Compartir con Dropbox

Aumenta tu productividad diaria mediante un uso compartido sencillo y seguro. En lugar de enviar archivos por correo electrónico como documentos adjuntos, comparte tu trabajo de manera inmediata desde tu cuenta de Dropbox. Los cambios que hagas se actualizarán automáticamente en tiempo real con todo el mundo al que hayas dado acceso al archivo. Usa Dropbox para simplificar tu flujo de trabajo. Por ejemplo, puedes usarlo para colaborar con compañeros o compartir una foto de tus vacaciones.

En este capítulo te mostraremos cómo compartir archivos y carpetas, y solicitar comentarios en Dropbox o Paper.

Comparte con permisos de solo lectura

Comparte todo lo que almacenas en Dropbox. Decide primero si quieres que se pueda editar tu contenido o solo visualizarse.

Si quieres que alguien pueda ver tus archivos o carpetas, pero no editarlos, puedes usar Dropbox para compartir de dos formas. Puedes invitar a otras personas directamente desde tu archivo o carpeta, o bien crear un enlace exclusivo al sitio web para enviarlo por correo electrónico o con tu aplicación de mensajería favorita.

Solo lectura: compartido directamente

Cómo: compartir un archivo o una carpeta mediante una invitación directa en Dropbox

dropbox.com

  1. Inicia sesión en dropbox.com.

  2. Haz clic en Mis archivos en la columna de la izquierda.

  3. Sitúa el cursor del ratón sobre el archivo o carpeta que quieres compartir.

  4. Haz clic en Compartir.

  5. Escribe la dirección de correo electrónico de la persona (o las personas) con quien quieras compartir después de Para.

  6. Si vas a compartir una carpeta, puedes controlar el modo en que las personas podrán interactuar con tus archivos. Para ello, selecciona Puede editar o Puede ver en el menú desplegable a la derecha.

  7. Haz clic en Compartir. Los destinatarios recibirán un mensaje de correo electrónico con un enlace al archivo o la carpeta.

La aplicación para escritorio en tu ordenador

  1. Si aún no lo has hecho, instala la aplicación de Dropbox para tu ordenador.

  2. Haz clic con el botón derecho del ratón (o haz clic mientras pulsas Control) en el archivo y selecciona Copiar enlace de Dropbox.

  3. El enlace se copiará en el portapapeles. Luego podrás pegarlo en un correo electrónico, chat o cualquier otro canal de comunicación.

La aplicación móvil

  1. Accede al archivo o la carpeta que quieres compartir.

  2. Toca "…" (tres puntos).

  3. Toca Compartir.

  4. Toca Crear un enlace.

  5. Si ya se ha creado un enlace a este archivo o carpeta, toca Compartir junto a Cualquiera que tenga el enlace puede ver.

  6. Selecciona una de las opciones para especificar el método que quieres usar para compartir el enlace.

Compartir una carpeta directamente

Si quieres que las personas con las que compartas tus archivos puedan editarlos, puedes utilizar Dropbox para compartir directamente una carpeta con ellas.

  • Selecciona Puede editar al compartir la carpeta.

  • Los destinatarios deben haber iniciado sesión en una cuenta de Dropbox para poder acceder a tu contenido y editarlo.

  • Los cambios en el contenido de la carpeta compartida se sincronizan con los miembros de esa carpeta.

  • Comparte con un grupo de personas a la vez.

Más información sobre las carpetas compartidas de Dropbox

Cómo: compartir con un grupo

Los miembros de un equipo pueden crear grupos gestionados por usuarios si su administrador lo permite:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de Dropbox Business.

  2. Haz clic en el nombre del equipo en la parte inferior izquierda de la página.

  3. Haz clic en el botón junto al nombre de tu equipo: Grupos y miembros.

  4. Haz clic en  Crear grupo.

  5. Introduce el nombre de tu grupo.

    - Este es el nombre que verán todos los miembros del equipo. Como gestor de este grupo, puedes modificar el nombre del grupo cuando quieras.

