Guía para administradores técnicos

En otoño de 2019, Dropbox presentó una nueva experiencia para escritorio que consiste en una nueva aplicación para escritorio, mejoras en Dropbox en la bandeja del sistema/barra de menús y la carpeta de Dropbox en el Explorador de archivos/Finder.

En esta guía se describen los últimos cambios con el objetivo de ayudar a los administradores técnicos a trasladar a sus equipos a la nueva experiencia para escritorio y estar al día de las últimas funciones e integraciones.

La nueva experiencia de Dropbox para escritorio

La nueva experiencia de Dropbox para escritorio proporciona un espacio de trabajo inteligente donde los usuarios pueden guardar archivos tradicionales, contenido en la nube, documentos de Dropbox Paper y accesos directos web en un mismo lugar. 

La experiencia de Dropbox para escritorio incluye tres componentes:

Componentes de Dropbox para escritorio

Secciones en este artículo:

Aplicación de Dropbox para escritorio

La nueva aplicación para escritorio muestra todos los archivos y carpetas de la carpeta de Dropbox en el Explorador de archivos (Windows) o el Finder (Mac) y en dropbox.com, pero en un espacio de trabajo más organizado y potente.

Los usuarios solo tienen que arrastrar y soltar sus archivos y carpetas para añadirlos a la aplicación. El contenido aparece en la carpeta de Dropbox y se sincroniza con dropbox.com y con quien se hayan compartido esos archivos.

Aplicación de Dropbox para escritorio

Funciones de la aplicación para escritorio

La nueva aplicación de Dropbox para escritorio permite a los usuarios:

Acceso de usuarios

La nueva aplicación de Dropbox para escritorio ya está disponible para los usuarios que utilicen las nuevas compilaciones de cliente para escritorio Windows y Mac.

Los usuarios también pueden descargar la aplicación en www.dropbox.com/downloading.

Experiencia inicial del usuario

Cuando los usuarios empiecen a interactuar con la nueva experiencia para escritorio, seguirán viendo el icono de Dropbox en la bandeja del sistema (Dropbox) o la barra de menús (Mac).

La carpeta de Dropbox también podrá verse en el Explorador de archivos (Windows) o el Finder (Mac) como antes.

Los usuarios pueden seguir interactuando con Dropbox a través de la bandeja del sistema o la barra de menús. De forma predeterminada, hacer clic en el icono de la carpeta ahí abrirá la carpeta de Dropbox en el Explorador de archivos (Windows) o el Finder (Mac).

Nota: los administradores pueden cambiar los valores predeterminados de un equipo y los usuarios individuales pueden cambiar las preferencias para abrir las carpetas en la aplicación para escritorio en lugar de en el Explorador de archivos o el Finder.

Icono de carpeta

Introducción para los usuarios

Al acceder por primera vez a la nueva aplicación de Dropbox para escritorio, los usuarios verán la siguiente introducción:

Funciones y cambios

Dropbox en la bandeja del sistema o la barra de menús

Dropbox en la bandeja del sistema (Windows) y la barra de menús (Mac) sigue alojando las pestañas Recientes y Notificaciones.

Los usuarios ahora también verán la pestaña Para ti, que muestra una lista inteligente y personalizada de archivos y carpetas, incluidos Tus elementos destacados, contenido Destacado y reuniones y eventos del calendario.

Nota: para indicar a Dropbox qué archivos son menos relevantes, los usuarios pueden hacer clic con el botón derecho del ratón en un elemento destacado y seleccionar Descartar archivo destacado.

Los usuarios también pueden:

  • Destacar, compartir o crear enlaces situando el cursor del ratón sobre los elementos en las pestañas Reciente o Para ti
  • Hacer clic en + (signo más) para crear contenido nuevo con Dropbox Paper, G Suite y Microsoft Office
  • Conectar su calendario para acceder a reuniones creadas con Google Hangouts, Google Meet o Zoom
Dropbox en la bandeja del sistema/barra de menús

Dropbox Spaces

Los Dropbox Spaces proporcionan información que ayuda a los usuarios a organizar su contenido y a estar al tanto de cosas como la actividad de los archivos, los comentarios y las tareas.

