Raum (Datenraum) in Dropbox DocSend erstellen

Wenn von Räumen die Rede ist, sind unsere virtuellen Datenräume (VDR) gemeint. Sie können einen Raum auf der Seite Räume oder aus Dateien oder Ordnern auf der Seite Inhalte erstellen. Jedes Konto kann einen eigenen Raum haben. Sie können aber auch mehrere Links zum selben Raum erstellen, um Inhalte flexibel zu teilen. Der Tab „Räume“ bietet eine Übersicht über Ihre Räume. Wenn Sie aus der Drop-down-Liste Teambereiche auswählen, sehen Sie alle die von Ihrem Team erstellten Räume.

Einen neuen Raum erstellen 

So erstellen Sie einen neuen Raum:

1. Melden Sie sich bei docsend.com an.
2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Dropbox Spaces.
3. Klicken Sie zu Beginn auf Raum erstellen oder wählen Sie eine Vorlage aus.

Standardmäßig lautet der Titel des Raums „Unbenannt“. Sie können ihn bearbeiten und eine eigene Bezeichnung eingeben, indem Sie auf den Titel klicken. Auf die gleiche Weise können Sie auch einen Untertitel hinzufügen.

Sobald Ihr Raum erstellt wurde, können Sie unter anderem Inhalte hinzufügen und den Hintergrund sowie das Logo anpassen. Erfahren Sie, wie Sie Inhalte in einem Raum verwalten und wie Sie einen Raum anpassen.

Einen Raum aus der Inhaltsbibliothek erstellen

Es gibt mehrere Möglichkeiten, einen Raum direkt aus der Inhaltsbibliothek zu erstellen.

Einen neuen Raum aus der Inhaltsbibliothek erstellen:

1. Melden Sie sich bei docsend.com an.
2. Klicken Sie auf Inhaltsbibliothek.
3. Wählen Sie den Ordner aus, den Sie zum Erstellen eines Raums verwenden möchten.
4. Klicken Sie auf Teilen.
5. Legen Sie Ihre bevorzugten Linkeinstellungen fest.
6. Klicken Sie auf Link erstellen.
7. Sie können jetzt Ihren Link kopieren und einfügen, um mit der Freigabe zu beginnen.

Sie werden zu Ihrem neu erstellten Raum weitergeleitet.

So erstellen Sie einen neuen Raum aus der Inhaltsbibliothek mit Mehrfachauswahl:

1. Melden Sie sich bei docsend.com an.
2. Klicken Sie auf Inhaltsbibliothek.
3. Wählen Sie die Dateien und Ordner aus, die Sie in Ihrem neuen Raum haben möchten.
4. Klicken Sie auf Als Raum teilen. 

Sie werden mit den ausgewählten Dateien und Ordnern zu Ihrem neuen Raum weitergeleitet. 

Räume aus Ordnern erstellen

Alternativ können Sie einen Raum aus hochgeladenen Ordnern auf der Seite der Inhaltsbibliothek erstellen, wodurch es noch einfacher wird, einen Raum zu erstellen und vorhandene Inhalte zu verwalten.

So erstellen Sie einen Raum aus einem Ordner:

1. Klicken Sie auf Inhaltsbibliothek.
2. Klicken Sie auf   (weitere Optionen).
3. Klicken Sie auf Als Raum teilen.
4. Legen Sie Ihre bevorzugten Linkeinstellungen fest.
5. Klicken Sie auf Link erstellen.
6. 6. Sie werden zu Ihrem neu erstellten Raum weitergeleitet.
7. Klicken Sie auf Link kopieren, um Ihren neuen Raum zu teilen.

Automatisch erstellte Raum-Ordner

Einen Ordner in einem Raum erstellen

1. Klicken Sie auf den Raum, in dem Sie einen Ordner erstellen möchten.
2. Klicken Sie oben rechts auf Ordner erstellen.
3. Geben Sie Ihrem Ordner einen Namen.
4. Klicken Sie auf Erstellen oder Aus CSV-Datei importieren.

Sie können sehen, wie viele Elemente sich in einem Ordner befinden und welche Arten von Dateien sich in einem Raum befinden.

Links und Einstellungen von Räumen

Sobald Ihr Raum konfiguriert und zum Teilen bereit ist, ist es ebenso simpel, einen Link zu erstellen.

So erstellen Sie einen Raum-Link über das „Teilen“-Feature in einem ausgewählten Raum:

1. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Dropbox Spaces.
2. Klicken Sie auf den Namen des Raums, den Sie teilen möchten.
3. Klicken Sie auf Teilen in der oberen rechten Ecke.
4. Klicken Sie auf Link erstellen.
5. Legen Sie Ihre bevorzugten Linkeinstellungen fest.
6. Klicken Sie auf Link kopieren um den Link zum Raum zu teilen.
   

So erstellen Sie einen Link zum Raum im Tab „Räume“:

1. Klicken Sie auf den Raum, für den Sie einen Link erstellen möchten.
2. Klicken Sie auf Teilen.
   
3. Klicken Sie auf „Link erstellen“.
4. Legen Sie Ihre bevorzugten Linkeinstellungen fest.
5. Klicken Sie auf Link zum Teilen kopieren.
   
   

Link-Einstellungen

Ähnlich wie bei Inhaltslinks können Sie die Einstellungen für einen Link zu einem Raum jederzeit bearbeiten.

1. Klicken Sie auf den Namen des Raums, für den Sie die Linkeinstellungen ändern möchten.
2. Klicken Sie auf „Teilen“.
3. Klicken Sie auf   (Bearbeitungssymbol).
   
4. Konfigurieren Sie Ihre Linkeinstellungen.

Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert.

Erfahren Sie mehr über differenzierte Raum-Berechtigungen.

Index eines Raumes herunterladen

Ein Datenraumindex enthält einen Inhaltsbaum, der eine Aufschlüsselung aller Ordner und Dateien in einem Raum enthält. Admins, andere Nutzer und externe Besucher können den Index eines Raumes in einer CSV-Datei herunterladen, die Metadaten für jedes darin enthaltene Element enthält. Erfahren Sie mehr über das Herunterladen des Index eines Raumes.

Besuche in den Räumen

Besuche in einem Raum werden nur auf der Dokumentenebene aufgezeichnet. Wenn ein Besucher einen Raum öffnet und sich ein Dokument ansieht, wird der Besuch im Dokument protokolliert und dem Raum zugeordnet. Die Raum-Besuche gehören auch dem Eigentümer des Raums.

So zeigen Sie alle Besuche in Dokumenten eines Raums an: 

1. Klicken Sie auf den Namen des Raums, für den Sie Besucherdaten anzeigen möchten.
2. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf „Analysen“.

Wenn Sie einsehen möchten, wer den Raum besucht, aber nicht den Inhalt angesehen hat:

1. Klicken Sie auf den Namen des Raums, für den Sie Besucherdaten anzeigen möchten.
2. Klicken Sie auf Audit-Protokoll.
3. Klicken Sie auf Benutzer, um die Aktivitäten einer bestimmten Person zu filtern.
4. Klicken Sie auf Herunterladen, um die Daten zu exportieren.