Cómo usar el complemento Controles avanzados de contenido y equipos

El complemento Controles avanzados de contenido y equipos está disponible para los clientes de Dropbox Business Advanced y Dropbox Business Enterprise a través del equipo de ventas de Dropbox. Si eres administrador de equipo de Dropbox Business y quieres obtener más información sobre este complemento, ponte en contacto con tu Director de Éxito del Cliente.

El complemento Controles avanzados de contenido y equipos, con tecnología de BetterCloud, permite a los administradores de equipo implementar, gestionar y dirigir de forma segura sus equipos de Dropbox Business a través de una sola herramienta de gestión de operaciones.

Por ejemplo, los administradores de equipo pueden usar este complemento para:

  • Proteger sus datos a través de la búsqueda de contenido sensible 
  • Automatizar la correspondencia con las normas de seguridad específicas de la empresa a nivel granular
  • Tener visibilidad sobre la actividad del equipo y crear informes exhaustivos
  • Optimizar los flujos de trabajo personalizables y la incorporación y salida de empleados

En este artículo, los administradores de los equipos de Dropbox Business podrán conocer los pasos para instalar y utilizar el complemento.

Instalar e integrar el complemento

Para instalar el complemento Controles avanzados de equipos e integrarlo con Dropbox:

  1. Sigue los pasos de instalación de BetterCloud que se describen en este artículo y este vídeo.
  2. Completa la instalación en función de tu IDP:
  1. Sigue las instrucciones de este artículo para integrar Dropbox con BetterCloud.

Configurar alertas

Las alertas permiten a los administradores analizar los problemas de seguridad en tiempo real y evitar las vulnerabilidades de los datos. Accede a los siguientes enlaces para obtener información completa sobre cómo configurar las alertas:

Consulta este artículo para ver las alertas de Dropbox disponibles.

Alerta de archivo compartido externamente

Las alertas de archivos compartidos externamente y carpetas compartidas externamente te notifican cuando un archivo o carpeta de Dropbox se comparte directamente con un usuario fuera de tu equipo de Dropbox. Los administradores también pueden analizar los archivos compartidos externamente en busca de contenido sensible. Aprende a configurar la alerta de archivos compartidos externamente.

Alerta de datos sensibles analizados

La alerta de datos sensibles analizados te notifica cuando los archivos de tu dominio contienen datos sensibles y puede activar un flujo de trabajo de reparación automatizado. Aprende a configurar la alerta de datos sensibles analizados.

Nota: esta alerta solo analiza el contenido creado después de haberse configurado el complemento. Los administradores pueden usar "Select Scans" y "File Audits" para analizar contenido anterior.

Crear flujos de trabajo automatizados

Los flujos de trabajo permiten a los administradores automatizar las acciones de un equipo de negocios de Dropbox usando la lógica de "if, then". En el administrador de flujos de trabajo, los administradores pueden ver y controlar todos los flujos de trabajo en un mismo lugar. Accede a los siguientes enlaces para obtener información completa sobre cómo crear flujos de trabajo:

Flujo de trabajo de captura de cuentas

Los administradores pueden recibir una alerta cuando se hayan seleccionado miembros del equipo para migrar su cuenta de Dropbox independiente a su equipo de Dropbox Business. Esta alerta se puede usar para confirmar que los ajustes de los miembros del equipo cumplen las políticas de seguridad. Aprende a crear el flujo de trabajo de cuenta capturada.

Nota: la función de captura de cuentas o captura de todos los usuarios solo está disponible para los equipos de Dropbox Business Enterprise.

Incorporar y eliminar empleados

El flujo de trabajo de incorporación permite añadir automáticamente nuevos miembros de equipo a grupos y carpetas. Los flujos de trabajo de eliminación permiten restringir rápidamente el acceso de usuarios a datos sensibles y eliminarlos de dispositivos vinculados cuando alguien abandona un equipo de Dropbox Business o cambia de rol. Accede a los siguientes enlaces para aprender a crear flujos de trabajo de incorporación y eliminación:

Analizar contenido

Los administradores pueden analizar tanto el contenido nuevo como el existente en su equipo de Dropbox Business para localizar y evitar las vulnerabilidades de los datos y comprobar el cumplimiento de la seguridad. Consulta este artículo para obtener información sobre cómo analizar el contenido de tu equipo de Dropbox Business.

Nota: los administradores también pueden configurar una alerta de datos sensibles analizados.

Auditar los resultados

Los administradores pueden realizar auditorías a partir de contenido analizado con condiciones personalizadas. Consulta este artículo para obtener información sobre cómo realizar una auditoría del contenido analizado.

Activar un flujo de trabajo a partir de una política para seguir adelante ("Go Forward")

Cuando se publica una alerta de análisis de contenido, se puede utilizar como un evento de flujo de trabajo. Consulta este artículo para obtener información sobre cómo activar un flujo de trabajo a partir de una política para seguir adelante.

Tomar medidas cuando un archivo infringe un análisis o una política

Los administradores pueden realizar acciones personalizadas en relación a archivos que infringen una política establecida por ellos. Accede a los siguientes enlaces para obtener información sobre cómo tomar medidas cuando el contenido de un archivo infringe una política:

Funciones del complemento Controles avanzados de contenido y equipos

Protección de datos                                                                

  • Crear alertas para amenazas internas y externas                                    
  • Detectar y proteger la información sensible cuando se sube                         
  • Buscar y proteger información sensible en contenido existente                   
  • Impedir que se compartan sin autorización archivos y carpetas                                  
  • Crear flujos de trabajo de reparación personalizados                                                

Visibilidad y control                                                               

  • Buscar y auditar todo el contenido y los permisos en una sola vista                      
  • Llevar a cabo acciones en lote en archivos y carpetas para todo el equipo                      

Gestión del ciclo de vida del usuario                                                          

  • Hacer cumplir los procesos de solicitud de servicios con notificaciones y flujos de trabajo de captura de cuentas 
  • Conceder a los usuarios acceso a contenido relevante en función de grupos, jerarquías y roles         
  • Configurar flujos de trabajo personalizados de cancelación que reflejen tus procesos                     
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