Activar la coautoría como administrador

Actualizada Oct 16, 2024
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En este artículo se describe una característica disponible para ciertos tipos de administradores de los planes Dropbox Standard, Advanced, Business, Business Plus y Enterprise.


Los administradores de equipos de Dropbox Standard, Advanced, Business, Business Plus o Enterprise que tengan una licencia de Microsoft 365 Business pueden habilitar la coautoría para sus equipos.

Activar la coautoría desde la consola de administración


La coautoría está habilitada de forma predeterminada para la mayoría de los equipos. Sin embargo, si las aplicaciones vinculadas están bloqueadas de forma predeterminada para tu equipo, deberás permitir que tu equipo vincule Microsoft Office 365 con Dropbox para poder habilitar la coautoría. Para ello, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
  2. Haz clic en la Consola de administración en la barra lateral izquierda.
  3. Haz clic en Configuración.
  4. En la sección Aplicaciones, haz clic en Permisos de la aplicación.
  5. Junto a Microsoft Office 365, haz clic en “…” (puntos suspensivos).
  6. Selecciona Permitir.
Turn on co-authoring from the admin console

Vista protegida en Windows


Windows inicia automáticamente las sesiones de coautoría de documentos de fuentes no confiables en modo de solo lectura. En las computadoras con Windows, Dropbox está configurado como una fuente no confiable de forma predeterminada. 

En la parte superior de tu pantalla se mostrará una advertencia de que los archivos de Internet pueden contener virus. Para comenzar a editar el documento, haz clic en Habilitar edición.

Para omitir este paso, puedes configurar Dropbox como una fuente confiable. Para ello, haz lo siguiente:

  1. Abre el Panel de control.
  2. Haz clic en Opciones de Internet.
  3. Selecciona la pestaña Seguridad.
  4. Selecciona Sitios de confianza.
  5. Haz clic en Sitios.
  6. En la opción Agregar este sitio web a la zona de:, ingresa la siguiente dirección web: https://wopi.dropbox.com.
Set Dropbox as a trusted source, step 1
Set Dropbox as a trusted source, step 2
Todas las personas que usen la coautoría en tu equipo deberán llevar a cabo este proceso. El administrador de TI del equipo puede usar objetos de directivas de grupo para establecer que Dropbox sea una fuente confiable para toda la organización.

Obtén más información sobre la autorización global en la documentación de Microsoft.

Aprovisionar automáticamente Dropbox como un lugar para tu equipo

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Nota: Las siguientes instrucciones están dirigidas al administrador de TI de tu equipo. Antes de comenzar el proceso de aprovisionamiento automático, te recomendamos leer esta guía y la documentación de Microsoft “Add-a-Place Provisioning for Desktop”.

El aprovisionamiento automático te permitirá agregar Dropbox como un lugar en Office 365 para cada miembro del equipo, sin tener que hacerlo manualmente para cada cuenta. En cada uno de los métodos de configuración a continuación se requerirá que cada usuario del equipo inicie sesión en su cuenta de Dropbox para autenticar Dropbox como ubicación de almacenamiento.

Objetos de directiva de grupo

Para crear e implementar un nuevo objeto de directiva de grupo:

