Compartir contenido a través de Dropbox

Puedes compartir todos los archivos que almacenas en Dropbox y determinar si los usuarios podrán editar tus archivos o solo verlos.

Aumenta tu productividad compartiendo de forma fácil y segura. En vez de enviar archivos adjuntos por correo electrónico, comparte tu trabajo al instante desde tu cuenta de Dropbox. Los cambios que hagas en el archivo se actualizarán de forma automática en tiempo real y se sincronizarán con todos los usuarios con quienes hayas compartido el archivo. Usa Dropbox para simplificar tu proceso de trabajo, desde colaborar con tus compañeros de trabajo hasta compartir contenido con tus clientes.

En este capítulo, te mostraremos cómo compartir contenido, cómo invitar un grupo a una carpeta compartida y cómo solicitar archivos específicos a un usuario, aunque no tenga una cuenta de Dropbox.

Compartir contenido a través de Dropbox

Compartir contenido con permiso de solo lectura

Si necesitas que un usuario visualice tus archivos sin que pueda editarlos, usa Dropbox para compartir contenido de dos formas. Puedes invitar a las personas directamente desde un archivo o una carpeta, o bien puedes crear un vínculo exclusivo y enviarlo por correo electrónico o a través de tu aplicación de mensajería favorita.

Al invitar directamente a un usuario con permiso de solo lectura, el destinatario recibirá un correo electrónico con un vínculo a tu contenido. Tendrá acceso al archivo o a la carpeta en su propia cuenta de Dropbox, pero no podrá editar el contenido. Para mayor seguridad, puedes cambiar los permisos o volver a convertir el archivo en privado.

Al compartir contenido a través de un vínculo de solo lectura, los destinatarios podrán obtener una vista previa del archivo o de la carpeta en dropbox.com, y podrán ver o descargar el contenido. 

Compartir contenido con permiso de solo lectura

Compartir un archivo o una carpeta con permisos de solo lectura

Para compartir contenido con una invitación por correo electrónico, sigue estos pasos:

1. Selecciona el elemento que quieres compartir.
2. Haz clic en
Compartir a la derecha en la ventana de la aplicación para escritorio.
3. Haz clic en
Invitar por correo electrónico.
4. Junto a
Para:, escribe el correo electrónico o el nombre de las personas con quienes quieres compartir el contenido.
5. Selecciona
Puede ver en el menú desplegable a la derecha.
6. Haz clic en
Compartir. Los destinatarios recibirán un correo electrónico con un vínculo al archivo o a la carpeta.

Para compartir contenido con un vínculo, sigue estos pasos:

1. Selecciona el elemento que quieres compartir.
2. Haz clic en Compartir a la derecha en la ventana de la aplicación para escritorio.
3. Haz clic en
Copiar vínculo.
4. Se copiará el vínculo en tu portapapeles. A continuación, podrás pegarlo en un correo electrónico, en un mensaje de chat o en otro tipo de mensaje.

Para compartir contenido con una invitación por correo electrónico, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en dropbox.com.
2. Haz clic en Todos los archivos en la barra lateral izquierda.
3. Desplaza el cursor del mouse sobre el elemento que quieres compartir.
4. Haz clic en
Compartir.
5. Junto a
Para, escribe el correo electrónico o el nombre de las personas con quienes quieres compartir el contenido.
6. Selecciona
Puede ver en el menú desplegable a la derecha.
7. Haz clic en
Compartir. Los destinatarios recibirán un correo electrónico con un vínculo al contenido que compartiste con ellos.

Para compartir contenido a través de un vínculo, sigue estos pasos:
1. Inicia sesión en dropbox.com.
2. Haz clic en Todos los archivos en la barra lateral izquierda.
3. Desplaza el cursor del mouse sobre el elemento que quieres compartir.
4. Haz clic en
Compartir. (Si todavía no se creó un vínculo, haz clic en Crear un vínculo).
5. Haz clic en
Configuración de vínculos para personalizar quiénes tendrán acceso o para inhabilitar las descargas.
6. Haz clic en
Copiar vínculo.
7. Se copiará el vínculo en el portapapeles. A continuación, podrás pegarlo en un correo electrónico, un mensaje de chat o en otro tipo de mensaje.

