Leitfaden für IT-Administratoren

Seit Herbst 2019 bietet Dropbox ein völlig neues Nutzererlebnis auf dem Desktop. Es umfasst eine neue Desktop-App, Verbesserungen an Dropbox in der Task- bzw. Menüleiste und den Dropbox-Ordner im Datei-Explorer bzw. Finder.

Dieser Leitfaden liefert einen Überblick über die aktuellen Änderungen, um IT-Admins dabei zu unterstützen, ihre Teams auf das neue Desktop-Erlebnis umzustellen und bezüglich der aktuellen Features und Integrationen auf dem Laufenden zu bleiben.

Das neue Desktop-Erlebnis von Dropbox

Das neue Desktop-Erlebnis von Dropbox bietet einen Smart Workspace, in dem herkömmliche Dateien, Cloud-Inhalte, Dropbox Paper-Dokumente und Webverknüpfungen an einem Ort Platz finden. 

Das Desktop-Erlebnis von Dropbox umfasst drei Komponenten:

Desktop-Komponenten von Dropbox

Abschnitte in diesem Artikel:

Dropbox-Desktop-App

Die neue Desktop-App zeigt all die Dateien und Ordner des Dropbox-Ordners im Datei-Explorer (Windows) bzw. Finder (Mac) sowie auf dropbox.com an, aber im Rahmen eines viel besser strukturierten und leistungsstärkeren Arbeitsbereichs.

Nutzer können Dateien und Ordner ganz leicht per Drag & Drop der App hinzufügen. Der Inhalt wird im Dropbox-Ordner angezeigt und auf dropbox.com sowie für alle Personen, für die diese Dateien freigegeben wurden, synchronisiert.

Dropbox-Desktop-App

Features der Desktop-App

Die neue Dropbox-Desktop-App ermöglicht Nutzern Folgendes:

Nutzerzugriff

Die neue Dropbox-Desktop-App steht bereits allen Nutzern zur Verfügung, die die aktuellen Client-Builds von Windows oder Mac verwenden.

Darüber hinaus können Nutzer die App unter www.dropbox.com/downloading herunterladen.

Anfängliches Nutzererlebnis

Nutzer sehen bei ihrer Arbeit mit dem neuen Desktop-Erlebnis nach wie vor das Dropbox-Symbol in der Taskleiste (Windows) bzw. der Menüleiste (Mac).

Der Dropbox-Ordner ist außerdem genau wie zuvor im Datei-Explorer (Windows) bzw. im Finder (Mac) vorhanden.

Nutzer können weiterhin über die Taskleiste bzw. die Menüleiste auf Dropbox zugreifen. Durch Klicken auf das Ordnersymbol wird der Dropbox-Ordner standardmäßig im Datei-Explorer (Windows) bzw. im Finder (Mac) geöffnet.

Hinweis: Admins können Änderungen an den Standardeinstellungen des Teams vornehmen und einzelne Nutzer haben die Möglichkeit, ihre eigenen Einstellungen zu ändern, um Ordner in der Desktop-App anstelle von Datei-Explorer oder Finder zu öffnen.

Dropbox-Start über das Ordnersymbol

Einführung für Nutzer

Beim ersten Zugriff auf die neue Dropbox-Desktop-App wird den Nutzern die folgende Einführung angezeigt:

Features und Änderungen

Dropbox in der Taskleiste oder Menüleiste

Sie finden die Ihnen bekannten Tabs Zuletzt und Benachrichtigungen weiterhin unter Dropbox in der Taskleiste (Windows) und der Menüleiste (Mac).

Nutzer können jetzt auch den Tab Für mich mit einer nutzerspezifischen Liste ausgewählter Dateien und Ordner sehen, einschließlich Meine Highlights, als Favoriten markierte Inhalte sowie Kalendertermine und Meetings.

Hinweis: Nutzer können Dropbox beibringen, welche Dateien eher vernachlässigt werden können, indem sie mit der rechten Maustaste auf ein Highlight doppelklicken und dann auf Highlight schließen klicken.

