Cómo usar la aplicación de Dropbox Business para escritorio

En otoño de 2019, Dropbox presenta una nueva experiencia para escritorio que consiste en una nueva aplicación para escritorio, mejoras a Dropbox en la bandeja del sistema/barra de menús y la carpeta de Dropbox en el Explorador de archivos/Finder.

Más información sobre la experiencia de Dropbox para escritorio

La experiencia de Dropbox para escritorio está disponible para los sistemas operativos Linux, macOS y Windows. (Si ejecutas Windows 10 en modo S, consulta este artículo). 

Una vez completada la instalación, verás la aplicación de Dropbox para escritorio, el icono de Dropbox en tu bandeja del sistema/barra de menús y la carpeta de Dropbox en tu ordenador. Todos los cambios que hagas en la aplicación de Dropbox para escritorio se sincronizan automáticamente con tu cuenta en dropbox.com.

1. Crea tu cuenta de Dropbox Business

Debes haber recibido una invitación por correo electrónico para unirte a tu equipo de Dropbox Business. Para empezar, haz clic en el enlace de este mensaje y sigue las instrucciones. Si no has recibido un mensaje, o quieres recibirlo otra vez, ponte en contacto con tu departamento informático o administrador de Dropbox Business.

Consejo profesional: sincronizar

Al usar Dropbox, verás la palabra “sincronizar” con frecuencia. “Sincronizar” significa que podrás ver la misma versión de un archivo en cualquier dispositivo en el que hayas iniciado sesión en tu cuenta de Dropbox. Los archivos que arrastres a la carpeta de Dropbox se sincronizan automáticamente con Dropbox en línea. Los cambios o ediciones que hagas en los archivos de esta carpeta también se sincronizarán con Dropbox.

2. Abre la aplicación de Dropbox para escritorio

Ya has creado una cuenta; el siguiente paso es iniciar la aplicación de Dropbox para escritorio. En algunos casos, la aplicación puede estar ya instalada en tu ordenador. Si no lo está, tendrás que descargar e instalar la aplicación.

Si la aplicación para escritorio ya está instalada

Si la aplicación para escritorio ya está instalada en tu ordenador, verás una carpeta de Dropbox en el menú Inicio, la ventana del Finder u otro visor de archivos. También verás el icono de Dropbox en la bandeja del sistema o la barra de menús

Haz clic en la aplicación para abrirla; a continuación se te pedirá que inicies sesión.

Si la aplicación para escritorio no está instalada

Si la aplicación para escritorio aún no está instalada en tu ordenador, tendrás que descargarla. Hay dos formas de hacerlo:

  • Instala la aplicación desde la unidad de aplicaciones o el repositorio de software de autoservicio de la empresa.
  • Accede a dropbox.com/downloading para descargar e instalar la aplicación por tu cuenta.

Después de descargar la aplicación, verás una carpeta de Dropbox en el menú Inicio, la ventana del Finder u otro visor de archivos. También verás el icono de Dropbox en la bandeja del sistema o la barra de menús.  Haz clic en la aplicación para abrirla; a continuación se te pedirá que inicies sesión.

Consejos profesionales: acción automática

La aplicación para escritorio se ejecuta en segundo plano y sincroniza tus archivos automáticamente (si tu ordenador está en línea). Esto significa que no tienes que subir o descargar archivos manualmente.

Los equipos de Dropbox Business pueden añadir a un administrador de otro equipo para gestionar su propio equipo. El nuevo administrador se convierte entonces en "administrador de varios equipos". El nuevo administrador o "administrador de varios equipos" tendrá los mismos permisos que el administrador de tu propio equipo, con las siguientes excepciones:

  • No podrá acceder a las páginas Facturación o Ayuda en la Consola de administración.
  • No podrá iniciar sesión en las cuentas de los miembros del equipo.

¿Quieres dar permisos de administrador a alguien de tu propio equipo? Más información

Cómo añadir (o eliminar) a un administrador de otro equipo

Si eres administrador de equipo, puedes enviar solicitudes de administración a integrantes de otros equipos. Para hacerlo:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
  2. Haz clic en Consola de administración en la columna de la izquierda.
  3. Haz clic en Configuración.
  4. Haz clic en Equipos de confianza.
  5. Haz clic en Añadir un equipo.
  6. En Añadir a un administrador del equipo de confianza, escribe la dirección de correo electrónico de la persona administradora que deseas añadir.
  7. Haz clic en Permitir al equipo de confianza acceder a mi Consola de administración.
  8. Haz clic en Continuar.
  9. Para aceptar los términos, marca la casilla.
  10. Haz clic en Enviar solicitud.