1. Haz clic con el botón secundario o presiona Ctrl y haz clic en el archivo; luego, haz clic en Copiar vínculo de Dropbox.
2. El vínculo se copiará en el portapapeles. A continuación, podrás pegarlo en un correo electrónico, en un mensaje de chat o en otro tipo de mensaje.

1. Desplázate hasta el archivo o la carpeta que quieres compartir.
2. Presiona “” (puntos suspensivos).
3. Presiona
Compartir.
4. Presiona
Crear un vínculo.
5. Si ya se creó un vínculo al contenido, presiona
Compartir junto a Cualquiera con el vínculo podrá ver.
6. Selecciona el método que quieres usar para compartir el vínculo.

Los vínculos de Dropbox nunca “se alteran”, aunque les cambies el nombre a los archivos o a las carpetas, o aunque los muevas en tu cuenta de Dropbox. Si el destinatario de un vínculo compartido descarga el contenido de forma local en su computadora y, luego, le hace cambios, esas modificaciones no se verán reflejadas en tu cuenta de Dropbox.

Define una contraseña o fecha de caducidad, o inhabilita las descargas en cualquier momento para proteger los vínculos que compartes.

Compartir contenido con permiso de edición

Si quieres que otros usuarios puedan editar el contenido que compartes con ellos, invítalos directamente desde un archivo o una carpeta.

  • Para acceder al contenido compartido y editarlo, los destinatarios deben iniciar sesión en una cuenta de Dropbox.
  • Al compartir carpetas, los destinatarios se convierten en miembros.
  • Los cambios en el contenido de una carpeta compartida se sincronizan con los miembros. 
  • Puedes compartir contenido con un grupo de personas al mismo tiempo y determinar si todo el grupo podrá editar tu contenido.

Más información acerca de las carpetas compartidas

Cómo compartir contenido con permiso de edición

1. Selecciona el elemento que quieres compartir.

2. Haz clic en Compartir a la derecha en la ventana de la aplicación para escritorio.

3. Haz clic en Invitar por correo electrónico.

4. Junto a Para, escribe el correo electrónico o el nombre de las personas con quienes quieres compartir el contenido.

5. Selecciona Puede editar en el menú desplegable a la derecha.

6. Haz clic en Compartir. Los destinatarios recibirán un correo electrónico con un vínculo al archivo o a la carpeta.

1. Inicia sesión en dropbox.com.

2. Haz clic en Todos los archivos en la columna izquierda.

3. Desplaza el cursor del mouse sobre el elemento que quieres compartir.

4. Haz clic en Compartir.

5. Junto a Para, escribe el correo electrónico o el nombre de las personas con quienes quieres compartir el contenido.

6. Selecciona Puede editar en el menú desplegable a la derecha.

7. Haz clic en Compartir. Los destinatarios recibirán una invitación por correo electrónico para acceder al contenido que compartiste con ellos.

Si el administrador lo permite, los miembros del equipo podrán crear grupos administrados por los usuarios. Para ello, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de Dropbox Business.

2. Haz clic en el nombre de tu equipo en la esquina inferior izquierda de la página.

3. Haz clic en el botón junto al nombre de tu equipo: Grupos y miembros.

4. Haz clic en Crear grupo.

5. Asígnale un nombre al grupo.

- Es el nombre que se mostrará a todos los miembros del equipo. Como gerente de grupo, podrás cambiar el nombre del grupo en cualquier momento.

6. Haz clic en Crear grupo.

Más información sobre cómo agregar miembros a un grupo y cómo quitarlos

Solicitudes de archivos

Usa la solicitudes de archivos para recopilar y recibir archivos (de hasta 20 GB) de cualquier persona directamente en tu cuenta de Dropbox. Cuando una persona hace clic en el vínculo de tu solicitud de archivos, solo tendrá que seleccionar los archivos de su computadora, ingresar su nombre y correo electrónico, y hacer clic en Cargar. Eso es todo. No es necesario que inicie sesión. De ese modo, cualquier persona podrá agregar archivos, aunque no tenga una cuenta de Dropbox. Es una forma sencilla de obtener archivos, como propuestas de proveedores, sin tener que mostrarles todo el proceso.