  6. Haz clic en  Crear grupo.

Más información sobre cómo añadir y eliminar miembros de un grupo

Solicitar archivos

Usa las solicitudes de archivos para recopilar y recibir archivos (hasta 20 GB) de cualquiera en tu cuenta de Dropbox. Cuando alguien hace clic en el enlace de tu solicitud de archivos, solo tiene que elegir los archivos en su ordenador, introducir su nombre y dirección de correo electrónico y hacer clic en Subir. Eso es todo. No tiene que iniciar sesión, por lo que cualquiera puede añadir archivos (incluso aunque no tenga una cuenta de Dropbox). Es una forma sencilla de recibir archivos, como fotos de vacaciones, trabajos de alumnos o propuestas de proveedores, sin tener que guiar a nadie durante el proceso.

Todos los archivos que recopiles se organizarán automáticamente en una misma carpeta de Dropbox. Solo tú podrás ver los archivos que suban otras personas y después podrás decidir compartir los que quieras.

Cómo: crear una solicitud de archivos

  1. Inicia sesión en dropbox.com.

  2. Haz clic en Archivos.

  3. Haz clic en Solicitudes de archivos.

  4. Haz clic en Crear nueva solicitud de archivos.

  5. En ¿Qué quieres solicitar?, introduce el nombre de la carpeta en la que se guardarán todos los archivos recogidos.

  6. En ¿En qué lugar de tu Dropbox quieres guardar estos archivos?, verás la ruta a la carpeta nueva. Si deseas cambiar la ubicación de la carpeta, haz clic en Cambiar carpeta. También puedes hacer clic en Añadir una fecha límite para fijar una fecha límite para la solicitud de archivos. O bien, puedes seleccionar Permitir subidas fuera de plazo y elegir un rango de fechas.

  7. Haz clic en Siguiente.

  8. Copia el enlace de solicitud de archivos o envía las invitaciones directamente desde tu cuenta de Dropbox:

    - Haz clic en Copiar enlace para copiar el enlace de la solicitud de archivos y envíalo a la persona a la que solicites archivos.

    - O bien, introduce las direcciones de correo electrónico de las personas a las que quieres solicitar archivos y envía las solicitudes directamente desde tu cuenta de Dropbox. Haz clic en Hecho para enviar las invitaciones por correo electrónico y volver a la pantalla Solicitar archivos.

Te enviaremos un mensaje cada vez que alguien suba un archivo a tu solicitud de archivos.

Dropbox Paper

Comparte ideas con Dropbox Paper, una función incluida con todas las cuentas de Dropbox. Paper es más que un documento: es un espacio de trabajo para documentos en línea que reúne la creación y la coordinación en un mismo lugar. Con Paper, podrás escribir, organizar tu trabajo con compañeros de equipo, dejar y recibir comentarios, consultar diseños, dirigir reuniones y coeditar todo lo que quieras. Puedes elegir si deseas compartir tu documento y si las personas con las que lo compartes podrán editar, visualizar o añadir comentarios en tu trabajo.

Con Paper, tu equipo estará al día de todo en tu navegador web favorito. También puedes descargar las aplicaciones de Paper para escritorio y móvil para trabajar sin distracciones. Paper almacena los documentos en la nube, por lo que no ocupa espacio en tu disco duro en tu ordenador ni espacio de almacenamiento en tu cuenta de Dropbox.

Cómo: Dropbox Paper

Crear un documento de Dropbox Paper

Para crear un documento de Paper en blanco:

  1. Inicia sesión en Paper.

  2. Haz clic en Crear documento nuevo.

Puedes usar una plantilla de Paper para formatos de documento que uses con frecuencia. Consulta estos consejos de uso de las plantillas para hacer avanzar tus proyectos:

También puedes convertir cualquier documento en una plantilla que se puede compartir. Personaliza el formato que funciona con el flujo de trabajo de tu equipo.

Más información sobre cómo crear, usar y compartir una plantilla en Dropbox Paper

Compartir un documento de Paper por invitación

  1. Abre el documento de Paper que quieres compartir.

  2. Haz clic en el botón azul Invitar en la parte superior del documento.

  3. Escribe las direcciones de correo electrónico de las personas con las que te gustaría compartir el documento y, si lo deseas, incluye un mensaje.

  4. Haz clic en Puede editar para elegir los permisos de acceso que quieres que tengan los invitados:

    - Puede comentar permite que otros usuarios puedan dejar comentarios en tu contenido.