  1. Crea un archivo que contenga el siguiente script de PowerShell:
$DropboxForTeamsServiceId = 'TP_DROPBOX_PLUS';
function Get-DropboxForTeamsExists {
    param ($OfficeVersion)
    $serviceExists = 0;
    $localServices = Get-ChildItem -Path "HKCU:\Software\Microsoft\Office\$OfficeVersion\Common\ServicesManagerCache\Local"
    foreach ($value in $localServices) {
        $service = Get-ItemProperty "HKCU:\$value"
        if ($service.ServiceId -eq $DropboxForTeamsServiceId) {
            $serviceExists = 1;
            break
        }
    }
    $serviceExists;
}
# Get current office version
function Get-OfficeVersion {
    $officeVersionX32 = (Get-ItemProperty -Path 'HKLM:\SOFTWARE\Microsoft\Office\ClickToRun\Configuration' -ErrorAction SilentlyContinue -WarningAction SilentlyContinue) | Select-Object -ExpandProperty VersionToReport
    $officeVersionX64 = (Get-ItemProperty -Path 'HKLM:\SOFTWARE\WOW6432Node\Microsoft\Office\ClickToRun\Configuration' -ErrorAction SilentlyContinue -WarningAction SilentlyContinue)
    if ($officeVersionX32 -ne $null -and $officeVersionX64 -ne $null) {
        $officeVersion = $officeVersionX64 #Use x64 as default.
    } elseif($officeVersionX32 -eq $null -or $officeVersionX64 -eq $null) {
        $officeVersion = $officeVersionX32 + $officeVersionX64
    }
    $officeVersionMain = $officeVersion.Split(".")[0] + '.0'
    $officeVersionMain
}
Write-Host "Dropbox for Teams provisioning script initialized."
Write-Host "Detecting Office version."
$officeVersion = Get-OfficeVersion
Write-Host "Office version detected: $officeVersion"
$dropboxForTeamsExists = Get-DropboxForTeamsExists -OfficeVersion $officeVersion
if($dropboxForTeamsExists -eq 0) {
    Write-Host "Dropbox for Teams not found, running provisioning script."
    <#
        Paremeters used within script
        - `asp`    = Add storage provider command
        - `d`      = Read service identifier field
        - `o`      = This is lower-case letter ‘o’ not zero. Read operation identifier to indicate is silent or not
        - `1`      = Invoke in silent mode (intended to be invoked on user login)
        - `a`      = Lower-case letter ‘a’. Read the invoking application identifier
        - `script` = The application invoking the protocol handler for debugging and logging use. In this case it is script.
    #>
    start "ms-office-storage-host:asp|d|$DropboxForTeamsServiceId|o|1|a|script"
    Write-Host "Provision script finished."
} else {
    Write-Host "Dropbox for Teams found exiting..."
}
  1. Crea un nuevo objeto de directiva de grupo (GPO):
    1. Lee la documentación de Microsoft.
    2. Abre la consola de administración de directivas de grupo como usuario que forma parte del grupo Propietarios del creador de directivas de grupo.
    3. Busca objetos de directiva de grupo para el dominio dado y haz clic en Nuevo.
    4. Asígnale un nombre a tu nuevo objeto de directiva de grupo.
       
  2. Configura el script de inicio de sesión:
    1. Lee la documentación de Microsoft.
    2. Abre la consola de administración de directivas de grupo.
    3. En Configuración de usuario, expande la configuración de Windows y selecciona Scripts.
    4. Haz doble clic en Iniciar sesión en la ventana “Scripts (inicio de sesión o cierre de sesión)”.
    5. Haz clic en la pestaña Scripts de PowerShell en la ventana Propiedades: Iniciar sesión.
    6. Haz clic en Agregar.
    7. Haz clic en Examinar junto a Nombre del script.
    8. Copia el script de PowerShell del primer paso en esa ventana y selecciónalo una vez que se haya completado la copia.
    9. Haz clic en Abrir.
      • De forma predeterminada se te dirige a la carpeta Users-Scripts-Logon dentro del objeto GPO en la carpeta “Sysvol – Policies”.
         
  3. Acepta todos los cambios y cierra el Editor de administración de directivas de grupo.

  4. Vincula esa directiva a cualquier unidad organizacional (OU):
    1. Lee la documentación de Microsoft.
    2. Desplázate hasta la OU deseada en la consola de administración de directivas de grupo.
    3. Haz clic con el botón secundario en esta OU y selecciona Vincular un GPO existente.
    4. Selecciona el GPO que quieras vincular y haz clic en Aceptar.
       
  5. El script se ejecutará cuando el miembro del equipo inicie sesión.
    • Si es necesario, recomienda o fuerza el reinicio de la máquina del miembro del equipo.

