Dropbox-Gruppen
In diesem Artikel geht es um ein Feature, das nur in Verbindung mit Dropbox Standard, Advanced, Business, Business Plus und Enterprise zur Verfügung steht.
Sie möchten Dropbox mit Ihrem Team verwenden? Erfahren Sie mehr über die Abos für Dropbox-Teams.
Mit Dropbox-Teams können Sie die Mitglieder Ihres Teams in Gruppen zusammenfassen. Dann geben Sie einfach einen Ordner oder eine Datei für eine Gruppe frei, um automatisch allen Gruppenmitgliedern Zugriff darauf zu geben. Es gibt zwei Arten von Gruppen:
- Unternehmensverwaltete Gruppen
- Nutzerverwaltete Gruppen
Die Unterschiede zwischen diesen Gruppentypen finden Sie in der folgenden Tabelle.
|
Unternehmensverwaltete Gruppen |
Nutzerverwaltete Gruppen |
Gruppenerstellung |
Nur Administratoren können Gruppen erstellen |
Administratoren und Teammitglieder (falls von Administratoren erlaubt) |
Anfrage für Beitritt stellen |
Teammitglieder können keine Beitrittsanfragen stellen |
Teammitglieder können eine Anfrage auf Beitritt zur Gruppe stellen |
Eine Gruppe verlassen |
Teammitglieder können eine Gruppe nicht selbst verlassen |
Teammitglieder können eine Gruppe selbst verlassen |
Mitglieder hinzufügen/entfernen |
Nur Administratoren können Teammitglieder einer Gruppe hinzufügen oder daraus entfernen |
Sowohl Administratoren als auch Gruppenmanager können Mitglieder zu einer Gruppe hinzufügen oder daraus entfernen |
Eigentumsrecht der Gruppe übertragen |
Administratoren können eine unternehmensverwaltete Gruppe in eine nutzerverwaltete Gruppe umwandeln |
Administratoren können eine nutzerverwaltete Gruppe in eine unternehmensverwaltete Gruppe umwandeln, um sie besser verwalten zu können |
Dieses Video enthält einen kurzen Überblick zu Dropbox-Gruppen.
Eine Gruppe erstellen
Teammitglieder können nutzerverwaltete Gruppen erstellen, sofern ihr Administrator ihnen die Berechtigung dazu erteilt hat. Das geht so:
- Melden Sie sich mit Ihrem Geschäftskonto auf dropbox.com an.
- Klicken Sie auf Ihr Profilbild bzw. Ihre Initialen.
- Klicken Sie auf Teams und Gruppen ansehen.
- Klicken Sie auf Gruppe erstellen.
- Geben Sie einen Namen für die Gruppe ein.
- Hinweis: Alle Teammitglieder sehen diesen Namen und verwenden ihn, um die Gruppe zu weiteren freigegebenen Ordnern einzuladen. Als Gruppenmanager können Sie den Namen der Gruppe jederzeit ändern.
- Klicken Sie auf Erstellen.
Nur Dropbox-Admins können eine unternehmensverwaltete Gruppe erstellen. Das geht so:
- Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
- Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
- Klicken Sie auf Gruppen.
- Klicken Sie auf Gruppe erstellen.
- Geben Sie einen Namen für die Gruppe ein.
- Wählen Sie aus, ob die Gruppe unternehmens- oder nutzerverwaltet sein soll.
- Klicken Sie auf Erstellen.
Hinweis: Wie Sie den Zugriff ändern erfahren Sie im Abschnitt Admin-Einstellungen für Gruppen.
Hinweise:
- Die Gruppe „Alle bei [Name Ihres Teams]“ kann nicht geändert werden, da es sich um eine von Dropbox erstellte Gruppe handelt.
- Wenn Ihr Team mehr als 1.000 Mitglieder hat, ist diese Feature nicht verfügbar, da Team-Ordner auf 1.000 Mitglieder begrenzt sind.
Mitglieder einer Gruppe hinzufügen
Nutzer, die Sie einer Gruppe hinzufügen, werden zu allen freigegebenen Ordnern eingeladen, die für die Gruppe freigegeben wurden.
Gruppenmanager können einer nutzerverwalteten Gruppe jederzeit Nutzer hinzufügen oder sie daraus entfernen. Das geht so:
- Melden Sie sich mit Ihrem Geschäftskonto auf dropbox.com an.
- Klicken Sie auf Ihr Profilbild bzw. Ihre Initialen.
- Klicken Sie auf Teams und Gruppen ansehen.
- Klicken Sie auf den Namen der Gruppe, der Sie Mitglieder hinzufügen möchten.
- Klicken Sie auf Nutzer hinzufügen.
- Geben Sie den Namen der Person ein, die Sie einladen möchten, und klicken Sie auf Nutzer hinzufügen.
