So verwenden Sie das KI-Organisationstool in Dropbox DocSend

Das „KI-Organisationstool“ ist ein integrierter, intelligenter Assistent, der eine Ordnerstruktur erstellen und Dateien klassifizieren kann, um Ihren Raum strukturiert und durchsuchbar zu halten und um das Teilen zu vereinfachen. 

Erfahren Sie, wie Sie Ihren Raum (Datenraum) verwalten und anpassen.

Features des KI-Organisationstools

Ordnerstruktur-Generator

Der Ordnerstruktur-Generator erstellt eine empfohlene Ordnerstruktur auf der Grundlage der Art des Datenraums, den Sie erstellen möchten.  Nachdem die Ordnerstruktur generiert wurde, können Sie sie in der Vorschau anzeigen, bevor Sie Änderungen vornehmen. Bei Bedarf können Sie innerhalb der aktuellen Version Inline-Bearbeitungen vornehmen, z. B. Ordner umbenennen.

Sortierung und Klassifizierung

Beim Sortieren und Klassifizieren werden Ihre Dateinamen und Metadaten mithilfe von KI überprüft und anschließend Vorschläge gemacht, wo die einzelnen Dateien abgelegt werden sollen. Zusammengehörige Dokumente wie Finanzunterlagen, Rechtsdokumente und Personaldateien werden automatisch gruppiert. Bevor Änderungen vorgenommen werden, können Sie die vorgeschlagene Organisation überprüfen und bestätigen. Bei jeder Datei wird angezeigt, von wo aus sie verschoben wurde, sodass Sie Aktualisierungen leicht nachverfolgen können. Unbekannte oder nicht erkannte Dateien werden separat behandelt, damit nichts verloren geht.

Alle vorgenommenen Änderungen werden in einem Audit-Protokoll aufgezeichnet, auf das Sie für Audits oder zur Fehlerbehebung zurückgreifen können.

So verwenden Sie das KI-Organisationstool 

Verwenden Sie die Aufforderung des KI-Organisationstools, um in einem leeren Raum eine Ordnerstruktur zu erstellen

1. Melden Sie sich bei docsend.com an.
2. Klicken Sie auf Räume. 
3. Klicken Sie auf Raum erstellen. 
4. Geben Sie in das Feld unter Was möchten Sie erstellen? eine Aufforderung ein, in der Sie den Datenraum beschreiben, den Sie erstellen möchten.
   • Hinweis: Stellen Sie sicher, dass Ihre Beschreibung detailliert ist, und führen Sie die erforderlichen Funktionen auf.
5. Klicken Sie auf   (Senden), um die Aufforderung zu senden. 
6. Um Änderungen vorzunehmen, bearbeiten Sie die Ordnerstruktur direkt.
7. Klicken Sie zum Abschließen auf Zum Raum hinzufügen.

So verwenden Sie das KI-Organisationstool, um in einem bestehenden Raum eine Ordnerstruktur zu erstellen.

1. Melden Sie sich bei docsend.com an.
2. Klicken Sie auf den Raum, den Sie organisieren möchten.
3. Klicken Sie auf Organisieren.
4. Wählen Sie Mit KI organisieren aus.
5. Wählen Sie Ordner mit KI bearbeiten und erstellen aus.

6. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und klicken Sie dann auf Anwenden.

• Hinweis: Klicken Sie auf Änderungen verwerfen und lassen Sie die KI erneut Vorschläge für die Dateistruktur erstellen, um weitere Optionen zu erhalten. 

So verwenden Sie das KI-Organisationstool, um bestehende Ordner zu organisieren.

1. Melden Sie sich bei docsend.com an.
2. Klicken Sie auf den Raum, den Sie organisieren möchten.
3. Klicken Sie auf Organisieren.
4. Wählen Sie KI-Organisationstool verwenden aus.
5. Wählen Sie die Option Vorhandene Ordner verwenden aus.

Das KI-Organisationstool sortiert Ihre Dateien in die Ordner, die bereits in Ihrem Bereich vorhanden sind. 

Bearbeiten einer vorgeschlagenen Ordnerstruktur

Nachdem das KI-Organisationstool eine Ordnerstruktur generiert hat, können Sie sie überprüfen und anpassen, bevor Sie Änderungen übernehmen.

Sie können die Struktur auf verschiedene Arten anpassen:

• Bearbeiten Sie Ordner direkt, indem Sie Ordner und Unterordner umbenennen, hinzufügen, entfernen oder neu anordnen.
• Fügen Sie neue Ordner hinzu, um die Struktur zu erweitern.
• Klappen Sie Ordner ein oder erweitern Sie sie, um verschiedene Ebenen der Struktur zu überprüfen.
• Erstellen Sie erneut Vorschläge, indem Sie auf Änderungen verwerfen klicken und eine neue Struktur erstellen.

Außerdem können Sie zusätzlichen Kontext bereitstellen, um die Ergebnisse zu optimieren, z. B.: 

• Beschreiben Sie, wofür der Raum gedacht ist.
• Verweisen Sie auf die Organisation ähnlicher Räume.
• Verwenden Sie Vorlagen oder Importieren Sie eine Ordnerstruktur aus einer CSV-Datei.

Alle Änderungen können überprüft werden, bevor sie auf Ihren Raum angewendet werden.

Was das KI-Organisationstool nicht kann

Das KI-Organisationstool hilft Ihnen, Struktur und Ordnung in Ihrem Datenraum zu schaffen, nimmt aber niemals ohne Ihre Zustimmung Änderungen vor. 

Damit Ihre Inhalte sicher bleiben und Ihr Workflow vorhersehbar ist, gibt es ein paar Dinge, die die KI nicht tun wird:

• Sie nimmt nicht automatisch Änderungen vor; Sie können alle Änderungen stets überprüfen und bestätigen.
• Sie löscht oder entfernt keine Dateien aus Ihrem Konto.
• Sie wird nicht angezeigt, wenn die KI-Funktionen in Ihren Einstellungen deaktiviert sind.