Das Dropbox Sign Standard-Add-on

Mit dem Add-on für Dropbox Sign Standard erhalten Teams Zugriff auf erweiterte Funktionen für elektronische Signaturen, die Sie schnell und einfach online unterschreiben und Signaturen anfordern lassen.

Funktionsumfang Sign Standard-Add-on

Zu den Funktionen des Sign Standard-Add-ons gehören:

• Integrationen: Fordern Sie Signaturen an, erstellen Sie Vorlagen und speichern Sie Dokumente – ganz einfach über die Tools, die Sie bereits verwenden.
• Wiederverwendbare Vorlagen: Nutzen Sie gespeicherte Formatierungen und Felder, um häufig verwendete Dokumente in Sekundenschnelle zu erstellen.
• Erweiterte Sicherheitsfunktionen: Verwenden Sie SMS-Authentifizierung und Zugangscodes für den Unterzeichnungsvorgang, um sicherzustellen, dass die richtige Person Ihre Dokumente öffnet und unterschreibt.

Erfahren Sie mehr über die Funktionen von Dropbox Sign Standard.

Mitglieder, die das Sign Standard-Add-on haben, können auf diese erweiterten Funktionen für elektronische Signaturen über hellosign.com zugreifen.

Einem Teammitglied das Sign Standard-Add-on zuweisen

Team-Admins können über die Verwaltungskonsole Teammitgliedern Add-ons zuweisen.

So weisen Sie einem bestimmtem Mitglied Ihres Teams ein Add-on zu:

1. Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
3. Klicken Sie auf Nutzer.
4. Klicken Sie neben der Person, der Sie ein Add-on zuweisen möchten, unter Add-ons auf Keine Add-ons.
5. Klicken Sie im angezeigten Pop-up neben Sign Standard auf Hinzufügen.
6. Klicken Sie jetzt auf Jetzt kaufen.
   • Nach der Zuweisung ändert sich die Option Keine Add-ons unter Add-ons in Sign Standard.

Die Zuweisung eines Sign Standard-Add-ons für ein Teammitglied aufheben

So entfernen Sie ein Add-on:

1. Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
3. Klicken Sie auf Nutzer.
4. Klicken Sie neben der Person, für die Sie die Add-on-Zuweisung aufheben möchten, unter Add-ons auf Sign Standard.
5. Klicken Sie im angezeigten Pop-up neben Sign Standard auf Entfernen.
6. Klicken Sie auf Bestätigen.
   • Nach der Entfernung ändert sich Sign Standard unter Add-ons in Keine Add-ons.

Sign Standard-Add-ons für mehrere Teammitglieder kaufen oder entfernen 

So weisen Sie mehreren Teammitgliedern Add-ons gleichzeitig zu oder entfernen diese:

1. Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
3. Klicken Sie auf Nutzer.
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Name, um alle Teammitglieder auszuwählen. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben allen Mitgliedern, die Sie nicht einschließen möchten.
   • Klicken Sie auf Add-ons hinzufügen, um das Add-on für mehrere Teammitglieder hinzuzufügen, und klicken Sie dann auf Bestätigen. 
   • Klicken Sie auf Add-ons entfernen, um das Add-on für mehrere Teammitglieder zu entfernen, und klicken Sie dann auf Bestätigen. 

Beim Kauf des Add-ons wird Ihnen ein anteiliger Betrag für den aktuellen Abrechnungszeitraum in Rechnung gestellt. Zu Beginn des nächsten Abrechnungszeitraums wird Ihnen der volle Betrag für das Add-on zusätzlich zu Ihrem Abo in Rechnung gestellt.

Wenn Sie das Add-on entfernen, wird dies bei der nächsten Verlängerung berücksichtigt.

Funktionalität der Verwaltungskonsole

Admins mit dem Sign Standard-Add-on haben Zugriff auf die Verwaltungskonsole auf dropbox.com sowie auf die Verwaltungskonsole von Dropbox Sign.

Mit der Dropbox Sign-Verwaltungskonsole können Sie Einstellungen in drei verschiedenen Kategorien verwalten: Berichterstellung, Einstellungen und Sicherheit.

Erfahren Sie mehr über die Verwaltungskonsole von Sign.

Admins, die für sich selbst keine Add-on-Lizenz gebucht haben, können die Aktivitäten rund um die Signaturanforderung auf hellosign.com nicht verfolgen und haben auf einige der in Sign für Administratoren verfügbaren Funktionen keinen Zugriff. Das betrifft beispielsweise das Senden von Erinnerungen und das Bearbeiten von Unterzeichnern für ausstehende Signaturanforderungen. 

Sie können jedoch die von ihren Teammitgliedern mit Add-on erstellten Signaturanfragen und Vorlagen im Signatur-Hub sehen. Sie haben außerdem Zugriff auf die Sign-Verwaltungskonsole, um die Einstellungen für ihre Teammitglieder zu ändern.

Signatureinstellungen

Das Umschalten der Signatureinstellung in der Dropbox-Verwaltungskonsole auf „Ein“ oder „Aus“ wirkt sich nur auf die Signaturfunktionen innerhalb von Dropbox aus. Nutzer mit dem Add-on können weiterhin über hellosign.com auf die erweiterten Signaturfunktionen zugreifen. 

Wenn dieser Schalter deaktiviert ist, haben Admins keinen Zugriff auf den Signatur-Hub auf dropbox.com, um die Signaturaktivitäten von Teammitgliedern anzuzeigen. Stattdessen können Sie auf hellosign.com zugreifen und dort die Signaturdokumente und die Vorlagen des Teams auf der Startseite verwalten.

Aktivitätsprotokoll

Signaturaktivitäten, die von Mitgliedern Ihres Teams mit dem Add-on über hellosign.com ausgeführt werden, erscheinen weder im Aktivitätsprotokoll noch im Bericht über externe Freigabe in der Verwaltungskonsole von Dropbox. Sie finden die entsprechenden Informationen in der Dropbox Sign-Verwaltungskonsole im Bereich Berichte.

Externe Freigaben

Um die Freigabe von Dokumenten außerhalb des Teams zu unterbinden, können Team-Admins in der Dropbox-Verwaltungskonsole unter Einstellungen den Abschnitt Freigabe aufrufen und die Option Dokumente unterzeichnen lassen auf „Aus“ stellen. Dadurch wird die externe Freigabe sowohl auf Dropbox als auch auf Dropbox Sign verhindert.

Vorlagen

Um die Option zum Erstellen und Bearbeiten von Vorlagen für Teammitglieder zu deaktivieren, können Team-Admins in der Dropbox-Verwaltungskonsole unter Einstellungen den Abschnitt Signaturen aufrufen und den Schalter für Vorlagen erstellen und bearbeiten auf „Aus“ stellen. Dadurch wird das Bearbeiten und Erstellen von Vorlagen sowohl auf Dropbox als auch auf Dropbox Sign unterbunden.