Dropbox Paper: configuración de administración para equipos de Dropbox Business

Actualizada Aug 12, 2023

Los administradores de equipos de Dropbox Business pueden controlar la configuración de privacidad y uso compartido de Dropbox Paper del equipo.

Nota: Si tu equipo usa la versión 2020 de Dropbox Paper, sigue las instrucciones de la primera sección a continuación. Si tu equipo usa la versión anterior de Paper, sigue las instrucciones de la segunda sección a continuación.

Instrucciones para saber qué versión usa tu equipo:

Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
Haz clic en Crear.
Desplaza el cursor sobre Documento.

Si no se muestra Dropbox Paper en la lista de tipos de documentos, significa que estás usando la versión anterior de Dropbox Paper.
Si ves Dropbox Paper en la lista de tipos de documentos, significa que estás usando la nueva versión 2020 de Dropbox Paper.

La versión 2020 estará disponible para todos los clientes de Dropbox en los próximos meses. Recibirás un correo electrónico de Dropbox en el que se indicará cuándo podrás acceder a la nueva versión.

Obtén más información en las preguntas frecuentes sobre la versión 2020 de Paper para administradores de equipos.

Administradores que usan la versión 2020 de Dropbox Paper

Esta sección es para los administradores de equipos de Dropbox para empresas cuyos equipos usen la versión 2020 de Dropbox Paper. Para saber qué versión usas, sigue las instrucciones al principio de este artículo.

En la versión 2020 de Paper, los documentos de Paper funcionan de la misma forma que los archivos de Dropbox habituales; por lo tanto, la configuración de administración será la misma. A continuación, te indicamos cómo administrar los controles de uso compartido y privacidad para los archivos de Dropbox habituales, que ahora también se aplican a tus documentos de Paper:

Algunos controles administrativos de Paper no cambiaron en la versión 2020, incluidos los siguientes:

Recursos adicionales

Más información acerca de la versión 2020 de Dropbox Paper:

Administradores que usan la versión anterior de Dropbox Paper

Esta sección es para los administradores de equipos de Dropbox para empresas que usen la versión anterior de Dropbox Paper. Para saber qué versión usas, sigue las instrucciones al principio de este artículo.

Habilitar o inhabilitar Paper

Para habilitar o inhabilitar Dropbox Paper en tu equipo, sigue estos pasos:

Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
Abre la Consola de administración.
Abre la pestaña Configuración.
Selecciona Paper en Configuración adicional.
Activa o desactiva la opción Habilitar Paper.
Antes de activar Paper, acepta las condiciones de Dropbox.
Haz clic en Aplicar cambios.

Nota: Paper está habilitado de forma predeterminada en todos los equipos Standard y Advanced de Dropbox para empresas creados después del 7 de agosto de 2017.

Exportar todos los documentos de Paper

Si inhabilitas Paper, podrás exportar los documentos a archivos de Word o Markdown. Para exportar tus documentos, sigue estos pasos:

Después de inhabilitar Paper, haz clic en Exportar n.° documentos.
Selecciona un formato de archivo y haz clic en Descargar.
Cuando finalice la exportación, recibirás un correo electrónico con tus documentos de Paper en el formato que seleccionaste. En el correo electrónico, haz clic en Descargar documentos.

Se exportan todos los documentos activos de los miembros del equipo. No se exportan los documentos eliminados.

Compartir solo con el equipo

Los administradores de un equipo de Dropbox Business pueden determinar con quiénes podrán compartir documentos de Paper los miembros del equipo. Los administradores pueden optar por habilitar el uso compartido con personas ajenas al equipo o solo con los miembros del equipo de Dropbox. Para restringir el uso compartido solo al equipo, sigue estos pasos:

Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
Abre la Consola de administración.
Abre la pestaña Configuración.
Selecciona Paper en Configuración adicional.
Activa o desactiva la opción Compartir documentos de Paper con personas externas.
Haz clic en Aplicar cambios.

La configuración no es retroactiva y solo se aplica a los documentos que se comparten a partir de entonces. Puedes ver los documentos que se compartieron con personas ajenas al equipo en el informe de actividad.

Nota: Si cambias la configuración a desactivado, también evitarás que los miembros del equipo creen documentos en carpetas externas compartidas con ellos.

Privacidad predeterminada de los documentos de Paper

Los administradores pueden seleccionar la configuración de privacidad predeterminada para los vínculos a los documentos de Paper. Para configurar la privacidad predeterminada de los documentos de Paper, sigue estos pasos:

Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
Abre la Consola de administración.
Abre la pestaña Configuración.
Selecciona Paper en Configuración adicional.
Junto a Configuración de uso compartido predeterminada, selecciona la opción Cualquiera con el vínculo, Miembros con el vínculo o Inhabilitar el uso compartido externo.
- La opción Cualquiera con el vínculo permite abrir el documento a todas las personas que tengan el vínculo, ya sean miembros del equipo o no.
- La opción Miembros con el vínculo permite que solo los miembros del equipo que tengan el vínculo puedan abrir el documento. Quienes no sean miembros del equipo no podrán abrir el documento, aunque tengan el vínculo.
- La opción Inhabilitar el uso compartido externo evita que los miembros del equipo compartan documentos con personas que no sean del equipo.

