Cómo administrar las retenciones legales con el complemento de gobierno de datos

Las retenciones legales son una característica que está disponible para lo equipos de Dropbox Business que adquirieron el complemento “Gobierno de datos”. Para adquirir el complemento “Gobierno de datos”, comunícate con un representante de ventas de Dropbox o completa el formulario de contacto de Dropbox Business.

Al aplicar una retención legal a un miembro del equipo, los administradores del equipo pueden ver y exportar todo el contenido creado o modificado por ese miembro. Los miembros afectados por una retención legal no recibirán una notificación sobre la retención y conservarán sus permisos para crear, editar y eliminar archivos.

Los administradores del equipo podrán hacer lo siguiente:

Nota: Los administradores de usuarios y los administradores de soporte no pueden crear ni administrar retenciones legales.

Crear una retención legal

Para crear una retención legal, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tu cuenta de administrador.
  2. Haz clic en la Consola de administración.
  3. Haz clic en Configuración.
  4. Haz clic en Gobierno de datos.
  5. Haz clic en Retenciones legales.
  6. Haz clic en Nueva retención.
  7. Escribe el nombre y los datos de la retención; luego, haz clic en Continuar.
  8. Escribe el nombre o el correo electrónico de los miembros a quienes quieres aplicarles la retención y, a continuación, haz clic en Continuar.
  9. Selecciona una fecha de inicio y de finalización para la retención.
    • Puedes definir una fecha de inicio anterior o actual, pero no futura.
    • Puedes definir una fecha de finalización anterior, actual o futura, o bien puedes marcar la opción No definir una fecha de finalización.
  10. Haz clic en Activar.

Si creas una retención con una fecha de inicio anterior, es posible que demore un tiempo en activarse. Cuando se active la retención, recibirás una notificación por correo electrónico.

Nota: Se considera que la retención legal está activa hasta que el administrador del equipo la quite, aunque haya superado la fecha de finalización. Después de la fecha de finalización, ya no se copiarán las nuevas versiones de los archivos, pero las copias existentes estarán disponibles hasta que quites la retención.

¿A qué tipos de archivos puedo aplicarles una retención?

Cuando crees una retención legal, se aplicará a las copias de todos los archivos que un miembro haya creado o editado en el período comprendido entre la fecha de inicio y la fecha de finalización, a excepción de los siguientes:

  • Documentos en la nube, incluidos los documentos de Dropbox Paper, y los documentos, las presentaciones y las hojas de cálculo de Google.
  • Archivos de los cuales el miembro solo haya obtenido una vista previa.
  • Archivos a los cuales el miembro tiene acceso, pero no editó.
  • Archivos que se crearon y modificaron antes de que el usuario se uniera al equipo.
  • Archivos a los cuales el miembro ya no tenía acceso en el momento de aplicarse la retención.
  • Archivos que creó o editó un administrador que inició sesión como miembro del equipo.

Nota: En algunos casos, es posible que no se aplique la retención a algunos archivos si el miembro pierde el acceso a ellos poco después de haberlos creado o editado.

¿A quiénes puedo aplicarles una retención legal?

Puedes aplicarles retenciones legales a los miembros activos, invitados o suspendidos de tu equipo, incluidos los administradores del equipo y tú mismo.

No puedes aplicarles retenciones a los miembros eliminados, a grupos enteros ni a equipos enteros. Sin embargo, puedes eliminar a un miembro durante una retención.

Ver una retención legal

Puedes consultar las retenciones legales activas o quitadas en cualquier momento. Para consultar una retención legal, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tu cuenta de administrador.
  2. Haz clic en la Consola de administración.
  3. Haz clic en Configuración.
  4. Haz clic en Gobierno de datos.
  5. Haz clic en Retenciones legales.
  6. Selecciona las pestañas Activas y Quitadas para consultar todas las retenciones legales de tu equipo.

Editar una retención legal

Puedes editar el nombre y los datos de una retención, o bien puedes agregar o quitar miembros, pero no podrás editar las fechas de la retención. Para editar una retención legal, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tu cuenta de administrador.
  2. Haz clic en la Consola de administración.
  3. Haz clic en Configuración.
  4. Haz clic en Gobierno de datos.
  5. Haz clic en Retenciones legales.
  6. Haz clic en la casilla de verificación que se muestra al desplazar el cursor del mouse sobre el nombre de la retención legal que quieres editar.
  7. Haz clic en Editar retención.
  8. Edita el nombre o los datos de la retención.
  9. Haz clic en Continuar.
  10. Agrega miembros a la retención o quítalos.
  11. Haz clic en Continuar.
  12. Revisa los cambios.
  13. Haz clic en Guardar.

Quitar una retención legal

Si ya no necesitas una retención, puedes quitarla. Se quitarán todos los archivos asociados a la retención, y no podrá deshacerse la acción. Para quitar una retención legal, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tu cuenta de administrador.
  2. Haz clic en la Consola de administración.
  3. Haz clic en Configuración.
  4. Haz clic en Gobierno de datos.
  5. Haz clic en Retenciones legales.
  6. Haz clic en la casilla de verificación que se muestra al desplazar el cursor del mouse sobre el nombre de la retención legal que quieres quitar.
  7. Haz clic en Quitar retención.

Exportar una retención legal

Para consultar los archivos a los cuales se aplicó una retención sin exportar la totalidad de la retención, puedes exportar un resumen en un archivo .CSV.

Puedes exportar retenciones legales a cualquier carpeta de tu cuenta de Dropbox. La exportación contiene todas las versiones de los archivos que los miembros crearon y editaron durante las fechas en las que la retención estuvo activa.

Notas:

  • Es posible que no se incluyan los archivos creados dentro de las 24 horas anteriores a la exportación.
  • Los nombres de los archivos y las carpetas de la exportación estarán en minúscula.

Para exportar una retención legal, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tu cuenta de administrador.
  2. Haz clic en la Consola de administración.
  3. Haz clic en Configuración.
  4. Haz clic en Gobierno de datos.
  5. Haz clic en Retenciones legales.
  6. Haz clic en la casilla de verificación que se muestra al desplazar el cursor sobre el nombre de la retención legal que quieres exportar.
  7. Haz clic en Exportar retención.
¿Qué tan útil te resultó el artículo?

Lo lamentamos.
Indícanos cómo podemos mejorar:

¡Gracias por tus comentarios!
Indícanos de qué manera te ayudó este artículo:

¡Gracias por tus comentarios!