Dropbox Paper: configuración de administración para equipos de Dropbox
La información de este artículo es aplicable a ciertos tipos de administradores de Dropbox Professional, Essentials, Standard, Business, Advanced, Business Plus y Enterprise.
Nota: si tu equipo usa la versión 2020 de Dropbox Paper, sigue las instrucciones que aparecen en el primer cuadro de abajo. Si tu equipo usa la versión anterior de Paper, sigue las instrucciones de la segunda sección.
Para averiguar qué versión usa tu equipo:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Crear.
- Sitúa el cursor sobre Documento.
- Si no ves Dropbox Paper en la lista de tipos de documentos, significa que estás usando la versión anterior de Paper.
- Si Dropbox Paper sí aparece en la lista de tipos de documentos, significa que estás usando la nueva versión 2020 de Dropbox Paper.
Puedes obtener más información en las preguntas frecuentes sobre la versión 2020 de Dropbox Paper para administradores de equipos.
Administradores en la versión 2020 de Dropbox Paper
Esta sección es para administradores de cuentas de equipo de Dropbox cuyos equipos utilicen la versión 2020 de Dropbox Paper. Para saber qué versión estás usando, sigue las instrucciones que aparecen al principio de este artículo.
En la versión 2020 de Paper, los documentos de Paper funcionan como archivos normales de Dropbox, por lo que los ajustes de administración de los documentos de Paper son los mismos que para los archivos normales de Dropbox. Los controles de privacidad y uso compartido de los documentos de Paper, al igual que los de los archivos normales de Dropbox, se administran así:
- Controla las opciones para compartir archivos y carpetas (incluidos los documentos de Paper) fuera del equipo.
- Limita la capacidad de los miembros del equipo para borrar archivos de forma permanente (incluidos los documentos de Paper).
- Inicia sesión como miembro del equipo para controlar los archivos de los miembros del equipo (incluidos los documentos de Paper).
- Bloquea la capacidad de tu equipo para conectarse a las aplicaciones (incluido Paper).
Algunos controles administrativos de Paper no han cambiado en la versión 2020, incluidos los siguientes:
Recursos adicionales
Para aprender más sobre la versión 2020 de Dropbox Paper:
Administradores en la versión anterior de Dropbox Paper
Esta sección es para administradores de cuentas de equipo de Dropbox que utilicen la antigua versión de Dropbox Paper. Para saber qué versión estás usando, sigue las instrucciones que aparecen al principio de este artículo.
Habilitar o inhabilitar Paper
Para habilitar o inhabilitar Dropbox Paper en tu equipo:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Consola de administración.
- Haz clic en Configuración.
- Haz clic en Paper en Configuración adicional.
- Activa o desactiva Habilitar Paper.
- Acepta las condiciones de Dropbox antes de activar Paper.
- Haz clic en Aplicar cambios.
Nota: Paper está habilitado de forma predeterminada para todos los equipos de Dropbox Standard y Advanced creados a partir del 7 de agosto de 2017.
Exportar todos los documentos de Paper
Al inhabilitar Paper, podrás exportar todos tus documentos de Paper como archivos de Word o Markdown. Para exportar tus documentos:
- Tras inhabilitar Paper, haz clic en Exportar X documentos.
- Elige un formato de archivo y haz clic en Descargar.
- Después de completar la exportación, recibirás un mensaje de correo con tus documentos de Paper en el formato elegido. En este mensaje de correo, haz clic en Descargar documentos.
Se exportarán todos los documentos activos propiedad de los miembros del equipo. Los documentos eliminados no se exportarán.
Uso compartido solo en el equipo
Los administradores de un equipo de Dropbox pueden elegir con quién pueden compartir documentos de Paper los miembros del equipo. Los administradores pueden elegir habilitar el uso compartido fuera del equipo o solo dentro del equipo de Dropbox. Para limitar el uso compartido dentro de tu equipo:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Consola de administración.
- Haz clic en Configuración.
- Haz clic en Paper en Configuración adicional.
- Activa o desactiva Compartir documentos de Paper externamente.
- Haz clic en Aplicar cambios.
Esta configuración no es retroactiva y solo se aplica a los documentos compartidos una vez modificada la configuración. Consulta los documentos que se han compartido con personas ajenas a tu equipo en el informe de actividad.
Nota: cuando se desactiva esta configuración, también se impide que los miembros del equipo puedan crear documentos en carpetas externas compartidas con ellos.
Privacidad predeterminada de documentos de Paper
Los administradores tienen la capacidad de elegir una configuración predeterminada de privacidad para los enlaces a documentos de Paper. Para elegir la privacidad predeterminada de los documentos de Paper:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Consola de administración.
- Haz clic en Configuración.
- Haz clic en Paper en Configuración adicional.
- Junto a Configuración para compartir predeterminada, elige entre Cualquiera con el enlace, Miembros con el enlace o Inhabilitar el uso compartido externo.
- Cualquiera con el enlace permite abrir el documento a cualquiera que tenga el enlace, ya sea miembro del equipo o no.
