Edición colaborativa de Microsoft Office en Dropbox
En este artículo se describe una función disponible para los clientes de Dropbox Standard, Advanced, Business, Business Plus y Enterprise.
Coedita con otros usuarios y ve los cambios en directo. Así se evitan copias en conflicto e interrupciones en el flujo de trabajo.
Obtén más información sobre la colaboración y coedición de documentos de Microsoft.
Notas:
- Necesitarás una cuenta de Microsoft y una licencia de Microsoft Office 365 Business para coeditar archivos desde tu ordenador.
- Nota: asegúrate de tener la versión 2311 o una versión posterior de Microsoft Office para que la coedición de Microsoft para Dropbox sea compatible. Obtén más información sobre cómo instalar actualizaciones de Office.
Cómo comenzar a utilizar Microsoft Office
Para utilizar la función de coedición, primero debes añadir Dropbox como ubicación de almacenamiento en la nube en Microsoft Office. Tendrás que hacerlo en cada dispositivo en el que quieras habilitar la coedición.
Para agregar Dropbox como Sitio (Windows) o Cuenta de almacenamiento (Mac):
- Abre Microsoft Word, PowerPoint o Excel en tu escritorio.
- Haz clic en Archivo.
- Haz clic en Open (Abrir).
- Haz clic en Agregar un sitio (Windows) o Administrar cuentas de almacenamiento (Mac).
- Haz clic en Dropbox para equipos.
- Inicia sesión con tus credenciales de Dropbox.
- Haz clic en Iniciar sesión.
Esto hará que se añada Dropbox como ubicación para abrir y guardar archivos.
Una vez que añadas Dropbox como ubicación, puedes abrir cualquier archivo de Dropbox al que tengas acceso de dos formas:
- Directamente desde el Explorador de archivos (Windows) o el Finder (Mac). Haz doble clic en el archivo para iniciar una sesión de coedición.
- Abre los archivos desde la aplicación de Office y se iniciará una sesión de coedición. Para ello:
- Abre Microsoft Word, PowerPoint o Excel en tu escritorio.
- Haz clic en Abrir en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en Dropbox para equipos.
- Haz clic en el archivo que quieras abrir.
La primera vez que inicies una sesión de coedición, la opción Autoguardado de la parte superior izquierda de la aplicación de Microsoft Office debería activarse automáticamente. Si estás trabajando en un archivo nuevo, es posible que debas activar esta opción.
Las sesiones de coedición no funcionarán si esta opción está desactivada.
Para abrir archivos de forma local sin iniciar una sesión de coedición, puedes:
- Bloquear el archivo antes de abrirlo.
- Desactivar la opción Autoguardado en la parte superior izquierda de Word, Excel o PowerPoint después de abrir el archivo.
- Desactivar la coedición a través de Microsoft 365 para escritorio en tu dispositivo desde la sección Aplicaciones de la página de configuración en dropbox.com.
Para editar y coeditar archivos:
- Inicia sesión en dropbox.com.
- Haz clic en el nombre del archivo de Word, Excel o PowerPoint que esté guardado en una carpeta compartida.
- Haz clic en “…” (tres puntos) junto al nombre del archivo.
- Sitúa el cursor sobre Abrir y selecciona Word para la Web en el menú que aparece.
- Pide a las personas con las que quieras colaborar que sigan los mismos pasos.
- El archivo se abrirá en tu navegador web en Office Online y podrás editarlo.
- Haz clic en Guardar y volver a Dropbox cuando hayas terminado de editar.
Para crear nuevos archivos de Office desde Dropbox:
- Inicia sesión en dropbox.com.
- Haz clic en Crear.
- Sitúa el cursor sobre Documento, Presentación u Hoja de cálculo dependiendo del tipo de archivo que quieras crear.
- Haz clic en Documento de Word, en Presentación de PowerPoint o en Hoja de cálculo de Excel.
- Inicia sesión en Office Online y crea un archivo nuevo.
Notas:
- Tras hacer clic en Crear y seleccionar un tipo de archivo, el sistema te llevará a Office Online.
