Datenklassifizierung in Dropbox

Dieses Feature befindet sich derzeit in der Betaphase und ist nur für einige Dropbox Business-Kunden verfügbar.
Mit dem Feature für die Datenklassifizierung können Admins von Dropbox Business-Teams private Informationen, die in Team-Ordnern gespeichert sind, ausfindig machen, klassifizieren und schützen, u. a. Kreditkarten-, Pass-, Bankkonto- und Sozialversicherungsnummern.

Abschnitte in diesem Artikel:

Automatische Datenklassifizierung aktivieren

Team-Admins können die automatische Suche nach privaten Informationen aktivieren. 

So aktivieren Sie die automatische Suche:

  1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Klassifizierung.
  4. Aktivieren Sie die Option Dateien im Hintergrund durchsuchen und kennzeichnen, indem Sie die Funktion auf Ein schalten.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Welche Arten von Daten erkannt werden

Die automatische Datenklassifizierung wird aktuell in Deutschland, Frankreich, Großbritannien, Kanada, Australien, Japan und den USA unterstützt.

So rufen Sie die Liste der Arten privater Informationen auf, die Dropbox derzeit erkennen kann:

  1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Klassifizierung.
  4. Suchen Sie unter Informationsarten nach dem Speicherort.

Durchsuchbare Dateiformate

Nur Dateien, die in Team-Ordnern abgelegt und nicht größer als 100 MB sind, können auf private Informationen durchsucht werden. Die folgenden Dateiformate können durchsucht werden:

.doc
.docx
.docm
.ppt
.pptx
.pptm
.csv
.xls
.xlsx
.xlsm
.pdf
.rtf
.txt
.vtt
.gdoc
.gsheet
.gslides
.paper
.papert

Hinweise:

  • Die folgenden Dateiformate kann Dropbox derzeit nicht auf private Informationen durchsuchen:
    • Passwortgeschützte Dateien
    • In den Ordnern von Teammitgliedern gespeicherte Dateien, die privat (nicht geteilt) sind oder direkt geteilt (d. h. nicht in einem Team-Ordner geteilt) wurden
    • Dateien mit mehr als 100 MB
  • Wann immer private Informationen klassifiziert werden, wird dies im Aktivitätsprotokoll des Teams festgehalten. 

Warnmeldungen beim externen Teilen von Inhalten

Admins erhalten Warnmeldungen zur Verhinderung des Datenverlusts (Data Loss Prevention (DLP)) per E-Mail, wenn Dateien oder Ordner, die sensible Informationen enthalten, außerhalb ihres Teams geteilt werden. 

Die E-Mail-Warnmeldung beinhaltet:

  • Dateinamen und -speicherort
  • Art und Schweregrad der Warnmeldung
  • Datum und Uhrzeit des Teilens 
  • Die Art(en) von Informationen, die in den geteilten Inhalten gefunden wurde
  • Welches Teammitglied die Inhalte geteilt hat
  • Empfänger der geteilten Inhalte

 

Admins können die Warnmeldungen in der Verwaltungskonsole überwachen und nötigenfalls den Zugriff auf die jeweiligen Inhalte sperren. 

So greifen Sie auf sämtliche DLP-Warnmeldungen zu:

  1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Sicherheit.
  4. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Warnmeldungen.

So entfernen Sie den Zugriff auf extern geteilte Inhalte:

  1. Öffnen Sie die DLP-Warnmeldung in Ihrer E-Mail oder in der Verwaltungskonsole.
  2. Klicken Sie oben rechts auf Zugriff verwalten.
  3. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben dem Namen des Empfängers und wählen Sie Entfernen aus.

Klassifizierungsbericht erstellen

Admins können einen Klassifizierungsbericht erstellen, um eine Liste mit Dateien mit personenbezogenen Daten abzurufen. Dieser Bericht enthält Angaben zu:

  • Dateinamen und -format
  • Dateispeicherort
  • Art der gefundenen Informationen
  • Ob die Inhalte extern geteilt wurden
  • Freigabemethode
  • Wer die Inhalte geteilt hat
  • Freigabeempfänger
  • Wann die Inhalte geteilt wurden

So erstellen Sie einen Klassifizierungsbericht:

  1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Klassifizierung.
  4. Klicken Sie unter Private Informationen auf Bericht erstellen

Es wird eine CSV-Datei erzeugt. Sie werden per E-Mail benachrichtigt, wenn der Bericht im Ordner „Berichte für Dropbox Business“ Ihres Admin-Kontos angesehen oder heruntergeladen werden kann.

Hinweis: Der Bericht kann erst erstellt werden, wenn der erste Suchlauf abgeschlossen wurde.

Erkennungsgenauigkeit

Das Feature für die Datenklassifizierung prognostiziert das Vorhandensein privater Informationen auf Grundlage einer Wahrscheinlichkeitsrechnung. Diese Prognosen können subjektiv sein und sind möglicherweise nicht 100 % genau.

Dateien von Teammitgliedern

Wenn Sie Mitglied eines Dropbox Business-Teams sind und ein Admin die Datenklassifizierung aktiviert hat, durchsucht Dropbox die Dateien Ihres Teams auf private Informationen. Das beinhaltet auch die Zuordnung gewisser Attribute zu Dateien, um Ihrem Admin zu helfen, sensible Daten im Konto Ihres Teams besser zu verwalten. Wenn Ihr Team aufgelöst wird, Sie Dropbox aber weiterhin verwenden, kann es sein, dass Dateien, die vormals Teil des Team-Kontos waren, weiterhin Attribute aufweisen, die mit der Datenklassifizierung verbunden sind.

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