Hinweise:
- Die Teammitglieder sehen alle Gruppen, die es in ihrem Team gibt, und können den Beitritt zu einer nutzerverwalteten Gruppe beantragen, sofern diese Option nicht von einem Administrator deaktiviert wurde.
- Teammitglieder können nur die Mitglieder jener Gruppen sehen, denen sie bereits selbst angehören.
Nur Administratoren können einer unternehmensverwalteten Gruppe Mitglieder hinzufügen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
- Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
- Klicken Sie auf Gruppen.
- Klicken Sie auf den Namen der Gruppe, der Sie Mitglieder hinzufügen möchten.
- Klicken Sie auf Nutzer hinzufügen.
- Geben Sie den Namen der Person ein, die Sie einladen möchten, und klicken Sie auf Nutzer hinzufügen.
Hinweis: Bei unternehmensverwalteten Gruppen können die Teammitglieder keine Beitrittsanfragen stellen.
Mitglieder aus einer Gruppe entfernen
Gruppenmanager können jederzeit Nutzer hinzufügen oder entfernen. Das geht so:
- Melden Sie sich mit Ihrem Geschäftskonto auf dropbox.com an.
- Klicken Sie auf Ihr Profilbild bzw. Ihre Initialen.
- Klicken Sie auf Teams und Gruppen ansehen.
- Klicken Sie auf den Namen der Gruppe, aus der Sie Mitglieder entfernen möchten.
- Klicken Sie auf das Zahnradsymbol neben dem Namen des Mitglieds und wählen Sie Nutzer entfernen aus.
- Klicken Sie zur Bestätigung noch einmal auf Entfernen.
Hinweis: Durch das Entfernen eines Nutzers aus einer Gruppe wird dieser Nutzer aus allen freigegebenen Ordnern und Team-Ordnern entfernt, auf die die Gruppe zugreifen kann.
Nur Administratoren können Nutzer aus einer unternehmensverwalteten Gruppe entfernen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
- Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
- Klicken Sie auf Gruppen.
- Klicken Sie auf den Namen der Gruppe, aus der Sie Mitglieder entfernen möchten.
- Klicken Sie auf das X neben dem Namen des Nutzers, den Sie entfernen möchten.
- Klicken Sie auf Entfernen.
Den Namen einer Gruppe ändern
Gruppenmanager können den Namen einer nutzerverwalteten Gruppe jederzeit ändern. Das geht so:
- Melden Sie sich mit Ihrem Geschäftskonto auf dropbox.com an.
- Klicken Sie auf Ihr Profilbild bzw. Ihre Initialen.
- Klicken Sie auf Teams und Gruppen ansehen.
- Klicken Sie auf die Gruppe, die Sie bearbeiten möchten.
- Klicken Sie auf Gruppe bearbeiten.
- Geben Sie den neuen Gruppennamen ein und klicken Sie dann auf Änderungen speichern.
Nur Administratoren können den Namen einer unternehmensverwalteten Gruppe ändern. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
- Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
- Klicken Sie auf Gruppen.
- Klicken Sie auf den Gruppennamen, den Sie ändern möchten.
- Klicken Sie auf Gruppe bearbeiten.
- Geben Sie den neuen Gruppennamen ein und klicken Sie dann auf Änderungen speichern.
Einen Gruppenmanager hinzufügen oder ändern
Nur nutzerverwaltete Gruppen können Gruppenmanager hinzufügen oder ändern. Gruppenmanager können eine nutzerverwaltete Gruppe bearbeiten oder löschen. Außerdem können sie der Gruppe Nutzer hinzufügen und sie daraus entfernen. Eine Gruppe kann mehrere Manager haben.
Einer nutzerverwalteten Gruppe einen Gruppenmanager hinzufügen oder ihn ändern
- Melden Sie sich mit Ihrem Geschäftskonto auf dropbox.com an.
- Klicken Sie auf Ihr Profilbild bzw. Ihre Initialen.
- Klicken Sie auf Teams und Gruppen ansehen.
- Klicken Sie auf die Gruppe, der Sie einen Manager hinzufügen möchten.
- Klicken Sie auf das Zahnradsymbol neben dem Namen des Nutzers, den Sie als Gruppenmanager hinzufügen möchten.
- Klicken Sie zur Bestätigung noch einmal auf Managerrechte zuweisen.
Wenn Sie Ihre Managerrechte an jemand anders übertragen möchten, fügen Sie zuerst anhand der obigen Schritte einen Manager hinzu. Anschließend können Sie entweder Ihre eigenen Managerrechte entfernen oder die Gruppe vollständig verlassen. Das geht so:
- Melden Sie sich mit Ihrem Geschäftskonto auf dropbox.com an.
- Klicken Sie auf Ihr Profilbild bzw. Ihre Initialen.