Controles de eliminación definitiva

De forma predeterminada, el creador puede eliminar de forma definitiva un documento o una carpeta después de archivarlos.

Los administradores de un equipo de Dropbox para empresas pueden limitar las eliminaciones definitivas de documentos de Paper exclusivamente a los administradores del equipo. Para evitar las eliminaciones definitivas, los administradores del equipo pueden desactivar las eliminaciones para el equipo.

Nota: Si la opción de eliminación está desactivada, los administradores del equipo podrán eliminar archivos de forma definitiva si inician sesión como usuario. Obtén más información acerca de cómo iniciar sesión como usuario en la sección siguiente.

Nota: La configuración se aplica a los archivos de Dropbox y a los documentos de Paper.

Iniciar sesión como usuario

Los administradores de un equipo de Dropbox para empresas pueden iniciar sesión como otro miembro del equipo. Al usar esta función, podrán hacer lo siguiente:

Ver documentos y carpetas de Paper.
Compartir documentos y carpetas con otros usuarios.
Mover documentos y carpetas de Paper.
Restaurar documentos de Paper archivados.
Archivar y eliminar de forma definitiva documentos de Paper.

Los administradores no podrán crear documentos, editarlos ni agregarles comentarios.

Para iniciar sesión como un miembro del equipo y acceder a su cuenta de Paper, sigue estos pasos:

Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
Abre la Consola de administración.
Abre la página “Miembros”.
Haz clic en el icono de engranaje junto al nombre del miembro del equipo con el que deseas iniciar sesión.
Haz clic en Iniciar como usuario.
Haz clic en Iniciar sesión para confirmar que deseas iniciar sesión como el usuario seleccionado.
Haz clic en la pestaña Paper.
Cuando termines, haz clic en Cerrar sesión.

Nota: Todas las acciones que lleve a cabo el administrador se incluirán en el registro de actividad.

Ver la actividad del equipo en los documentos de Paper

En la página Actividad se muestra un resumen de la actividad más reciente del equipo. Los administradores pueden seleccionar un tipo de actividad de Paper en la página Actividad o pueden descargar un informe completo de la actividad.

Se registran los siguientes tipos de eventos de Paper:

Creación y edición de documentos.
Comentarios y resolución de comentarios en los documentos.
Uso compartido de documentos con miembros del equipo y miembros ajenos al equipo.
Archivado y eliminación definitiva de documentos.
Solicitudes de acceso a los documentos de parte de los miembros del equipo y de miembros ajenos al equipo.
Visualizaciones de los documentos por parte de los miembros del equipo y de miembros ajenos al equipo.
Cambios en la política de uso compartido.

Más información acerca de cómo ver la actividad del equipo

Limitaciones en las opciones de seguridad de Paper para los equipos de Dropbox Business

Algunas de las opciones de seguridad de los equipos de Dropbox Business todavía no incluyen Dropbox Paper. Sigue leyendo para conocer cuáles son las opciones que no están disponibles en los equipos que usan Dropbox Paper.

Normas y regulaciones que no están disponibles para Dropbox Paper

Dropbox Paper no está incluido en el alcance de las siguientes normas y regulaciones:

BSI C5 de Alemania

Obtén más información sobre el cumplimiento de estas normas por parte de Dropbox.

La aprobación de dispositivos no está disponible en la aplicación de Paper para dispositivos móviles

La aprobación de dispositivos es una característica de acceso y seguridad que está disponible para los equipos de Dropbox para empresas suscritos a los planes Advanced y Enterprise. Con la aprobación de dispositivos, los administradores de equipos pueden administrar los dispositivos que usan los miembros del equipo para acceder a sus cuentas de Dropbox para empresas. La aplicación de Dropbox Paper para dispositivos móviles no se incluye en la aprobación de dispositivos.

La administración de movilidad empresarial no está disponible en la aplicación de Paper para dispositivos móviles

La administración de movilidad empresarial (EMM) les permite a los equipos de Dropbox Business que están suscritos al plan Enterprise administrar el uso de los dispositivos móviles en las aplicaciones, las redes y los dispositivos de la empresa. La aplicación de Dropbox Paper para dispositivos móviles no se puede administrar a través de la EMM.

El control de la red no está disponible para Paper

El control de la red es una característica de acceso y seguridad que está disponible para los equipos de Dropbox para empresas suscritos al plan Enterprise. Con esta característica, los administradores de TI pueden determinar qué cuentas de Dropbox pueden usarse en sus redes corporativas. Por el momento, Dropbox Paper no se administra a través del control de la red.

Cerrar de forma remota la sesión de los miembros del equipo en la aplicación de Paper para dispositivos móviles

Los administradores pueden cerrar la sesión de los miembros del equipo en la aplicación de Paper para dispositivos móviles de forma remota en todos los dispositivos para que ya no puedan acceder a los documentos de Paper del equipo.

Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
Haz clic en la Consola de administración.
Haz clic en Miembros.
Haz clic en el nombre del miembro cuya sesión quieras cerrar de la aplicación de Paper para dispositivos móviles en todos los dispositivos.
En Dispositivos móviles de Paper, haz clic en Haz clic aquí para cerrar la sesión de Paper del miembro del equipo en todos los dispositivos.