Dropbox Paper: Admin-Einstellungen für Dropbox-Teams
Die Informationen in diesem Artikel sind gültig für Admins mit bestimmten Rollen in Dropbox Professional, Essentials, Standard, Business, Advanced, Business Plus und Enterprise.
Hinweis: Wenn Ihr Team die 2020er-Version von Dropbox Paper nutzt, folgen Sie den Anleitungen unten im ersten Abschnitt. Wenn Ihr Team die alte Version von Paper verwendet, folgen Sie den Anleitungen unten im zweiten Abschnitt.
So finden Sie heraus, welche Version Ihr Team nutzt:
- Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
- Klicken Sie auf Erstellen.
- Bewegen Sie den Mauszeiger über Dokument.
- Wenn Dropbox Paper nicht in der Liste mit den Dokumentenarten erscheint, verwenden Sie die ältere Version von Paper.
- Wenn Dropbox Paper in der Liste mit den Dokumentenarten erscheint, verwenden Sie die neue 2020er-Version von Dropbox Paper.
Weitere Einzelheiten finden Sie in den FAQs für Team-Admins zur 2020er-Version von Paper.
Admins mit dem 2020-Release von Dropbox Paper
Dieser Abschnitt ist für Admins von Dropbox-Teamkonten gedacht, deren Teams die 2020er-Version von Dropbox Paper verwenden. Weiter oben in diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie herausfinden, welche Version Sie aktuell nutzen.
In der 2020er-Version von Dropbox Paper werden Paper-Dokumente wie normale Dropbox-Dateien behandelt. Die Admin-Einstellungen für Paper-Dokumente sind daher genauso wie für herkömmliche Dropbox-Dateien. Die Freigabe- und Datenschutzeinstellungen können Sie jetzt für reguläre Dropbox-Dateien ebenso wie Ihre Paper-Dokumente festlegen:
- Sie legen fest, inwiefern Ihr Team Dateien und Ordner (einschließlich Paper-Dokumente) außerhalb des Teams teilen darf.
- Sie können die Rechte von Teammitgliedern zum endgültigen Löschen von Dateien (und damit auch Paper-Dokumenten) einschränken.
- Wenn Sie die Dateien (und Paper-Dokumente) von Teammitgliedern überprüfen möchten, können Sie sich dazu als ein Teammitglied anmelden.
- Sperren Sie für Ihr Team die Verbindung mit Apps (einschließlich Paper).
Mit dem 2020-Release von Dropbox Paper haben sich aber nicht alle Admin-Tools geändert. Einiges ist gleich geblieben:
Weitere Ressourcen
Erfahren Sie mehr über das 2020-Release von Dropbox Paper:
Admins mit der alten Version von Dropbox Paper
Dieser Abschnitt ist für Admins von Dropbox-Teamkonten gedacht, deren Teams die alte Version von Dropbox Paper verwenden. Weiter oben in diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie herausfinden, welche Version Sie aktuell nutzen.
Paper aktivieren oder deaktivieren
So aktivieren oder deaktivieren Sie Dropbox Paper für Ihr Team:
- Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
- Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
- Klicken Sie auf Einstellungen.
- Klicken Sie unter Weitere Einstellungen auf Paper.
- Schalten Sie die Option Paper aktivieren ein oder aus.
- Stimmen Sie den AGB für Dropbox zu, bevor Sie Paper aktivieren.
- Klicken Sie auf Änderungen übernehmen.
Hinweis: Paper ist standardmäßig für alle Dropbox-Teams mit Standard- und Advanced-Abos aktiviert, die nach dem 7. August 2017 angelegt wurden.
Alle Paper-Dokumente exportieren
Wenn Sie Paper deaktivieren, können Sie Ihre Paper-Dokumente als Word- oder Markdown-Dateien exportieren. So exportieren Sie Ihre Dokumente:
- Nachdem Sie Paper deaktiviert haben, klicken Sie auf X Dokumente exportieren.
- Wählen Sie ein Dateiformat und klicken Sie auf Herunterladen.
