Dropbox Paper: configuración de administración para equipos de Dropbox Business

Administradores que usan la versión 2020 de Dropbox Paper

Este recuadro es para los administradores de equipos de Dropbox Business cuyos equipos usan la versión 2020 de Dropbox Paper. Para saber qué versión usas, sigue las instrucciones al principio de este artículo.

En la versión 2020 de Paper, los documentos de Paper funcionan de la misma forma que los archivos de Dropbox habituales; por lo tanto, la configuración de administración será la misma. A continuación, te indicamos cómo administrar los controles de uso compartido y privacidad para los archivos de Dropbox habituales, que ahora también se aplican a tus documentos de Paper:

• Controla la capacidad de tu equipo de compartir archivos y carpetas (incluso documentos de Paper) con personas ajenas al equipo.
• Limita la capacidad de los miembros del equipo de eliminar archivos (incluidos documentos de Paper) de forma definitiva.
• Inicia sesión como un miembro del equipo para controlar sus archivos (incluidos los documentos de Paper).

Algunos controles administrativos de Paper no cambiaron en la versión 2020, incluidos los siguientes:

• Cómo cerrar de forma remota la sesión de los miembros del equipo en la aplicación de Paper para dispositivos móviles
• Cómo ver la actividad de tu equipo en los documentos de Paper

Versión 2020: Desactivar la opción para crear y editar documentos de Paper

En la versión 2020, no puedes inhabilitar los documentos de Paper para tu equipo por completo, como podías hacerlo en la versión anterior, pero puedes impedir que los miembros del equipo creen y editen documentos de Paper. Sin embargo, ellos podrán abrir y ver los documentos de Paper existentes.

Para impedir que los miembros de tu equipo creen y editen documentos de Paper, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en la Consola de administración.
3. Haz clic en Configuración. 
4. Haz clic en Aplicaciones de edición de archivos.
5. Junto a Dropbox Paper, selecciona Crear y editar o Solo lectura.

Recursos adicionales

Más información acerca de la versión 2020 de Dropbox Paper:

• Artículo de P+F generales
• P+F para administradores de equipos

Administradores que usan la versión anterior de Dropbox Paper

Este recuadro es para los administradores de equipos de Dropbox Business que usan la versión anterior de Dropbox Paper. Para saber qué versión usas, sigue las instrucciones al principio de este artículo.

Habilitar o inhabilitar Paper

Para habilitar o inhabilitar Dropbox Paper en tu equipo, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en dropbox.com con tu cuenta de administrador.
2. Abre la Consola de administración.
3. Abre la pestaña Configuración.
4. Selecciona Paper en Configuración adicional.
5. Activa o desactiva Habilitar Paper.
6. Antes de activar Paper, acepta las condiciones de Dropbox.
7. Haz clic en Aplicar cambios.

Nota: Paper está habilitado de forma predeterminada en todos los equipos de Dropbox Business Standard y Advanced creados después del 7 de agosto de 2017. 

Exporta todos los documentos de Paper

Si inhabilitas Paper, podrás exportar los documentos a archivos de Word o Markdown. Para exportar tus documentos, sigue estos pasos:

1. Después de inhabilitar Paper, haz clic en Exportar n.º documentos. 
2. Selecciona un formato de archivo y haz clic en Descargar.
3. Cuando finalice la exportación, recibirás un correo electrónico con tus documentos de Paper en el formato que seleccionaste. En el correo electrónico, haz clic en Descargar documentos.

Se exportan todos los documentos activos de los miembros del equipo. No se exportan los documentos eliminados.

Compartir solo con el equipo

Los administradores de un equipo de Dropbox Business pueden determinar con quiénes podrán compartir documentos de Paper los miembros del equipo. Los administradores pueden optar por habilitar el uso compartido con personas ajenas al equipo o solo con los miembros del equipo de Dropbox. Para restringir el uso compartido solo al equipo, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en dropbox.com con tu cuenta de administrador.
2. Abre la Consola de administración.
3. Abre la pestaña Configuración.
4. Selecciona Paper en Configuración adicional.
5. Activa o desactiva Compartir documentos de Paper con personas externas.
6. Haz clic en Aplicar cambios.

La configuración no es retroactiva y solo se aplica a los documentos que se comparten a partir de entonces. Puedes ver los documentos que se compartieron con personas ajenas al equipo en el registro de actividad.

Nota: Si cambias la configuración a Desactivado, también evitarás que los miembros del equipo creen documentos en carpetas externas compartidas con ellos.

Privacidad predeterminada de los documentos de Paper

Los administradores pueden seleccionar la configuración de privacidad predeterminada para los vínculos a los documentos de Paper. Para configurar la privacidad predeterminada de los documentos de Paper, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en dropbox.com con tu cuenta de administrador.
2. Abre la Consola de administración.
3. Abre la pestaña Configuración.
4. Selecciona Paper en Configuración adicional.
5. Junto a Configuración de uso compartido predeterminada, selecciona la opción Cualquiera con el vínculo, Miembros con el vínculo o Inhabilitar el uso compartido externo.
   • La opción Cualquiera con el vínculo les permite a todas las personas que tengan el vínculo, ya sean miembros del equipo o no, abrir el documento.
   • La opción Miembros con el vínculo permite que solo los miembros del equipo que tengan el vínculo puedan abrir el documento. Los miembros ajenos al equipo no podrán abrir el documento, aunque tengan el vínculo.
   • La opción Inhabilitar el uso compartido externo evita que los miembros del equipo compartan documentos con miembros ajenos al equipo.