Todos los archivos que recopilas se organizan de forma automática en una única carpeta de Dropbox. Solo tú podrás ver los archivos que cargaron otras personas, a menos que decidas compartirlos con ellas.

Crear una solicitud de archivos

 

  1. Inicia sesión en dropbox.com.
  2. Haz clic en Solicitudes de archivos en la barra lateral izquierda.
  3. Haz clic en Crear nueva solicitud de archivos.
  4. En ¿Qué solicitas?, asígnale un nombre a la carpeta donde se almacenarán todos los archivos recibidos.
  5. En ¿Dónde deben guardarse estos archivos en tu Dropbox?, se mostrará la ruta a la carpeta nueva. Si quieres cambiar la ubicación de la carpeta, haz clic en Cambiar carpeta. También puedes hacer clic en Agregar un plazo límite para definir un plazo para la solicitud de archivos. O bien, selecciona Permitir cargas fuera de plazo y selecciona un intervalo.
  6. Haz clic en Siguiente.
  7. Copia el vínculo de la solicitud de archivos o envía las invitaciones directamente desde tu cuenta de Dropbox; para ello, sigue estos pasos:
    - Para copiar el vínculo a la solicitud de archivos y enviárselo a los usuarios correspondientes, haz clic en Copiar vínculo.
    - Como alternativa, ingresa los correos electrónicos de los usuarios a quienes les solicitarás archivos y envíales la solicitud directamente desde tu cuenta de Dropbox. Haz clic en Listo para enviar las invitaciones por correo electrónico y volver a la pantalla Solicitudes de archivos

Cuando los usuarios carguen archivos en tu solicitud de archivos, recibirás un correo electrónico.

 

Dropbox Transfer

Dropbox Transfer te permite entregar archivos grandes con facilidad, aunque los destinatarios no tengan una cuenta de Dropbox. Además de enviar archivos específicos, puedes enviar varios archivos y carpetas en la misma transferencia, personalizar las transferencias con logos, agregarles una fecha de caducidad y asignarles contraseñas, y supervisar la actividad de descarga de las transferencias que creas.

Dropbox Transfer te ofrece una forma simple de enviar propuestas, contratos y trabajos finalizados de forma segura. 

Cómo usar Dropbox Transfer

1. Inicia sesión en dropbox.com.
2. Haz clic en Transfer en la barra lateral izquierda.
3. Haz clic en Crear transferencia.
4. Elige los archivos o las carpetas de tu computadora o cuenta de Dropbox.
5. Haz clic en el ícono de engranaje para personalizar tu fecha de caducidad o agrega una contraseña.
6. Haz clic en Siguiente.
7. Haz clic en Copiar vínculo o Enviar por correo electrónico.

Nota: Las opciones para agregar contraseñas y extender las fechas de caducidad solo están disponibles en los planes Dropbox Professional, Dropbox Business Advanced, Dropbox Enterprise y Dropbox Education.

1. Inicia sesión en dropbox.com.
2. Haz clic en Transfer en la barra lateral izquierda.
3. Haz clic en Personalizar diseño.
4. Haz clic en el menú desplegable junto a Selecciona un fondo o Selecciona un logo, y agrega un color de fondo, una imagen de fondo o un logo.
5. Haz clic en Guardar.

Nota: La opción para personalizar una transferencia solo está disponible en los planes Dropbox Professional, Dropbox Business Advanced, Dropbox Enterprise y Dropbox Education.

1. Inicia sesión en dropbox.com.
2. Haz clic en Transfer en la barra lateral izquierda.
3. Haz clic en la transferencia que quieres cambiar.
4. En Configuración, haz clic en la flecha debajo de Caducidad y selecciona una fecha de caducidad.
5. Haz clic en Guardar.

