Consultar la actividad del equipo en la Consola de administración

Actualizada Nov 28, 2023
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Notas:

  • Actualmente, el registro de actividad no está integrado por completo con Dropbox Capture.
  • Las actividades de las cuales se lleva a cabo un registro son las siguientes: inicios de sesión, aplicaciones vinculadas de los miembros y vínculos compartidos creados.
  • Las actividades de las cuales no se lleva a cabo un registro son las siguientes: capturas de pantalla eliminadas, grabaciones eliminadas, comentarios agregados, comentarios eliminados y grabaciones recortadas.

En el panel de estadísticas, puedes obtener información sobre la forma en que tu equipo usa Dropbox, incluidos estos datos:

  • Miembros activos: Cantidad de miembros del equipo que, en los últimos 28 días, hayan llevado a cabo alguna acción, como acceder a una cuenta o agregar, editar, ver y compartir archivos.
  • Almacenamiento: Cantidad total de espacio de almacenamiento usado por tu equipo.
  • Vínculos creados: Cantidad de vínculos compartidos creados por tu equipo.
  • Carpetas compartidas activas: Cantidad de carpetas compartidas que tienen dos miembros como mínimo y en las que se registró alguna actividad en los últimos 28 días.
  • Dispositivos activos: Cantidad de computadoras y dispositivos móviles en los que los miembros del equipo iniciaron sesión en Dropbox y en los que se haya registrado alguna actividad en los últimos 28 días.
  • Números para tener en cuenta: Información sobre los vínculos creados por el equipo en los últimos 7 días.

Mira este video para realizar un recorrido por la consola de administración.

Consultar la actividad del equipo

Para consultar la actividad de tu equipo, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
  2. Haz clic en la Consola de administración.
  3. Haz clic en Actividad.
  4. Filtra los resultados para consultar la actividad que quieres ver. Puedes filtrar por Rango de fechas, Personas, Contenido o Actividad.
    • Para filtrar por actividad, haz clic en Agregar actividad junto a Actividades.
    • Para consultar la actividad que se llevó a cabo durante un período específico, ingresa las fechas de inicio y de finalización junto a Rango de fechas.
    • Para consultar la actividad reciente de un miembro específico del equipo o de varios miembros, haz clic en Miembros y, a continuación, ingresa los nombres correspondientes.
    • Para escanear archivos, carpetas o documentos de Paper, agrega una palabra clave en el campo junto a Contenido.
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Notas acerca de la actividad del equipo:

  • Los datos de uso están disponibles a partir de enero de 2017 o desde que tu equipo comenzó a usar Dropbox.
  • Si intentas consultar datos de fechas para las cuales todavía estamos procesando la información, probablemente veas un mensaje en el que se indique "Procesando".
  • Si tu equipo de Dropbox es nuevo, los gráficos estarán vacíos debido a que todavía no hay datos para mostrar.
  • Si quieres consultar actividad más detallada de tu equipo, consulta también la actividad de uso compartido del equipo.

Mira este video para aprender rápidamente cómo ver la actividad de tu equipo.

Crear y exportar un informe de actividad

Para crear y exportar un informe de actividad, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
  2. Haz clic en Consola de administración.
  3. Haz clic en la pestaña Actividad.
  4. Usa los filtros para seleccionar el tipo de datos y el período que quieres exportar.
  5. Haz clic en Crear informe.

El informe se guarda en formato CSV en una carpeta llamada Informes de Dropbox Business. Cuando el informe esté listo, recibirás un correo electrónico.

¿Qué información se incluye en los informes de actividad?

Cada una de las entradas del informe de actividad muestra lo siguiente:

  • Fecha y hora: la fecha y hora exactas en que se llevó a cabo la acción.
  • Miembro: el miembro que inició la acción.
  • Actividad: Detalles del evento en cuestión.
  • Ubicación: la ubicación desde la cual el usuario inició la acción y la dirección IP de la computadora en la que se encontraba.

Por lo general, las acciones de los miembros del equipo se muestran en los registros de actividad en pocas horas. Como máximo, se mostrarán en un plazo de 24 horas.

Los administradores pueden ver los siguientes eventos en sus informes de actividad del equipo:

  • Aplicaciones
  • Comentarios
  • Dispositivos
  • Dominios
  • Operaciones en archivos (solo en Dropbox Advanced y Dropbox Enterprise).
  • Solicitudes de archivos
  • Grupos
  • Inicios de sesión
  • Miembros
  • Paper
  • Contraseñas
  • Informes
  • Actividad de Enviar y hacer seguimiento*
  • Uso compartido
  • Actividad de la página Firmas
  • Inicio de sesión único (SSO)
  • Carpetas del equipo
  • Políticas del equipo
  • Perfil del equipo
  • Autenticación de dos factores

* Estos eventos están disponibles únicamente para clientes de Dropbox Business y Business Plus.

† Estos eventos están disponibles únicamente para clientes con planes de pago de Dropbox Sign, Standard, Advanced, Business o Business Plus. 

Si eres el administrador de una cuenta de equipo de Dropbox Advanced o Enterprise, puedes ver todas las acciones relacionadas con los archivos de tu equipo. La actividad en los archivos incluye acciones como agregar, editar, mover y eliminar archivos. Puedes usar estos eventos para investigar y solucionar problemas como archivos eliminados por accidente, archivos o carpetas extraviados, o auditorías de seguridad de la información.

