Dropbox Paper: configuración de administración para equipos de Dropbox Business

Administradores en la versión 2020 de Dropbox Paper

En este cuadro se incluye información para los administradores de equipos de Dropbox Business cuyos equipos usen la versión 2020 de Dropbox Paper. Para saber qué versión estás usando, sigue las instrucciones que aparecen al principio de este artículo.

En la versión 2020 de Paper, los documentos de Paper funcionan como archivos normales de Dropbox, por lo que los ajustes de administración de los documentos de Paper son los mismos que para los archivos normales de Dropbox. Los controles de privacidad y uso compartido de los documentos de Paper, al igual que los de los archivos normales de Dropbox, se administran así:

• Controla las opciones para compartir archivos y carpetas (incluidos los documentos de Paper) fuera del equipo.
• Limita la capacidad de los miembros del equipo para borrar archivos de forma permanente (incluidos los documentos de Paper).
• Inicia sesión como miembro del equipo para controlar los archivos de los miembros del equipo (incluidos los documentos de Paper).
• Bloquea la capacidad de tu equipo para conectarse a las aplicaciones (incluido Paper).

Algunos controles administrativos de Paper no han cambiado en la versión 2020, incluidos los siguientes:

• La forma en que se cierra de forma remota la sesión de un miembro del equipo de la aplicación móvil de Paper
• La forma de visualizar la actividad de un equipo en los documentos de Paper

Recursos adicionales

Para aprender más sobre la versión 2020 de Dropbox Paper:

• Artículo general de preguntas frecuentes
• Preguntas frecuentes para administradores de equipos

Administradores en la versión anterior de Dropbox Paper

En este cuadro se incluye información para los administradores de equipos de Dropbox Business que usen la versión anterior de Dropbox Paper. Para saber qué versión estás usando, sigue las instrucciones que aparecen al principio de este artículo.

Habilitar o inhabilitar Paper

Para habilitar o inhabilitar Dropbox Paper en tu equipo:

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Abre la Consola de administración.
3. Abre la pestaña Configuración.
4. Elige Paper en Configuración adicional.
5. En Habilitar Paper, selecciona Act. o Desact.
6. Acepta las condiciones de Dropbox antes de activar Paper.
7. Haz clic en Aplicar cambios.

Nota: Paper está habilitado de forma predeterminada para todos los equipos Standard y Advanced de Dropbox Business creados a partir del 7 de agosto de 2017. 

Exportar todos los documentos de Paper

Al inhabilitar Paper, podrás exportar todos tus documentos de Paper como archivos de Word o Markdown. Para exportar tus documentos:

1. Tras inhabilitar Paper, haz clic en Exportar X documentos. 
2. Elije el formato de archivo y haz clic en Descargar.
3. Después de completar la exportación, recibirás un mensaje de correo con tus documentos de Paper en el formato elegido. En este mensaje de correo, haz clic en Descargar documentos.

Se exportarán todos los documentos activos propiedad de los miembros del equipo. Los documentos eliminados no se exportarán.

Uso compartido solo en el equipo

Los administradores de un equipo de Dropbox Business pueden elegir con quién pueden compartir documentos de Paper los miembros del equipo. Los administradores pueden elegir habilitar el uso compartido fuera del equipo o solo dentro del equipo de Dropbox. Para limitar el uso compartido dentro de tu equipo:

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Abre la Consola de administración.
3. Abre la pestaña Configuración.
4. Elige Paper en Configuración adicional.
5. En Compartir documentos de Paper externamente, selecciona Act. o Desact.
6. Haz clic en Aplicar cambios.

Esta opción no es retroactiva y solo se aplica a los documentos compartidos una vez modificada la configuración. Consulta los documentos que se han compartido con personas ajenas a tu equipo en el informe de actividad.

Nota: cuando se cambia el ajuste a desactivado , también se impide que los miembros del equipo puedan crear documentos en carpetas externas compartidas con ellos.

Privacidad predeterminada de documentos de Paper

Los administradores tienen la capacidad de elegir una configuración predeterminada de privacidad para los enlaces a documentos de Paper. Para elegir la privacidad predeterminada de los documentos de Paper:

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Abre la Consola de administración.
3. Abre la pestaña Configuración.
4. Elige Paper en Configuración adicional.
5. Junto a Configuración para compartir predeterminada, elige entre Cualquiera con el enlace, Miembros con el enlace o Inhabilitar el uso compartido externo.
   • Cualquiera con el enlace permite a cualquiera que tenga el enlace, ya sea miembro del equipo o no, abrir el documento.
   • Miembros con el enlace solo permite a los miembros del equipo que tengan el enlace abrir el documento. Los miembros que no formen parte del equipo no podrán abrir el documento aunque tengan el enlace.
   • Inhabilitar el uso compartido externo impide a los miembros del equipo compartir documentos con miembros que no sean del equipo.