Außerdem haben Nutzer folgende Möglichkeiten:

  • Beim Bewegen des Mauszeigers über Elemente in den Tabs Zuletzt oder Für mich können diese zu Favoriten hinzugefügt oder freigegeben werden bzw. es können Links hierzu erstellt werden.
  • Durch Klicken auf das Pluszeichen (+) können neue Inhalte mithilfe von Dropbox Paper, G Suite und Microsoft Office erstellt werden.
  • Sie können ihren Kalender verknüpfen, um auf Meetings zuzugreifen, die über Google Hangouts, Google Meet oder Zoom-Konferenzen erstellt wurden.
Dropbox in der Taskleiste oder Menüleiste

Dropbox Spaces

Dropbox Spaces liefert eine Übersicht, die Nutzern dabei hilft, ihre Inhalte zu organisieren und Dateiaktivitäten, Kommentare und Aufgaben stets im Blick zu behalten.

Um einen beliebigen Ordner in einem Dropbox-Konto zu einem Dropbox Space zu machen, fügen Sie ihm einfach eine Übersicht oder bestimmte Features hinzu. Hinzugefügte Features wie angeheftete Dateien, Notizen, Listen, Aufgaben, @Erwähnungen und Links werden allen Nutzern beim Öffnen des Dropbox Space sofort in der Desktop-App, der mobilen App oder auf dropbox.com angezeigt.

Übersicht über Dropbox Spaces

Nutzer können anderen Personen Bearbeitungs- oder Lesezugriff auf einen Space geben, genau wie es für einen Ordner der Fall ist. Und wenn ein Ordner in einen Space umgewandelt wird, erhält dieser automatisch dieselben Zugriffsrechte für dieselben Personen. Nur Personen mit Bearbeitungszugriff zu einem Space können dessen Features bearbeiten.

Nutzer können einen Dropbox Space erstellen, indem sie Folgendes hinzufügen:

Dropbox Transfer

Mit Dropbox Transfer können Nutzer bequem Dateien versenden, die nicht gemeinsam bearbeitet werden müssen. Dropbox Transfer ist beispielsweise praktisch, wenn sie ein fertiges Produkt oder einen Vertrag an einen Kunden senden möchten. 

Mit Dropbox Transfer ist Folgendes möglich:

  • Je nach Abo bis zu 100 GB pro Transfer senden
  • Kennwortgeschützte Transfers
  • Festlegen einer Gültigkeitsdauer für einen Transfer
  • Download-Benachrichtigungen für Transfers
  • Infos zu Aufrufen und Downloads jedes Transfers 
  • Individuelles Logo und Hintergrund zu einem Transfer hinzufügen

Dropbox Transfer aktivieren

Team-Admins können in der Verwaltungskonsole Dropbox Transfer für Teams aktivieren.

  1. Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie in der linken Spalte auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie auf Einstellungen.
  4. Klicken Sie auf Freigabe.
  5. Blättern Sie zu Dateifreigabe mit Dropbox Transfer und schalten Sie diese Einstellung auf Ein.
  6. Klicken Sie zur Bestätigung der Änderungen auf Speichern.
Verwaltungskonsole in Dropbox

Slack- und Zoom-Integrationen

Dropbox-Integrationen für Slack und Zoom ermöglichen es Nutzern, Inhalte und Diskussionen darüber miteinander zu verbinden. Admins können in der Verwaltungskonsole App-Integrationen für ihr Team verwalten.

Slack in Dropbox

Mit der Slack-Integration können Nutzer Dateien freigeben und direkt von einer Dropbox-Datei aus Slack-Nachrichten senden. Nutzer können in Slack sehen, wer ihre Dateien freigegeben hat sowie wann und über welche Channels. Sobald die App verknüpft ist, werden diese Informationen im Bereich Aktivität in der Dateivorschau angezeigt.

Hinweis: Wenn der Eigentümer der Dateien keinen Zugriff auf den Channel oder die Nachricht hat, in der bzw. in dem die Datei freigegeben wurde, sehen Sie in der Slack-Aktivität keine näheren Angaben.

