Encontrarás toda la información necesaria en esta guía:
- Organizar las propiedades de los contactos en tu HubSpot CRM
- Cómo dar formato a las plantillas de Dropbox Sign con las etiquetas de "nombre interno" del CRM de HubSpot
- Solicitar una firma desde tu cuenta de HubSpot CRM
- Personalizar las etiquetas de Dropbox Sign en tu HubSpot CRM
Organizar las propiedades de los contactos en tu HubSpot CRM
La integración de HubSpot y Dropbox Sign te permite dirigir automáticamente la información de un contacto de HubSpot a plantillas preformateadas de Dropbox Sign. Esta función es particularmente útil para cargar información de forma rápida y precisa en documentos o contratos usados con frecuencia.
Antes de diseñar las plantillas de Dropbox Sign para la integración de HubSpot, tendrás que organizar las propiedades de los contactos que te interesen. Estas propiedades almacenan la información que enviarás a tus plantillas de Dropbox Sign. El resumen de las propiedades de tu contacto se encuentra en la sección "Acerca del contacto" del CRM de HubSpot.
Hay aproximadamente 50 campos predeterminados de información de contacto, o "propiedades", incluidos en tu HubSpot CRM. Puedes añadir y eliminar las propiedades seleccionando el enlace "Ver todas las propiedades" en el pie de página de la sección "Acerca del contacto".
Una vez que hayas seleccionado el enlace, se te redirigirá a otra página. Utiliza la barra de búsqueda o las listas proporcionadas en "Todas las propiedades" para añadir nuevas propiedades a la sección "Acerca de" del contacto.
Entre las propiedades más usadas se incluyen las siguientes:
- Nombre
- Dirección
- Fecha de cierre
- Empresa
- ETC
Una vez que las hayas seleccionado, haz clic en el botón azul "Atrás" que aparece encima del nombre del contacto.
A continuación, podrás rellenar los nuevos campos de las propiedades con la información correcta.
Cuando hayas rellenado la información correspondiente, es el momento de empezar a formatear tus plantillas de Dropbox Sign con las etiquetas de "nombre interno" correctas.
Cómo dar formato a las plantillas de Dropbox Sign para usarlas en el CRM de HubSpot
Si quieres preparar tus documentos para que se rellenen automáticamente con la información de las propiedades de los contactos, tendrás que dar a las plantillas el formato necesario utilizando las etiquetas "nombre interno" adecuadas de HubSpot. Estas etiquetas sirven como indicadores para seleccionar la información que se extraerá automáticamente del perfil de un contacto de HubSpot.
Para empezar a diseñar tus plantillas con las etiquetas "nombre interno" correctas:
- Inicia sesión en tu cuenta de Dropbox Sign.
- Haz clic en Plantillas.
- Haz clic en Crear plantilla.
- Haz clic en Subir archivo y elige el contrato o documento que quieras formatear o selecciona uno de nuestros iconos de integración (Dropbox, Drive, etc.).
- Haz clic en Abrir.
- Haz clic en Next (Siguiente).
- Completa el rol de firmante adecuado. También puedes completar los roles adecuados en este momento si hay varios firmantes.
- Haz clic en Next (Siguiente).
- Haz clic en "Cuadro de texto" en la barra lateral izquierda y arrástralo al documento.
- Nota: Utilizarás esta función para dar formato al documento con las etiquetas "nombre interno" de HubSpot.
- Haz clic en el cuadro de texto del documento y, en el menú desplegable Asignar a, selecciona Remitente.
- A continuación, haz clic en la sección Combinar campo y añade la etiqueta "nombre interno" de HubSpot que se corresponda con la etiqueta de la propiedad en tu cuenta de CRM de HubSpot. (Encontrarás la clave completa al final de este artículo).
- Haz clic en el botón azul Siguiente para guardar el formato y cierra la ventana del documento.
- Para terminar, puedes añadir un rol para el destinatario en CC, ponerle un nombre a tu plantilla y completar el mensaje predeterminado opcional que se le enviará al destinatario cuando solicites la firma.
- Selecciona el botón Guardar plantilla.
La nueva plantilla se mostrará automáticamente en el menú desplegable "Plantilla" del CRM de HubSpot. Ahora podrás utilizar las plantillas de Dropbox Sign para solicitar la firma de un contacto a través del CRM de HubSpot.
Solicitar una firma en tu cuenta de HubSpot CRM usando plantillas de Dropbox Sign
Los usuarios de Dropbox Sign con un plan Essentials o superior pueden sincronizar las plantillas de Dropbox Sign con su CRM de HubSpot. Las plantillas de Dropbox Sign nuevas y existentes se sincronizarán automáticamente desde tu cuenta de Dropbox Sign con el CRM de HubSpot. Puedes acceder a estas plantillas desde el CRM de HubSpot utilizando el menú desplegable "Dropbox Sign" que encontrarás en la barra inferior derecha de la página de un contacto.
Para solicitar una firma con tu cuenta del CRM de HubSpot, ve al menú de plantillas, selecciona "Acciones" y haz clic en "Elegir plantilla". Aparecerá una ventana emergente de Dropbox Sign con las plantillas disponibles. Podrás elegir la que prefieras, revisar los detalles y confirmar la solicitud de firma.
En la nueva ventana, podrás verificar que toda la información extraída de tu perfil de contacto de HubSpot sea precisa y corregir cualquier error. También podrás editar el mensaje de solicitud de firma personalizado en este momento.
Una vez que el documento se le envíe al firmante, la cronología del CRM de HubSpot añadirá la actividad al panel de control de tu contacto.
Cuando el documento se haya firmado, la actividad se registrará y se descargará automáticamente una copia del documento completado en formato PDF en la sección de archivos adjuntos de la página del contacto.