 

Aplicar el script usando Intune

El script de PowerShell se puede aplicar de manera similar a través de Intune. Para obtener más detalles, lee la documentación oficial de Microsoft

Asegúrate de hacer lo siguiente:

  • Aplicarlo únicamente a dispositivos con Windows 10 y Windows 11
  • Ejecutar el script en el contexto del usuario
  • Ejecutar el script usando las credenciales con las que se inició la sesión
  • Inhabilitar la comprobación de firmas del script
  • Ejecutar el script en modo de 64 bits

Cada una de estas opciones configura la entrada OfficePrePopulatedThirdPartyCloudStorageProviders en el dominio com.microsoft.office.

Script de shell

El siguiente script debe ejecutarse dentro del contexto del usuario. Si hay aplicaciones de Microsoft abiertas cuando se ejecute el script, será necesario reiniciarlas.

#!/bin/zsh
office_settings=$(defaults read com.microsoft.office)
if [[ ${office_settings} != *"domain com.microsoft.office does not exists"* ]] ;
then
  echo "Office detected"
  if [[ ${office_settings} == *"TP_DROPBOX_PLUS"* ]] ;
  then
    echo "Dropbox entry is present. No action taken."
  else
    echo "Adding Dropbox storage account entry..."
    defaults write com.microsoft.office OfficePrePopulatedThirdPartyCloudStorageProviders -array '{CSPServiceID=TP_DROPBOX_PLUS; }'
    echo "Entry added."
  fi
  exit 0
else
  echo "Office not installed."
  exit 1
fi
Para revertir los cambios realizados, ejecuta este script de shell:
#!/bin/zsh
defaults write com.microsoft.office OfficePrePopulatedThirdPartyCloudStorageProviders -array '{}'

Instalación del software de administración de dispositivos de Apple

  1. Crea un archivo con la extensión .mobileconfig usando cualquier editor de texto.
  2. Copia el siguiente script y reemplaza los valores #UUID1# y #UUID2# con valores generados aleatoriamente:
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<!DOCTYPE plist PUBLIC "-//Apple//DTD PLIST 1.0//EN" "http://www.apple.com/DTDs/PropertyList-
1.0.dtd">
<plist version="1.0">
        <dict>
                <key>PayloadContent</key>
                <array>
                        <dict>
                                <key>OfficePrePopulatedThirdPartyCloudStorageProviders</key>
                                <array>
                                        <dict>
                                                <key>CSPServiceID</key>
                                                <string>TP_DROPBOX_PLUS</string>
                                        </dict>
                                </array>
                                <key>PayloadDisplayName</key>
                                <string>Microsoft Office</string>
                                <key>PayloadIdentifier</key>
                                <string>com.microsoft.office.#UUID1#</string>
                                <key>PayloadType</key>
                                <string>com.microsoft.office</string>
                                <key>PayloadUUID</key>
                                <string>#UUID1#</string>
                                <key>PayloadVersion</key>
                                <integer>1</integer>
                        </dict>
                </array>
                <key>PayloadDisplayName</key>
                <string>Add Dropbox Storage Account to O365</string>
                <key>PayloadIdentifier</key>
                <string>com.dropbox.o365connectedservices</string>
                <key>PayloadOrganization</key>
                <string>Dropbox, Inc.</string>
                <key>PayloadRemovalDisallowed</key>
                <false/>
                <key>PayloadScope</key>
                <string>System</string>
                <key>PayloadType</key>
                <string>Configuration</string>
                <key>PayloadUUID</key>
                <string>#UUID2#</string>
                <key>PayloadVersion</key>
                <integer>1</integer>
        </dict>
</plist>
  1. Carga el archivo en un software de administración de dispositivos de Apple (como JAMF o MobiControl).
  2. La configuración será visible después de reiniciar la aplicación de Office.

     

Generar un archivo .mobileconfig con mcxToProfile

mcxToProfile es una herramienta sencilla de línea de comandos para crear perfiles de configuración con “ajustes personalizados” sin necesidad de usar el servicio de administración de dispositivos mediante el gestor de perfiles en OS X Server 10.7 y 10.8. 

