Cómo comenzar como administrador de equipos de Dropbox Business

Te felicitamos por haber elegido Dropbox Business. Esta guía te ayudará a configurar tu cuenta en ocho simples pasos. La transición a Dropbox Business le permitirá a tu equipo mantenerse organizado, colaborar con más facilidad y proteger todos los datos.

Como administrador, podrás agregar o quitar miembros del equipo con facilidad, supervisar la actividad de uso compartido y proteger los datos de la empresa. Para que tu equipo comience a colaborar con la mayor brevedad posible, te recomendamos que completes estos pasos en los primeros 30 días.

¿Alguna otra persona podría ayudarte a administrar el equipo? Obtén información sobre cómo agregar o cambiar un administrador.

Antes de comenzar

1. Facilítale a tu equipo un espacio para colaborar

Con un espacio bien organizado, tu equipo podrá comenzar a aprovechar Dropbox Business al máximo de inmediato. Tu equipo tiene un espacio de trabajo compartido que funciona como una unidad compartida. Crea carpetas solo para algunas personas o para todo el equipo. La configuración predeterminada les brinda acceso a todos, pero puedes ajustarla por carpeta. Además, tendrás tu propia carpeta para tus archivos personales.

Comparte carpetas en el mismo espacio y guarda tu trabajo personal en tu espacio de miembro.
Comparte carpetas en el mismo espacio y guarda tu trabajo personal en tu espacio de miembro.

Para crear tu espacio del equipo, sigue estos pasos:

  • Crea una estructura de carpetas inicial (podrás actualizarla y ampliarla más adelante). Los espacios del equipo funcionan mejor cuando organizas con eficiencia tus carpetas en función de la estructura de tu empresa. En principio, podrías agregar carpetas para cada subequipo, como “Contabilidad”, “Ventas” y “Marketing”.
  • Agrega algunos archivos del trabajo. Agrega algunos documentos, archivos PDF y hojas de cálculo para que tu equipo comience a trabajar. Estimula a los líderes de tu equipo para que reanuden tu tarea.
  • Mientras lo haces, podrás organizar a los usuarios en grupos en función de los subequipos o los departamentos de tu empresa.

casilla con marca Configurar tu espacio del equipo

2. Comunícate con tu equipo

Es fundamental mantener a todos actualizados para que la implementación tenga éxito. Para agregar miembros del equipo con facilidad, creamos algunas plantillas de correo electrónico con los puntos más importantes. Explora una lista de plantillas de mensajes aquí o crea tu propio mensaje.

casilla con marca Echar un vistazo a las plantillas

bombilla ¿Lo sabías?

Si un miembro de tu equipo usó su dirección de correo electrónico del trabajo para crear otra cuenta de Dropbox, podrá migrar la cuenta a tu equipo de Dropbox Business.

3. Agrega miembros al equipo

Según el tamaño de tu empresa, es posible que quieras elegir a algunos usuarios piloto para que prueben las herramientas de Dropbox antes de implementar la solución en todo el equipo. Si tienes menos de 50 empleados, es probable que no haya problema en implementar la solución para todos al mismo tiempo.

Tienes dos opciones para invitar a usuarios a tu equipo:

casilla con marca Ingresar las direcciones de correo electrónico a través de la Consola de administración (esta opción es sencilla y se recomienda para la mayoría de los equipos)

casilla con marca Usar el conector de Active Directory o un socio de administración de identidades (esta opción es menos habitual, pero útil para las empresas con muchas integraciones implementadas)

4. Facilita mucho más el uso de Dropbox con la aplicación para escritorio

Al instalar la aplicación, Dropbox funciona como cualquier otra carpeta de tu computadora. Arrastra y suelta archivos (o haz clic con el botón secundario en ellos) para guardarlos en tu carpeta de Dropbox. Los archivos se cargarán de forma automática en Dropbox, y podrás acceder a ellos estés donde estés a través de las aplicaciones para escritorio y para dispositivos móviles, o bien desde el sitio web de Dropbox.

casilla con marca Descargar e instalar la aplicación para Mac, Windows o Linux

bombilla ¿Lo sabías?

Los miembros de equipos de Dropbox Business pueden “vincular” una cuenta personal con una del trabajo. De este modo, podrán acceder a las dos cuentas en el mismo dispositivo.

Puedes ayudar a los miembros de tu equipo a vincular o desvincular una cuenta personal.

5. Ahorra espacio en tu disco duro con la sincronización inteligente

La sincronización inteligente es una característica de Dropbox que le permite a los miembros de tu equipo ver todos los archivos y todas las carpetas de sus Dropbox, y acceder a ellos, directamente desde el escritorio, casi sin ocupar espacio en el disco duro. Es perfecto para recuperar gigabytes de espacio sin cambiar el proceso de trabajo del equipo. A continuación, podrás elegir si quieres que los nuevos archivos se descarguen de forma automática en las computadoras de tu equipo o si quieres iniciarlos como solo en línea.

casilla con marca Revisar la configuración de la sincronización inteligente

6. Protege a tu equipo con más opciones en la configuración de la seguridad

Aunque Dropbox sigue algunas de las normas de cifrado y seguridad ampliamente admitidas de forma predeterminada, te recomendamos que sigas estos pasos adicionales para proteger a tu equipo y tus datos tanto como sea posible.

casilla con marca Habilitar la verificación de dos pasos (2FA) para todo el equipo

casilla con marca Definir permisos de uso compartido para todo el equipo

casilla con marca Habilitar el inicio de sesión único (solo para equipos suscritos a un plan Advanced)

bombilla ¿Lo sabías?

Puedes usar Dropbox Business para migrar los datos de la empresa de un servidor a Dropbox

7. Vincula Dropbox con tus aplicaciones de productividad favoritas

Vincula Dropbox con las aplicaciones que ya conoces y adoras para minimizar las interrupciones en tu proceso de trabajo. Ya sea que uses Google, Microsoft, Adobe, Slack, Salesforce o Atlassian, es probable que tengamos una integración para que tu equipo pueda evitar el cambio de herramientas y los trabajos duplicados. Consulta la lista completa de socios e intenta vincular al menos una aplicación de terceros para comenzar.

casilla con marca Vincular aplicaciones de terceros

8. Obtén más información acerca de Dropbox

Dropbox te permite hacer mucho más que solo sincronizar archivos y carpetas. Aunque esta guía te presenta los pasos más importantes para comenzar, tú y tu equipo podrán obtener mucha más información con los cursos de capacitación autoguiada:

casilla con marca Asistir a una capacitación o consultar otras guías de introducción

casilla con marca Invitar a tu equipo a la capacitación

Eso es todo. Cuando completes estos pasos, estarás listo para usar Dropbox con tu equipo. Estos son algunos vínculos que puedes usar si quieres consultar otros recursos:

casilla con marca Obtener más información acerca de Dropbox en el Centro de ayuda

casilla con marca Comunicarte con el equipo de soporte de Dropbox

casilla con marca Comprobar si Dropbox está funcionando

 

¿Recién te unes a Dropbox?

Si eres nuevo en Dropbox o necesitas refrescar tus conocimientos, te recordamos que puedes aprovechar tu cuenta de Dropbox al máximo mediante el aprendizaje autoguiado o las clases de capacitación virtual a cargo de instructores

¿Qué tan útil te resultó el artículo?

Lo lamentamos.
Indícanos cómo podemos mejorar:

¡Gracias por tus comentarios!
Indícanos de qué manera te ayudó este artículo:

¡Gracias por tus comentarios!