Gestión de usuarios en Dropbox DocSend

La gestión de usuarios es fundamental para mantener los documentos seguros y la facturación actualizada. Los propietarios y administradores de DocSend pueden visitar la página de Configuración de la empresa para agregar nuevos usuarios, eliminar usuarios existentes y administrar el acceso a la cuenta.

Antes de comenzar, ten en cuenta lo siguiente: 

• Agregar nuevos usuarios puede significar cargos adicionales en función de tu plan (consulta nuestra página de precios para obtener más información). 
• DocSend usa un sistema de invitaciones. Los usuarios invitados recibirán un correo electrónico con un vínculo para unirse a tu equipo.  
  • Nota: Los límites de invitaciones pueden variar para los usuarios nuevos y aumentar a lo largo del tiempo. Si necesitas límites más altos, comunícate con el equipo de soporte. En los planes Advanced Data Rooms, puedes importar direcciones de correo electrónico con un archivo CSV. 
• Si tienes una cuenta administrada, comunícate con tu gerente de éxito del cliente (CSM) para solicitar ayuda agregando o eliminando usuarios. 
• Si tu empresa utiliza SSO, tu experiencia de administración de usuarios puede diferir de los pasos descritos a continuación.

Invitar a nuevos usuarios

Instrucciones para invitar a un usuario nuevo a tu equipo:

1. Inicia sesión en docsend.com.
2. Haz clic en tu avatar (imagen de perfil o iniciales) en la esquina superior derecha.
3. Haz clic en Configuración.
4. Haz clic en Empresa.
5. Haz clic en Usuarios.
6. Haz clic en Agregar usuarios.
7. Ingresa la dirección de correo electrónico del usuario y selecciona un rol para él. 
   • Nota: Si agregas varios usuarios, separa cada dirección de correo electrónico con una coma.
8. Haz clic en Enviar invitación.

Para volver a invitar a un usuario a tu equipo, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en docsend.com.
2. Haz clic en tu avatar (imagen de perfil o iniciales) en la esquina superior derecha.
3. Haz clic en Configuración.
4. Haz clic en Empresa.
5. Haz clic en Usuarios.
6. Haz clic en Invitado.
7. Haz clic en (más opciones) junto al nombre del usuario que quieras volver a invitar.
8. Haz clic en Volver a enviar invitación.

Desactivación de usuarios

Si alguien de tu equipo ya no necesita acceder a DocSend, puedes desactivar al usuario con facilidad desde la página de Configuración de la empresa. 

Cuando se desactiva la cuenta de un usuario:

• El usuario ya no puede iniciar sesión.
• Los vínculos del usuario están inhabilitados.
• Se podrá seguir accediendo a sus documentos de equipo.
• Los Propietarios/Administradores podrán seguir viendo los datos históricos de los visitantes del usuario.
• El usuario se elimina de tu suscripción a DocSend.

Para evitar perder el acceso a los vínculos y Espacios del usuario, los administradores o propietarios deben transferir la propiedad a otro usuario al desactivar al usuario. Los administradores y propietarios verán una lista de los vínculos y Espacios afectados antes de confirmar la desactivación.

Instrucciones para desactivar un usuario:

1. Inicia sesión en docsend.com.
2. Haz clic en tu avatar (imagen de perfil o iniciales) en la esquina superior derecha.
3. Haz clic en Configuración.
4. Haz clic en Empresa.
5. Haz clic en Usuarios.
6. Haz clic en (más opciones) junto al nombre del usuario que quieras desactivar.
7. Haz clic en Desactivar.
   • Para transferir la propiedad de los vínculos o Espacios del usuario, haz clic en Transferir y continuar y luego en Desactivar y transferir.
   • Para desactivar sin transferir la propiedad, haz clic en Omitir y luego en Continuar.
   • Si el usuario no posee ningún vínculo o Espacio, haz clic en Desactivar.

Suspender un usuario

Puedes suspender a un usuario para evitar que inicie sesión y, a la vez, mantener activos sus documentos y enlaces.

Cuando se suspende la cuenta de un usuario:

• El usuario ya no puede iniciar sesión; se configura una nueva contraseña y no se puede restablecer.
• Todos los documentos, enlaces y Espacios del usuario permanecen activos.
• Se podrá seguir accediendo a sus documentos de equipo.
• Se podrá seguir accediendo a los datos históricos de los visitantes del usuario.
• El usuario sigue siendo parte de tu suscripción a DocSend.

Instrucciones para suspender a un usuario:

1. Inicia sesión en docsend.com.
2. Haz clic en tu avatar (imagen de perfil o iniciales) en la esquina superior derecha.
3. Haz clic en Configuración.
4. Haz clic en Empresa.
5. Haz clic en Usuarios.
6. Haz clic en (más opciones) junto al nombre del usuario que quieras desactivar.
7. Haz clic en Suspender cuenta. 
8. Haz clic en Sí, suspender para confirmar.
9. Ingresa una nueva contraseña y haz clic en Cambiar contraseña.

Reactivación de usuarios

Los usuarios desactivados o suspendidos también pueden reactivarse en cualquier momento, siguiendo los siguientes pasos. Si se te ha desactivado o suspendido y necesitas acceder a DocSend de nuevo, ponte en contacto con el propietario o administrador de tu empresa para que te ayude a reactivar tu cuenta de DocSend.

Instrucciones para reactivar un usuario:

1. Inicia sesión en docsend.com.
2. Haz clic en tu avatar (imagen de perfil o iniciales) en la esquina superior derecha.
3. Haz clic en Configuración.
4. Haz clic en Empresa.
5. Haz clic en Usuarios.
6. Haz clic en Inactivo.
7. Haz clic en (más opciones) junto al nombre del usuario que quieras volver a activar.
8. Haz clic en Reactivar.
9. Haz clic en Reactivar para confirmar.