- Klicken Sie auf Teams und Gruppen ansehen.
- Klicken Sie auf eine Gruppe.
- Klicken Sie auf das Zahnradsymbol rechts neben Ihrem Namen.
- Wenn Sie Ihre Managerberechtigungen abgeben und als Teammitglied in der Gruppe bleiben möchten, wählen Sie Managerrechte entziehen aus und klicken Sie dann zur Bestätigung noch einmal auf Managerrechte entziehen.
- Wenn Sie die Gruppe verlassen möchten, wählen Sie Nutzer entfernen aus und klicken Sie dann zur Bestätigung auf Verlassen.
Eine Gruppe löschen
Gruppenmanager können eine nutzerverwaltete Gruppe jederzeit löschen. Das geht so:
- Melden Sie sich mit Ihrem Geschäftskonto auf dropbox.com an.
- Klicken Sie auf Ihr Profilbild bzw. Ihre Initialen.
- Klicken Sie auf Teams und Gruppen ansehen.
- Klicken Sie auf die Gruppe, die Sie löschen möchten.
- Klicken Sie auf Gruppe löschen.
- Klicken Sie auf Löschen.
Nur Administratoren können unternehmensverwaltete Gruppen löschen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
- Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
- Klicken Sie auf Gruppen.
- Klicken Sie auf den Namen der Gruppe, die Sie löschen möchten.
- Klicken Sie auf Gruppe löschen.
- Klicken Sie auf Löschen.
Eine Gruppe verlassen
Mitglieder von nutzerverwalteten Gruppen können eine Gruppe jederzeit verlassen. Nur Admins können Mitglieder aus unternehmensverwalteten Gruppen entfernen. Eine nutzerverwaltete Gruppe verlassen:
- Melden Sie sich mit Ihrem Geschäftskonto auf dropbox.com an.
- Klicken Sie auf Ihr Profilbild bzw. Ihre Initialen.
- Klicken Sie auf Teams und Gruppen ansehen.
- Klicken Sie auf die Gruppe, die Sie verlassen möchten.
- Klicken Sie auf Gruppe verlassen.
- Klicken Sie auf Verlassen.
Einen Ordner für eine Gruppe freigeben
Als Teammitglied können Sie Ordner für jede beliebige Gruppe freigeben, auch wenn Sie nicht Mitglied dieser Gruppe sind. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Melden Sie sich bei dropbox.com an.
- Bewegen Sie den Mauszeiger über den Ordnernamen und klicken Sie auf Teilen.
- Geben Sie den Namen der Gruppe ein, mit der Sie den Ordner teilen möchten.
- Bestimmen Sie die Lese- bzw. Bearbeitungsberechtigungen.
- Klicken Sie auf Ordner freigeben.
Alle Gruppenmitglieder werden zu dem Ordner eingeladen.
Administratoreinstellungen für Gruppen
Der Admin kann die folgenden Einstellungen für Gruppen verwalten:
- Festlegen, wer Gruppen erstellen darf
- Die Gruppen des Teams bearbeiten
- Die Gruppen eines bestimmten Teammitglieds ansehen und verwalten
Hinweis: Nur Administratoren können unternehmensverwaltete Gruppen erstellen. Nutzer können keinen Antrag auf Betritt zu unternehmensverwalteten Gruppen stellen.
So deaktivieren Sie die Option, mit der Teammitglieder nutzerverwaltete Gruppen erstellen können:
- Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
- Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
- Klicken Sie auf Einstellungen.
- Klicken Sie unter Mitglieder auf Gruppen.
- Setzen Sie Nutzerverwaltete Gruppen auf Aus.
- Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.
- Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
- Klicken Sie auf Gruppen.
- Wählen Sie den Namen der Gruppe aus, die Sie bearbeiten möchten.
Dropbox-Admins können die Berechtigungen der einzelnen Gruppen ändern.
- Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
- Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
- Klicken Sie auf Gruppen.
- Klicken Sie neben der Gruppe, für die Sie den Zugriff verwalten möchten, auf Zugriff verwalten.
- Aktivieren oder deaktivieren Sie den jeweiligen Team-Ordner, auf den die Gruppe Zugriff haben soll.
- Klicken Sie auf das Dropdown-Menü rechts, um die Berechtigungsebene der einzelnen Team-Ordner auszuwählen.
- Legen Sie die Freigabeeinstellungen der Gruppe fest.
- Diese Einstellungen hängen davon ab, ob Ihr Team Dateien per E-Mail außerhalb Ihres Teams teilen kann oder nicht:
- Wenn Datei per E-Mail teilen auf Ein (Jeder) eingestellt ist, können Sie diese Einstellungen für das Teilen per externer E-Mail überschreiben.
- Wenn Datei per E-Mail teilen auf Ein (Team + genehmigt) oder Aus eingestellt ist, können Sie einschränken, für wen Dateien und Ordner per E-Mail freigegeben werden können.