Controles de eliminación permanente

Por defecto, el creador puede eliminar de manera permanente un documento o una carpeta después de que se haya archivado.

Los administradores de un equipo de Dropbox Business pueden limitar la capacidad de eliminación permanente de documentos de Paper solo a los administradores de equipo. Para evitar eliminaciones permanentes, los administradores de equipo pueden decidir desactivarla opción de eliminaciones por parte del equipo.

Nota: si la opción Eliminación está desactivada, los administradores de equipos pueden eliminar permanentemente archivos si inician sesión como usuario. Aprende a iniciar sesión como usuario en la sección siguiente.

Nota: esta configuración es aplicable a archivos de Dropbox y a documentos de Paper.

Iniciar sesión como usuario

Los administradores de un equipo de Dropbox Business pueden iniciar sesión como otro miembro del equipo. Cuando utilizan esta función, los administradores pueden:

• Ver carpetas y documentos de Paper
• Compartir documentos y carpetas con otros usuarios
• Mover carpetas y documentos de Paper
• Restaurar documentos de Paper archivados
• Archivar y eliminar permanentemente documentos de Paper

Los administradores no pueden crear, editar ni introducir comentarios en los documentos.

Para iniciar sesión como un miembro del equipo y acceder a su cuenta de Paper:

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Abre la Consola de administración.
3. Abre la página Miembros.
4. Haz clic en el icono con forma de engranaje junto al nombre del miembro del equipo en cuyo nombre quieres iniciar sesión.
5. Haz clic en Iniciar sesión como usuario.
6. Haz clic en Iniciar sesión para confirmar que te gustaría iniciar sesión como usuario seleccionado.
7. Haz clic en la pestaña Paper.
8. Cuando hayas terminado, haz clic en Cerrar sesión.

Nota: todas las acciones realizadas por el administrador quedan recogidas en el registro de actividad.

Visualizar la actividad de un equipo en documentos de Paper

La página Actividad muestra un resumen de la actividad más reciente de un equipo. Los administradores pueden seleccionar un tipo concreto de actividad de Paper en la página Actividad o descargar un informe de actividad completo.

Se registran actividades de Paper al:

• Crear y modificar documentos
• Introducir comentarios en documentos y cerrarlos
• Compartir documentos con miembros del equipo y con personas ajenas a este
• Archivar y eliminar permanentemente documentos
• Solicitar acceso a documentos de miembros del equipo y personas ajenas a este
• Ver documentos por parte de miembros del equipo y personas ajenas a este
• Realizar cambios en la política de uso compartido

Más información sobre cómo ver la actividad de tu equipo

Limitaciones de la seguridad de Paper para los equipos de Dropbox Business

Algunas de las opciones de seguridad de los equipos de Dropbox Business aún no incluyen Dropbox Paper. Sigue leyendo para saber qué opciones no están disponibles para los equipos que utilizan Dropbox Paper.

Estándares y normativas no disponibles en Dropbox Paper

Dropbox Paper no se incluye en el marco de estos estándares y normativas:

• Germany BSI C5

Más información sobre la conformidad de Dropbox con estos estándares

La aprobación de dispositivos no se incluye para la aplicación móvil de Paper

La aprobación de dispositivos es una función de acceso y seguridad para equipos de Dropbox Business con planes de Enterprise o Advanced. Con la aprobación de dispositivos, los administradores pueden gestionar los dispositivos que utilizan los miembros del equipo para acceder a sus cuentas de Dropbox Business. La aplicación de Dropbox Paper para móviles no está incluida en la aprobación de dispositivos.

La gestión de movilidad empresarial no se incluye para la aplicación móvil de Paper

La Gestión de movilidad empresarial (EMM) ayuda a los equipos de Dropbox Business con el plan Enterprise a gestionar el uso de dispositivos móviles en las aplicaciones, redes y dispositivos de la empresa. La aplicación de Dropbox Paper para móviles no se puede gestionar mediante EMM.

El control de red no se incluye en Paper

El control de red es una función de acceso y seguridad disponible para equipos de Dropbox Business con el plan Enterprise. Con esta función, los administradores técnicos tienen la capacidad de gestionar qué cuentas de Dropbox se pueden usar en su red corporativa. Por ahora, Dropbox Paper no se gestiona mediante el control de red.