Dropbox Paper: configuración de administración para equipos de Dropbox Business

Dropbox Paper: Una herramienta simple y potente para trabajar en equipo.

Crea, comparte y mantén fácilmente a tu equipo en la misma sintonía con la ventaja adicional de los controles de administración para proteger tu empresa.

Habilitar o inhabilitar Paper

Para habilitar o inhabilitar Paper para tu equipo, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tu cuenta de administrador.
  2. Abre la Consola de administración.
  3. Abre la pestaña Configuración.
  4. Selecciona Paper en Configuración adicional.
  5. Activa o desactiva Habilitar Paper.
  6. Antes de activar Paper, acepta las condiciones de Dropbox.
  7. Haz clic en Aplicar cambios.

Nota: Paper está habilitado de forma predeterminada en todos los equipos de Dropbox Business Standard y Advanced creados después del 7 de agosto de 2017. 

Exporta todos los documentos de Paper

Si inhabilitas Paper, podrás exportar los documentos a archivos de Word o Markdown. Para exportar tus documentos, sigue estos pasos:

  1. Después de inhabilitar Paper, haz clic en Exportar n.° documentos
  2. Selecciona un formato de archivo y haz clic en Descargar.
  3. Cuando finalice la exportación, recibirás un correo electrónico con tus documentos de Paper en el formato que seleccionaste. En el correo electrónico, haz clic en Descargar documentos.

Se exportan todos los documentos activos de los miembros del equipo. No se exportan los documentos eliminados.

Compartir solo con el equipo

Los administradores de un equipo de Dropbox Business pueden determinar con quiénes podrán compartir documentos de Paper los miembros del equipo. Los administradores pueden optar por habilitar el uso compartido con personas ajenas al equipo o solo con los miembros del equipo de Dropbox. Para restringir el uso compartido solo al equipo, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tu cuenta de administrador.
  2. Abre la Consola de administración.
  3. Abre la pestaña Configuración.
  4. Selecciona Paper en Configuración adicional.
  5. Activa o desactiva Compartir documentos de Paper con personas externas.
  6. Haz clic en Aplicar cambios.

La configuración no es retroactiva, y solo se aplica a los documentos que se comparten a partir de entonces. Puedes ver los documentos que se compartieron con personas ajenas al equipo en el registro de actividad.

Nota: Si cambias la configuración a Desactivado, también evitarás que los miembros del equipo creen documentos en carpetas externas compartidas con ellos.

Privacidad predeterminada de los documentos de Paper

Los administradores pueden seleccionar la configuración de privacidad predeterminada para los vínculos a los documentos de Paper. Para configurar la privacidad predeterminada de los documentos de Paper, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tu cuenta de administrador.
  2. Abre la Consola de administración.
  3. Abre la pestaña Configuración.
  4. Selecciona Paper en Configuración adicional.
  5. Junto a Configuración de uso compartido predeterminada, selecciona la opción Cualquiera con el vínculo, Miembros con el vínculo o Inhabilitar el uso compartido externo.
    • La opción Cualquiera con el vínculo les permite a todas las personas que tengan el vínculo, ya sean miembros del equipo o no, abrir el documento.
    • La opción Miembros con el vínculo permite que solo los miembros del equipo que tengan el vínculo puedan abrir el documento. Los miembros ajenos al equipo no podrán abrir el documento, aunque tengan el vínculo.
    • La opción Inhabilitar el uso compartido externo evita que los miembros del equipo compartan documentos con miembros ajenos al equipo.

Nota: La configuración de privacidad de los documentos de Paper individuales puede modificarse si lo permite la configuración de uso compartido.

Controles de eliminación definitiva

De forma predeterminada, el creador puede eliminar de forma definitiva un documento o una carpeta después de archivarlos.

Los administradores de un equipo de Dropbox Business pueden limitar las eliminaciones definitivas de documentos de Paper solo a los administradores del equipo. Para evitar las eliminaciones definitivas, los administradores del equipo pueden Desactivar las eliminaciones para el equipo.

Nota: Si las eliminaciones se configuran en Desactivadas, los administradores del equipo podrán eliminar archivos de forma definitiva al iniciar como usuario.

Nota: La configuración se aplica a los archivos de Dropbox y a los documentos de Paper.

Desvincular dispositivos móviles

Los administradores pueden desvincular dispositivos con la aplicación de Paper para dispositivos móviles instalada desde la cuenta de un miembro del equipo. Para ello, deben seguir estos pasos:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tu cuenta de administrador.
  2. Abre la Consola de administración.
  3. Abre la página Miembros.
  4. Haz clic en el nombre del miembro cuyo dispositivo deseas desvincular.
  5. En Dispositivos móviles de Paper, haz clic para desvincular todos los dispositivos móviles de Paper.

Nota: Debido a que los documentos de Paper no se guardan de forma local, si desvinculas los dispositivos móviles de Paper, se quitará el acceso a los documentos de Paper en tu teléfono o tablet. Funciona de forma similar al borrado remoto.

Iniciar como usuario

Los administradores de un equipo de Dropbox Business pueden iniciar sesión como un miembro del equipo. Al usar esta función, los administradores podrán hacer lo siguiente:

  • Ver documentos y carpetas de Paper.
  • Compartir documentos y carpetas con otros usuarios.
  • Mover documentos y carpetas de Paper.
  • Restaurar documentos de Paper archivados.
  • Archivar y eliminar de forma definitiva documentos de Paper.

Los administradores no podrán crear documentos, editarlos ni agregarles comentarios.

Para iniciar sesión como un miembro del equipo y acceder a su cuenta de Paper, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tu cuenta de administrador.
  2. Abre la Consola de administración.
  3. Abre la página Miembros.
  4. Haz clic en el icono de engranaje junto al nombre del miembro del equipo con el que deseas iniciar sesión.
  5. Haz clic en Iniciar como usuario.
  6. Haz clic en Iniciar sesión para confirmar que deseas iniciar sesión como el usuario seleccionado.
  7. Haz clic en la pestaña Paper.
  8. Cuando termines, haz clic en Salir.

Nota: Todas las acciones que lleve a cabo el administrador se incluirán en el registro de actividad.

Registro de actividad de Paper

En la página “Actividad”, se muestra un resumen de la actividad más reciente del equipo. Los administradores pueden seleccionar un tipo de actividad de Paper en la página “Actividad” o pueden descargar un informe de actividad completo.

Se registran los siguientes tipos de eventos de Paper:

  • Creación y edición de documentos.
  • Comentarios y resolución de comentarios en los documentos.
  • Uso compartido de documentos con miembros del equipo y miembros ajenos al equipo.
  • Archivado y eliminación definitiva de documentos.
  • Solicitudes de acceso a los documentos de parte de los miembros del equipo y de miembros ajenos al equipo.
  • Visualizaciones de los documentos por parte de los miembros del equipo y de miembros ajenos al equipo.
  • Cambios en la política de uso compartido.

Para ver el registro de actividad, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tu cuenta de administrador.
  2. Abre la Consola de administración.
  3. Abre la página “Actividad”.
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