- Miembros con el enlace solo permite abrir el documento a los miembros del equipo que tengan el enlace. Los miembros que no formen parte del equipo no podrán abrir el documento aunque tengan el enlace.
- Inhabilitar el uso compartido externo impide a los miembros del equipo compartir documentos con miembros que no sean del equipo.
Controles de eliminación permanente
Por defecto, el creador puede eliminar de manera permanente un documento o una carpeta después de que se haya archivado.
Los administradores de un equipo de Dropbox pueden limitar la capacidad de eliminación permanente de documentos de Paper solo a los administradores de equipo. Para evitar eliminaciones permanentes, los administradores de equipo pueden decidir desactivar la opción de eliminación por parte del equipo.
Nota: si la opción Eliminaciones está desactivada, los administradores de equipos pueden eliminar permanentemente archivos si inician sesión como usuario. Aprende a iniciar sesión como usuario en la sección siguiente.
Nota: esta configuración es aplicable a archivos de Dropbox y a documentos de Paper.
Iniciar sesión como usuario
Los administradores de un equipo de Dropbox pueden iniciar sesión como otro miembro del equipo. Cuando utilizan esta función de inicio de sesión, los administradores pueden:
- Ver carpetas y documentos de Paper
- Compartir documentos y carpetas con otros usuarios
- Mover carpetas y documentos de Paper
- Restaurar documentos de Paper archivados
- Archivar y eliminar permanentemente documentos de Paper
Los administradores no pueden crear, editar ni introducir comentarios en los documentos.
Para iniciar sesión como un miembro del equipo y acceder a su cuenta de Paper:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Consola de administración.
- Haz clic en Miembros.
- Haz clic en “…” (tres puntos) junto al nombre del miembro del equipo en cuyo nombre quieres iniciar sesión.
- Haz clic en Iniciar sesión como miembro.
- Haz clic en Iniciar sesión para confirmar que te gustaría iniciar sesión como el usuario seleccionado.
- Haz clic en la pestaña Paper.
- Cuando hayas terminado, haz clic en Cerrar sesión.
Nota: todas las acciones realizadas por el administrador quedan consignadas en el registro de actividad.
Visualizar la actividad de un equipo en documentos de Paper
La pestaña Actividad de miembros muestra un resumen de la actividad más reciente de un equipo. Los administradores pueden seleccionar un tipo concreto de actividad de Paper en la pestaña Actividad de miembros o descargar un informe de actividad completo.
Se registran actividades de Paper al:
- Crear y modificar documentos
- Introducir comentarios en documentos y cerrarlos
- Compartir documentos con miembros del equipo y con personas ajenas a este
- Archivar y eliminar permanentemente documentos
- Solicitar acceso a documentos de miembros del equipo y personas ajenas a este
- Ver documentos por parte de miembros del equipo y personas ajenas a este
- Realizar cambios en la política de uso compartido
Más información sobre cómo ver la actividad de tu equipo
Limitaciones de la seguridad de Paper para equipos de Dropbox
Algunas de las opciones de seguridad de los equipos de Dropbox aún no incluyen Dropbox Paper. Sigue leyendo para saber qué opciones no están disponibles para los equipos que utilizan Dropbox Paper.
Estándares y normativas no disponibles en Dropbox Paper
Dropbox Paper no se incluye en el marco de estos estándares y normativas:
- Germany BSI C5
Más información sobre la conformidad de Dropbox con estos estándares.
La aprobación de dispositivos no se incluye para la aplicación móvil de Paper
La aprobación de dispositivos es una función de acceso y seguridad para equipos de Dropbox con planes de Enterprise o Advanced. Con la aprobación de dispositivos, los administradores pueden gestionar los dispositivos que utilizan los miembros del equipo para acceder a sus cuentas de Dropbox. La aplicación de Dropbox Paper para móviles no está incluida en la aprobación de dispositivos.
La gestión de movilidad empresarial no se incluye para la aplicación móvil de Paper
La Gestión de movilidad empresarial (EMM) ayuda a los equipos de Dropbox con el plan Enterprise a gestionar el uso de dispositivos móviles en las aplicaciones, redes y dispositivos de la empresa. La aplicación de Dropbox Paper para móviles no se puede gestionar mediante EMM.
El control de red no se incluye en Paper
El control de red es una función de acceso y seguridad disponible para equipos de Dropbox con el plan Enterprise. Con esta función, los administradores de TI tienen la capacidad de gestionar qué cuentas de Dropbox se pueden usar en su red corporativa. Por ahora, Dropbox Paper no se gestiona mediante el control de red.
Cerrar de forma remota la sesión de un miembro del equipo de la aplicación móvil de Paper
Los administradores pueden cerrar de forma remota la sesión de los miembros de la aplicación Paper para móvil en todos los dispositivos para que no puedan acceder a los documentos de Paper del equipo.
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Consola de administración.
- Haz clic en Miembros.
- Haz clic en el nombre del miembro cuya sesión de la aplicación móvil de Paper quieres cerrar en todos los dispositivos.
- En Dispositivos móviles de Paper, haz clic en Haz clic aquí para cerrar la sesión del miembro del equipo de Paper en todos los dispositivos.
