Dropbox Paper: Administratoreinstellungen für Dropbox Business-Teams

Aktualisiert Aug 14, 2023

Admins von Dropbox Business-Teams können die Datenschutz- und Freigabeeinstellungen in Dropbox Paper für ihr Team festlegen.

Hinweis: Wenn Ihr Team die 2020er-Version von Dropbox Paper nutzt, folgen Sie den Anleitungen unten im ersten Abschnitt. Wenn Ihr Team die alte Version von Paper verwendet, folgen Sie den Anleitungen unten im zweiten Abschnitt.

So finden Sie heraus, welche Version Ihr Team nutzt:

Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
Klicken Sie auf Erstellen.
Bewegen Sie den Mauszeiger über Dokument.

Wenn Dropbox Paper nicht in der Liste mit den Dokumentenarten erscheint, verwenden Sie die ältere Version von Paper.
Wenn Dropbox Paper in der Liste mit den Dokumentenarten erscheint, verwenden Sie die neue 2020er-Version von Dropbox Paper.

Das 2020-Release wird in den kommenden Monaten für alle Dropbox-Nutzer eingeführt. Sie werden per E-Mail von Dropbox darüber benachrichtigt, wann Sie das Release erhalten.

Weitere Einzelheiten finden Sie in den FAQs für Team-Admins zur 2020er-Version von Paper.

Admins mit dem 2020-Release von Dropbox Paper

Dieser Abschnitt ist für Admins von geschäftlichen Dropbox-Teams gedacht, deren Teams die 2020er-Version von Dropbox Paper verwenden. Weiter oben in diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie herausfinden, welche Version Sie aktuell nutzen.

In der 2020er-Version von Dropbox Paper werden Paper-Dokumente wie normale Dropbox-Dateien behandelt. Die Admin-Einstellungen für Paper-Dokumente sind daher genauso wie für herkömmliche Dropbox-Dateien. Die Freigabe- und Datenschutzeinstellungen können Sie jetzt für reguläre Dropbox-Dateien ebenso wie Ihre Paper-Dokumente festlegen:

Mit dem 2020-Release von Dropbox Paper haben sich aber nicht alle Admin-Tools geändert. Einiges ist gleich geblieben:

Weitere Ressourcen

Erfahren Sie mehr über das 2020-Release von Dropbox Paper:

Admins mit der alten Version von Dropbox Paper

Dieser Abschnitt ist für Admins von geschäftlichen Dropbox-Teams gedacht, deren Teams die alte Version von Dropbox Paper verwenden. Weiter oben in diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie herausfinden, welche Version Sie aktuell nutzen.

Paper aktivieren oder deaktivieren

So aktivieren oder deaktivieren Sie Dropbox Paper für Ihr Team:

Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
Öffnen Sie die Verwaltungskonsole.
Öffnen Sie den Tab Einstellungen.
Wählen Sie unter Weitere Einstellungen die Option Paper aus.
Schalten Sie die Option Paper aktivieren ein oder aus.
Stimmen Sie den AGB für Dropbox zu, bevor Sie Paper aktivieren.
Klicken Sie auf Änderungen übernehmen.

Hinweis: Paper ist standardmäßig für alle geschäftlichen Dropbox-Teams mit Standard- und Advanced-Abos aktiviert, die nach dem 7. August 2017 angelegt wurden.

Alle Paper-Dokumente exportieren

Wenn Sie Paper deaktivieren, können Sie Ihre Paper-Dokumente als Word- oder Markdown-Dateien exportieren. So exportieren Sie Ihre Dokumente:

Nachdem Sie Paper deaktiviert haben, klicken Sie auf X Dokumente exportieren.
Wählen Sie ein Dateiformat und klicken Sie auf Herunterladen.
Nachdem der Exportvorgang abgeschlossen wurde, erhalten Sie eine E-Mail mit Ihren Paper-Dokumenten im gewünschten Format. Klicken Sie in dieser E-Mail auf Dokumente herunterladen.