- Nach Abschluss des Exportvorgangs erhalten Sie eine E-Mail. Diese enthält einen Link, über den Sie Ihre Paper-Dokumente im gewünschten Format herunterladen können. Klicken Sie in dieser E-Mail auf Dokumente herunterladen.
Es werden alle aktiven Dokumente exportiert, die Ihren Teammitgliedern gehören. Gelöschte Dokumente werden nicht exportiert.
Freigaben auf das Team beschränken
Als Admin eines Dropbox-Teams können Sie auswählen, mit wem Teammitglieder Paper-Dokumente teilen können. Admins können teamfremde Freigaben zulassen oder Freigaben nur auf das Team beschränken. So beschränken Sie Freigaben nur auf Ihr Team:
- Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
- Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
- Klicken Sie auf Einstellungen.
- Klicken Sie unter Weitere Einstellungen auf Paper.
- Aktivieren oder deaktivieren Sie die Option Paper-Dokumente extern freigeben.
- Klicken Sie auf Änderungen übernehmen.
Die Einstellung gilt nicht rückwirkend, sondern bezieht sich nur auf Dokumente, die nach Aktivieren der Einstellung geteilt werden. Im Aktivitätsbericht können Sie nachsehen, welche Dokumente mit Personen außerhalb Ihres Teams geteilt wurden.
Hinweis: Durch das Deaktivieren dieser Einstellung verhindern Sie außerdem, dass Teammitglieder Dokumente in externen Ordnern erstellen, die für sie freigegeben sind.
Standard-Zugriffseinstellungen für Paper-Dokumente
Administratoren können die Standard-Zugriffseinstellungen für Links zu Paper-Dokumenten festlegen. So bestimmen Sie die Standard-Zugriffseinstellungen für Paper-Dokumente:
- Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
- Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
- Klicken Sie auf Einstellungen.
- Klicken Sie unter Weitere Einstellungen auf Paper.
- Wählen Sie neben Standard-Freigabeeinstellungen die Option Alle mit diesem Link, Mitglieder mit Link oder Externe Freigabe deaktivieren aus.
- Alle, die den Link haben: Alle Personen mit dem Link, egal, ob Teammitglied oder externe Person, können das Dokument öffnen.
- Mitglieder mit Link: Nur Teammitglieder mit dem Link können das Dokument öffnen. Teamfremde Personen haben keinen Zugriff, auch wenn sie über den Link verfügen.
- Externe Freigabe deaktivieren: Teammitglieder können Dokumente nicht mit teamfremden Personen teilen.
Schutz vor endgültigem Löschen
Standardmäßig kann die Person, die ein Dokument oder einen Ordner erstellt hat, diese nach dem Archivieren endgültig löschen.
Team-Admins eines Dropbox-Teams können festlegen, dass nur Team-Admins Paper-Dokumente endgültig löschen dürfen. Um zu verhindern, dass Dokumente endgültig gelöscht werden, können Team-Admins Löschvorgänge durch das Team deaktivieren.
Hinweis: Wenn Löschvorgänge deaktiviert sind, müssen Team-Admins sich als ein Nutzer anmelden, um Dateien endgültig zu löschen. Im nachstehenden Abschnitt erfahren Sie, wie Sie sich als ein Nutzer anmelden.
Hinweis: Diese Einstellung gilt für Dropbox-Dateien und Paper-Dokumente.
Als Nutzer anmelden
Team-Admins eines Dropbox-Teams haben die Möglichkeit, sich als Teammitglied anzumelden. Mithilfe des Features Anmelden als können Admins:
- Paper-Dokumente und -Ordner ansehen
- Dokumente und Ordner mit anderen Nutzern teilen
- Paper-Dokumente und -Ordner verschieben
- Archivierte Paper-Dokumente wiederherstellen
- Paper-Dokumente archivieren und endgültig löschen
Admins können Dokumente nicht erstellen, bearbeiten oder kommentieren.
So melden Sie sich als ein Teammitglied an und greifen auf dessen Paper-Konto zu:
- Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
- Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
- Klicken Sie auf Nutzer.
