So verwenden Sie das Feature „Diligence-Tracker“

Erfahren Sie, wie Sie den Diligence-Tracker in Dropbox DocSend verwenden, um im Rahmen von Due-Diligence-Prüfungen oder anderen strukturierten Arbeitsabläufen Dokumente von Besuchern anzufordern, zu erfassen und nachzuverfolgen. Sie können Aufgaben zuweisen, Fälligkeitsdaten festlegen und den Fortschritt überwachen, ohne auf Tabellenkalkulationen oder E-Mail-Verläufe angewiesen zu sein.
 

So erstellen Sie Aufgaben in Ihrem Raum (Datenraum)

Verwenden Sie den Diligence-Tracker, um bestimmte Dateien, Formulare oder Informationen von Besuchern anzufordern und die Uploads direkt in Ihrem Datenraum zu organisieren. Jede Aufgabe enthält eine zugewiesene Person, ein optionales Fälligkeitsdatum und einen Zielspeicherort, in dem die hochgeladenen Dokumente angezeigt werden. Sie können auch ein Audit-Protokoll mit allen Aufgabenaktualisierungen oder -änderungen anzeigen, die in Ihrem Raum vorgenommen werden.

So erstellen Sie eine Aufgabe manuell:

1. Melden Sie sich bei docsend.com an. 
2. Klicken Sie in der linken Leiste auf Räume (Datenräume).
3. Navigieren Sie zu dem Raum (Datenraum), für den Sie eine Aufgabe erstellen möchten.
4. Klicken Sie in der linken Leiste auf Diligence-Tracker.
5. Klicken Sie auf Aufgabe erstellen.
6. Geben Sie in das Titelfeld einen Namen für die Aufgabe ein. 
7. Geben Sie die E-Mail-Adresse(n) der Person(en) ein, der/denen Sie Aufgaben zuweisen möchten.
8. Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest.
9. Geben Sie eine Aufgabenbeschreibung ein.
10. Wählen Sie in Ihrem Raum den Speicherort für den Ordner aus, in den die Dateien hochgeladen werden sollen. 
11. Fügen Sie in Ihrem Raum alle erforderlichen Anhänge für die zugewiesene Person hinzu. 
12. Klicken Sie auf Speichern.

So benachrichtigen Sie zugewiesene Personen, die noch nicht zu Ihrem Raum eingeladen wurden, über die ihnen zugewiesenen Aufgaben:

1. Klicken Sie auf der Startseite des Diligence-Trackers auf Zugriff gewähren.
2. Klicken Sie auf Jetzt einladen.
3. Klicken Sie auf Fertig.

Die zugewiesenen Aufgaben werden den Empfängern per E-Mail zugesandt, und die zuweisende Person erhält Benachrichtigungen, sobald eine Aufgabe abgeschlossen wurde.

So erstellen Sie mehrere Aufgaben mithilfe einer CSV-Datei:

1. Melden Sie sich bei docsend.com an. 
2. Klicken Sie in der linken Leiste auf Räume (Datenräume).
3. Navigieren Sie zu dem Raum (Datenraum), für den Sie eine Aufgabe erstellen möchten.
4. Klicken Sie in der linken Leiste auf Diligence-Tracker.
5. Klicken Sie auf Aufgaben importieren. 
6. Klicken Sie auf CSV-Vorlage herunterladen.
   • Hinweis: Die CSV-Vorlage muss verwendet werden, um sicherzustellen, dass die Aufgabenfelder korrekt hochgeladen werden.
7. Füllen Sie die CSV-Vorlage aus.
8. Klicken Sie auf Aufgaben importieren.
9. Klicken Sie auf Datei auswählen. 
10. Laden Sie die ausgefüllte CSV-Vorlage hoch. 
11. Klicken Sie auf Speichern.
     

So verwalten Sie Aufgaben (Admin)

Der Diligence-Tracker bietet Admins eine zentrale Übersicht über alle Aufgaben, einschließlich zugewiesener Personen, Fälligkeitsdaten und Erledigungsstatus, sowie integrierte Tools zu deren Verwaltung.

Auf der Seite „Diligence-Tracker“ können Admins und Kontoinhaber Folgendes tun:

• Ausstehende, abgeschlossene, abgelehnte oder überfällige Aufgaben überprüfen.
• Eine Aufgabe öffnen, um hochgeladene Dateien oder Kommentare anzuzeigen.
• Die zugewiesene Person, das Fälligkeitsdatum oder den Status der Aufgabe aktualisieren.
• Den Speicherort der Raumdatei aktualisieren, in den die zugewiesenen Personen Dokumente hochladen.
• Eine Aufgabe erneut öffnen, wenn die eingereichten Unterlagen fehlerhaft sind, und eine Notiz hinzufügen, in der erläutert wird, was korrigiert werden muss.
• Mehrere Aktionen gleichzeitig durchführen, um mehrere Aufgaben auf einmal zu aktualisieren.
• Aufgaben nach zugewiesener Person, Status oder Fälligkeitsdatum filtern. 

