Gestión de usuarios en Dropbox DocSend

Descripción general

La gestión de usuarios es fundamental para mantener los documentos seguros y la facturación actualizada. Los propietarios y administradoresde DocSend pueden visitar la página de Configuración de los usuarios de la empresa para agregar nuevos usuarios, eliminar usuarios existentes y mucho más. 

Invitar a usuarios

Instrucciones para invitar a un usuario nuevo a tu equipo:

1. Abre la página de Configuración de los usuarios de la empresa.
2. Haz clic en Agregar usuarios.
3. Ingresa la dirección de correo electrónico del usuario y selecciona un rol de usuario para él. Si agregas varios usuarios, separa cada dirección de correo electrónico con una coma.
4. Haz clic en Enviar invitación.

Desactivación de usuarios

Si alguien de tu equipo ya no necesita acceso a DocSend, puedes desactivar al usuario fácilmente desde la página de Configuración de los usuarios de la empresa . 

Esto es lo que sucede cuando se desactiva la cuenta de un usuario:

• El usuario ya no puede iniciar sesión.
• Los vínculos del usuario están inhabilitados.
• Se podrá seguir accediendo a sus documentos de equipo.
• Ya no se podrá acceder a los Espacios del usuario, a menos que el Espacio se comparta con un colaborador activo.
• Los Propietarios/Administradores podrán seguir viendo los datos históricos de los visitantes del usuario.
• El usuario se elimina de tu suscripción a DocSend.

Instrucciones para desactivar un usuario:

1. Abre la página de Configuración de los usuarios de la empresa.
2. Haz clic en ☑ (puntos suspensivos) junto al nombre del usuario que quieras desactivar.
3. Haz clic en Desactivar.
4. Haz clic en Desactivar para confirmar.

Suspender un usuario

También puedes suspender a un usuario para evitar que inicie sesión y, a la vez, mantener activos sus documentos y enlaces.

Esto es lo que sucede cuando se suspende la cuenta de un usuario:

• El usuario ya no puede iniciar sesión; se configura una nueva contraseña y no se puede restablecer.
• Todos los documentos, enlaces y Espacios del usuario permanecen activos.
• Se podrá seguir accediendo a sus documentos de equipo.
• Se podrá seguir accediendo a los datos históricos de los visitantes del usuario.
• El usuario sigue siendo parte de tu suscripción a DocSend.

Instrucciones para suspender a un usuario:

1. Abre la página de Configuración de los usuarios de la empresa.
2. Haz clic en ... (puntos suspensivos) junto al nombre del usuario que quieras desactivar.
3. Haz clic en Suspender cuenta. 
4. Haz clic en Sí, suspender… para confirmar.
5. Ingresa una nueva contraseña y haz clic en Cambiar contraseña.

Reactivación de usuarios

Los usuarios desactivados o suspendidos también pueden reactivarse en cualquier momento, siguiendo los siguientes pasos. Si se te ha desactivado o suspendido y necesitas acceder a DocSend de nuevo, ponte en contacto con el propietario o administrador de tu empresa para que te ayude a reactivar tu cuenta de DocSend.

Instrucciones para reactivar un usuario:

1. Abre la página de Configuración de los usuarios de la empresa.
2. Ve a la pestaña Inactivo.
3. Haz clic en ... (puntos suspensivos) junto al nombre del usuario que quieras volver a activar.
4. Haz clic en Reactivar.
5. Haz clic en Reactivar para confirmar.

Aspectos a tener en cuenta

• Las cuentas administradas deben comunicarse con su gerente de éxito del cliente (CSM) para solicitar ayuda agregando y eliminando usuarios si es necesario. 
• Si tu empresa tiene habilitado el SSO, tu experiencia de administración de usuarios puede diferir de los pasos descritos anteriormente.
• Es posible que quieras desactivar a un usuario y transferir sus datos a tu propia cuenta en lugar de suspenderlo. Consulta a continuación para obtener más información sobre este proceso.