Administrar la actividad del equipo en la página “Actividad”

Si eres administrador, puedes llevar a cabo varias acciones en la página Actividad, como las siguientes:

Eliminar un vínculo compartido

Para eliminar un vínculo compartido creado por un miembro del equipo, sigue estos pasos en la página Actividad de la Consola de administración:

  1.  Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
  2. Haz clic en Consola de administración.
  3. Haz clic en Actividad.
  4. Haz clic en Agregar actividad y filtra por una de las siguientes actividades para buscar los vínculos compartidos de tu equipo.
    • Creó un vínculo compartido.
    • Abrió un vínculo compartido.
    • Descargó un archivo o una carpeta de un vínculo compartido.
  5. Haz clic en “” (puntos suspensivos) junto al vínculo compartido que quieres eliminar.
  6. Haz clic en Eliminar vínculo.

Más información acerca de cómo administrar los vínculos compartidos de tu equipo de Dropbox

Restaurar la contraseña de Dropbox de un miembro del equipo

Para restaurar la contraseña de un miembro del equipo desde la página Actividad en la Consola de administración, sigue estos pasos:

  1.  Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
  2. Haz clic en Consola de administración.
  3. Haz clic en Actividad.
  4. Haz clic en Agregar actividad y filtra por la actividad Error al iniciar sesión.
  5. Haz clic en “” (puntos suspensivos) junto al usuario cuya contraseña quieres restaurar.
  6. Haz clic en Restaurar contraseña de Dropbox.

Finalizar sesiones web de tu equipo

Para finalizar todas las sesiones web de tu equipo desde la página Actividad en la Consola de administración, sigue estos pasos:

  1.  Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
  2. Haz clic en Consola de administración.
  3. Haz clic en Actividad.
  4. Haz clic en Agregar actividad y filtra por la actividad Dirección IP asociada con la sesión web activa modificada.
  5. Haz clic en “” (puntos suspensivos) junto a la sesión web que quieres finalizar.
  6. Haz clic en Restaurar contraseña de Dropbox.
  7. Haz clic en Cerrar todas las sesiones web.

Desvincular una aplicación para todo tu equipo o para un miembro específico del equipo

Para desvincular una aplicación para todo tu equipo o para un miembro específico del equipo desde la página Actividad en la Consola de administración, sigue estos pasos:

  1.  Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
  2. Haz clic en Consola de administración.
  3. Haz clic en Actividad.
  4. Haz clic en Agregar actividad y filtra por la actividad Aplicación vinculada para el equipo o Aplicación vinculada para un miembro.
  5. Haz clic en “” (puntos suspensivos) junto a la aplicación que quieres desvincular.
  6. Haz clic en Desvincular aplicación.

Restaurar un archivo o una carpeta

Para restaurar un archivo o una carpeta desde la página Actividad en la Consola de administración, sigue estos pasos:

  1.  Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
  2. Haz clic en Consola de administración.
  3. Haz clic en Actividad.
  4. Haz clic en Agregar actividad y filtra por la actividad Archivos o carpetas eliminados.
  5. Haz clic en “” (puntos suspensivos) junto al archivo o junto a la carpeta que quieres restaurar.
  6. Haz clic en Restaurar elemento.
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Nota: Al eliminar una carpeta, también se eliminan todos los archivos incluidos en ella. Sin embargo, los nombres de los archivos individuales eliminados no se mostrarán en la página Actividad, sino que solo se muestra el nombre de la carpeta. Para buscar un archivo que se encontraba en una carpeta eliminada, busca el nombre de la ruta de la carpeta. Por ejemplo, /Marketing/2016/03/01/Proyecto_1.docx.

Desvincular un dispositivo y eliminar todos los archivos

Para desvincular un dispositivo y eliminar todos los archivos desde la página Actividad en la Consola de administración, sigue estos pasos:

  1.  Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
  2. Haz clic en Consola de administración.
  3. Haz clic en Actividad.
  4. Haz clic en Agregar actividad y filtra por la actividad Dispositivo vinculado.
  5. Haz clic en “” (puntos suspensivos) junto al dispositivo vinculado que quieres desvincular.
  6. Haz clic en Desvincular y eliminar todos los archivos.

¿Por qué veo “Dropbox” en la columna Miembro de mi página de Actividad?

En algunas ocasiones, Dropbox puede actualizar las listas de tu cuenta en tu nombre. En el caso de los administradores de equipos de Dropbox, estas listas se muestran en la página Actividad de la consola de administración. Es posible que algunos administradores vean el término "Dropbox" en la columna Miembro por los siguientes motivos:
 

Un miembro del equipo eliminó una carpeta compartida anidada.

Cuando un miembro del equipo elimina una carpeta compartida anidada, el nombre de la persona que la eliminó aparece como “Dropbox”. Determinados tipos de administradores pueden ver el nombre del miembro del equipo siguiendo estos pasos:

  1. Haz clic en Crear informe.
  2. Abre tu informe en Excel.
  3. En la columna "Contexto", puedes ver la dirección de correo electrónico del miembro del equipo.
     

Solicitaste soporte de Dropbox con una tarea.

Si te comunicaste con el equipo de soporte de Dropbox, toda acción que llevemos a cabo aparecerá en tu página Actividad como tarea atribuida a “Dropbox”. Estas acciones incluyen invitar al conjunto original de administradores de tu equipo. Sin embargo, el equipo de soporte de Dropbox no hará nada en tu cuenta sin tu permiso.
 

Dropbox actualizó tu cuenta.

El sistema de Dropbox actualiza de manera periódica tu cuenta para mantenerla al día con los nuevos productos. Estas actualizaciones se muestran en la página Actividad como tareas atribuidas a “Dropbox”. Las acciones pueden incluir mover las carpetas del equipo, cambiarles el nombre o actualizar tu cuenta de equipo de Dropbox con productos nuevos. Fuera de eso, el sistema de Dropbox no hace nada más en tu cuenta sin autorización.

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