Administrar retenciones legales para tu cuenta de equipo de Dropbox

Actualizada Mar 26, 2024
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Las retenciones legales son una característica que está disponible para las cuentas de equipo de Dropbox que adquirieron el complemento de gobierno de datos.

Al aplicar una retención legal a un miembro del equipo, los administradores pueden ver y exportar todo el contenido creado o modificado por ese miembro. Los miembros afectados por una retención legal no reciben una notificación sobre la retención y conservan sus permisos para crear, editar y eliminar archivos.

Crear una retención legal

Para crear una retención legal, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
  2. Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
  3. Haz clic en el menú desplegable >Más.
  4. Haz clic en Retenciones legales.
  5. Haz clic en Nueva retención.
  6. Escribe el nombre y los datos de la retención; luego, haz clic en Continuar.
  7. Escribe el nombre o el correo electrónico de los miembros a quienes quieres aplicarles la retención y, a continuación, haz clic en Continuar.
  8. Selecciona una fecha de inicio y de finalización para la retención.
    • Puedes definir una fecha de inicio anterior o actual, pero no futura.
    • Puedes definir una fecha de finalización anterior, actual o futura, o bien puedes marcar la opción No definir una fecha de finalización.
  9. Haz clic en Activar.

Si creas una retención con una fecha de inicio en el pasado, es posible que demore un tiempo en activarse. Cuando se active la retención, recibirás una notificación por correo electrónico. También puedes ver el estado de una retención en la página Retenciones legales de la consola de administración.

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Nota: Se considerará que la retención legal está activa hasta que el administrador la quite, aunque haya pasado la fecha de finalización. Después de la fecha de finalización, ya no se copiarán las nuevas versiones de los archivos, pero las copias existentes estarán disponibles hasta que quites la retención.

¿A qué tipos de archivos puedo aplicarles una retención?

Cuando crees una retención legal, se aplicará a las copias de todos los archivos que un miembro haya creado o editado en el período comprendido entre la fecha de inicio y la fecha de finalización, a excepción de los siguientes:

  • Documentos en la nube, incluidos los documentos de Dropbox Paper, y los documentos, las presentaciones y las hojas de cálculo de Google.
  • Archivos de los cuales el miembro solo haya obtenido una vista previa.
  • Archivos a los cuales el miembro tiene acceso, pero no editó.
  • Archivos que se crearon y modificaron antes de que el usuario se uniera al equipo.
  • Archivos a los cuales el miembro ya no tenía acceso en el momento de aplicarse la retención.
  • Archivos que creó o editó un administrador que inició sesión como miembro del equipo.
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Sugerencia: En algunos casos atípicos, es posible que no se aplique la retención a algunos archivos si el miembro pierde el acceso a ellos poco después de haberlos creado o editado. Para evitar esto, recomendamos que te asegures de que la retención legal esté activada por completo antes de eliminar miembros.

¿A quiénes puedo aplicarles una retención legal?

Puedes aplicarles retenciones a los miembros activos, invitados o suspendidos de tu equipo, incluidos otros administradores y tú mismo.

No puedes aplicarles retenciones a los miembros eliminados, a grupos enteros ni a equipos enteros. Sin embargo, puedes eliminar a un miembro durante una retención.

Consultar una retención legal

Puedes consultar las retenciones legales activas o quitadas en cualquier momento. Para consultar una retención legal, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
  2. Haz clic en la Consola de administración.
  3. Haz clic en el menú desplegable >Más.
  4. Haz clic en Retenciones legales.
  5. Selecciona las pestañas Activas y Quitadas para consultar todas las retenciones legales de tu equipo.

Editar una retención legal

Puedes editar el nombre y los datos de una retención, o bien puedes agregar o quitar miembros, pero no podrás editar las fechas de la retención. Para editar una retención legal, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
  2. Haz clic en la Consola de administración.
  3. Haz clic en el menú desplegable >Más.
  4. Haz clic en Retenciones legales.
  5. Haz clic en la casilla de verificación que se muestra al desplazar el cursor del mouse sobre el nombre de la retención legal que quieres editar.
  6. Haz clic en Editar retención.
  7. Edita el nombre o los datos de la retención.
  8. Haz clic en Continuar.
  9. Agrega miembros a la retención o quítalos.
  10. Haz clic en Continuar.
  11. Revisa los cambios.
  12. Haz clic en Guardar.

Quitar una retención legal

Si ya no necesitas una retención, puedes quitarla. De este modo, se quitarán todos los archivos asociados a la retención y la acción no podrá deshacerse. Para quitar una retención legal, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
  2. Haz clic en la Consola de administración.
  3. Haz clic en el menú desplegable >Más.
  4. Haz clic en Retenciones legales.
  5. Haz clic en la casilla de verificación que se muestra al desplazar el cursor del mouse sobre el nombre de la retención legal que quieres quitar.
  6. Haz clic en Quitar retención.

Exportar una retención legal

Puedes exportar de una vez todos los archivos a los cuales se aplicó una retención legal o, para elegir qué archivos exportar, fíltralos por nombre de miembro, intervalo de fechas, tipo de archivo o versión. Puedes guardar el archivo exportado en cualquier carpeta de tu cuenta de Dropbox.

Para consultar a qué archivos se aplicó una retención sin exportar la totalidad de la retención, exporta el resumen en un archivo .CSV. 

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Notas:

  • Es posible que no se incluyan los archivos creados dentro de las 24 horas anteriores a la exportación.
  • Los nombres de los archivos y las carpetas de la exportación estarán en minúscula.
  • En raras ocasiones, los nombres de los archivos y las carpetas se truncarán durante la exportación, debido al límite de caracteres de la ruta del archivo o la carpeta.

Para exportar una retención legal, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
  2. Haz clic en Consola de administración.
  3. Haz clic en el menú desplegable >Más.
  4. Haz clic en Retenciones legales.
  5. Haz clic en “” (puntos suspensivos) a la derecha de la retención legal que quieras exportar.
  6. Haz clic en Crear nueva exportación.
  7. Selecciona los filtros de archivo que quieras usar en tu exportación.
    • Nota: Para exportar todos los archivos, selecciona Archivos de todos los usuariosTodas las fechasTodos los tiposTodas las versiones disponibles
  8. De forma opcional, para excluir carpetas específicas de la exportación, haz clic en Selecciona las carpetas que se excluirán. Una vez que hayas seleccionado la carpeta, haz clic en Seleccionar.
    • Nota: Puedes excluir un máximo de 100 carpetas.
  9. Haz clic en Continuar.
  10. Escribe el nombre de la exportación y una descripción opcional en los campos correspondientes.
  11. Haz clic en Continuar.
  12. La exportación puede demorar un tiempo en procesarse antes de que puedas descargarla. Cuando esté lista, haz clic en Descargar

Mira este video para más información sobre las retenciones legales.

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