Erweiterte Steuerfunktionen für Teams und Inhalte

Dropbox Business Advanced- und Dropbox Business Enterprise-Kunden können das Add-on „Erweiterte Steuerfunktionen für Teams und Inhalte“ über das Vertriebsteam von Dropbox beziehen. Wenn Sie Team-Admin für Dropbox Business sind und mehr über dieses Add-on erfahren möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Customer Success Manager.

Mit dem BetterCloud-Add-on „Erweiterte Steuerfunktionen für Teams und Inhalte“ können Team-Admins ihre Dropbox Business-Teams mit einem einzigen Managementtool sicher bereitstellen, verwalten und steuern.

Team-Admins können mit diesem Add-on beispielsweise:

  • Daten auf vertrauliche Inhalte scannen und diese so besser schützen 
  • Teams automatisch auf die jeweiligen Sicherheitsstandards eines Unternehmens feinabstimmen
  • Teamaktivitäten im Auge behalten und umfassende Berichte erstellen
  • Anpassbare Workflows sowie das Mitarbeiter-Onboarding und Offboarding straffen

In der nachstehenden detaillierten Anleitung erfahren Admins, wie sie das Add-on für ihre Dropbox Business-Teams installieren und nutzen.

Add-on installieren und integrieren

So installieren Sie das Add-on „Erweiterte Steuerelemente für Teams und Inhalte“ und integrieren es in Dropbox:

  1. Führen Sie die in diesem Artikel und Video erläuterten Schritte zur Installation von BetterCloud aus (auf Englisch).
  2. Folgen Sie der Installationsanleitung je nach Identitätsanbieter:
  1. Folgen Sie der Anleitung in diesem Artikel, um Dropbox in BetterCloud zu integrieren (auf Englisch).

Warnmeldungen einrichten

Mit Warnmeldungen können Admins Sicherheitsbedenken in Echtzeit prüfen und Datenschwachstellen vermeiden. Unter den folgenden Links erfahren Sie, wie Sie das Feature für Warnmeldungen einrichten (auf Englisch):

Lesen Sie diesen Artikel, um alle Warnmeldungen für Dropbox zu sehen (auf Englisch).

Warnmeldung „File Shared Externally“

Die Warnmeldungen „File Shared Externally“ (Datei extern geteilt) und „Folder Shared Externally“ (Ordner extern geteilt) werden ausgegeben, wenn eine Dropbox-Datei bzw. ein -Ordner direkt mit jemandem außerhalb Ihres Dropbox-Teams geteilt wird. Admins können extern geteilte Dateien auch auf vertrauliche Inhalte scannen. Erfahren Sie, wie Sie die Warnmeldung „Files Shared Externally“ einrichten (auf Englisch).

Warnmeldung „Sensitive Data Scanned“

Die Warnmeldung „Sensitive Data Scanned“ (vertrauliche Daten gescannt) wird ausgegeben, wenn die Dateien Ihrer Domain vertrauliche Daten enthalten, und kann einen automatischen Wartungs-Workflow auslösen. Erfahren Sie, wie Sie die Warnmeldung „Sensitive Data Scanned“ einrichten (auf Englisch).

Hinweis: Diese Warnmeldung scannt nur Inhalte, die nach der Einrichtung des Add-ons erstellt wurden. Mit „Scans auswählen“ und „Dateiprüfungen“ können Admins ältere Inhalte scannen.

Automatisierte Workflows erstellen

Workflows erlauben Admins, Tätigkeiten in einem Dropbox Business-Team mit einer „Wenn…dann“-Bedingung zu automatisieren. Im Workflow Manager können Admins alle Arbeitsabläufe bzw. Workflows einsehen und steuern. Einen Überblick darüber, wie Sie Workflows erstellen, erhalten Sie unter den folgenden Links (auf Englisch):

Account Capture-Workflow

Admins können sich im Account Capture-Workflow (Workflow zur Kontoerfassung) darauf hinweisen lassen, wenn Teammitglieder ausgewählt wurden, ihr Dropbox-Konto für Einzelnutzer in das Dropbox Business-Teams zu migrieren. Diese Warnmeldung ist eine gute Gelegenheit zu überprüfen, ob die Einstellungen der jeweiligen Teammitglieder den Sicherheitsrichtlinien entsprechen. Erfahren Sie, wie Sie den Workflow Account Capture einrichten (auf Englisch).