Cuando se añade una vista de carpeta o funciones específicas a una carpeta en una cuenta de Dropbox, se convierte en un Dropbox Space. Después de añadirse a una carpeta, los archivos anclados, notas, listas, tareas, @menciones y enlaces serán visibles para cualquier usuario que abra el Dropbox Space en la aplicación de Dropbox para escritorio, la aplicación móvil o dropbox.com.

Vista de carpeta en un Dropbox Space

Los usuarios pueden dar acceso de edición o solo lectura a un Dropbox Space igual que harían con una carpeta, y cuando una carpeta se convierte en un Dropbox Space, se comparte con las mismas personas y se conservan los mismos permisos. Las funciones de un Dropbox Space solo las pueden editar las personas con acceso de edición al Space.

Para crear un Dropbox Space debe añadirse:

Dropbox Transfer

Dropbox Transfer permite a los usuarios enviar archivos en los que no necesitan colaborar de forma sencilla, como un producto terminado o un contrato a un cliente. 

Con Dropbox Transfer, los usuarios pueden:

  • Enviar hasta 100 GB por transferencia en función del plan
  • Proteger las transferencias con una contraseña
  • Añadir fechas de caducidad a las transferencias
  • Recibir una notificación cuando se descarga una transferencia
  • Ver estadísticas sobre lecturas y descargas de cada transferencia 
  • Añadir un logotipo y un fondo personalizado a las transferencias

Habilitar Dropbox Transfer

Los administradores de equipo pueden habilitar Dropbox Transfer para los equipos en la Consola de administración.

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
  2. Haz clic en Consola de administración en la columna de la izquierda.
  3. Haz clic en Configuración.
  4. Haz clic en Compartiendo.
  5. Desplázate hasta Compartir archivos con Dropbox Transfer y actívalo.
  6. Haz clic en Guardar para confirmar los cambios.
Consola de administración de Dropbox

Integraciones de Slack y Zoom

Las integraciones de Dropbox con Slack y Zoom ayudan a los usuarios a reunir contenido y conversaciones. Los administradores pueden gestionar las integraciones de aplicaciones para su equipo en la Consola de administración.

Slack en Dropbox

Con la integración de Slack, los usuarios pueden compartir archivos y enviar mensajes de Slack desde un archivo de Dropbox. Los usuarios pueden ver quién ha compartido sus archivos en Slack, cuándo y en qué canales. Una vez conectados, esta información aparecerá en la sección Actividad de la vista previa del archivo.

Nota: la actividad de Slack no incluirá detalles específicos si la persona propietaria de los archivos no tiene acceso al canal o mensaje en el que se ha compartido.

Zoom en Dropbox

La integración de Zoom permite presentar archivos en Zoom, enviar mensajes a gente en Zoom y crear reuniones de Zoom, así como unirte a ellas, directamente desde Dropbox. Se puede acceder a reuniones de Zoom desde la nueva aplicación de Dropbox para escritorio sin abrir Zoom y, cuando se conecta un calendario, se pueden añadir reuniones de Zoom desde la aplicación para escritorio. Se puede ver quién ha presentado sus archivos en Zoom en la sección Actividad de la vista previa de un archivo.

Búsqueda de imágenes

Con la búsqueda de imágenes, tu equipo puede encontrar una imagen más rápido por el contenido de la imagen sin importar el nombre del archivo. 

Búsqueda de imágenes

Ya no es necesario buscar una imagen por su ubicación o nombre de archivo; ahora se puede buscar directamente desde la nueva aplicación para escritorio o en dropbox.com. Tu equipo no tendrá que añadir etiquetas ni cambiar nombres de archivos para buscar imágenes en una cuenta de Dropbox.

Nota: esta función está disponible en acceso preliminar.  

Aplicación de Dropbox para móviles

Muchas de las nuevas funciones de la experiencia de Dropbox para escritorio también están disponibles en la aplicación de Dropbox para móviles. Ayuda a tu equipo a organizar su contenido y a estar informado esté donde esté. 

