Empieza a usar Dropbox Business: la aplicación para escritorio

Sí, Dropbox es un lugar seguro para las cosas más importantes de tu empresa. También hace ahorrar tiempo a todo el equipo, incluido tú. Las funciones de Dropbox te ayudan a eliminar muchas tareas innecesarias y te facilitan el trabajo.

Una de las funciones más importantes es la aplicación de Dropbox para escritorio.

La aplicación para escritorio se puede ejecutar en Windows, Mac o Linux (al igual que la aplicación para móviles se ejecuta en el teléfono). Junto a muchas otras fantásticas funciones, la aplicación para escritorio instala una carpeta de Dropbox en el disco duro. La carpeta funciona como las demás carpetas de tu ordenador, pero se diferencia en dos aspectos importantes:

  • Se crea una copia de seguridad de los archivos almacenados en la carpeta de Dropbox.
  • Los archivos están disponibles automáticamente en cualquier ordenador, teléfono o tablet vinculado a tu cuenta de Dropbox.

¿Preparado para empezar?

1. Crea tu cuenta de Dropbox Business

Debes haber recibido una invitación por correo electrónico para unirte a tu equipo de Dropbox Business. Para empezar, haz clic en el enlace de este mensaje y sigue las instrucciones. Si no has recibido un mensaje, o quieres recibirlo otra vez, ponte en contacto con tu departamento informático o administrador de Dropbox Business.

Consejo profesional: sincronizar

Al usar Dropbox, verás la palabra “sincronizar” con frecuencia. “Sincronizar” significa que podrás ver la misma versión de un archivo en cualquier dispositivo en el que hayas iniciado sesión en tu cuenta de Dropbox. Los archivos que arrastres a la carpeta de Dropbox se sincronizan automáticamente con Dropbox en línea. Los cambios o ediciones que hagas en los archivos de esta carpeta también se sincronizarán con Dropbox.

2. Abre la aplicación de Dropbox para escritorio

Ya has creado una cuenta; el siguiente paso es iniciar la aplicación de Dropbox para escritorio. En algunos casos, la aplicación puede estar ya instalada en tu ordenador. Si no lo está, tendrás que descargar e instalar la aplicación.

Si la aplicación para escritorio ya está instalada

Si la aplicación para escritorio ya está instalada en tu ordenador, la verás en la lista Aplicaciones en tu ordenador o como icono en la pantalla del escritorio. Si ves alguna de estas opciones, haz doble clic en la aplicación para iniciarla y pasa al paso 3 de esta guía.

Si la aplicación para escritorio no está instalada

Si la aplicación para escritorio aún no está instalada en tu ordenador, tendrás que descargarla. Lo puedes hacer de tres maneras:

Una vez descargada la aplicación, la verás en la lista Aplicaciones en tu ordenador o directamente como icono en la pantalla del escritorio. Haz doble clic en la aplicación para abrirla y, a continuación, pasa al paso 3 de esta guía.

Consejos profesionales: acción automática

La aplicación para escritorio se ejecuta en segundo plano y sincroniza tus archivos automáticamente (si tu ordenador está en línea). Esto significa que no tienes que subir o descargar archivos manualmente.

3. Inicia sesión en tu cuenta

Después de descargar la aplicación, verás una carpeta de Dropbox en el disco duro (en el menú Inicio, vista de Finder u otro visor de archivos). También verás el icono de Dropbox en la bandeja del sistema o la barra de menús. Haz clic en la aplicación para abrirla; a continuación se te pedirá que inicies sesión.

Asegúrate de iniciar sesión con la misma dirección de correo electrónico y la contraseña que has utilizado para unirte a tu equipo de Dropbox Business. Al iniciar sesión, "vincularás" tu ordenador directamente con tu cuenta de Dropbox. Si puedes iniciar sesión, pasa al paso 4 de esta guía.

  • Pista: tal vez también se te pida que introduzcas un código de verificación en dos pasos. Ponte en contacto con tu equipo informático o administrador de Dropbox Business si no sabes cómo continuar.

Consejos profesionales: instalación rápida

Si ya utilizas Dropbox, puedes completar la instalación de la aplicación para escritorio a través de un código QR en tu teléfono.

Qué hacer si no ves el cuadro de la contraseña

Si no ves el cuadro en el que introducir la contraseña, es muy posible que el administrador de tu equipo haya habilitado el inicio de sesión único (SSO). Si es así, sigue estos pasos para acceder a Dropbox. Debes utilizar el mismo nombre de usuario y la misma contraseña que utilizas para iniciar sesión en la red de la empresa u otras herramientas de tu trabajo (como Active Directory).

  1. Abre la aplicación de Dropbox para escritorio.
  2. Selecciona Ya tengo una cuenta de Dropbox y haz clic en Continuar.
  3. Introduce tu dirección de correo electrónico, pero deja vacío el campo de la contraseña.
  4. haz clic en Continuar.
  5. Haz clic en Obtener código del enlace.
  6. Si aún no has iniciado sesión en la página de inicio de sesión único de tu empresa, se abrirá un navegador y se te pedirá que inicies sesión ahí. Introduce tu dirección de correo electrónico, contraseña de trabajo (no tu contraseña de Dropbox) y cualquier otra información que requiera tu empresa.
  7. Se abrirá una página de Dropbox con un código especial. Haz clic en Copiar código del enlace.
  8. Vuelve a la aplicación de Dropbox y haz clic en Pegar.
  9. Haz clic en Continuar y sigue las instrucciones para terminar de vincular tu cuenta de Dropbox.