Puede tomar datos de los archivos de listas de propiedades en el disco o directamente desde un nodo de los servicios de directorio (MCX local u Open Directory).

Para usar este método:

  1. Crea un nuevo archivo con la extensión .plist usando un editor de texto.
  2. Copia el archivo XML de abajo.

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<!DOCTYPE plist PUBLIC "-//Apple//DTD PLIST 1.0//EN" http://www.apple.com/DTDs/PropertyList-1.0.dtd>
<plist version="1.0">
  <dict>
    <key>OfficePrePopulatedThirdPartyCloudStorageProviders</key>
    <array>
      <dict>
        <key>CSPServiceID</key>
        <string>TP_DROPBOX_PLUS</string>
      </dict>
    </array>
  </dict>
</plist>
  1. Convierte el archivo .plist a .mobileconfig con la herramienta mcxToProfile.
  2. Carga el archivo a un software de administración de dispositivos móviles (como JAMF o MobiControl).
  3. La configuración será visible después de reiniciar la aplicación de Office.

Autenticación de la cuenta de almacenamiento

Una vez implementados los pasos anteriores, cada usuario de tu equipo deberá autenticar manualmente Dropbox como un lugar en la aplicación para escritorio de Office 365. Para ello, sigue estos pasos:

  1. Abre cualquier aplicación de escritorio de Microsoft Office 365.
  2. Haz clic en Abrir en la barra lateral izquierda.
  3. En Otras ubicaciones, haz clic en Dropbox para Teams.
  4. Haz clic en Iniciar sesión.
  5. Inicia sesión en tu cuenta de Dropbox.
  6. Selecciona la cuenta de Dropbox que quieras vincular a Office 365.


Antes de que Dropbox aparezca como lugar, los usuarios pueden tener que reiniciar la aplicación de Microsoft 365.

Activación de las aplicaciones de Dropbox para Microsoft Teams

Agregar la aplicación de Dropbox en Microsoft Teams

Si todas las aplicaciones vinculadas están desactivadas de forma predeterminada, deberás agregar la aplicación de Dropbox para los miembros de tu equipo a través de las directivas de configuración de aplicaciones de Teams. Para ello, sigue estos pasos:

  1.  Inicia sesión en el Centro de administración de Microsoft Teams y accede a Aplicaciones de Teams > Directivas de configuración.
  2.  Selecciona Agregar.
  3.  Escribe un nombre y una descripción para la directiva.
  4.  En Aplicaciones instaladas, selecciona Agregar aplicaciones.
  5.  En el panel Agregar aplicaciones instaladas, busca “Dropbox”.
  6. Haz clic en Seleccionar junto a Dropbox.
  7.  Selecciona Agregar.
Add the Dropbox app in Microsoft Teams

Anclar la aplicación de Dropbox en Microsoft Teams

Para anclar la aplicación de Dropbox en Microsoft Teams, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en el Centro de administración de Teams y accede a Aplicaciones de Teams > Directivas de configuración.
  2. Selecciona Agregar.
  3. Escribe un nombre y una descripción para la directiva.
    •  De manera opcional, activa el anclaje de usuario para permitir que los usuarios anclen aplicaciones y cambien el orden de las aplicaciones ancladas.
  4. En Aplicaciones ancladas, selecciona Agregar aplicaciones.
  5. En el panel Agregar aplicaciones ancladas, busca “Dropbox” y luego selecciona Agregar.

Agregar Dropbox a todos los equipos de Microsoft Teams

Para agregar la aplicación de Dropbox a cada canal de Microsoft Teams, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en Dropbox con tus credenciales de administrador.
  2. Haz clic en Administrador en la barra de navegación izquierda.
  3. Haz clic en Configuración en la barra lateral izquierda.
  4. Dirígete a Permisos de la aplicación.
  5. Haz clic en la pestaña Otras aplicaciones.
  6. Selecciona Permitir en el menú desplegable.
  7. Marca la casilla junto a la aplicación Dropbox para Microsoft Teams.
  8. Haz clic en Editar preferencias.
  9. Haz clic en Agregar a todos los canales.
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