Monitorizar la actividad compartida del equipo

Si eres administrador de equipo o administrador de gestión de usuarios de un equipo de Dropbox Business, puedes hacer un seguimiento de cómo se comparten ciertos datos tanto dentro como fuera de la organización.

Cómo ver la actividad compartida

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
  2. Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
  3. En la página Actividades, las actividades compartidas aparecerán junto a otro tipo de actividades. Para mostrar únicamente las actividades compartidas, selecciona Compartiendo en el menú desplegable.

La página Actividades muestra un resumen de las actividades más recientes del equipo. No muestra todas las acciones realizadas por el equipo. Puedes generar un informe de actividad completo para un periodo determinado haciendo clic en Crear informe completo en la pestaña Actividad. También puedes ver la actividad compartida reciente de un miembro específico del equipo haciendo clic en Miembros en la barra lateral de la izquierda y, a continuación, haciendo clic en el nombre del miembro en la lista.

¿Qué ocurre si una persona desconocida se une a una carpeta compartida?

Si alguien desconocido se une a una carpeta compartida, los administradores podrán consultar esta información y también ver quién envió la invitación a esa persona desde la pestaña Actividad .

¿Qué tipo de actividades se registran?

Se registran actividades relacionadas con las carpetas compartidas cuando alguien:

  • crea una carpeta compartida,
  • invita a alguien a una carpeta,
  • se une a una carpeta,
  • elimina a alguien de una carpeta,
  • modifica la función de otra persona en una carpeta,
  • transfiere la propiedad de una carpeta a otra persona,
  • deja de compartir una carpeta,
  • cambia los permisos de carpeta compartida,
  • cambia los permisos generales de carpeta compartida en la consola de administración.
  • mueve una carpeta compartida desde una cuenta de Dropbox de trabajo a una cuenta personal (o viceversa), especialmente cuando en la configuración a nivel de carpeta y en la configuración a nivel de equipo se permite compartir elementos fuera del equipo.

Se registran las actividades de archivo relacionadas con el uso compartido cuando un archivo:

  • se añade
  • se descarga
  • se edita
  • se previsualiza
  • se elimina
  • se elimina de forma permanente
  • se restaura (cuando se deshace la eliminación de un archivo o se devuelve un archivo a su ubicación original)
  • se revierte (cuando un archivo se revierte a una versión previa a una serie de modificaciones)
  • se le cambia el nombre
  • se mueve (cuando un archivo se desplaza de una carpeta a otra)
  • se copia
  • se recupera (cuando la cuenta de alguien se revierte a un momento anterior en el tiempo, así como los archivos afectados)

Se registran actividades de enlace compartido cuando:

  • un miembro del equipo crea o comparte un enlace,
  • un usuario ajeno al equipo crea o comparte un enlace desde una carpeta compartida de la que es propietario un miembro del equipo,
  • se crea o comparte un enlace a través de una aplicación de terceros,
  • un miembro del equipo elimina un enlace,
  • un miembro del equipo cambia la visibilidad de un enlace,
  • un miembro del equipo establece una contraseña o fecha de caducidad para un enlace,
  • un administrador cambia los permisos generales relativos a enlaces compartidos en la consola de administración,
  • alguien abre o guarda archivos desde un enlace compartido por un miembro del equipo.

Las actividades de solicitud de archivos se registran cuando:

  • Un miembro del equipo crea una solicitud de archivos.
  • Un miembro del equipo recibe archivos en una solicitud de archivos.

Se registran actividades de uso compartido de Paper cuando:

  • Un documento o una carpeta de Paper se comparte o se deja de compartir con un miembro del equipo.
  • Un documento o una carpeta de Paper propiedad del equipo se comparte o se deja de compartir con una persona ajena al equipo.
  • Un miembro del equipo ve un documento de Paper.
  • Una persona ajena al equipo ve un documento de Paper.
  • Un miembro del equipo se menciona en un documento de Paper.
  • Una persona ajena al equipo se menciona en un documento de Paper propiedad del equipo.
  • La opción para compartir predeterminada de los documentos de Paper cambia.
  • Los permisos se cambian para un miembro de un documento de Paper.
  • Un miembro del equipo o una persona ajena al equipo solicita acceso a un documento de Paper.

