Erweiterte Steuerfunktionen für Teams und Inhalte

Aktualisiert Oct 18, 2023

Wenn Sie ein Dropbox Advanced- oder Dropbox Enterprise-Abo haben, können Sie das Add-on „Erweiterte Steuerfunktionen für Teams und Inhalte“ über das Vertriebsteam von Dropbox beziehen. Wenn Sie Admin eines Dropbox-Teamkontos sind und mehr über dieses Add-on erfahren möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Customer Success Manager.

Mit dem BetterCloud-Add-on „Erweiterte Steuerfunktionen für Teams und Inhalte“ können Admins ihre Dropbox-Teamkonten mit einem einzigen Management-Tool sicher bereitstellen, verwalten und steuern.

Admins können mit diesem Add-on beispielsweise:

Daten auf vertrauliche Inhalte scannen und diese so besser schützen
Teams automatisch auf die jeweiligen Sicherheitsstandards eines Unternehmens feinabstimmen
Teamaktivitäten im Blick behalten und umfassende Berichte erstellen
Anpassbare Workflows sowie das Mitarbeiter-Onboarding und Offboarding straffen

In der folgenden Anleitung erfahren Admins, wie sie das Add-on für ihre Dropbox-Teamkonten installieren und verwenden.

Hinweis: Die Features dieses Add-ons sind für Dropbox Replay nicht verfügbar.

Enthaltene Features

Datensicherheit

Warnmeldungen für interne und externe Bedrohungen erstellen
Vertrauliche Daten während des Uploads erfassen und schützen
Vertrauliche Daten in bestehenden Inhalten erfassen und schützen
Unbefugtes Teilen von Dateien und Ordnern verhindern
Individuelle Korrektur-Workflows erstellen

Transparenz und Kontrolle

Alle Inhalte und Berechtigungen in einer einzigen Ansicht durchsuchen und überprüfen
Aktionen für mehrere Dateien und Ordner des gesamten Teams gleichzeitig vornehmen

User Lifecycle Management

Serviceanfrageprozesse mit Account Capture-Warnmeldungen und Workflows durchsetzen
Nutzern je nach Gruppe, Hierarchie und Funktion Zugriff auf relevante Inhalte gewähren
Individuelle Offboarding-Workflows einrichten, die sich nahtlos in Ihre Prozesse einfügen

Add-on installieren und integrieren

Um das Add-on „Erweiterte Steuerfunktionen für Teams und Inhalte“ zu installieren und in Dropbox zu integrieren, folgen Sie den Schritten zum Anmelden und Installieren im Hilfecenter von BetterCloud.

Warnmeldungen einrichten

Mit Warnmeldungen können Admins Sicherheitsbedenken in Echtzeit prüfen und Datenschwachstellen vermeiden. Unter den folgenden Links erfahren Sie, wie Sie das Feature für Warnmeldungen einrichten (auf Englisch):

Lesen Sie diesen Artikel, um alle Warnmeldungen für Dropbox zu sehen (auf Englisch).

Warnmeldung „File Shared Externally“ (Datei extern geteilt)

Die Warnmeldungen Datei extern freigegeben und Ordner extern freigeben erfolgen, wenn eine Dropbox-Datei oder ein Dropbox-Ordner direkt mit jemandem außerhalb Ihres Dropbox-Teams geteilt wird. Admins können extern geteilte Dateien auch auf vertrauliche Inhalte scannen. Erfahren Sie, wie Sie die Warnmeldung „Dateien extern freigegeben“ einrichten (auf Englisch).

Hinweis: Es ist nicht möglich, eine externe Freigabe für Dropbox Replay zu deaktivieren.

Warnmeldung „Sensitive Data Scanned“ (Vertrauliche Daten gescannt)

Die Warnmeldung Sensitive Data Scanned (Sensible Daten gescannt) erfolgt, wenn die Dateien Ihrer Domain vertrauliche Daten enthalten, und kann einen automatischen Korrektur-Workflow auslösen. Erfahren Sie, wie Sie die Warnmeldung „Sensitive Data Scanned“ einrichten (auf Englisch).

Hinweis: Diese Warnmeldung bezieht sich nur auf das Scannen von Inhalten, die nach der Einrichtung des Add-ons erstellt wurden. Mit „Scans auswählen“ und „Dateiprüfungen“ können Admins ältere Inhalte scannen.

Automatisierte Workflows erstellen

Mithilfe von Workflows können Admins Tätigkeiten in einem Dropbox-Teamkonto durch Wenn-Dann-Bedingungen automatisieren. Im Workflow Manager können Admins alle Arbeitsabläufe zentral einsehen und steuern. Einen Überblick darüber, wie Sie Workflows erstellen, erhalten Sie unter den folgenden Links (auf Englisch):

Account Capture-Workflow

Admins können sich darauf hinweisen lassen, wenn Teammitglieder ausgewählt wurden, ihr Dropbox-Konto für Einzelnutzer in das Dropbox-Teamkonto zu migrieren. Diese Warnmeldung ist geeignet, um zu überprüfen, ob die Einstellungen der jeweiligen Teammitglieder den Sicherheitsrichtlinien entsprechen. Erfahren Sie, wie Sie den Kontoerfassungs-Workflow einrichten (auf Englisch).

Hinweis: Das Feature Kontoerfassung oder Erfassung aller Nutzer steht nur Dropbox Enterprise-Teams zur Verfügung.

Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern

Bei Onboarding-Workflows können neue Teammitglieder automatisch allen erforderlichen Gruppen und Ordnern hinzugefügt werden. Bei Offboarding-Workflows kann der Zugriff auf vertrauliche Daten durch Mitarbeitende, die aus dem Dropbox-Team ausscheiden oder die Nutzerrolle wechseln, schnell beschränkt werden, und die Daten können schnell von verknüpften Geräten gelöscht werden. Unter den folgenden Links erfahren Sie, wie Sie die Onboarding- und Offboarding-Workflows einrichten (auf Englisch):

Inhalte scannen

Admins können neu erstellte und bereits vorhandene Inhalte ihres Dropbox-Teams scannen, um Sicherheitsschwachstellen zu finden und zu vermeiden sowie Inhalte auf die Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien zu überprüfen. Erfahren Sie, wie Sie die Inhalte in Ihrem Dropbox-Team scannen (auf Englisch).

Hinweis: Admins können außerdem die Warnmeldung „Sensitive Data Scanned“ (Vertrauliche Daten gescannt) einrichten (auf Englisch).

Ergebnisse überprüfen

Admins können ihre gescannten Inhalte mit benutzerdefinierten Bedingungen überprüfen. Erfahren Sie, wie Sie die Ergebnisse Ihrer Inhaltsscans überprüfen.

Workflows über eine „Go Forward“-Richtlinie auslösen

Wenn eine Warnmeldung zum Scannen des Inhalts ausgegeben wurde, kann sie als Workflow-Ereignis genutzt werden. Erfahren Sie, wie Sie einen Workflow über eine „Go Forward“-Richtlinie auslösen.

Scan- oder Richtlinienverletzungen beheben

Admins haben konkrete Möglichkeiten zur Problembehebung, wenn Dateien eine von ihnen eingerichtete Richtlinie verletzen. Unter den folgenden Links erfahren Sie, welche Möglichkeiten Sie bei Richtlinienverletzungen haben (auf Englisch):