führt Sie durch die wichtigsten Schritte, damit Sie den Einstieg schneller finden. Unsere Online-Schulungskurse, bei denen Sie das Tempo bestimmen, halten noch viele weitere Informationen für Sie und Ihr Team bereit:

Markiertes Kästchen auf einem Stimmzettel Nehmen Sie selbst an einer Schulung teil oder lesen Sie unsere anderen Kurzanleitungen

Markiertes Kästchen auf einem Stimmzettel Laden Sie Ihr Team zu einer Schulung ein

Geschafft! Jetzt haben Sie alle Schritte abgeschlossen, haben alles eingerichtet und können Dropbox mit Ihrem Team verwenden. Hier noch ein paar Links zu weiteren Ressourcen:

Markiertes Kästchen auf einem Stimmzettel Erfahren Sie mehr über Dropbox im Hilfecenter

Markiertes Kästchen auf einem Stimmzettel Dropbox-Support kontaktieren

Markiertes Kästchen auf einem Stimmzettel Probieren Sie, ob Dropbox läuft

 

Wie nützlich war dieser Artikel?

Das tut uns leid.
Was können wir verbessern?

Vielen Dank für Ihr Feedback!
Inwieweit hat Ihnen dieser Artikel geholfen?

Vielen Dank für Ihr Feedback!

Antworten der Community
  1. Eigene Dropbox verschwunden

Andere Möglichkeiten, Hilfe zu erhalten