- Cuando se crea un archivo nuevo a través de Office Online, se guarda automáticamente un enlace al archivo en Dropbox para poder acceder fácilmente a él.
- Debes tener una suscripción a Office Online para crear archivos de Office Online desde Dropbox.
Puedes utilizar cualquier dispositivo móvil o tablet que tenga instaladas las aplicaciones de Dropbox y de Microsoft Office 365.
Obtén más información sobre la instalación de la aplicación Dropbox en dispositivos móviles.
Obtén más información sobre la instalación de Microsoft Office 365 en dispositivos móviles.
Una vez que hayas instalado las aplicaciones de Dropbox y de Microsoft Office 365, añade Dropbox como cuenta de almacenamiento. Para ello:
- Abre Microsoft Word, PowerPoint o Excel en tu dispositivo móvil.
- Haz clic en el icono de carpeta de la parte inferior derecha de la pantalla para abrir un archivo.
- Haz clic en Agregar cuenta de almacenamiento.
- Haz clic en Dropbox.
- Inicia sesión con tus credenciales de Dropbox o selecciona una cuenta de Dropbox para vincularla.
- Haz clic en Iniciar sesión.
Esto agregará Dropbox como ubicación para abrir y guardar archivos.
Una vez que hayas añadido Dropbox como ubicación, puedes abrir cualquier tipo de archivo de Microsoft que otra persona haya compartido contigo para coeditarlo en tus dispositivos móviles.
Cómo cambiar la ubicación de apertura predeterminada
La ubicación de apertura predeterminada está configurada automáticamente en Ver en dropbox.com. Para cambiar este ajuste predeterminado:
- Inicia sesión en dropbox.com.
- Haz clic en tu avatar (foto de perfil o iniciales) en la esquina superior derecha.
- Haz clic en Configuración.
- Haz clic en Aplicaciones.
- Desplázate hasta Aplicaciones de edición predeterminadas.
- Haz clic en el menú desplegable junto al tipo de archivo y elige la opción que prefieras.
Requisitos del sistema
Si tu archivo tiene una de las siguientes extensiones, la coedición estará disponible en dropbox.com o en la aplicación para escritorio:
.docx
.pptx
.xlsx
.xlsm
Nota: asegúrate de tener la versión 2311 o una versión posterior de Microsoft Office para que la coedición de Microsoft para Dropbox sea compatible. Obtén más información sobre cómo instalar actualizaciones de Office.
Puedes abrir archivos de hasta 500 MB en la aplicación Office para escritorio. Sin embargo, si abres un archivo de más de 500 MB desde el Explorador de archivos (Windows) o el Finder (macOS), se abrirá en modo sin conexión. El rendimiento para archivos grandes depende de la red que utilices y del ancho de banda de tu ordenador.
Windows
Para utilizar la función de coedición de Microsoft en Windows, debes tener Windows 10 o una versión posterior.
Mac OS
Abrir archivos directamente desde el Finder para comenzar una sesión de coedición requiere que los usuarios actualicen su aplicación Dropbox para escritorio a File Provider, que es la experiencia más actualizada e integrada para macOS. Por este motivo, se necesita macOS 12.5 o una versión posterior.
Los usuarios de Mac que no tengan File Provider podrán abrir archivos para la coedición desde Word, Excel y Powerpoint, pero no podrán iniciar una sesión de coedición abriendo un archivo desde el Finder.
Vista protegida en Windows
Windows iniciará automáticamente en modo de solo lectura las sesiones de coedición con documentos de fuentes no fiables. Dropbox es una fuente no fiable por defecto en un ordenador Windows.
Aparecerá un banner en la parte superior de la pantalla advirtiéndote que los archivos de Internet pueden contener virus. Para comenzar a editar el documento, haz clic en Habilitar edición.
Para omitir este paso, puedes configurar Dropbox como fuente fiable. Para ello:
- Abre el Panel de control.
- Haz clic en Opciones de Internet.
- Selecciona la pestaña Seguridad. .
- Selecciona Sitios de confianza.
- Haz clic en Sitios.
