El espacio de tu equipo

Con Dropbox Business, tu equipo dispondrá de un espacio de trabajo que funciona como una unidad compartida. Agiliza el flujo de trabajo de tu equipo de inmediato organizando carpetas y grupos para optimizar la gestión de archivos.

En esta sección describiremos los tipos de carpetas que los administradores pueden crear en el espacio del equipo y cómo se configuran los permisos para todo el equipo.

Si eres administrador de un equipo de Dropbox Business con más de 250 miembros de equipo, consulta la guía Primeros pasos para equipos grandes.

Grupos y carpetas del equipo

Dropbox Business funciona mejor cuando las carpetas del espacio del equipo reflejan la estructura de la organización. Antes de invitar a compañeros a unirse a su equipo, los administradores suelen configurar una estructura de carpetas y crean los grupos de usuarios que desean asignar a esas carpetas. Para empezar, vamos a aclarar a qué llamamos carpetas del equipo y grupos de usuarios.

Grupos de usuarios

Un grupo de usuarios es justo eso: un grupo de compañeros que necesitan acceso a la misma información, independientemente de si están divididos por equipo, departamento o incluso proyecto. Los grupos se usan para asignar el acceso a las carpetas del equipo.

Cómo: grupos de usuarios

Crear un grupo

Solo los administradores de Dropbox Business pueden crear un grupo administrado por la empresa.

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.

  2. Haz clic en Consola de administración.

  3. Haz clic en Grupos.

  4. Haz clic en Crear grupo.

  5. Introduce el nombre de tu grupo.

    - Este es el nombre que verán todos los miembros del equipo. Como gestor del grupo, puedes modificar el nombre del grupo cuando quieras.

  6. Elige si el grupo será administrado por la empresa o por los usuarios.

  7. Haz clic en Crear grupo.

Añadir miembros a un grupo

Solo los administradores pueden añadir miembros a un grupo administrado por la empresa. Los miembros del equipo no pueden solicitar unirse a un grupo administrado por la empresa.

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.

  2. Haz clic en Consola de administración.

  3. Haz clic en Grupos.

  4. Selecciona el nombre del grupo al que desees añadir miembros.

  5. Haz clic en Añadir miembros.

  6. Introduce el nombre de la persona a la que quieras invitar y haz clic en Añadir miembros.

Más información sobre cómo añadir y eliminar miembros de un grupo

Carpetas de equipo

Una carpeta del equipo puede definirse como un lugar centralizado desde donde se comparte contenido. Cuando se añade un archivo a una carpeta del equipo, el archivo está disponible automáticamente para todos los miembros del grupo asociado a la carpeta. Solo los administradores pueden configurar y gestionar las carpetas del equipo. Los administradores también pueden invitar a otras personas ajenas al grupo a ver o editar archivos y subarchivos específicos en una carpeta del equipo.

Cualquiera puede configurar carpetas compartidas adicionales, lo que da flexibilidad a los compañeros de trabajo para colaborar con personas específicas.

Cómo: crear una carpeta de equipo

El gestor de contenido permite organizar la estructura de carpetas en tu nuevo espacio del equipo. En el gestor de contenido, los administradores del equipo también pueden administrar la pertenencia del contenido compartido.

  1. Inicia sesión en dropbox.com. con tu cuenta de administrador.

  2. Haz clic en Consola de administración.

  3. Haz clic en Contenido.

  4. Haz clic en Carpeta nueva.

  5. Decide si quieres que todos los integrantes de tu equipo tengan acceso a esta carpeta o solo grupos o miembros específicos.

  6. Decide si los miembros deben tener Acceso de edición o Acceso de lectura al contenido de la carpeta.

    Acceso de edición: los miembros pueden ver, editar y gestionar el acceso al contenido de esta carpeta.

    Acceso de lectura: los miembros pueden ver (y descargar) el contenido de esta carpeta.

    Nota: de forma predeterminada, cualquiera que tenga permisos de edición en una carpeta tendrá permisos de edición en todas las carpetas dentro de esa carpeta. Por ejemplo, si los miembros de un grupo pueden editar "Diseño", también podrán editar cualquier carpeta dentro de "Diseño" a menos que limites su acceso a una carpeta.

  7. Haz clic en Crear.

Organiza las carpetas de tu equipo

Para  crear una estructura de carpetas inicial, añade carpetas del equipo para departamentos, como Contabilidad, Ventas y Marketing. Después de asignar un grupo a una carpeta del equipo, la carpeta aparece automáticamente en las cuentas de Dropbox de los miembros.