Datenaufbewahrungsrichtlinien für Ihr Team verwalten

Aktualisiert Aug 14, 2023
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Das Feature zur Datenaufbewahrung steht in Dropbox-Teamkonten zur Verfügung, wenn dafür das Add-on „Data Governance“ gekauft wurde.

Über die Datenaufbewahrung können Admins von Dropbox-Teamkonten Richtlinien erstellen, um Compliance-Anforderungen und Vorschriften zu erfüllen. Es gibt zwei Arten von Richtlinien zur Datenaufbewahrung: Aufbewahrungs- und Löschrichtlinien.

  • Die Richtlinien zur Datenaufbewahrung basieren auf der letzten Dateiaktivität. Mit einer Richtlinie zur Datenaufbewahrung werden Inhalte bis zum Ablauf der Richtlinie aufbewahrt, unabhängig davon, ob die Inhalte von einem Teammitglied gelöscht oder dauerhaft gelöscht werden.
  • Richtlinien zur Datenlöschung basieren darauf, wann eine Datei erstellt oder hochgeladen wurde. Mit einer Richtlinie zur Datenlöschung werden Inhalte nach Ablauf der Richtlinie automatisch gelöscht und 31 Tage nach Ablauf der Richtlinie dauerhaft gelöscht. Während Teammitglieder Inhalte jederzeit löschen können, können Admins die Inhalte trotzdem jederzeit herunterladen, bevor sie endgültig gelöscht werden.
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Hinweise:

  • Sie können bis zu 100 aktive Datenaufbewahrungsrichtlinien haben.
  • Wird eine Datei endgültig gelöscht und später eine neue Datei mit identischem Namen erstellt, so bleibt nur die neue Datei erhalten.
  • Nach Ablauf einer Richtlinie zur Datenlöschung wird der Inhalt des betroffenen Ordners endgültig gelöscht. Der leere Ordner und die zugehörigen Unterordner sind aber weiterhin in Ihrem Dropbox-Konto sichtbar.

Eine Datenaufbewahrungsrichtlinie erstellen

So erstellen Sie eine Datenaufbewahrungsrichtlinie:

  1. Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie auf Data Governance.
  4. Klicken Sie auf Datenaufbewahrung.
  5. Klicken Sie auf Neue Richtlinie.
  6. Geben Sie den Namen und die Beschreibung der Richtlinie ein.
  7. Wählen Sie einen Richtlinientyp aus.
  8. Legen Sie einen Aufbewahrungszeitraum oder ein Löschdatum fest.
  9. Klicken Sie auf Team-Ordner hinzufügen, um die Ordner anzugeben, für die die Richtlinie gelten soll.
  10. Klicken Sie auf Erstellen.
  11. Klicken Sie zur Bestätigung noch einmal auf Erstellen.

Sie erhalten innerhalb von 24 Stunden eine E-Mail, die bestätigt, dass die neue Richtlinie erstellt wurde.

Inhalte herunterladen, die einer Datenaufbewahrungsrichtlinie unterliegen

So laden Sie Inhalte herunter, die einer Datenaufbewahrungsrichtlinie unterliegen:

  1. Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie auf Data Governance.
  4. Klicken Sie auf Datenaufbewahrung.
  5. Klicken Sie neben der Richtlinie, die Sie exportieren möchten, auf die Auslassungspunkte (…).
  6. Klicken Sie auf Inhalt herunterladen.
  7. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für Ihren Download ein.
  8. Klicken Sie auf Vorbereiten.

Sie erhalten eine E-Mail mit einem Download-Link.

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Hinweise:
  • Sie können nur die neueste Version der aufbewahrten Datei herunterladen.
  • Sie können nur die Inhalte herunterladen, die einer aktiven Datenaufbewahrungs­richtlinie unterliegen. Wenn eine Richtlinie gelöscht wurde, können Sie die mit dieser Richtlinie verknüpften Inhalte nicht mehr herunterladen.

Einen Bericht zur Datenaufbewahrung erstellen

Wenn Sie eine Richtlinie zur Datenlöschung einrichten, erhalten Sie per E-Mail einen Bericht, bevor Inhalte gelöscht werden. Sie können jederzeit auch manuell einen Bericht erstellen.

So erstellen Sie eine Datenaufbewahrungsrichtlinie:

  1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie auf Data Governance.
  4. Klicken Sie auf Datenaufbewahrung.
  5. Klicken Sie neben der Richtlinie, für die Sie einen Bericht erstellen möchten, auf die Auslassungspunkte (…).
  6. Klicken Sie auf Bericht erstellen. Ein Bericht wird automatisch in Ihrem Ordner „Berichte für Dropbox Business“ gespeichert.

Eine Datenaufbewahrungsrichtlinie bearbeiten

So bearbeiten Sie eine Datenaufbewahrungsrichtlinie:

  1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie auf Data Governance.
  4. Klicken Sie auf Datenaufbewahrung.
  5. Klicken Sie neben der Richtlinie, die Sie bearbeiten möchten, auf die Auslassungspunkte (…).
  6. Klicken Sie auf Richtlinie bearbeiten.
  7. Bearbeiten Sie die betreffenden Richtliniendetails.
  8. Klicken Sie auf Speichern und im dann eingeblendeten Fenster noch einmal auf Speichern.

Eine Datenaufbewahrungsrichtlinie löschen

So löschen Sie eine Datenaufbewahrungsrichtlinie:

  1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie auf Data Governance.
  4. Klicken Sie auf Datenaufbewahrung.
  5. Klicken Sie neben der Richtlinie, die Sie löschen möchten, auf die Auslassungspunkte (…).
  6. Klicken Sie auf Richtlinie löschen.
  7. Klicken Sie im eingeblendeten Fenster auf Löschen.
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