La otra persona administradora recibirá una notificación en su correo electrónico que le remitirá a la página Equipos de confianza, donde podrá aceptar la solicitud.

Para eliminar al administrador de tu equipo, ve a la página Equipos de confianza y haz clic en Revocar acceso junto al nombre de su equipo.

Cómo añadirte (o eliminarte) como administrador de otro equipo

Por motivos de seguridad, no puedes añadirte como administrador de otro equipo. Ponte en contacto con el administrador del otro equipo y pídele que siga los pasos necesarios para añadirte. 

Si quieres eliminarte como administrador de otro equipo:

  1. Inicia sesión en la Consola de administración del otro equipo.
  2. Haz clic en Configuración.
  3. Haz clic en Equipos de confianza.
  4. Haz clic en Eliminar equipo junto al equipo del que deseas eliminarte.

3. Inicia sesión en tu cuenta

Después de descargar la aplicación, verás una carpeta de Dropbox en el disco duro (en el menú Inicio, vista de Finder u otro visor de archivos). También verás el icono de Dropbox en la bandeja del sistema o la barra de menús. Haz clic en la aplicación para abrirla; a continuación se te pedirá que inicies sesión.

Asegúrate de iniciar sesión con la misma dirección de correo electrónico y la contraseña que has utilizado para unirte a tu equipo de Dropbox Business. Al iniciar sesión, "vincularás" tu ordenador directamente con tu cuenta de Dropbox. Si puedes iniciar sesión, pasa al paso 4 de esta guía.

  • Pista: tal vez también se te pida que introduzcas un código de verificación en dos pasos. Ponte en contacto con tu equipo informático o administrador de Dropbox Business si no sabes cómo continuar.

Consejos profesionales: instalación rápida

Si ya utilizas Dropbox, puedes completar la instalación de la aplicación para escritorio a través de un código QR en tu teléfono.

Qué hacer si no ves el cuadro de la contraseña

Si no ves el cuadro en el que introducir la contraseña, es muy posible que el administrador de tu equipo haya habilitado el inicio de sesión único (SSO). Si es así, sigue estos pasos para acceder a Dropbox. Debes utilizar el mismo nombre de usuario y la misma contraseña que utilizas para iniciar sesión en la red de la empresa u otras herramientas de tu trabajo (como Active Directory).

  1. Abre la aplicación de Dropbox para escritorio.
  2. Selecciona Ya tengo una cuenta de Dropbox y haz clic en Continuar.
  3. Introduce tu dirección de correo electrónico, pero deja vacío el campo de la contraseña.
  4. haz clic en Continuar.
  5. Haz clic en Obtener código del enlace.
  6. Si aún no has iniciado sesión en la página de inicio de sesión único de tu empresa, se abrirá un navegador y se te pedirá que inicies sesión ahí. Introduce tu dirección de correo electrónico, contraseña de trabajo (no tu contraseña de Dropbox) y cualquier otra información que requiera tu empresa.
  7. Se abrirá una página de Dropbox con un código especial. Haz clic en Copiar código del enlace.
  8. Vuelve a la aplicación de Dropbox y haz clic en Pegar.
  9. Haz clic en Continuar y sigue las instrucciones para terminar de vincular tu cuenta de Dropbox.

4. Añade archivos a tu carpeta de Dropbox

Cuando inicies sesión en Dropbox en tu ordenador, tal vez veas algunas carpetas ya en tu cuenta. Tendrán iconos diferentes para ayudarte a comprender lo que significa cada uno. Puedes trabajar con estas carpetas como haces con las demás carpetas de tu disco duro.

Puede haber cuatro tipos de carpetas:

Carpeta azul con un icono de edificio

 

La carpeta de equipo (o una carpeta en el espacio del equipo). Estas carpetas se comparten con todo el equipo de Dropbox Business, o parte de él, y las gestiona el administrador. También se puede compartir con usuarios que no pertenezcan al equipo.

Carpeta morada con un icono de persona

 

Una carpeta persona (o una carpeta de miembro del equipo). De forma predeterminada, la carpeta de miembro del equipo no se comparte con nadie más, pero puedes compartirla si quieres.

