Cómo usar la aplicación de Dropbox Business para escritorio

En el tercer trimestre de 2019, Dropbox lanzó una nueva experiencia de la aplicación para escritorio, que consiste en una nueva aplicación para escritorio, mejoras en Dropbox en la bandeja del sistema o la barra de menús, y mejoras en la carpeta de Dropbox en el Explorador de archivos y Finder.

Más información acerca de la experiencia de la aplicación de Dropbox para escritorio

La experiencia de la aplicación de Dropbox para escritorio está disponible para los sistemas operativos Linux, macOS y Windows. (Si usas Windows 10 en modo S, accede a este artículo). 

Una vez que hayas instalado la aplicación, se mostrará la aplicación de Dropbox para escritorio, un icono de Dropbox en la bandeja del sistema o la barra de menús, y una carpeta de Dropbox en tu computadora. Los cambios que hagas en la aplicación de Dropbox para escritorio se sincronizarán de forma automática con tu cuenta en dropbox.com.

1. Crea tu cuenta de Dropbox Business

Deberías haber recibido una invitación por correo electrónico para unirte a tu equipo de Dropbox Business. Para comenzar, haz clic en el vínculo del correo electrónico y sigue las instrucciones. Si no recibiste el correo electrónico o si necesitas que lo vuelvan a enviar, solicita ayuda al Departamento de TI o al administrador de Dropbox Business.

Sugerencias profesionales: sincronización

Cuando uses Dropbox, usaremos mucho la palabra “sincronización”. La sincronización significa que se mostrará la misma versión de un archivo en cualquier dispositivo donde hayas iniciado sesión en tu cuenta de Dropbox. Los archivos que arrastras a la carpeta de Dropbox se sincronizan con Dropbox en línea de forma automática. Los cambios o las ediciones que hagas en los archivos de esta carpeta también se sincronizan con Dropbox.

2. Abre la aplicación de Dropbox para escritorio

Ahora que ya creaste una cuenta, el próximo paso es abrir (o “iniciar”) la aplicación de Dropbox para escritorio. En algunos casos, es posible que la aplicación ya esté instalada en tu computadora. Si no lo está, debes descargarla e instalarla.

La aplicación para escritorio ya está instalada

Si ya instalaste la aplicación para escritorio en tu computadora, se mostrará una carpeta de Dropbox en el menú Inicio, en la ventana de Finder o en cualquier otro visor de archivos. También debe mostrarse el icono de Dropbox en la bandeja del sistema o en la barra de menús

Haz clic en la aplicación para abrirla. A continuación, se te solicitará que inicies sesión.

La aplicación para escritorio todavía no está instalada

Si la aplicación para escritorio todavía no está instalada en tu computadora, debes descargarla. Hay dos formas de hacerlo:

  • Instálala desde la tienda de aplicaciones de autoservicio o desde el repositorio de software de tu empresa.
  • Accede a dropbox.com/downloading para descargar e instalar la aplicación por tu cuenta.

Cuando se haya descargado la aplicación, se mostrará una carpeta de Dropbox en el menú Inicio, en la ventana de Finder o en cualquier otro visor de archivos. También debe mostrarse el icono de Dropbox en la bandeja del sistema o en la barra de menús. Haz clic en la aplicación para abrirla. A continuación, se te solicitará que inicies sesión.

Sugerencias profesionales: acción automática

La aplicación para escritorio funciona en segundo plano y mantiene tus archivos sincronizados de forma automática (siempre que tu computadora esté conectada a Internet). De este modo, no tendrás que cargar ni descargar archivos de forma manual.

Los equipos de Dropbox Business pueden agregar administradores de otros equipos para que administren sus equipos. El nuevo administrador se convierte en “administrador de varios equipos”. El nuevo administrador o “administrador de varios equipos” tendrá todas las capacidades de un administrador de tu equipo, excepto lo siguiente:

  • No podrá acceder a las páginas “Facturación“ ni “Ayuda” en la Consola de administración.
  • No podrá iniciar sesión en la cuenta de los miembros del equipo.

¿Prefieres conceder permisos de administración a una persona de tu equipo? Más información sobre cómo hacerlo

Cómo agregar (o quitar) un administrador de otro equipo

Si eres el administrador del equipo, podrás enviar una solicitud de administración a una persona de otro equipo. Para ello, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
  2. Haz clic en la Consola de administración en la columna izquierda.
  3. Haz clic en Configuración.
  4. Haz clic en Equipos de confianza.
  5. Haz clic en Agregar un equipo.
  6. En la opción Agregar un administrador del equipo de confianza, ingresa la dirección de correo electrónico del administrador que quieres agregar.
  7. Haz clic en Permitir que el equipo de confianza tenga acceso a la Consola de administración.
  8. Haz clic en Continuar.
  9. Marca la casilla para aceptar las condiciones.
  10. Haz clic en Enviar solicitud.

