Para crear varias tareas utilizando un archivo CSV:
- Inicia sesión en docsend.com.
- Haz clic en Espacios (salas de datos) en la barra de la izquierda.
- Ve al Espacio (sala de datos) para el que quieras crear una tarea.
- Haz clic en Seguimiento de diligencias en la barra de la izquierda.
- Haz clic en Importar tareas.
- Haz clic en Descargar la plantilla CSV.
- Nota: Es necesario utilizar la plantilla CSV para garantizar que los campos de las tareas se suban correctamente.
- Rellena la plantilla CSV.
- Haz clic en Importar tareas.
- Haz clic en Seleccionar archivo.
- Sube la plantilla CSV cumplimentada.
- Haz clic en Guardar.
Cómo gestionar las tareas (administrador)
El seguimiento de diligencias ofrece a los administradores una vista centralizada de todas las tareas, incluidas las personas asignadas, las fechas límite y el estado de finalización, con herramientas integradas para gestionarlas.
Desde la página de seguimiento de diligencias, los administradores y los propietarios de las cuentas pueden hacer lo siguiente:
- Revisar las tareas pendientes, completadas, rechazadas o atrasadas.
- Abrir una tarea para ver los archivos subidos o los comentarios.
- Actualizar la persona asignada, la fecha límite o el estado de la tarea.
- Actualizar la ubicación del archivo en el Espacio donde las personas asignadas suben los documentos.
- Volver a abrir una tarea si el envío es incorrecto y añadir una nota explicando qué hay que corregir.
- Aplicar acciones masivas para actualizar varias tareas a la vez.
- Filtrar las tareas por persona asignada, estado o fecha límite.
Para gestionar una tarea:
- Selecciona la tarea en cuestión.
- Haz clic en
(más opciones).
- Selecciona Editar, Eliminar o Marcar como completada.
Para gestionar tareas individuales:
- Haz clic en (más opciones) junto a la tarea que quieras editar.
- Modifica manualmente el nombre de la tarea, la persona asignada, la fecha límite, la descripción, la ubicación del archivo en el Espacio o los archivos adjuntos.
- Haz clic en Save (Guardar).
Para cambiar manualmente el estado de una tarea, sigue estos pasos:
- Marca la casilla junto a la tarea que quieres actualizar.
- Haz clic en
(editar).
- Actualiza el estado.
- Haz clic en Save (Guardar).
Para gestionar varias tareas a la vez:
- Marca la casilla junto a Nombre de la tarea para gestionar todas las tareas disponibles o marca las casillas individuales junto a las tareas que quieras gestionar en bloque.
- Haz clic en (editar).
- Actualiza los campos que quieras.
- Haz clic en Save (Guardar).
Todas las tareas se actualizarán en bloque y reflejarán los cambios que hayas realizado.
Para reabrir una tarea que se ha rechazado, sigue estos pasos:
- Selecciona la tarea en cuestión.
- Haz clic en (más opciones).
- Haz clic en Solicitar cambios.
- Añade comentarios sobre los cambios solicitados.
- Haz clic en Enviar solicitud.
Se enviará un correo electrónico para comunicar al destinatario los cambios solicitados y se volverá a abrir la tarea.
Cómo completar las tareas como visitante
Cuando los administradores te asignen tareas, recibirás una notificación por correo electrónico con un enlace para iniciar sesión en la herramienta de seguimiento de diligencias. Una vez que inicies sesión, aparecerá una lista específica de las tareas que se te han asignado, desde la cual podrás subir documentos, proporcionar información o llevar a cabo otras acciones solicitadas.
Para acceder a las tareas que se te han asignado, sigue estos pasos:
- Haz clic en el correo electrónico de invitación en la bandeja de entrada.
- Haz clic en Ver contenido.
- Escribe tu dirección de correo electrónico.
- Haz clic en Confirmar.
- Vuelve a la bandeja de entrada.
- Haz clic en el correo electrónico para verificar tu identidad.
- Haz clic en Verificar dirección de correo electrónico.
Se te redirigirá a la página de inicio del seguimiento de diligencias.
Para completar una tarea:
- Selecciona la tarea en cuestión para ver los detalles asignados.
- Sube los archivos solicitados en la tarea.
- Haz clic en Enviar para revisión.
Rechazar una tarea
Si un visitante considera que una tarea no se le aplica:
- Selecciona la tarea en cuestión para ver los detalles asignados.
- Selecciona Rechazar tarea.
- Añade comentarios sobre el motivo del rechazo.
- Haz clic en Rechazar para confirmar.
Si se rechaza un envío
Si un administrador vuelve a abrir una tarea, el visitante verá una nota en la que se explicará el motivo, y podrá subir un nuevo archivo y volver a enviarlo.
Recordatorios de las tareas por correo electrónico
Recibirás correos electrónicos de recordatorio tanto cuando se acerque la fecha de entrega de las tareas como en los correos electrónicos de resumen semanal cuando ya haya vencido el plazo.
Gestionar los recordatorios por correo electrónico
Puedes gestionar los recordatorios por correo electrónico de tus tareas. Para ello, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en docsend.com.
- Haz clic en
(configuración).
- Marca o desmarca las notificaciones que quieras recibir.
Ajustes de notificaciones
Los administradores pueden cambiar la configuración de las notificaciones por correo electrónico de la herramienta de seguimiento de diligencias. Más información acerca de cómo modificarla.
