Cómo gestionar Dropbox Replay para tu equipo
Dropbox Replay está disponible para todos los usuarios de Dropbox. El complemento de Dropbox Replay es una función de pago disponible para los clientes de Dropbox Plus, Essentials, Professional, Standard, Business, Advanced, Business Plus y Enterprise.
Nota: los administradores pueden obtener la propiedad de los archivos que se añadan a un proyecto de equipo de Replay que sea propiedad de su equipo. No pueden obtener la propiedad de los archivos de la página de inicio de los miembros del equipo que no se hayan añadido a un proyecto.
Configuración de Dropbox Replay en la Consola de administración
- Abrir cualquier archivo de un proyecto compartido creado por un miembro del equipo de Dropbox
Nota: los miembros del equipo deben ser usuarios autorizados de tu cuenta de equipo de Dropbox. Si estás trabajando con alguien que está en su propia cuenta y no es un usuario autorizado en tu equipo, los controles administrativos no se extenderán a sus archivos, a menos que estos se trasladen a uno de los proyectos de tu equipo.
- Cambiar nombre de proyectos
- Obtener la propiedad de archivos o proyectos de los miembros del equipo tanto actuales como antiguos
- Eliminación permanente de archivos
- Cambiar la configuración para compartir desde la página Enlaces o desde el propio archivo
- Cambiar contraseñas de enlaces compartidos
- Gestionar el acceso externo a archivos y carpetas
- Permitir o restringir el uso compartido fuera de tu equipo
Cómo cambiar el nombre de un archivo o proyecto
Para cambiar el nombre de un archivo o proyecto:
- Inicia sesión en replay.dropbox.com.
- Haz clic en Administración en la parte superior.
- Sitúa el cursor sobre la miniatura del archivo o en la fila del proyecto que quieras renombrar.
- Haz clic en “…” (tres puntos) en la parte superior derecha.
- Selecciona Cambiar nombre en el menú que aparece.
- Escribe el nuevo nombre del proyecto.
- Haz clic en Cambiar nombre.
Cómo editar el acceso a un proyecto de Dropbox Replay
Para añadir a alguien a un proyecto:
- Inicia sesión en replay.dropbox.com.
- Haz clic en Administración en la parte superior.
- Sitúa el cursor sobre la miniatura o en la fila del proyecto al que quieras añadir usuarios.
- Haz clic en “…” (tres puntos) en la parte superior derecha.
- Selecciona Añadir usuarios en el menú.
- Introduce las direcciones de correo electrónico de las personas que quieras añadir.
- Si quieres, añade un mensaje.
- Elige Puede editar o Puede comentar en función de los permisos que quieras conceder.
- Haz clic en Añadir.
Las personas que hayas añadido recibirán una invitación por correo electrónico para abrir tu proyecto. Si lo que quieres es colaborar en un proyecto en tiempo real, inicia una sesión de revisión en directo.
Descubre cómo usar la función de revisión en directo en Dropbox Replay.
Para gestionar el acceso a un proyecto:
- Inicia sesión en replay.dropbox.com.
- Haz clic en Administración en la parte superior.
- Haz clic en el proyecto para el que quieras gestionar el acceso.
- Haz clic en cualquier avatar (foto de perfil o iniciales) en la parte inferior de la miniatura del proyecto.
- Haz clic en el menú desplegable junto al nombre de la persona cuyo acceso quieras gestionar.
- Selecciona Puede editar, Puede comentar o Eliminar.
Notas:
- Al añadir usuarios a un proyecto, les confieres controles de edición sobre la totalidad del proyecto y su contenido.
- Solo puedes añadir a usuarios a tu proyecto por correo electrónico.
Cómo gestionar el uso compartido externo de enlaces en Replay
Los administradores pueden usar la Consola de administración para restringir el uso compartido externo en Replay por parte de su equipo. Esto les permite controlar de forma centralizada con quién pueden compartir los miembros enlaces y archivos:
Todo el mundo: cualquier persona que tenga el enlace.
Equipo + aprobados: el equipo y una lista de usuarios aprobados
Solo equipo: solo los miembros del equipo
Nota: esta configuración anulará cualquier restricción relativa a los enlaces establecida por miembros concretos del equipo.
Para cambiar la configuración de uso compartido del equipo:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Consola de administración.
- Haz clic en Configuración en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en Replay.
- Haz clic en el menú desplegable junto a Compartir enlaces fuera del equipo.
- Selecciona Activado (todo el mundo), Activado (equipo + aprobados) o Desactivado (solo equipo).
- Selecciona Activado (todo el mundo), Activado (equipo + aprobados) o Desactivado (solo equipo).
Cómo gestionar el acceso externo a proyectos en Replay
Los administradores pueden usar los ajustes de la Consola de administración para gestionar si los miembros del equipo pueden añadir a personas externas al equipo a los proyectos.
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Consola de administración.
- Haz clic en Configuración en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en Replay.
- Haz clic en el menú desplegable junto a Añadir a usuarios ajenos al equipo.
- Selecciona Activado (todo el mundo), Activado (equipo + aprobados) o Desactivado (solo equipo).