Zoom in Dropbox

Mit der Zoom-Integration können Nutzer Dateien in Zoom präsentieren, Nachrichten an Zoom-Kontakte senden und direkt aus Dropbox Zoom-Meetings erstellen und daran teilnehmen.  Nutzer können von der neuen Dropbox-Desktop-App aus auf Zoom-Meetings zugreifen, ohne Zoom öffnen zu müssen. Wenn ein Kalender verknüpft ist, können Nutzer Zoom-Meetings direkt von der Desktop-App aus hinzufügen. Nutzer können sehen, wer sonst noch seine Dateien in Zoom präsentiert hat. Diese Informationen sind in der jeweiligen Dateivorschau im Bereich Aktivität einsehbar.

Bildersuche

Mit der Bildersuche kann Ihr Team Bilder nach ihrem Inhalt durchsuchen und so das Gesuchte unabhängig vom Dateinamen schneller finden. 

Bildersuche

Nutzer brauchen weniger Zeit für das Durchsuchen von Speicherorten und Dateinamen und finden Bilder direkt über die neue Desktop-App bzw. dropbox.com. Sie müssen keine Tags mehr hinzufügen oder Dateien umbenennen, um Bilder in Ihrem Dropbox-Konto zu finden.

Hinweis: Dieses Feature steht über den Vorabzugriff zur Verfügung.  

Dropbox-App für Mobilgeräte

Viele der aktuellen Features des neuen Desktop-Erlebnisses von Dropbox stehen auch in der Dropbox-App für Mobilgeräte zur Verfügung. Helfen Sie Ihrem Team bei der Strukturierung von Inhalten und bleiben Sie überall auf dem neuesten Stand. 

  • Sehen Sie sich Übersichten und angeheftete Inhalte in Dropbox Spaces an
  • Nutzen Sie mit der Desktop-App oder über dropbox.com hinzugefügte Verknüpfungen 
  • Geben Sie Inhalte mit Slack und Zoom über Links frei
  • Kommentieren Sie direkt in Dateien 
  • Behalten Sie Dateiaktivitäten im Blick
  • Erstellen und speichern Sie webbasierte Dateien mit Microsoft Office Mobile und Dropbox Paper
Übersicht über die App für Mobilgeräte

Einstellungen und Standards

Standardeinstellungen für die neue Dropbox-Desktop-App vornehmen

Durch Klicken auf das Ordnersymbol in Dropbox über die Taskleiste (Windows) bzw. die Menüleiste (Mac) wird standardmäßig der Dropbox-Ordner im Datei-Explorer bzw. Finder geöffnet.

Team-Admins können die Dropbox-Desktop-App als Standard-Dateibrowseransicht für Nutzer konfigurieren. So ändern Sie die Standardeinstellung:

  1. Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie in der linken Spalte auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie auf Einstellungen.
  4. Klicken Sie auf Dropbox-Desktop-App – Standardeinstellungen.
  5. Wählen Sie im Dropdown-Menü für die Konfigurationseinstellungen Dropbox-Desktop-App aus.
  6. Klicken Sie zur Bestätigung der Änderungen auf Speichern.
Standardeinstellungen der Desktop-App vornehmen

Die Dropbox-Desktop-App nutzerseitig finden

Wenn die Dropbox-Desktop-App nicht von einem Admin als Standard-Dateianzeige eingerichtet wurde, können Nutzer die App auf verschiedene Weise finden.

  • Durch Auswahl von In Dropbox ansehen bei einem Eintrag in Dropbox in der Taskleiste (Windows) bzw. in der Menüleiste (Mac)
  • Durch erneutes Aufrufen von Dropbox über das Menü Anwendungen bei laufendem Client
  • Über eine @Erwähnung eines anderen Nutzers, der die Desktop-App verwendet
  • Durch Änderung der Standardeinstellungen zu Ordner in der Desktop-App öffnen

Hinweis: Sobald der Nutzer die neue Desktop-App von Dropbox gefunden hat, wird sie zur Standardansicht. Admins haben die Möglichkeit, die Standardeinstellung in der Verwaltungskonsole zu ändern.