El otro administrador recibirá una notificación en el correo electrónico, donde se le indicará que acceda a la página Equipos de confianza para aceptar la solicitud.

Si quieres quitar al administrador de tu equipo, accede a la página Equipos de confianza y haz clic en Revocar acceso junto al nombre.

Cómo agregarte (o quitarte) como administrador de otro equipo

Por motivos de seguridad, no podrás agregarte como administrador de otro equipo. Comunícate con el administrador del equipo correspondiente y solicítale que siga los pasos para agregarte. 

Si quieres quitarte como administrador de otro equipo, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en la Consola de administración del otro equipo.
  2. Haz clic en Configuración.
  3. Haz clic en Equipos de confianza.
  4. Junto al equipo del que quieres quitarte, haz clic en Quitar equipo.

3. Inicia sesión en tu cuenta

Cuando se haya descargado la aplicación, se mostrará una carpeta de Dropbox en tu disco duro (en el menú Inicio, la vista de Finder u otro lector de archivos). También debe mostrarse el icono de Dropbox en la bandeja del sistema o en la barra de menús. Haz clic en la aplicación para abrirla. A continuación, se te solicitará que inicies sesión.

Asegúrate de iniciar sesión con la misma dirección de correo electrónico y la misma contraseña que usaste para unirte a tu equipo de Dropbox Business. Al iniciar sesión, “vincularás” tu computadora directamente con tu cuenta de Dropbox. Si puedes iniciar sesión, sigue con el cuarto paso de esta guía.

  • Sugerencia: También es posible que se te solicite que ingreses un código de verificación de dos pasos. Si no estás seguro de lo que debes hacer a continuación, comunícate con el equipo de TI o el administrador de Dropbox Business.

Sugerencias profesionales: instalación rápida

Si ya usas Dropbox, también puedes completar la configuración para escritorio con un lector de códigos QR en tu teléfono.

Qué hacer si no se muestra el cuadro de contraseña

Si no se muestra el cuadro para ingresar la contraseña, es probable que el administrador de tu equipo haya habilitado el inicio de sesión único (SSO). De ser así, sigue los pasos para acceder a Dropbox que figuran a continuación. Usarás el mismo nombre de usuario y la misma contraseña que usaste para iniciar sesión en la red de la empresa o en otras herramientas empresariales (como Active Directory).

  1. Abre la aplicación de Dropbox para escritorio.
  2. Selecciona Ya tengo una cuenta de Dropbox y haz clic en Continuar.
  3. Ingresa tu dirección de correo electrónico, pero no completes el campo de contraseña.
  4. Haz clic en Continuar.
  5. Haz clic en Obtener código de vínculo.
  6. Si todavía no iniciaste sesión en la página de inicio de sesión único (SSO) de tu empresa, se abrirá un explorador web y se te solicitará que inicies sesión. Ingresa tu dirección de correo electrónico, la contraseña de tu trabajo (no tu contraseña de Dropbox) y cualquier otra información que exija tu empresa.
  7. Se mostrará una página de Dropbox con un código especial. Haz clic en Copiar código de vínculo.
  8. Vuelve a la aplicación de Dropbox y haz clic en Pegar.
  9. Haz clic en Continuar y sigue las instrucciones para terminar de vincular tu cuenta de Dropbox.

4. Agrega archivos a tu carpeta de Dropbox

Cuando inicies sesión en Dropbox en tu computadora, es posible que ya se muestren algunas carpetas en tu cuenta. Tendrán distintos iconos que te ayudarán a comprender su significado. Puedes usar estas carpetas de la misma forma que usas cualquier otra carpeta de tu disco duro.

Es posible que se muestren estos cuatro tipos diferentes de carpetas:

Carpeta azul con un icono de edificio

 

Carpeta del equipo (o una carpeta en el espacio del equipo). Estas carpetas se comparten con todos o algunos miembros de tu equipo de Dropbox Business y están a cargo del administrador. También se pueden compartir con personas ajenas al equipo.

Carpeta púrpura con un icono de persona

 

Carpeta personal (o carpeta de miembro del equipo). De forma predeterminada, tu carpeta de miembro del equipo no se comparte con nadie. Sin embargo, puedes compartirla si prefieres hacerlo.

Carpeta azul

 

Carpeta normal. Una carpeta normal funciona de la misma forma que cualquier otra carpeta de tu computadora: es una excelente manera de organizar archivos, pero no se comparte con nadie.