- Diese Einstellungen hängen davon ab, ob Ihr Team Dateien per E-Mail außerhalb Ihres Teams teilen kann oder nicht:
- Setzen Sie die Option Festlegen, wen diese Gruppe zu Dateien und Ordnern einladen kann auf Ein bzw. Aus.
- Wenn Sie die Option auf Ein setzen, können Sie die gewünschte Berechtigungsstufe in einem Drop-down-Menü auswählen. Je nach ausgewählter Zugriffsebene können Sie, unabhängig von den Teameinstellungen, zulassen oder verhindern, dass Nutzer in der Gruppe, Inhalte extern teilen.
- Wenn Sie die Option auf Aus setzen, gelten die Teameinstellungen weiterhin für alle Mitglieder der Gruppe.
Hinweis: Wenn Sie mehreren Gruppen angehören, für die die Option Festlegen, wen diese Gruppe zu Dateien und Ordnern einladen kann auf Ein gesetzt wurde, gilt die Einstellung mit der größten Einschränkung. Falls beispielsweise für eine der Gruppen, denen Sie angehören, die Berechtigungsstufe Nur Team gilt, können Sie Inhalte in allen Gruppen nur mit Teammitgliedern teilen.
Als Admin Ihres Dropbox-Teams können Sie auch die Gruppen jedes einzelnen Teammitglieds ansehen und verwalten. Dies kann beim Onboarding neuer Mitarbeiter hilfreich sein, da Sie sie problemlos den richtigen Gruppen hinzufügen können, oder wenn ein Mitarbeiter beispielsweise versetzt oder befördert wird und Sie dessen Gruppen anpassen müssen.
- Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
- Öffnen Sie die Verwaltungskonsole.
- Klicken Sie auf Nutzer.
- Klicken Sie auf den Namen des gewünschten Nutzerkontos.
Unter Gruppenmitgliedschaft wird Ihnen eine Liste aller Gruppen angezeigt, denen das Teammitglied beigetreten ist.
Häufig gestellte Fragen zu Gruppen
Ist es möglich, eine Gruppe zu erstellen, die das gesamte Team umfasst?
Ja. Wenn Sie ein Dropbox-Team erstellen, wird automatisch eine Gruppe mit dem Namen „Alle bei [Name Ihres Teams]“ erstellt. Diese Gruppe enthält alle Mitglieder, die gerade zum Team gehören. Neu zum Team kommende Mitglieder werden automatisch zur Gruppe hinzugefügt.
Was passiert, wenn ich die Gruppe „Alle bei [Name Ihres Teams]“ zu einem Ordner hinzufüge?
Wenn Sie diese Gruppe zu einem Ordner hinzufügen, wird er für alle Mitglieder Ihres Dropbox-Teams freigegeben. Personen in Ihrem Unternehmen, die noch kein Dropbox-Konto haben, erhalten keine Einladung.
Können Nutzer derselben Gruppe unterschiedliche Berechtigungen für einen freigegebenen Ordner haben?
Ja, Gruppenmanager und Ordnereigentümer können für eine Gruppe bzw. einen Ordner standardmäßig nur Lesezugriff festlegen und bestimmten Personen Bearbeitungszugriff gewähren. Letztere haben damit im Gegensatz zu den reinen Betrachtern die Berechtigung, Inhalte eines Ordners zu bearbeiten.
Haben Gruppenberechtigungen Vorrang vor Einzelberechtigungen?
Wenn ein Nutzer aufgrund seiner Gruppenzugehörigkeit unterschiedliche Berechtigungen als Gruppenmitglied und als einzelner Nutzer hat, gilt immer die höhere Berechtigungsstufe, also der umfassendere Datei- bzw. Ordnerzugriff.
Inwiefern wirkt sich die mehrfache Zugehörigkeit zu einer Gruppe auf die Berechtigungen des Nutzers aus?
Wenn ein Nutzer aufgrund seiner Gruppenzugehörigkeit mehrmals in dem freigegebenen Ordner aufgeführt wird, verfügt er immer über die höchste seiner Berechtigungsstufen. Wenn die Mitglieder einer Gruppe beispielsweise die Bearbeitungsberechtigung erhalten, der Nutzer aber separat eingeladen nur eine Leseberechtigung besitzt, erhält er automatisch die zusätzliche Berechtigung, Inhalte zu bearbeiten.
Wenn Sie den Zugriff eines Gruppenmitglieds einschränken möchten, entfernen Sie es zunächst aus der Gruppe und laden Sie es dann als Einzelnutzer mit Lesezugriff zu dem freigegebenen Ordner ein. Sie können Mitglieder auch generell einzeln einladen und ihnen unterschiedliche Zugriffsrechte zuweisen.