Es werden alle aktiven Dokumente exportiert, die Ihren Teammitgliedern gehören. Gelöschte Dokumente werden nicht exportiert.

Freigaben auf das Team beschränken

Administratoren eines Dropbox Business-Teams können festlegen, für wen Teammitglieder Paper-Dokumente freigeben können. Administratoren können teamfremde Freigaben zulassen oder Freigaben nur auf das Team beschränken. So beschränken Sie Freigaben nur auf Ihr Team:

Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
Öffnen Sie die Verwaltungskonsole.
Öffnen Sie den Tab Einstellungen.
Wählen Sie unter Weitere Einstellungen die Option Paper aus.
Aktivieren oder deaktivieren Sie die Option Paper-Dokumente extern freigeben.
Klicken Sie auf Änderungen übernehmen.

Die Einstellung gilt nicht rückwirkend, sondern ist nur für Dokumente wirksam, die nach Aktivieren der Einstellung geteilt werden. Im Aktivitätsbericht können Sie nachsehen, welche Dokumente außerhalb des Teams geteilt wurden.

Hinweis: Durch das Deaktivieren dieser Einstellung verhindern Sie außerdem, dass Teammitglieder Dokumente in externen Ordnern erstellen, die für sie freigegeben sind.

Standard-Zugriffseinstellungen für Paper-Dokumente

Administratoren können die Standard-Zugriffseinstellungen für Links zu Paper-Dokumenten festlegen. So bestimmen Sie die Standard-Zugriffseinstellungen für Paper-Dokumente:

Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
Öffnen Sie die Verwaltungskonsole.
Öffnen Sie den Tab Einstellungen.
Wählen Sie unter Weitere Einstellungen die Option Paper aus.
Wählen Sie neben Standard-Freigabeeinstellungen die Option Alle mit diesem Link, Mitglieder mit Link oder Externe Freigabe deaktivieren aus.
- Alle mit diesem Link: Alle Personen mit dem Link, egal, ob Teammitglied oder externe Person, können das Dokument öffnen.
- Mitglieder mit Link: Nur Teammitglieder mit dem Link können das Dokument öffnen. Teamfremde Nutzer haben keinen Zugriff, auch wenn sie über den Link verfügen.
- Externe Freigabe deaktivieren: Teammitglieder können Dokumente nicht für teamfremde Nutzer freigeben.

Schutz vor endgültigem Löschen

Standardmäßig kann der Verfasser ein Dokument oder einen Ordner nach dem Archivieren auch endgültig löschen.

Team-Admins eines geschäftlichen Dropbox-Teams können festlegen, dass nur Team-Admins Paper-Dokumente endgültig löschen dürfen. Um zu verhindern, dass Dokumente endgültig gelöscht werden, können Team-Admins Löschvorgänge durch das Team deaktivieren.

Hinweis: Wenn Löschvorgänge deaktiviert sind, müssen Team-Admins sich als ein Nutzer anmelden, um Dateien endgültig zu löschen. Im nachstehenden Abschnitt erfahren Sie, wie Sie sich als ein Nutzer anmelden.

Hinweis: Diese Einstellung gilt für Dropbox-Dateien und Paper-Dokumente.

Als Nutzer anmelden

Team-Admins eines geschäftlichen Dropbox-Teams haben die Möglichkeit, sich als Teammitglied anzumelden. Mithilfe dieses Features können Admins:

Paper-Dokumente und -Ordner ansehen
Dokumente und Ordner mit anderen Nutzern teilen
Paper-Dokumente und -Ordner verschieben
Archivierte Paper-Dokumente wiederherstellen
Paper-Dokumente archivieren und endgültig löschen

Administratoren können Dokumente nicht erstellen, bearbeiten oder kommentieren.