- En Agregar este sitio web a la zona, introduce esta dirección: https://wopi.dropbox.com
Preguntas frecuentes sobre la coedición con Dropbox
¿Cómo puedo compartir desde la aplicación Office para escritorio?
Si has iniciado sesión en Dropbox, puedes hacer clic en Compartir dentro de la aplicación Office para escritorio y seleccionar Compartir en Web. A partir de ahí, puedes compartir documentos de Microsoft Office exactamente de la misma manera en la que compartirías cualquier archivo almacenado en Dropbox.
- Más información sobre cómo compartir archivos en Dropbox
- Más información sobre cómo compartir archivos en Dropbox mediante enlaces
Puedes optar por dar acceso de edición o acceso de lectura a tus archivos de Microsoft Office incluso al compartir con un enlace. Puedes limitar aún más el acceso a tus enlaces compartidos en los ajustes del enlace del archivo o desactivar un enlace después de crearlo.
¿Cómo puedo ver el historial de versiones de mi archivo?
Para ver el historial de versiones de tu archivo en la aplicación Office para escritorio, haz clic en el nombre del archivo en el que estás trabajando y después en Explorar historial de versiones.
¿Cómo puedo informar de un fallo técnico?
Para informar de un problema con la coedición a Dropbox, envía un correo electrónico a support@dropbox.com o envía una solicitud a través de nuestro portal de asistencia e incluye la siguiente información:
- Descripción del problema
- Cómo y cuándo ocurrió el problema
- Cómo reproducir el problema
- Una captura de pantalla o un vídeo del problema si es posible
- Gravedad del problema
- El número de usuarios afectados por el problema
- La dirección de correo electrónico de la persona afectada (si se informa en nombre de otra persona)
- Versión de Microsoft Office
También debes informar de cualquier problema con la coedición a Microsoft.
Para ello:
- Abre la aplicación de Microsoft Office.
- Haz clic en el icono en la parte superior derecha.
- Selecciona Informar de un problema.
- Describe el problema e incluye #csppdropbox en la descripción.
Agradecemos también tus comentarios, preguntas o sugerencias sobre cómo podemos mejorar esta experiencia. Únete a una de las conversaciones existentes sobre la versión beta de la coedición de Microsoft para Dropbox, o crea una nueva, en nuestra página de la comunidad.
¿Necesito una licencia específica de Microsoft Office 365 para coeditar en mi ordenador?
Necesitarás una licencia de Office 365 Empresa para coeditar archivos desde tu ordenador. Las siguientes licencias te permitirán utilizar esta función:
- Para negocios: M365 Empresa Estándar, Empresa Premium y Aplicaciones de M365 para negocios
- Para grandes empresas: M365/O365 E3 y E5, Aplicaciones M365 para empresas, M365/O365 G3 y G5
Nota: las licencias perpetuas no te permitirán utilizar la coedición en tu ordenador.
¿Cómo puedo saber si utilizo File Provider para coeditar en macOS?
Para comprobar si utilizas File Provider:
- Haz clic en el icono de Dropbox en la barra de menús.
- Haz clic en tu foto de perfil o iniciales en la esquina superior derecha.
- Selecciona Preferencias.
- Haz clic en Sincronizar en la barra lateral de la izquierda.
Si la ubicación de tu carpeta de Dropbox aparece como /Library/CloudStorage, significa que utilizas File Provider y puedes iniciar sesiones de coedición abriendo los archivos directamente desde el Finder.
Obtén más información sobre Dropbox para macOS en File Provider.
¿Puedo coeditar con personas que utilicen dispositivos distintos?
Sí, la coedición funciona en dispositivos Windows, macOS, Android e iOS aunque cada coeditor utilice un sistema operativo diferente.
¿La insignia de Dropbox seguirá funcionando si habilito la coedición?
No, la insignia de Dropbox dejará de funcionar cuando habilites la coedición.
¿Puedo coeditar con personas fuera de mi equipo?
Puedes colaborar externamente con la coedición, pero las personas fuera de tu equipo deberán estar en dropbox.com a través de Office Online, y necesitarán una cuenta de Dropbox y acceso a los archivos que se estén coeditando.
