Enviar para firmar con HelloSign

La integración de Dropbox con HelloSign te permite firmar tus propios archivos de forma electrónica o enviarlos para que otros los firmen sin salir de Dropbox. Los archivos firmados se guardan de forma automática en tu cuenta de Dropbox.

Nota: Obtén más información acerca de HelloSign en el Centro de ayuda de HelloSign.

Vincular Dropbox con HelloSign

Cuando envías por primera vez un documento para su firma a través de Dropbox, debes vincular tus cuentas de Dropbox y HelloSign y aceptar las condiciones de uso. Se creará una cuenta gratuita de HelloSign con la dirección de correo electrónico que usas para Dropbox. Si ya tienes una cuenta de HelloSign con la misma dirección de correo electrónico que la que usas en Dropbox, se vincularán las cuentas. Una vez que se hayan vinculado tus cuentas, también podrás iniciar sesión en hellosign.com haciendo clic en Iniciar sesión con Dropbox.

Firmar un documento o enviar un documento para firmar

Puedes firmar un archivo en Dropbox o enviarlo para que otros lo firmen. Para ello, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en dropbox.com.
  2. Desplaza el cursor sobre el nombre del archivo y haz clic en la casilla de verificación que se muestra a la izquierda.
  3. Haz clic en la flecha junto a Compartir, arriba de la vista en miniatura del archivo en la barra lateral derecha.
    • Si no se muestra la vista en miniatura, haz clic en el icono de flecha en la barra lateral derecha.
  4. Haz clic en Enviar para firmar.
  5. Selecciona quiénes deben firmar:
    • Si eres el único firmante, haz clic en Soy el único firmante.
    • Si no eres el único firmante, escribe los nombres y las direcciones de correo electrónico de los otros firmantes en los cuadros. Para agregar más firmantes, haz clic en Agregar otro firmante. Para agregarte como firmante, haz clic en Incluirme como firmante. Para quitar a un firmante, haz clic en la X junto a su dirección de correo electrónico. Para cambiar el orden de los firmantes, activa la opción Definir orden de firmantes. Luego, arrastra y suelta los nombres de los firmantes mediante los ocho puntos que están al lado.
    • Para solicitar un archivo adjunto a un firmante, haz clic en el icono de clip junto a su dirección de correo electrónico (disponible en los planes HelloSign Standard y Premium).
  6. Haz clic en Siguiente en la esquina superior derecha.
  7. Arrastra y suelta los campos en la parte del documento donde deben firmar los firmantes, y asigna cada campo a un firmante en la barra lateral derecha.
    Nota: Antes de continuar con el siguiente paso, debes asignarle a cada firmante al menos un campo que no sea de fecha.
  8. Haz clic en Siguiente en la esquina superior derecha.
  9. Selecciona un nombre de archivo y la ubicación de la carpeta de Dropbox para la copia firmada del archivo.
    Nota: El archivo original no cambiará de nombre ni se moverá.
  10. Haz clic en Siguiente en la esquina superior derecha.
  11. Confirma los firmantes y agrega a cualquier persona que quieras incluir como destinatario en la solicitud.
  12. Si lo deseas, agrega un mensaje de correo electrónico.
  13. Haz clic en Enviar para firmar.

Una vez que se firmen los documentos, tú y el resto de los firmantes recibirán una confirmación por correo electrónico. Tus archivos firmados se guardarán de forma automática en tu cuenta de Dropbox (en la ubicación que hayas elegido) y en tu cuenta de HelloSign vinculada. Si eliminas un archivo firmado de Dropbox, se conservará en HelloSign. Si eliminas un archivo firmado de HelloSign, se conservará en Dropbox.

En tu cuenta de Dropbox, cuando un archivo está en espera de firma, se guarda una versión PDF en curso del archivo con el nombre “[nombre del archivo](en curso).pdf” en la ubicación que hayas elegido. Una vez que se haya firmado el archivo, se reemplazará por un nuevo archivo PDF firmado llamado “[nombre del archivo](firmado).pdf”.

Seguimiento y administración de las solicitudes de firma

Puedes hacer un seguimiento de tus solicitudes de firma de HelloSign y administrarlas directamente desde Dropbox. Para comenzar, inicia sesión en el panel de HelloSign para Dropbox y haz lo siguiente:

  • Busca los archivos que necesitas mediante la barra de búsqueda en la parte superior.
  • Para solicitar una firma, haz clic en el botón Solicitar firma.
  • Para hacer un seguimiento de tus solicitudes en curso y administrarlas, haz clic en la pestaña En curso. Puedes hacer lo siguiente:
    • Ver el estado, el firmante y la fecha del estado actual.
    • Haz clic en “” (puntos suspensivos) a la derecha para realizar varias acciones según el estado, como Cancelar, Eliminar, Descargar, Vista previa o Enviar recordatorio.
    • Haz clic para seleccionar un archivo y ver sus detalles en el extremo derecho.
  • Para administrar tus solicitudes completadas, haz clic en la pestaña Completada. Puedes hacer lo siguiente:
    • Haz clic en “” (puntos suspensivos) a la derecha para realizar varias acciones.
    • Haz clic para seleccionar un archivo y ver sus detalles en el extremo derecho.

A medida que se avanza en el proceso de la solicitud, recibirás notificaciones de Dropbox por correo electrónico. Visita el Centro de ayuda de HelloSign para obtener ayuda sobre cómo crear plantillas, solicitar firmas, administrar tus solicitudes y mucho más.

Ten en cuenta los límites en cuanto a solicitudes, tamaño y almacenamiento

Si la cuenta de HelloSign que vinculaste con Dropbox corresponde al plan gratuito limitado (el plan predeterminado), podrás llevar a cabo tres solicitudes de firma gratuitas por mes. Obtén más información sobre el plan gratuito limitado y sobre cómo subir de categoría.

Los archivos individuales que se cargan para firmar no pueden superar los 40 MB o las 500 páginas. Obtén información sobre los tipos y tamaños de archivo admitidos.

Los archivos firmados ocupan espacio en tu cuenta de Dropbox. Si te quedas sin espacio en tu cuenta de Dropbox mientras un archivo está en curso (en espera de firma), se mostrará un mensaje de error, y la versión firmada del archivo solo se guardará en tu cuenta de HelloSign.com y no en la de Dropbox. Consulta cuánto espacio de almacenamiento tienes en Dropbox y cómo comprar más.

Administradores: administrar la integración de HelloSign para tu equipo

Los administradores de Dropbox Business pueden activar o desactivar la integración de HelloSign para todo su equipo de Dropbox Business.

Para activar o desactivar la integración, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
  2. Haz clic en Consola de administración a la izquierda.
  3. Haz clic en Configuración a la izquierda.
  4. Desplázate hacia abajo a Configuración adicional y haz clic en Enviar para firmar.
  5. Selecciona Activar o Desactivar.
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