Carpeta azul

 

Una carpeta normal. Las carpetas normales funcionan como las demás carpetas de tu ordenador: sirven para tener tus archivos organizados, pero no para compartirlos con nadie.

 

Una carpeta azul con dos personas

 

Una Carpeta compartida. Puedes convertir una carpeta normal en una carpeta compartida en cualquier momento. Los miembros de una carpeta compartida (las personas con las que la compartas) pueden ver y editar los archivos de esa carpeta, y añadir comentarios en ellos.

  • Nota: las carpetas compartidas dentro de una carpeta de equipo incluyen un icono de edificio.

Nota: el aspecto de los iconos de carpeta varía en función de dónde se visualicen. Los iconos anteriores son del sitio web de Dropbox (dropbox.com).

Se pueden añadir archivos a estas carpetas de dos maneras:

  • Arrastra y suelta los archivos desde otro lugar en tu ordenador (o desde otra carpeta de Dropbox).
  • Abre un archivo, haz clic en "Guardar como" y guárdalo en Dropbox como ubicación.

5. Vincula tu cuenta a tu dispositivo móvil

Los archivos de la carpeta de Dropbox estarán disponibles en los ordenadores, teléfonos o tablets que hayas vinculado a tu cuenta de Dropbox. Si ya tienes la aplicación de Dropbox en tu teléfono o tablet, inicia sesión en ella con tu cuenta de trabajo. Si aún no tienes la aplicación en tus otros dispositivos, puedes descargarla:

Consejos profesionales: acceso a varios dispositivos

La sincronización funciona en cualquier dispositivo que hayas vinculado a tu cuenta. Solo tienes que iniciar sesión en Dropbox con el mismo nombre de usuario y la misma contraseña en cualquier ordenador, teléfono o tablet, y siempre verás los mismos archivos.

Si utilizas la aplicación móvil por primera vez, ábrela e inicia sesión con el nombre de usuario y la contraseña de tu cuenta de trabajo. Si ya eres usuario de Dropbox, sigue estos pasos:

  1. Abre la aplicación de Dropbox.
  2. Toca Ya soy usuario de Dropbox.
  3. Introduce tu dirección de correo electrónico pero deja vacío el campo de la contraseña. Toca Iniciar sesión en Dropbox.
  4. Si ya has iniciado sesión en la página de gestión de dispositivos de tu empresa, la aplicación se iniciará automáticamente. Si no has iniciado sesión, se abrirá una ventana del navegador indicándote que continúes. Introduce tu dirección de correo electrónico, tu contraseña del trabajo (no tu contraseña de Dropbox) y cualquier otra información solicitada.
  5. Si tu empresa utiliza el inicio de sesión único, se abrirá una página nueva en el navegador solicitándote tu aprobación para que la aplicación pueda utilizar el inicio de sesión único. Toca Permitir.
  6. Sigue los pasos que quedan para terminar de instalar la aplicación.

6. Vincula tu cuenta de Dropbox personal

El administrador de tu equipo de Dropbox Business tal vez te permita conectar una cuenta de Dropbox personal en tu ordenador de trabajo. Esto significa que puedes acceder tanto a tus archivos personales como a tus archivos de trabajo desde el mismo dispositivo.

  • Pista: si el administrador no te lo permite, siempre que puedes acceder tanto a una cuenta de trabajo como a una cuenta personal desde el sitio web de Dropbox (dropbox.com).

Después de conectar tu cuenta de trabajo y tu cuenta personal, verás dos carpetas de Dropbox independientes en tu disco duro o en la aplicación móvil. Tu cuenta de trabajo se mostrará como Dropbox (Nombre de la empresa), mientras que la cuenta personal aparecerá como Dropbox (Personal).

Consejos profesionales: acceso sin conexión

Puedes acceder a archivos de la carpeta de Dropbox en tu ordenador aunque no tengas conexión a Internet. Esto puede hacerse porque hay copias de los archivos guardadas en tu disco duro. Si editas un archivo sin conexión, Dropbox lo sincronizará la próxima vez que te conectes a Internet.

7. Empieza a usar Dropbox

De acuerdo. Has terminado de instalar Dropbox y de iniciar sesión en todos tus dispositivos. También has añadido tus archivos más importantes. Estás a punto de empezar a usar Dropbox.

¿Necesitas algo más? El administrador de tu equipo de Dropbox Business es tu aliado y es la persona adecuada a la que comunicar tus ideas o preguntas.

Encuentra al administrador de tu equipo de Dropbox Business.

 

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