Legal Holds verwalten

Legal Holds ist ein Feature zur Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht und steht Dropbox Business-Teams zur Verfügung, die das Add-on für Data Governance gekauft haben. Wenn Sie das Add-on für Data Governance kaufen möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Dropbox-Kundenberater oder füllen Sie das Dropbox Business-Kontaktformular aus.

Wenn einem Teammitglied ein Legal Hold zur Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht auferlegt wird, können Team-Admins alle von diesem Mitglied erstellten und bearbeiteten Inhalte sehen und exportieren. Mitglieder, denen ein Legal Hold auferlegt wird, werden nicht darüber informiert und behalten ihre bisherigen Zugriffsrechte zum Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Dateien.

Team-Admins können:

Hinweis: Nutzer- und Support-Admins können keine Legal Holds erstellen oder verwalten.

Einen Legal Hold erstellen

So erstellen Sie einen Legal Hold:

  1. Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto unter dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie auf Einstellungen.
  4. Klicken Sie auf Data Governance.
  5. Klicken Sie auf Legal Holds (Aufbewahrungspflicht).
  6. Klicken Sie auf Neuer Hold.
  7. Geben Sie den Namen und die Beschreibung des Legal Hold ein und klicken Sie dann auf Weiter.
  8. Geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen aller Mitglieder ein, denen Sie einen Legal Hold zur Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht auferlegen möchten, und klicken Sie auf Weiter.
    • Ein Legal Hold kann bis zu fünf Mitglieder umfassen
  9. Wählen Sie ein Anfangs- und Enddatum für den Legal Hold aus.
    • Das Anfangsdatum kann in der Vergangenheit oder in der Gegenwart liegen, aber nicht in der Zukunft
    • Das Enddatum kann in der Vergangenheit, in der Gegenwart oder in der Zukunft liegen oder Sie können die Option Kein Enddatum festlegen auswählen
  10. Klicken Sie auf Aktivieren.

Wenn Sie einen Legal Hold erstellen, dessen Anfangsdatum in der Vergangenheit liegt, kann die Aktivierung eine Weile dauern. Sie werden per E-Mail benachrichtigt, sobald der Legal Hold aktiv ist.

Hinweis: Ein Legal Hold gilt solange als aktiv, bis er vom Team-Admin beendet wird – auch wenn das Enddatum schon verstrichen ist. Nach dem Enddatum werden neue Dateiversionen nicht mehr kopiert, aber die vorhandenen Kopien bleiben bis zur Beendigung des Legal Hold verfügbar.

Welche Arten von Dateien können mit einem Legal Hold belegt werden?

Wenn Sie einen Legal Hold erstellen, werden Kopien aller Dateien aufbewahrt, die ein Mitglied im Zeitraum zwischen dem Anfangs- und dem Enddatum des Legal Hold erstellt oder bearbeitet hat. Ausnahmen gelten für:

  • Cloud-Dokumente einschließlich Dropbox Paper-Dokumenten und Google Docs/Tabellen/Präsentationen
  • Dateien, für die das Mitglied nur eine Vorschau angesehen hat
  • Dateien, auf das Mitglied zwar Zugriff hat, die es aber nicht bearbeitet hat
  • Dateien, die erstellt und bearbeitet wurden, bevor der Nutzer Mitglied des Teams wurde
  • Dateien, auf die das Mitglied zum Zeitpunkt der Erstellung des Legal Hold keinen Zugriff mehr hatte

Hinweis: In seltenen Fällen kann es vorkommen, dass Dateien, auf die das Mitglied kurz nach dem Erstellen oder Bearbeiten den Zugriff verliert, nicht aufbewahrt werden.

Wem kann ich einen Legal Hold auferlegen?

Sie können aktiven, eingeladenen und gesperrten Mitgliedern Ihres Teams (auch anderen Team-Admins und sich selbst) einen Legal Hold auferlegen.

Gelöschten Mitgliedern, ganzen Gruppen oder ganzen Teams können Sie keinen Legal Hold auferlegen. Sie können aber ein Mitglied löschen, während es mit einem Legal Hold belegt ist.

Einen Legal Hold ansehen

So können Sie einen aktiven oder beendeten Legal Hold jederzeit aufrufen:

  1. Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto unter dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie auf Einstellungen.
  4. Klicken Sie auf Data Governance.
  5. Klicken Sie auf Legal Holds (Aufbewahrungspflicht).
  6. Wechseln Sie zwischen den Tabs Aktiv und Beendet, um alle Legal Holds Ihres Teams zu sehen.

Einen Legal Hold bearbeiten

Sie können den Namen und die Beschreibung eines Legal Hold ändern und Mitglieder hinzufügen oder entfernen. Anfangs- und Enddatum des Legal Hold können allerdings nicht geändert werden. So bearbeiten Sie einen Legal Hold:

  1. Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto unter dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie auf Einstellungen.
  4. Klicken Sie auf Data Governance.
  5. Klicken Sie auf Legal Holds (Aufbewahrungspflicht).
  6. Klicken Sie auf das Kästchen, das angezeigt wird, wenn Sie den Mauszeiger über den Namen des zu bearbeitenden Legal Hold bewegen.
  7. Klicken Sie auf Hold bearbeiten.
  8. Geben Sie den Namen oder die Beschreibung des Legal Hold ein.
  9. Klicken Sie auf Weiter.
  10. Fügen Sie Mitglieder hinzu oder entfernen Sie sie.
  11. Klicken Sie auf Weiter.
  12. Prüfen Sie Ihre Änderungen.
  13. Klicken Sie auf Speichern.

Einen Legal Hold beenden

Wenn ein Legal Hold nicht mehr gebraucht wird, können Sie ihn beenden. Dabei werden alle im Rahmen dieses Legal Hold aufbewahrten Dateien entfernt. Dieser Schritt kann nicht rückgängig gemacht werden. So beenden Sie einen Legal Hold:

  1. Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto unter dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie auf Einstellungen.
  4. Klicken Sie auf Data Governance.
  5. Klicken Sie auf Legal Holds (Aufbewahrungspflicht).
  6. Klicken Sie auf das Kästchen, das angezeigt wird, wenn Sie den Mauszeiger über den Namen des zu beendenden Legal Hold bewegen.
  7. Klicken Sie auf Hold beenden.

Einen Legal Hold exportieren

Um zu sehen, welche Dateien im Rahmen des Legal Hold aufbewahrt werden, ohne aber den Hold komplett zu exportieren, können Sie die Zusammenfassung im CSV-Format exportieren.

Legal Holds können in einen beliebigen Ordner in Ihrem Dropbox-Konto exportiert werden. Der Export enthält alle Dateiversionen, die Mitglieder erstellt und bearbeitet haben, während der Legal Hold aktiv war.

Hinweise:

  • Dateien, die in den letzten 24 Stunden vor dem Export erstellt wurden, sind unter Umständen noch nicht enthalten
  • Alle Datei- und Ordnernamen im Export werden in Kleinbuchstaben geschrieben

So exportieren Sie einen Legal Hold:

  1. Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto unter dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie auf Einstellungen.
  4. Klicken Sie auf Data Governance.
  5. Klicken Sie auf Legal Holds (Aufbewahrungspflicht).
  6. Klicken Sie auf das Kästchen, das angezeigt wird, wenn Sie den Mauszeiger über den Namen des zu beendenden Legal Hold bewegen.
  7. Klicken Sie auf Hold exportieren.
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