Vista de carpeta en móvil

Configuración y ajustes predeterminados

Configurar valores predeterminados para la nueva aplicación de Dropbox para escritorio

De forma predeterminada, cuando se hace clic en el icono de carpeta en Dropbox en la bandeja del sistema (Windows) o la barra de menús (Mac), se abre la carpeta de Dropbox en el Explorador de archivos o el Finder.

Los administradores de equipo pueden configurar la aplicación de Dropbox para escritorio como explorador de archivos predeterminado. Para cambiar el ajuste predeterminado:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
  2. Haz clic en Consola de administración en la columna de la izquierda.
  3. Haz clic en Configuración.
  4. Haz clic en Valores predeterminados de la aplicación de Dropbox para escritorio.
  5. Selecciona Aplicación de Dropbox para escritorio en el menú desplegable de los ajustes de configuración.
  6. Haz clic en Guardar para confirmar los cambios.
Configurar valores predeterminados de la aplicación para escritorio

Descubrimiento del usuario de la aplicación de Dropbox para escritorio

Si ningún administrador define la aplicación de Dropbox para escritorio como visor de archivos predeterminado, el usuario puede descubrir la aplicación de varias maneras.

  • Seleccionando Ver en Dropbox en una entrada en Dropbox en la bandeja del sistema (Windows) o la barra de menús (Mac)
  • Volviendo a iniciar Dropbox desde el menú de aplicaciones con el cliente ejecutándose
  • Recibiendo una @mención de otro usuario que ya usa la aplicación para escritorio
  • Cambiando sus preferencias predeterminadas a Abrir carpetas en la aplicación de Dropbox para escritorio

Nota: una vez descubierta, la nueva aplicación de Dropbox para escritorio se convertirá en el visor predeterminado. Los administradores pueden cambiar el valor predeterminado en su Consola de administración.

Preferencias de Dropbox

Acceder a la aplicación de Dropbox para escritorio

Cuando un administrador configura la opción para que los archivos y carpetas se abran en la aplicación de Dropbox para escritorio de forma predeterminada en lugar de en el Explorador de archivos (Windows) o el Finder (Mac), los usuarios pueden acceder a la aplicación de varias maneras. 

  • Abriendo Dropbox en la bandeja del sistema (Windows) o la barra de menús (Mac) y haciendo clic en el icono de carpeta
  • Abriendo cualquier carpeta de Dropbox en la bandeja del sistema o la barra de menús
Acceder a la aplicación para escritorio

Nota: independientemente del valor predeterminado, los usuarios pueden abrir sus carpetas de Dropbox en la bandeja del sistema (Windows) o la barra de menús (Mac):

  1. Haz clic en el icono de carpeta.
  2. Seleccionar una carpeta
  3. Haz clic en (tres puntos) y selecciona Ver en Dropbox, Ver en el Explorador de archivos/Finder o Ver en dropbox.com.

Valores predeterminados del usuario para la aplicación de Dropbox para escritorio

Si un administrador configura la aplicación de Dropbox para escritorio como visor de archivos predeterminado, o un usuario la descubre, el usuario puede anular este ajuste.

Para volver a abrir las carpetas de Dropbox en el Explorador de archivos (Windows) o el Finder (Mac):

  1. Haz clic en el icono de Dropbox en la bandeja del sistema (Windows) o la barra de menús (Mac). 
  2. Haz clic en tu foto de perfil o tus iniciales.
  3. Haz clic en Preferencias…
  4. Haz clic en el menú desplegable junto a Abrir carpetas en: y selecciona Finder/Explorador de archivos.

Recursos

Preguntas frecuentes

No. La nueva aplicación de Dropbox para escritorio no cambia la forma en que los archivos se sincronizan con un ordenador. Los usuarios pueden seguir usando la carpeta de Dropbox en el Finder (Mac) o el Explorador de archivos (Windows) como hacían antes.