Dropbox-Einstellungen

Auf die Dropbox-Desktop-App zugreifen

Sobald ein Admin aktiviert, dass Dateien und Ordner standardmäßig in der Dropbox-Desktop-App geöffnet werden und nicht im Datei-Explorer (Windows) bzw. im Finder (Mac), haben Nutzer verschiedene Möglichkeiten, um auf die App zuzugreifen. 

  • Sie können Dropbox in der Taskleiste (Windows) bzw. in der Menüleiste (Mac) öffnen und auf das Ordnersymbol klicken
  • Sie können einen beliebigen Dropbox-Ordner in der Taskleiste oder der Menüleiste öffnen
Zugriff auf die Desktop-App

Hinweis: Nutzer können unabhängig von der Standardeinstellung auswählen, wo Dropbox-Ordner in der Taskleiste (Windows) oder der Menüleiste (Mac) geöffnet werden sollen. Und zwar so:

  1. Auf das Ordnersymbol klicken
  2. Ordner auswählen
  3. Auf die Auslassungspunkte (…) klicken und In Dropbox ansehen, Im Datei-Explorer/Finder ansehen oder Auf Dropbox.com ansehen auswählen

Standardeinstellungen für die neue Dropbox-Desktop-App

Sobald die Dropbox-Desktop-App von einem Admin als Standard-Dateianzeige eingerichtet und von einem Nutzer gefunden wurde, können Nutzer diese Einstellung übersteuern.

So öffnen Sie als Nutzer Dropbox-Ordner wieder im Datei-Explorer (Windows) bzw. Finder (Mac):

  1. Klicken Sie auf das Dropbox-Symbol in der Taskleiste (Windows) bzw. der Menüleiste (Mac). 
  2. Klicken Sie auf das Profilbild bzw. die Initialen.
  3. Klicken Sie auf Einstellungen ….
  4. Klicken Sie neben Ordner öffnen in: auf das Dropdown-Menü und wählen Sie Finder/Datei-Explorer aus.

Ressourcen

FAQ

Ändert sich mit der neuen Desktop-App die Art und Weise, wie Dateien synchronisiert werden?

Nein. Die Art und Weise, wie die Dateien auf einem Rechner synchronisiert werden, ändert sich auch mit der neuen Dropbox-Desktop-App nicht. Nutzer können genau wie bisher den Dropbox-Ordner im Finder (Mac) oder Datei-Explorer (Windows) verwenden.

Erfordert die neue Dropbox-Desktop-App zusätzliche Rechnerressourcen?

Nein. Die Systemanforderungen für die Dropbox-Desktop-App haben sich nicht geändert. Um den Speicher- und Prozessorverbrauch zu senken, können Nutzer festlegen, dass Ordner automatisch im Dropbox-Ordner statt in der Desktop-App geöffnet werden.

Wird die neue Dropbox-Desktop-App von Linux unterstützt?

Nein. Es ist nicht geplant, die Dropbox-Desktop-App für Linux zur Verfügung zu stellen.

Können Nutzer wieder zur Verwendung des Dropbox-Ordners im Finder bzw. Datei-Explorer zurückwechseln?

Ja. Die neue Desktop-App ändert nichts am Dropbox-Ordner im Finder bzw. Datei-Explorer. Nutzer können diesen weiterhin wie gewohnt verwenden und ihre eigenen Einstellungen so ändern, dass sie standardmäßig den Dropbox-Ordner oder die Desktop-App öffnen.

Können Admins die neue Dropbox-Desktop-App für einzelne Nutzer oder das gesamte Team deaktivieren?

Nein. Zurzeit können Admins den Dropbox-Ordner im Datei-Explorer bzw. Finder als Standard-Dateibrowseransicht für Nutzer konfigurieren, sie können die Desktop-App aber nicht komplett deaktivieren. Nutzer können diese Standardeinstellung für sich selbst ändern, wenn sie lieber die Desktop-App verwenden. Admin-Tools zur Deaktivierung der App werden eventuell in Zukunft eingeführt.

Können Admins nachverfolgen, welche Nutzer die Dropbox-Desktop-App verwenden?

Nein. Es ist zurzeit nicht möglich, die Verwendung der neuen Dropbox-Desktop-App zentral nachzuverfolgen.

Ist es möglich, in der neuen Dropbox-Desktop-App Team-Ordner zu erstellen?