Controles de eliminación definitiva

De forma predeterminada, el creador puede eliminar de forma definitiva un documento o una carpeta después de archivar el elemento.

Los administradores de un equipo de Dropbox Business pueden limitar las eliminaciones definitivas de documentos de Paper solo a los administradores del equipo. Para evitar las eliminaciones definitivas, los administradores del equipo pueden Desactivar las eliminaciones para el equipo.

Nota: Si la opción de eliminación está desactivada, los administradores del equipo podrán eliminar archivos de forma definitiva si inician sesión como otro usuario. Obtén más información acerca de cómo iniciar sesión como otro usuario en la sección siguiente.

Nota: La configuración se aplica a los archivos de Dropbox y a los documentos de Paper.

Iniciar sesión como usuario

Los administradores de un equipo de Dropbox Business pueden iniciar sesión como un miembro del equipo. Al usar esta función, podrán hacer lo siguiente:

• Ver documentos y carpetas de Paper.
• Compartir documentos y carpetas con otros usuarios.
• Mover documentos y carpetas de Paper.
• Restaurar documentos de Paper archivados.
• Archivar y eliminar de forma definitiva documentos de Paper.

Los administradores no podrán crear documentos, editarlos ni agregarles comentarios.

Para iniciar sesión como un miembro del equipo y acceder a su cuenta de Paper, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en dropbox.com con tu cuenta de administrador.
2. Abre la Consola de administración.
3. Abre la página “Miembros”.
4. Haz clic en el icono de engranaje junto al nombre del miembro del equipo con el que deseas iniciar sesión.
5. Haz clic en Iniciar como usuario.
6. Haz clic en Iniciar sesión para confirmar que deseas iniciar sesión como el usuario seleccionado.
7. Haz clic en la pestaña Paper.
8. Cuando termines, haz clic en Salir.

Nota: Todas las acciones que lleve a cabo el administrador se incluirán en el registro de actividad.

Ver la actividad del equipo en los documentos de Paper

En la página “Actividad”, se muestra un resumen de la actividad más reciente del equipo. Los administradores pueden seleccionar un tipo de actividad de Paper en la página “Actividad” o pueden descargar un informe de actividad completo.

Se registran los siguientes tipos de eventos de Paper:

• Creación y edición de documentos.
• Comentarios y resolución de comentarios en los documentos.
• Uso compartido de documentos con miembros del equipo y miembros ajenos al equipo.
• Archivado y eliminación definitiva de documentos.
• Solicitudes de acceso a los documentos de parte de los miembros del equipo y de miembros ajenos al equipo.
• Visualizaciones de los documentos por parte de los miembros del equipo y de miembros ajenos al equipo.
• Cambios en la política de uso compartido.

Más información acerca de cómo ver la actividad del equipo

Limitaciones en las opciones de seguridad de Paper para los equipos de Dropbox Business

Algunas de las opciones de seguridad de los equipos de Dropbox Business todavía no incluyen Dropbox Paper. Sigue leyendo para conocer cuáles son las opciones que no están disponibles en los equipos que usan Dropbox Paper.

Normas y regulaciones que no están disponibles para Dropbox Paper

Dropbox Paper no está incluido en el alcance de las siguientes normas y regulaciones:

• BSI C5 de Alemania

Obtén más información sobre el cumplimiento de estas normas por parte de Dropbox.

La aprobación de dispositivos no está disponible en la aplicación de Paper para dispositivos móviles

La aprobación de dispositivos es una característica de acceso y seguridad que está disponible para los equipos de Dropbox Business suscritos a los planes Advanced y Enterprise. Gracias a la aprobación de dispositivos, los administradores de equipos pueden administrar los dispositivos que usan los miembros del equipo para acceder a sus cuentas de Dropbox Business. La aplicación de Dropbox Paper para dispositivos móviles no se incluye en la aprobación de dispositivos.

La administración de movilidad empresarial no está disponible en la aplicación de Paper para dispositivos móviles

La administración de movilidad empresarial (EMM) les permite a los equipos de Dropbox Business que están suscritos al plan Enterprise administrar el uso de los dispositivos móviles en las aplicaciones, las redes y los dispositivos de la empresa. La aplicación de Dropbox Paper para dispositivos móviles no se puede administrar a través de la EMM.

El control de la red no está disponible para Paper

El control de la red es una característica de acceso y seguridad que está disponible para los equipos de Dropbox Business suscritos al plan Enterprise. Con esta característica, los administradores de TI pueden determinar qué cuentas de Dropbox pueden usarse en sus redes corporativas. Por el momento, Dropbox Paper no se administra a través del control de la red.