No. Los requisitos del sistema de la aplicación de Dropbox para escritorio no han cambiado. Para reducir el consumo de memoria y del procesador, los usuarios pueden establecer que sus carpetas se abran automáticamente en la carpeta de Dropbox en lugar de en la aplicación para escritorio.

No. No está previsto que la aplicación de Dropbox para escritorio vaya a estar disponible para Linux.

Sí. La nueva aplicación para escritorio no modifica la carpeta de Dropbox en el Explorador de archivos/Finder. Los usuarios pueden seguir usándola exactamente como lo hacían antes y pueden ajustar sus propias preferencias para abrir la carpeta Dropbox o la aplicación de escritorio de forma predeterminada.

No. Por ahora, los administradores pueden configurar la carpeta de Dropbox en el Explorador de archivos/Finder como visor de explorador de archivos predeterminado para los usuarios, pero no pueden inhabilitar la aplicación para escritorio por completo. Si un usuario prefiere usar la aplicación para escritorio, puede cambiar este ajuste predeterminado de forma individual. Es posible que en el futuro implementemos controles administrativos para inhabilitar la aplicación.

No. Por ahora no se puede saber quién usa la nueva aplicación de Dropbox para escritorio.

No. Por ahora, las carpetas de equipo solo se pueden crear en la Consola de administración.

Sí. Los administradores pueden gestionar las integraciones de aplicaciones como Trello, G Suite, Slack y Zoom desde la Consola de administración. Los administradores pueden habilitar o inhabilitar las integraciones de un equipo entero o usuarios individuales.

Los comentarios se sincronizan entre la aplicación de Dropbox para escritorio, la aplicación móvil y dropbox.com. Los comentarios aparecen a la derecha del archivo cuando este se selecciona en la aplicación para escritorio, a la derecha de la vista previa del archivo en dropbox.com y debajo de la vista previa del archivo en la aplicación de Dropbox para móviles.

No. Por ahora, los administradores no pueden gestionar la función para añadir comentarios desde la aplicación para escritorio.

Los usuarios solo tienen que arrastrar y soltar los archivos en la carpeta o el Dropbox Space donde se quieran guardar y sincronizar. No hay ningún proceso o botón de subida en la aplicación para escritorio.

Cuando se añade una vista de carpeta a una carpeta existente, esta se convierte en un Dropbox Space. En la vista de carpeta se pueden crear descripciones de texto, listas, @menciones, tareas y enlaces, y cualquier miembro del Dropbox Space puede verlos. 

No. Cualquier usuario con permisos de edición puede cambiar la vista de carpeta de un Dropbox Space. Para evitar que otras personas puedan editar una vista de carpeta, la persona propietaria del Dropbox Space puede configurar permisos para compartir de lectura. Otros usuarios podrán ver la vista de la carpeta, pero no podrán editarla.

No. Las vistas de carpetas y las funciones de un Dropbox Space pueden verse en dropbox.com, la aplicación de Dropbox para escritorio y la aplicación de Dropbox para móviles.

Sí. Si se elimina la vista de carpeta, incluido cualquier contenido anclado, el Dropbox Space volverá a ser una carpeta.

Dropbox está aumentando continuamente el número de formatos que pueden previsualizarse en todas las plataformas. En el Centro de ayuda se incluye la lista de tipos de archivos compatibles actualizada

No. Por ahora no se puede mover contenido de G Suite existente a Dropbox. Sí se puede copiar y pegar contenido en un archivo de G Suite nuevo creado en Dropbox. 

Ponte en contacto con tu director de éxito del cliente o escribe a la dirección support@dropbox.com si tienes más preguntas.

Recursos del Centro de ayuda

Descubre más recursos e información sobre cómo equipar a tu equipo con un espacio de trabajo inteligente de Dropbox.

Cómo pasar al nuevo Dropbox

¿Cuáles son las novedades del nuevo Dropbox?

Descripción de la aplicación de Dropbox para escritorio

Dropbox Spaces

Cómo usar Dropbox Transfer

Conectar un calendario y reuniones a Dropbox

Integraciones de terceros

Centro de ayuda de Dropbox

Guías de inicio rápido de Dropbox

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