So melden Sie sich als ein Nutzer an und greifen auf sein Paper-Konto zu:

Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
Öffnen Sie die Verwaltungskonsole.
Rufen Sie die Seite „Mitglieder“ auf.
Klicken Sie auf das Zahnradsymbol neben dem Namen des Teammitglieds, unter dessen Namen Sie sich anmelden möchten
Klicken Sie auf Als Nutzer anmelden.
Klicken Sie auf Anmelden, um zu bestätigen, dass Sie sich als der ausgewählte Nutzer anmelden möchten.
Klicken Sie auf den Tab Paper.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Abmelden.

Hinweis: Alle vom Admin ausgeführten Vorgänge werden im Aktivitätsprotokoll erfasst.

Teamaktivität in Paper-Dokumenten sehen

Auf der Seite Aktivität sehen Sie eine Zusammenfassung der neuesten Aktivitäten des Teams. Admins können auf der Aktivitätsseite entweder einen bestimmten Aktivitätstyp für Paper auswählen oder einen vollständigen Aktivitätsbericht herunterladen.

Diese Paper-Vorgänge werden protokolliert:

Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten
Kommentieren von Dokumenten bzw. Klären von Kommentaren
Dokumente innerhalb und außerhalb des Teams teilen
Archivieren und endgültiges Löschen von Dokumenten
Zugriffsanforderungen für Dokumente von Teammitgliedern und teamfremden Nutzern
Ansehen von Dokumenten durch Teammitglieder und teamfremde Nutzer
Änderungen der Freigabeeinstellungen

Erfahren Sie, wie Sie die Aktivität Ihres Teams sehen können.

Sicherheitsbeschränkungen in Paper für Dropbox Business-Teams

Nicht alle Sicherheitsoptionen für Dropbox Business-Teams sind auch schon für Dropbox Paper verfügbar. Hier erfahren Sie, welche Optionen für Teams, die Dropbox Paper verwenden, nicht verfügbar sind.

Normen und Vorschriften, die nicht mit Dropbox Paper vereinbar sind

Dropbox Paper ist nicht mit diesen Normen und Vorschriften vereinbar:

Anforderungskatalog C5 des BSI

Weitere Informationen zur Compliance von Dropbox hinsichtlich dieser Normen

Die mobile Paper-App umfasst keine Gerätezulassung

Die Gerätezulassung ist ein Sicherheits- und Zugriffsfeature für geschäftliche Dropbox-Teams mit Advanced- oder Enterprise-Abo. Mit der Gerätezulassung können Admins die Geräte verwalten, über die Teammitglieder auf ihre geschäftlichen Dropbox-Konten zugreifen. Die mobile Dropbox Paper-App ist in den Gerätezulassungen nicht enthalten.

Die mobile Paper-App umfasst kein Enterprise Mobility Management

Enterprise Mobility Management (EMM) ermöglicht Dropbox Business-Teams mit Enterprise-Abo die Verwaltung der mobilen Nutzung von Unternehmensgeräten, -apps und -netzwerken. Die mobile Dropbox Paper-App kann nicht per EMM verwaltet werden.

Paper umfasst keine Netzwerksteuerung

Die Netzwerksteuerung ist ein Sicherheits- und Zugriffsfeature für geschäftliche Dropbox-Teams mit Enterprise-Abo. Mit diesem Feature können IT-Admins bestimmen, welche Dropbox-Konten im Unternehmensnetzwerk verwendet werden können. Dropbox Paper wird derzeit nicht durch die Netzwerksteuerung verwaltet.

Teammitglieder per Fernzugriff von der mobilen Dropbox Paper-App abmelden

Team-Admins können Teammitglieder per Fernzugriff auf allen Geräten von der mobilen Dropbox Paper-App abmelden, sodass diese keinen Zugriff mehr auf die Paper-Dokumente des Teams haben.

Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
Klicken Sie auf Nutzer.
Klicken Sie auf den Namen des Mitglieds, das Sie auf allen Geräten von der mobilen Dropbox Paper-App abmelden möchten.
Klicken Sie unter Mit Paper verknüpfte Mobilgeräte auf Hier klicken, um das Teammitglied auf allen Geräten von Paper abzumelden.