 

Carpeta de color azul con dos personas

 

Carpeta compartida. Puedes convertir una carpeta normal en una carpeta compartida en cualquier momento. Los miembros de una carpeta compartida (las personas con quienes la compartes) podrán ver los archivos de la carpeta, editarlos y agregarles comentarios.

  • Nota: Las carpetas compartidas en una carpeta del equipo tienen un icono de edificio.

Nota: El aspecto de los iconos de carpeta varía según dónde los visualices. Los iconos anteriores se encuentran en el sitio web de Dropbox (dropbox.com).

Puedes agregar archivos a estas carpetas de dos formas:

  • Arrastra y suelta archivos desde otra ubicación de tu computadora (o desde otra carpeta de Dropbox).
  • Abre un archivo, haz clic en “Guardar como” y selecciona Dropbox como ubicación.

5. Vincula tu cuenta con tu dispositivo móvil

Los archivos de la carpeta de Dropbox están disponibles en cualquier computadora, teléfono o tablet que vincules con tu cuenta de Dropbox. Si ya tienes la aplicación de Dropbox en tu teléfono o tablet, tan solo inicia sesión con tu cuenta del trabajo. Si todavía no tienes la aplicación en tus otros dispositivos, puedes descargarla aquí:

Sugerencias profesionales: acceso a varios dispositivos

La sincronización funciona en cualquier dispositivo que hayas vinculado con tu cuenta. Tan solo inicia sesión en Dropbox con el mismo nombre de usuario y la misma contraseña en cualquier computadora, teléfono o tablet, y siempre se mostrarán los mismos archivos.

Si usas la aplicación para dispositivos móviles por primera vez, ábrela e inicia sesión con el nombre de usuario y la contraseña de tu cuenta del trabajo. Si ya eres usuario de Dropbox, sigue estos pasos:

  1. Abre la aplicación de Dropbox.
  2. Toca Ya soy usuario de Dropbox.
  3. Ingresa tu dirección de correo electrónico, pero no completes el campo de la contraseña. Toca Iniciar sesión en Dropbox.
  4. Si ya iniciaste sesión en la página de administración de dispositivos de tu empresa, la aplicación debería abrirse de forma automática. De lo contrario, se abrirá una ventana del explorador y se te solicitará que continúes. Ingresa tu dirección de correo electrónico, la contraseña del trabajo (pero no tu contraseña de Dropbox) y cualquier otra información requerida.
  5. Si tu empresa usa el inicio de sesión único (SSO), se abrirá una nueva página en el explorador y se solicitará tu autorización para que la aplicación use el inicio de sesión único. Presiona Permitir.
  6. Para finalizar, sigue los otros pasos del proceso de configuración de la aplicación.

6. Vincula tu cuenta de Dropbox personal

Es posible que el administrador de tu equipo de Dropbox Business te permita vincular una cuenta de Dropbox personal en tu computadora del trabajo. De este modo, podrás acceder a tus archivos personales y del trabajo en el mismo dispositivo.

  • Sugerencia: Si el administrador no lo permite, podrás acceder a tu cuenta del trabajo y a tu cuenta personal en el sitio web de Dropbox (dropbox.com).

Una vez que hayas vinculado tu cuenta personal con tu cuenta del trabajo, se mostrarán dos carpetas de Dropbox por separado en tu disco duro o en la aplicación para dispositivos móviles. Tu cuenta del trabajo se mostrará como Dropbox (Nombre de la empresa) y tu cuenta personal se mostrará como Dropbox (Personal).

Sugerencias profesionales: acceso sin conexión

Puedes acceder a los archivos de la carpeta de Dropbox en tu computadora aunque no tengas conexión a Internet. Esto se debe a que también se almacenan copias de los archivos en tu disco duro. Si editas un archivo sin conexión, Dropbox sincronizará los cambios la próxima vez que te conectes a Internet.

7. Comienza a usar Dropbox

Listo. Ya instalaste Dropbox e iniciaste sesión en todos tus dispositivos, y agregaste tus archivos más importantes. Ya estás listo para comenzar a usar Dropbox.

¿Necesitas algo más? El administrador de tu equipo de Dropbox Business es tu aliado y la mejor persona a quien plantearle ideas o consultas.

Buscar al administrador de tu equipo de Dropbox Business

 

¿Recién te unes a Dropbox?

Si eres nuevo en Dropbox o necesitas refrescar tus conocimientos, te recordamos que puedes aprovechar tu cuenta de Dropbox al máximo mediante el aprendizaje autoguiado o las clases de capacitación virtual a cargo de instructores

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