Las actividades como abrir un enlace o añadir archivos a una cuenta de Dropbox solo se incluyen en el registro de actividad completo. Se registrará un evento siempre que un usuario, sea o no miembro del equipo, abra el enlace o lo añada a su Dropbox.

El registro de actividades compartidas no anota el hecho de que un miembro abandone o añada una carpeta compartida, ya que el miembro aún tiene acceso a la carpeta y puede añadirla en cualquier momento.

Ver la actividad compartida en el panel de estadísticas

Si quieres obtener información detallada sobre la actividad compartida de tu equipo a lo largo del tiempo, echa un vistazo al panel de estadísticas. Muestra datos estadísticos del uso general, como el número de enlaces compartidos creados y el número de carpetas compartidas activas. Más información sobre el panel de estadísticas

Ver y gestionar el uso compartido externo

Los administradores de equipos Advanced y Enterprise pueden ver qué archivos, carpetas y enlaces compartidos se comparten con personas externas a su equipo, además de la información sobre cómo se han compartido, incluyendo:

  • Elementos compartidos: tipo, tamaño y ruta
  • Seguridad: nivel de acceso y si están protegidos con una contraseña o una fecha de caducidad
  • Uso compartido: quién ha compartido el contenido, cuándo y con quién
  • Actividad: si el contenido se ha visto o editado

Los administradores de equipo tienen la opción de descargar un informe o consultar la página de uso compartido externo para ver esta información. También pueden administrar el acceso a esos archivos y carpetas desde una página específica de uso compartido externo.

Nota: tanto la página específica como el informe: 

  • Solo incluyen los archivos y las carpetas que se comparten directamente. Por ejemplo, si se comparte una carpeta, se incluirá la carpeta, pero no los archivos que contiene. 
  • Incluyen los archivos y las carpetas para los que un miembro del equipo ha creado un enlace compartido.
  • Solo están disponibles para los equipos con menos de cinco millones de usos compartidos externos.
  • No contienen documentos de Dropbox Paper.

Descargar un informe de uso compartido externo

Los administradores de equipos Advanced y Enterprise pueden hacer clic en Crear informe para crear un informe de uso compartido externo desde la página de uso compartido externo y el panel de estadísticas. El informe contiene toda la información de uso compartido externo del equipo y no se puede filtrar.

Ver, filtrar y gestionar el uso compartido externo

Los administradores de equipos Advanced y Enterprise tienen acceso a una página específica de uso compartido externo en la consola de administración, donde pueden ver, filtrar y gestionar los archivos y las carpetas compartidos externamente.

Nota: aunque Dropbox trabaja para mantener esta página lo más actualizada posible, la información más actualizada se encontrará en el informe.

Para abrir la página de uso compartido externo:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
  2. Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
  3. Haz clic en Seguridad en la barra lateral izquierda.
  4. Haz clic en Uso compartido externo.

Los administradores de equipo pueden buscar y filtrar los archivos compartidos externamente por criterios como el nombre de archivo, la fecha en que se compartió, la persona que lo compartió y el tipo de archivo. 

Para gestionar un archivo o una carpeta compartidos externamente desde la página de uso compartido externo:

  1. Sigue los pasos descritos anteriormente para abrir la página de uso compartido externo. 
  2. Sitúa el cursor sobre el nombre del archivo o de la carpeta que quieras gestionar.
  3. Haz clic en “” (tres puntos).
  4. Haz clic en Administrar acceso.

Si el archivo o la carpeta está en una carpeta del equipo, te aparecerá la ventana de uso compartido. Si el archivo o la carpeta no está en una carpeta del equipo, te aparecerá la opción de iniciar sesión como miembro del equipo. En cualquiera de los casos, una vez que tengas la ventana de uso compartido abierta para el archivo o la carpeta, podrás gestionar el acceso de la misma manera que gestionarías el acceso a cualquier archivo o carpeta compartido en Dropbox.

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