Nein. Team-Ordner können zurzeit nur in derVerwaltungskonsole erstellt werden.

Können Admins Integrationen deaktivieren, die nicht von ihrem Team genutzt werden?

Ja. Admins können App-Integrationen wie Trello, G Suite, Slack und Zoom über die Verwaltungskonsole managen. Die Aktivierung oder Deaktivierung von Integrationen kann für das gesamte Team oder für einzelne Nutzer erfolgen.

Wie werden Kommentare auf verschiedenen Plattformen angezeigt?

Kommentare werden zwischen der Dropbox-Desktop-App, der mobilen App und dropbox.com synchronisiert. Kommentare werden in der Desktop-App rechts neben einer Datei, auf dropbox.com rechts neben der Dateivorschau und in der mobilen Dropbox-App unter der Dateivorschau angezeigt.

Können Admins das Kommentieren von Dateien in der Dropbox-Desktop-App deaktivieren?

Nein. Admins können die Kommentarfunktion zurzeit nicht von der Desktop-App aus verwalten.

Wie werden Dateien in die neue Dropbox-Desktop-App hochgeladen?

Nutzer können Dateien ganz einfach per Drag & Drop im Ordner oder Dropbox Space ablegen, in dem diese gespeichert und synchronisiert werden sollen. Es gibt in der Desktop-App keine „Upload“-Schaltfläche bzw. keinen entsprechenden Prozess.

Wie wird ein Dropbox Space erstellt?

Ein vorhandener Ordner wird in einen Space umgewandelt, indem diesem eine Übersicht hinzugefügt wird. In der Übersicht können Beschreibungen, Listen, @Erwähnungen, Aufgaben und Links erstellt werden, die dann für all diejenigen Personen sichtbar sind, für die der Space freigegeben wurde. 

Können Admins die Übersicht eines Space sperren, damit diese nicht bearbeitet werden kann?

Nein. Alle Nutzer mit Bearbeitungszugriff können die Übersicht eines Dropbox Space ändern. Um eine unerwünschte Änderung der Übersicht zu vermeiden, kann der Eigentümer des Space die Freigabeberechtigungen auf Kann betrachten einstellen. Dann können andere Nutzer die Übersicht ansehen, diese jedoch nicht bearbeiten.

Sind Spaces im Datei-Explorer bzw. Finder sichtbar?

Nein. Die Übersicht und die Features eines Dropbox Space können auf dropbox.com, der Dropbox-Desktop-App sowie der mobilen Dropbox-App angesehen werden.

Können Spaces auf Ordner zurückgesetzt werden?

Ja. Ein Space wird wieder in einen Ordner umgewandelt, indem Sie die Übersicht, einschließlich jeglicher angehefteter Inhalte, entfernen.

Welche Dateitypen können in Dropbox in der Vorschau dargestellt werden?

Dropbox arbeitet fortwährend daran, die Funktionalität des Vorschau-Features auf allen Plattformen zu erweitern. Die Liste der zurzeit unterstützen Dateitypen steht im Hilfecenter zur Verfügung. 

Können Nutzer vorhandene Google Docs, Tabellen oder Präsentationen von Google Drive nach Dropbox migrieren?

Nein. Es ist zurzeit nicht möglich, vorhandene Inhalte von G Suite nach Dropbox zu verschieben. Sie können den Inhalt jedoch in eine neue G Suite-Datei kopieren, die in Dropbox erstellt wurde. 

Bitte wenden Sie sich bei weiteren Fragen an Ihren Customer Success Manager oder support@dropbox.com.

Hilfecenter-Ressourcen

Hier finden Sie weitere Ressourcen und Infos, um Ihr Team mit einem Smart Workspace von Dropbox auszustatten.

Umstellung auf die neue Dropbox

Was sich mit der neuen Dropbox ändert

Überblick über die Dropbox-Desktop-App

Dropbox Spaces

Dropbox Transfer verwenden

Kalender und Meetings mit Dropbox verknüpfen

Drittanbieter-Integrationen

Dropbox-Hilfecenter

Dropbox-Kurzanleitungen

Dropbox-Community 

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