4. Añade archivos a tu carpeta de Dropbox

Cuando inicies sesión en Dropbox en tu ordenador, tal vez veas algunas carpetas ya en tu cuenta. Tendrán iconos diferentes para ayudarte a comprender lo que significa cada uno. Puedes trabajar con estas carpetas como haces con las demás carpetas de tu disco duro.

Puede haber cuatro tipos de carpetas:

Carpeta azul con un icono de edificio

 

La carpeta de equipo (o una carpeta en el espacio del equipo). Estas carpetas se comparten con todo el equipo de Dropbox Business, o parte de él, y las gestiona el administrador. También se puede compartir con usuarios que no pertenezcan al equipo.

Carpeta morada con un icono de persona

 

Una carpeta persona (o una carpeta de miembro del equipo). De forma predeterminada, la carpeta de miembro del equipo no se comparte con nadie más, pero puedes compartirla si quieres.

Carpeta azul

 

Una carpeta normal. Las carpetas normales funcionan como las demás carpetas de tu ordenador: sirven para tener tus archivos organizados, pero no para compartirlos con nadie.

 

Una carpeta azul con dos personas

 

Una Carpeta compartida. Puedes convertir una carpeta normal en una carpeta compartida en cualquier momento. Los miembros de una carpeta compartida (las personas con las que la compartas) pueden ver y editar los archivos de esa carpeta, y añadir comentarios en ellos.

  • Nota: las carpetas compartidas dentro de una carpeta de equipo incluyen un icono de edificio.

Nota: el aspecto de los iconos de carpeta varía en función de dónde se visualicen. Los iconos anteriores son del sitio web de Dropbox (dropbox.com).

Se pueden añadir archivos a estas carpetas de dos maneras:

  • Arrastra y suelta los archivos desde otro lugar en tu ordenador (o desde otra carpeta de Dropbox).
  • Abre un archivo, haz clic en "Guardar como" y guárdalo en Dropbox como ubicación.

5. Vincula tu cuenta a tu dispositivo móvil

Los archivos de la carpeta de Dropbox estarán disponibles en los ordenadores, teléfonos o tablets que hayas vinculado a tu cuenta de Dropbox. Si ya tienes la aplicación de Dropbox en tu teléfono o tablet, inicia sesión en ella con tu cuenta de trabajo. Si aún no tienes la aplicación en tus otros dispositivos, puedes descargarla:

Consejos profesionales: acceso a varios dispositivos

La sincronización funciona en cualquier dispositivo que hayas vinculado a tu cuenta. Solo tienes que iniciar sesión en Dropbox con el mismo nombre de usuario y la misma contraseña en cualquier ordenador, teléfono o tablet, y siempre verás los mismos archivos.

Si utilizas la aplicación móvil por primera vez, ábrela e inicia sesión con el nombre de usuario y la contraseña de tu cuenta de trabajo. Si ya eres usuario de Dropbox, sigue estos pasos:

  1. Abre la aplicación de Dropbox.
  2. Toca Ya soy usuario de Dropbox.
  3. Introduce tu dirección de correo electrónico pero deja vacío el campo de la contraseña. Toca Iniciar sesión en Dropbox.
  4. Si ya has iniciado sesión en la página de gestión de dispositivos de tu empresa, la aplicación se iniciará automáticamente. Si no has iniciado sesión, se abrirá una ventana del navegador indicándote que continúes. Introduce tu dirección de correo electrónico, tu contraseña del trabajo (no tu contraseña de Dropbox) y cualquier otra información solicitada.
  5. Si tu empresa utiliza el inicio de sesión único, se abrirá una página nueva en el navegador solicitándote tu aprobación para que la aplicación pueda utilizar el inicio de sesión único. Toca Permitir.
  6. Sigue los pasos que quedan para terminar de instalar la aplicación.

6. Vincula tu cuenta de Dropbox personal

El administrador de tu equipo de Dropbox Business tal vez te permita conectar una cuenta de Dropbox personal en tu ordenador de trabajo. Esto significa que puedes acceder tanto a tus archivos personales como a tus archivos de trabajo desde el mismo dispositivo.

  • Pista: si el administrador no te lo permite, siempre que puedes acceder tanto a una cuenta de trabajo como a una cuenta personal desde el sitio web de Dropbox (dropbox.com).

Después de conectar tu cuenta de trabajo y tu cuenta personal, verás dos carpetas de Dropbox independientes en tu disco duro o en la aplicación móvil. Tu cuenta de trabajo se mostrará como Dropbox (Nombre de la empresa), mientras que la cuenta personal aparecerá como Dropbox (Personal).

Consejos profesionales: acceso sin conexión

Puedes acceder a archivos de la carpeta de Dropbox en tu ordenador aunque no tengas conexión a Internet. Esto puede hacerse porque hay copias de los archivos guardadas en tu disco duro. Si editas un archivo sin conexión, Dropbox lo sincronizará la próxima vez que te conectes a Internet.

7. Empieza a usar Dropbox

De acuerdo. Has terminado de instalar Dropbox y de iniciar sesión en todos tus dispositivos. También has añadido tus archivos más importantes. Estás listo para empezar a usar Dropbox y dar rienda suelta a tu creatividad.

¿Necesitas algo más? El administrador de tu equipo de Dropbox Business es tu aliado y es la persona adecuada a la que comunicar tus ideas o preguntas.

Encuentra al administrador de tu equipo de Dropbox Business.

 

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