- Klicken Sie auf die Auslassungspunkte („…“) neben dem Namen des Teammitglieds, unter dessen Namen Sie sich anmelden möchten
- Klicken Sie auf Als Mitglied anmelden.
- Klicken Sie auf Anmelden, um zu bestätigen, dass Sie sich als der ausgewählte Nutzer anmelden möchten.
- Klicken Sie auf den Tab Paper.
- Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Abmelden.
Hinweis: Alle vom Admin ausgeführten Vorgänge werden im Aktivitätsprotokoll erfasst.
Teamaktivität in Paper-Dokumenten sehen
Im Tab Mitgliederaktivität sehen Sie eine Zusammenfassung der neuesten Aktivitäten des Teams. Admins können im Tab Mitgliederaktivität entweder einen bestimmten Aktivitätstyp für Paper auswählen oder einen vollständigen Aktivitätsbericht herunterladen.
Diese Paper-Vorgänge werden protokolliert:
- Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten
- Kommentieren von Dokumenten bzw. Klären von Kommentaren
- Dokumente innerhalb und außerhalb des Teams teilen
- Archivieren und endgültiges Löschen von Dokumenten
- Zugriffsanforderungen für Dokumente von Teammitgliedern und teamfremden Nutzern
- Ansehen von Dokumenten durch Teammitglieder und teamfremde Nutzer
- Änderungen der Freigabeeinstellungen
Erfahren Sie, wie Sie die Aktivität Ihres Teams sehen können.
Sicherheitsbeschränkungen in Paper für Dropbox-Teams
Für Dropbox Paper sind bisher nicht alle Sicherheitsoptionen für Dropbox-Teams verfügbar. Hier erfahren Sie, welche Optionen für Teams, die Dropbox Paper verwenden, nicht verfügbar sind.
Normen und Vorschriften, die nicht mit Dropbox Paper vereinbar sind
Dropbox Paper ist nicht mit diesen Normen und Vorschriften vereinbar:
- Anforderungskatalog C5 des BSI
Weitere Informationen zur Compliance von Dropbox hinsichtlich dieser Normen.
Die mobile Paper-App umfasst keine Gerätezulassung
Gerätezulassung ist ein Sicherheits- und Zugriffsfeature für Dropbox-Teams mit Advanced- oder Enterprise-Abo. Mit der Gerätezulassung können Admins die Geräte verwalten, über die Teammitglieder auf ihre Dropbox-Konten zugreifen. Die mobile Dropbox Paper-App ist in Gerätezulassungen nicht enthalten.
Die mobile Paper-App umfasst kein Enterprise Mobility Management
Enterprise Mobility Management (EMM) ermöglicht Dropbox-Teams mit Enterprise-Abo die Verwaltung der mobilen Nutzung von geschäftlichen Geräten, Apps und Netzwerken. Die mobile Dropbox Paper-App kann nicht über EMM verwaltet werden.
Paper umfasst keine Netzwerksteuerung
Die Netzwerksteuerung ist ein Sicherheits- und Zugriffsfeature für Dropbox-Teams mit Enterprise-Abo. Mit diesem Feature können IT-Admins bestimmen, welche Dropbox-Konten im Unternehmensnetzwerk verwendet werden können. Dropbox Paper wird derzeit nicht durch die Netzwerksteuerung verwaltet.
Teammitglieder per Fernzugriff von der mobilen Dropbox Paper-App abmelden
Team-Admins können Teammitglieder per Fernzugriff auf allen Geräten von der mobilen Dropbox Paper-App abmelden, sodass diese keinen Zugriff mehr auf die Paper-Dokumente des Teams haben.
- Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
- Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
- Klicken Sie auf Nutzer.
- Klicken Sie auf den Namen des Mitglieds, das Sie auf allen Geräten von der mobilen Dropbox Paper-App abmelden möchten.
- Klicken Sie unter Mit Paper verknüpfte Mobilgeräte auf Hier klicken, um das Teammitglied auf allen Geräten von Paper abzumelden.