- Selecciona Activado (todo el mundo), Activado (equipo + aprobados) o Desactivado (solo equipo).
Cómo gestionar la propiedad de archivos y proyectos
Los administradores pueden controlar la propiedad de un archivo o proyecto compartido para evitar que el flujo de trabajo se estanque.
Una vez que un administrador haya obtenido o reasignado la propiedad de un proyecto, podrá llevar a cabo todas las acciones que un propietario puede realizar, como:
- Editar, eliminar o añadir una contraseña
- Activar o desactivar las descargas
- Archivar archivos
- Resolver comentarios
- Anclar o etiquetar comentarios
- Establecer fechas límite
- Gestionar los permisos para compartir fuera del equipo
Cómo obtener la propiedad de un archivo o proyecto
Para obtener tú la propiedad:
- Inicia sesión en replay.dropbox.com.
- Haz clic en Administración en la parte superior.
- Sitúa el cursor sobre la miniatura del archivo o en la fila del proyecto del que quieras obtener la propiedad.
- Haz clic en “…” (tres puntos) en la esquina superior derecha.
- Selecciona Gestionar personas.
- Haz clic en el menú desplegable junto a Propietario.
- Haz clic en Obtener propiedad.
- Haz clic en el menú desplegable Puede editar junto al miembro en cuestión.
- Elige Puede editar, Puede comentar o Eliminar en función de los permisos que quieras conceder.
Cómo reasignar la propiedad de un archivo
Para reasignar la propiedad de un archivo:
- Inicia sesión en replay.dropbox.com.
- Haz clic en Administración en la parte superior.
- Sitúa el cursor sobre la miniatura del archivo o en la fila del archivo cuya propiedad quieras reasignar.
- Haz clic en “…” (tres puntos) en la parte superior derecha.
- Selecciona Transferir la propiedad.
- Haz clic en el menú desplegable junto al nombre del propietario actual.
- Selecciona la persona a la que quieras transferirle la propiedad.
- Haz clic en Save (Guardar).
Cómo cambiar la propiedad de un proyecto
Para cambiar la propiedad del archivo o proyecto de un miembro del equipo:
- Inicia sesión en replay.dropbox.com.
- Haz clic en Administración en la parte superior.
- Sitúa el cursor sobre la miniatura o en la fila del proyecto del que quieras obtener la propiedad.
- Haz clic en “…” (tres puntos) en la esquina superior derecha.
- Selecciona Cambiar propiedad.
- Haz clic en el menú desplegable con el nombre del propietario.
- Selecciona el nombre del miembro del equipo al que te gustaría otorgarle la propiedad.
- Haz clic en Guardar.
Cómo añadir comentarios solo para editores a un archivo de Replay
Ahora puedes añadir comentarios solo para editores a un archivo de un proyecto de Replay si la persona que ha creado el proyecto tiene el complemento de Replay. Solo el propietario de un proyecto o alguien que se haya añadido a ese proyecto específico como editor puede añadir y ver comentarios solo para editores.
Esto permite a los equipos de Dropbox Replay revisar y hablar sobre un proyecto sin que las conversaciones sean visibles para clientes ni otras partes. Obtén más información sobre cómo añadir comentarios solo para editores en Replay.
Notas:
- Los comentarios solo para editores tienen un icono de candado en la parte inferior derecha y un color de fondo diferente para distinguirlos de los comentarios públicos.
- Los comentarios solo para editores solo se pueden añadir a proyectos creados por alguien con un complemento de Replay, pero los editores no necesitan tener un complemento para dejar o revisar comentarios solo para editores.
Cómo ver el administrador de un archivo o proyecto
Para ver quién es el administrador del equipo de un archivo o proyecto:
- Inicia sesión en replay.dropbox.com.
- Haz clic en cualquier avatar (foto de perfil o iniciales) en la parte inferior de la miniatura del proyecto.
- Desplázate hacia abajo hasta la lista de miembros del equipo para encontrar a la persona con Administrador al lado de su nombre.
Cómo supervisar la actividad en Replay
Los administradores pueden usar la Consola de administración para ver la siguiente actividad de los miembros en Replay:
- Inicio o cierre de sesión en Replay
- Vinculación de Replay con sus cuentas
- Adición o eliminación de archivos
- Creación o modificación de enlaces compartidos
- Adición o eliminación de personas de proyectos
Obtén más información sobre cómo acceder a la actividad del equipo en la Consola de administración.
Disolver un equipo
Si decides disolver tu equipo, las cuentas de todos los miembros se convertirán en cuentas de Dropbox individuales. La propiedad de los proyectos del equipo pasará al administrador, incluido el contenido de Replay. Los miembros del equipo podrán seguir accediendo a los proyectos de Replay a los que tuvieran acceso previamente desde su cuenta individual. No obstante, perderán el acceso a los archivos que no esté dentro de un proyecto.
Nota: los administradores también pueden optar por eliminar todo el contenido de Replay del equipo. El contenido de Replay eliminado solo se puede recuperar en un plazo de 30 días desde su eliminación.