Hinweis: Das Feature „Account Capture“ oder „All Users Capture“ (Erfassung aller Nutzer) steht nur Teams in Dropbox Business Enterprise zur Verfügung.

Mitarbeiter-Onboarding und -Offboarding

Bei Onboarding-Workflows können neue Teammitglieder automatisch allen nötigen Gruppen und Ordnern hinzugefügt werden. Bei Offboarding-Workflows kann der Zugriff auf vertrauliche Daten durch Mitarbeiter, die aus dem Dropbox-Team ausscheiden oder die Nutzerrolle wechseln, schnell beschränkt werden, und die Daten können schnell von verknüpften Geräten gelöscht werden. Unter den folgenden Links erfahren Sie, wie Sie die Onboarding- und Offboarding-Workflows einrichten (auf Englisch):

Inhalte scannen

Admins können neu erstellte und bereits vorhandene Inhalte in ihrem Dropbox Business-Team scannen, um Sicherheitsschwachstellen aufzuspüren und zu vermeiden und Inhalte auf die Einhaltung der Sicherheitsrichtlinien zu überprüfen. Erfahren Sie, wie Sie Inhalte in Ihrem Dropbox Business-Team scannen (auf Englisch).

Hinweis: Admins können außerdem die Warnmeldung „Sensitive Data scanned“ (Vertrauliche Daten gescannt) einrichten (auf Englisch)

Ergebnisse überprüfen

Admins können ihre gescannten Inhalte mit benutzerdefinierten Bedingungen überprüfen. Erfahren Sie, wie Sie die Ergebnisse Ihres Inhaltsscans überprüfen.

Workflows über eine „Go Forward“-Richtlinie auslösen

Wenn eine Warnmeldung zum Scannen des Inhalts ausgegeben wurde, kann sie als Workflow-Ereignis genutzt werden. Erfahren Sie, wie Sie einen Workflow über eine „Go Forward“-Richtlinie auslösen.

Scan- oder Richtlinienverletzungen beheben

Admins haben konkrete Möglichkeiten zur Problembehebung, wenn Dateien eine von ihnen eingerichtete Richtlinie verletzen. Unter den folgenden Links erfahren Sie, welche Möglichkeiten Sie bei Richtlinienverletzungen haben (auf Englisch):

Features für das Add-on „Erweiterte Steuerfunktionen für Teams und Inhalte“

Datensicherheit                                                                

  • Warnmeldungen für interne und externe Bedrohungen erstellen                                    
  • Vertrauliche Daten während des Uploads erfassen und schützen                         
  • Vertrauliche Daten in bestehenden Inhalten erfassen und schützen                   
  • Unbefugtes Teilen von Dateien und Ordnern verhindern                                  
  • Benutzerdefinierte Wartungs-Workflows erstellen                                                

Transparenz und Kontrolle                                                               

  • Alle Inhalte und Berechtigungen in einer einzigen Ansicht durchsuchen und überprüfen                      
  • Aktionen für viele Dateien und Ordner des gesamten Teams gleichzeitig vornehmen                      

User Lifecycle Management                                                          

  • Serviceanfrageprozesse mit Account Capture-Warnmeldungen und Workflows durchsetzen 
  • Nutzern je nach Gruppe, Hierarchie und Nutzerrolle Zugriff auf relevante Inhalte geben         
  • Benutzerdefinierte Offboarding-Workflows einrichten, die sich nahtlos in Ihre Prozesse einfügen                     
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