So verwalten Sie eine Aufgabe:

1. Wählen Sie die gewünschte Aufgabe aus.
2. Klicken Sie auf   (weitere Optionen).
3. Wählen Sie Bearbeiten, Löschen oder Als erledigt markieren aus.

So verwalten Sie einzelne Aufgaben:

1. Klicken Sie neben der Aufgabe, die Sie bearbeiten möchten, auf  (weitere Optionen).
2. Ändern Sie den Namen der Aufgabe, die zugewiesene Person, das Fälligkeitsdatum, die Beschreibung, den Speicherort der Raumdatei oder die Anhänge manuell. 
3. Klicken Sie auf Speichern.

So ändern Sie den Status einer Aufgabe manuell:

1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Aufgabe, die Sie aktualisieren möchten. 
2. Klicken Sie auf (Bearbeiten). 
3. Aktualisieren Sie den Status.
4. Klicken Sie auf Speichern.

So verwalten Sie mehrere Aufgaben auf einmal:

1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Aufgabennamen, um alle verfügbaren Aufgaben zu verwalten, oder aktivieren Sie die einzelnen Kontrollkästchen neben den Aufgaben, die Sie gemeinsam verwalten möchten.
2. Klicken Sie auf (Bearbeiten). 
3. Aktualisieren Sie die gewünschten Felder. 
4. Klicken Sie auf Speichern.

Alle Aufgaben werden in großen Mengen aktualisiert und spiegeln Ihre Änderungen wider. 

So öffnen Sie eine abgelehnte Aufgabe erneut:

1. Wählen Sie die gewünschte Aufgabe aus.
2. Klicken Sie auf   (weitere Optionen).
3. Klicken Sie auf Änderungen anfordern.
4. Geben Sie Feedback zu den angeforderten Änderungen. 
5. Klicken Sie auf Anfrage senden. 

Es wird eine E-Mail gesendet, in der der Empfänger über die angeforderten Änderungen informiert wird, und die Aufgabe wird erneut geöffnet.
 

So erledigen Sie Aufgaben als Besucher

Wenn Admins Ihnen Aufgaben zuweisen, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link, über den Sie sich beim Diligence-Tracker anmelden können. Sobald Sie sich angemeldet haben, wird Ihnen eine gezielte Liste mit den Ihnen zugewiesenen Aufgaben angezeigt, über die Sie Dokumente hochladen, Informationen bereitstellen oder andere angeforderte Aktionen ausführen können.

So greifen Sie auf die Ihnen zugewiesenen Aufgaben zu:

1. Klicken Sie in Ihrem Posteingang auf die Einladungs-E-Mail.
2. Klicken Sie auf Inhalt anzeigen.
3. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein.
4. Klicken Sie auf Bestätigen.
5. Gehen Sie zurück zu Ihrem Posteingang. 
6. Klicken Sie auf die E-Mail zur Bestätigung Ihrer Identität.
7. Klicken Sie auf E-Mail-Adresse bestätigen.

Sie werden zur Startseite des Diligence-Trackers weitergeleitet. 

So erledigen Sie eine Aufgabe:

1. Wählen Sie die jeweilige Aufgabe aus, um die zugewiesenen Details anzuzeigen.
2. Laden Sie die angeforderte(n) Datei(en) innerhalb der Aufgabe hoch.
3. Klicken Sie auf Zur Überprüfung einreichen.

Aufgabe ablehnen

Wenn ein Besucher der Meinung ist, dass eine Aufgabe nicht für ihn bestimmt ist:

1. Wählen Sie die jeweilige Aufgabe aus, um die zugewiesenen Details anzuzeigen.
2. Wählen Sie Aufgabe ablehnen aus.
3. Geben Sie Feedback zur Ablehnung.
4. Klicken Sie zur Bestätigung auf Ablehnen.

Wenn eine Einreichung abgelehnt wird

Wenn ein Admin eine Aufgabe erneut öffnet, wird dem Besucher eine Notiz angezeigt, in der der Grund dafür erläutert wird. Der Besucher kann eine neue Datei hochladen und sie erneut einreichen.

E-Mail-Erinnerungen für Aufgaben

Sie erhalten sowohl Erinnerungs-E-Mails, wenn Aufgaben fällig sind, als auch wöchentliche E-Mails mit einer Zusammenfassung, wenn Aufgaben überfällig sind.

E-Mail-Erinnerungen verwalten

Sie können E-Mail-Erinnerungen für Ihre Aufgaben verwalten:

1. Gehen Sie zu docsend.com und melden Sie sich an. 
2. Klicken Sie auf (Einstellungen).
3. Aktivieren oder deaktivieren Sie die gewünschten Benachrichtigungen.

Benachrichtigungseinstellungen

Admins können die E-Mail-Benachrichtigungseinstellungen für den Diligence-Tracker ändern. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie die Einstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen ändern können.