Nota: Las transferencias caducan de forma automática al cabo de siete días. La opción de extender la fecha de caducidad solo está disponible en los planes Dropbox Professional, Dropbox Business Advanced, Dropbox Enterprise y Dropbox Education.

1. Inicia sesión en dropbox.com.
2. Haz clic en Transfer en la barra lateral izquierda.
3. Consulta Vistas y Descargas junto a cada transferencia.

Agregar comentarios y colaborar

Colabora con facilidad sabiendo que los comentarios importantes no se perderán en tu bandeja de entrada. En lugar de enviar comentarios por correo electrónico, haz sugerencias directamente en el archivo en el que estás trabajando. Comparte comentarios en el texto, las imágenes y los videos, o etiqueta a un usuario para que sepa que agregaste comentarios. Según los permisos que tengas, incluso es posible que puedas editar el texto directamente en el documento.

Agregar comentarios y colaborar

Todos los usuarios que tengan acceso a un archivo de Dropbox pueden agregar y ver comentarios, a menos que el propietario del archivo o el administrador hayan desactivado la característica.

Para agregar comentarios a un archivo desde la aplicación de Dropbox para escritorio, sigue estos pasos:

1. Desplázate hasta el archivo al que quieres agregarle comentarios.
2. Haz clic en el cuadro de texto a la derecha de la pantalla, en Escribe un comentario
- Puedes escribir tu comentario, @mencionar a un usuario o incluso agregar un emoji.
3. Haz clic en
Publicar.

Para agregar comentarios a un archivo desde dropbox.com o desde la aplicación para dispositivos móviles, sigue estos pasos:

1. Abre el archivo al que quieres agregarle un comentario.
2. Para agregar comentarios a toda una página o una imagen, presiona o haz clic en el cuadro de texto Escribe un comentario.
- Puedes escribir tu comentario, @mencionar a un usuario o incluso agregar un emoji.
3. Haz clic en
Publicar.

También puedes agregar comentarios a una sección específica de un archivo, siempre y cuando estés en dropbox.com y estés trabajando con un tipo de archivo admitido.

Nota: Al agregar un comentario, se envía una notificación al propietario del archivo y a todos los usuarios que se hayan suscrito al archivo, que hayan agregado comentarios en una conversación o que hayan sido @mencionados en la conversación.

Más información sobre cómo editar o eliminar un comentario, cómo ocultar el panel de comentarios y cómo cambiar las preferencias de notificaciones

En Dropbox Paper, puedes colaborar con otras personas según se indica a continuación:
- Menciona personas en línea y en comentarios. Para mencionar a un compañero de trabajo o a un amigo en cualquier sección de un documento de Paper o en un comentario, escribe @ (arroba) y, a continuación, el nombre de la persona. Dropbox envía una notificación para que esa persona pueda responder de inmediato.
- Crea
listas de tareas con todo lo que debe hacerse. A continuación, puedes asignarles tareas a un amigo o a un compañero de trabajo, y agregar plazos.

Para agregar comentarios en texto e imágenes, sigue estos pasos:

1. Destaca una línea de texto para mostrar la barra de herramientas de formato.
2. Haz clic en el icono de comentarios (una burbuja de diálogo) en el menú emergente.

Para agregar comentarios en una sección específica de una imagen, sigue estos pasos:

1. Haz clic en la imagen a la que quieres agregarle un comentario.
2. Haz clic en el icono de círculo con el signo más para agregar un comentario a una sección específica de una imagen.
3. Haz clic en la sección de la imagen a la que quieres agregarle un comentario.
4. Escribe el comentario y haz clic en 
Publicar.

Más información sobre cómo colaborar en el contenido con Dropbox Paper

A continuación: seguridad en Dropbox

Ahora que ya vimos cómo compartir contenido y colaborar con Dropbox, te mostraremos cómo ajustar los parámetros de configuración, cómo supervisar con facilidad los dispositivos vinculados, las sesiones web activas y las aplicaciones de terceros que tengan acceso a tu cuenta, cómo configurar contraseñas seguras y la verificación de dos factores, y cómo restaurar y recuperar archivos.