    - Puede editar permite añadir, editar o eliminar tu contenido, así como invitar a otros usuarios al documento.

  5. Haz clic en Enviar.

Nota: si el destinatario no tiene una cuenta de Dropbox Paper, se le pedirá que cree una antes de poder ver el documento.

Compartir un documento de Paper por enlace

De forma predeterminada, podrá editar el archivo quien tenga el enlace que compartas. Más información sobre cómo cambiar el ajuste

  1. Abre el documento de Paper que quieres compartir.

  2. Haz clic en el botón Copiar enlace (icono de cadena) en la parte superior del documento.

  3. Pega el enlace en un mensaje de correo electrónico, de chat o de texto.

Nota: si creas un documento privado sin archivar (fuera de una carpeta ), solo tú podrás buscarlo y editarlo. Esto será así hasta que decidas compartirlo. Si creas un documento en una carpeta, todos los miembros de la carpeta podrán abrir, buscar y editar el documento.

Añadir comentarios y colaborar

Colabora fácilmente sabiendo que los comentarios no se perderán entre los mensajes de tu bandeja de correo electrónico. En lugar de enviar comentarios por correo electrónico, anota lo que quieras en el propio archivo. Comparte comentarios en texto, imágenes y vídeos, o etiqueta a alguien para hacerle saber que has dejado un comentario. En función de tus permisos, tal vez también puedas editar texto desde el propio documento.

Cómo: añadir comentarios y colaborar

Cómo añadir comentarios en archivos de Dropbox

Todo el que tenga acceso a un archivo de Dropbox puede introducir un comentario y ver otros comentarios a menos que el propietario del archivo o administrador haya desactivado esta función.

Para añadir un comentario a un archivo desde un ordenador, teléfono o tablet:

  1. En dropbox.com, Abre el archivo en el que quieras añadir un comentario.

  2. Para añadir un comentario en una página o imagen, haz clic o toca el cuadro de texto Escribir comentario.

    - Puedes escribir tu comentario, @ mencionar a alguien o incluso añadir un emoji.

  3. Haz clic en Post (Publicar).

También puedes añadir un comentario en un lugar específico de un archivo si estás en dropbox.com y trabajando con un tipo de archivo compatible.

Nota: cuando dejas un comentario, se envía una notificación al propietario del archivo y a cualquiera que se haya suscrito al archivo, haya añadido un comentario o se le haya @ mencionado en la conversación.

Más información sobre cómo editar o eliminar un comentario, ocultar el panel de comentarios y cambiar las preferencias de notificaciones

Cómo colaborar en documentos de Dropbox Paper

En Dropbox Paper, existen las siguientes posibilidades para colaborar con otros usuarios:

  • Mencionarlos en una línea o en los comentarios. Menciona a un compañero o amigo en cualquier parte de tu documento de Paper o añade un comentario escribiendo @ (arroba) y su nombre. Dropbox le enviará una notificación para que pueda responder inmediatamente.

  • Crear listas con las tareas que hay que ejecutar. A continuación puedes asignarlas a amigos o compañeros y, después, añadir una fecha de vencimiento.

Comentar textos e imágenes:

  1. Resalta una línea de texto para que se muestre la barra de herramientas de formato.

  2. Haz clic en el icono de comentario (una burbuja de diálogo) en el menú que aparecerá.

Para añadir un comentario en una zona concreta de una imagen:

  1. Haz clic en la imagen en la que deseas añadir un comentario.

  2. Haz clic en el icono de círculo con el símbolo más en un área específica de la imagen.

  3. Haz clic en la sección de la imagen en la que deseas añadir un comentario.

  4. Escribe el comentario y haz clic en Publicar.

Más información sobre la colaboración en contenido con Dropbox Paper

Siguiente: Seguridad en Dropbox

Ya hemos visto cómo compartir y colaborar con Dropbox. Ahora veremos cómo configurar ajustes, monitorizar fácilmente dispositivos vinculados, sesiones web activas y aplicaciones de terceros con acceso a tu cuenta, crear contraseñas seguras, configurar la doble autenticación y recuperar archivos.

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