Edición colaborativa de archivos de Microsoft Office en Dropbox
Este artículo describe una característica disponible para los clientes de Dropbox Standard, Advanced, Business, Business Plus y Enterprise.
Coedita con otras personas y visualiza los cambios en tiempo real para evitar copias en conflicto o interrupciones en los procesos de trabajo.
Más información sobre la colaboración en documentos y la coautoría de Microsoft
Notas:
- Para coeditar archivos desde tu escritorio, necesitas una cuenta de Microsoft y una licencia de Microsoft Office 365 para empresas.
- Para garantizar la compatibilidad con la coautoría de Microsoft para Dropbox, debes tener la versión 2311 o una versión posterior de Microsoft Office. Más información sobre la instalación de actualizaciones de Office
Comenzar a usar Microsoft Office
Para utilizar la característica de coautoría, debes agregar Dropbox como ubicación de almacenamiento en la nube en Microsoft Office. Esto debes hacerlo para cada dispositivo en el que quieras habilitar la coautoría.
Para agregar Dropbox como lugar (Windows) o cuenta de almacenamiento (Mac), sigue estos pasos:
- Abre Microsoft Word, PowerPoint o Excel en tu escritorio.
- Haz clic en Archivo.
- Haz clic en Abrir.
- Haz clic Agregar un lugar (Windows) o Administrar cuentas de almacenamiento (Mac).
- Haz clic en Dropbox para equipos.
- Inicia sesión con tus credenciales Dropbox.
- Haz clic en Acceder.
De este modo, Dropbox se agrega como ubicación para abrir y guardar archivos.
Una vez que Dropbox se agrega como ubicación, puedes abrir cualquier archivo de Dropbox al que tengas acceso de las dos siguientes maneras:
- Directamente desde el Explorador de archivos (Windows) o el Finder (Mac). Al hacer doble clic en el archivo, se inicia una sesión de coautoría.
- Al abrir los archivos desde la aplicación de Office, también se inicia una sesión de coautoría. Para ello, sigue estos pasos:
- Abre Microsoft Word, PowerPoint o Excel en tu escritorio.
- Haz clic en Abrir en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en Dropbox para equipos.
- Selecciona el archivo que quieras abrir.
La primera vez que inicies una sesión de coautoría, el botón de Autoguardado en la parte superior izquierda de la aplicación de Microsoft Office debería activarse automáticamente. Si estás trabajando en un archivo nuevo, es posible que debas activar el botón.
Las sesiones de coautoría no funcionan si el botón está desactivado.
Para abrir los archivos localmente sin iniciar una sesión de coautoría, puedes hacer lo siguiente:
- Bloquea el archivo antes de abrirlo.
- Desactiva la opción de Autoguardado en la esquina superior izquierda de Word, Excel o PowerPoint después de abrir el archivo.
- Desactiva la coautoría de escritorio de Microsoft 365 para tu dispositivo desde la página de configuración de la sección Aplicaciones en dropbox.com.
Para editar y coeditar archivos, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en dropbox.com.
- Haz clic en el nombre de un archivo de Word, Excel o PowerPoint que esté guardado en una carpeta compartida.
- Haz clic en “…” (puntos suspensivos) junto al nombre del archivo.
- Desplaza el cursor sobre la opción Abrir y selecciona Word para la web en el menú que aparece.
- Solicítales a los compañeros de trabajo con quienes deseas colaborar que sigan los mismos pasos.
- El archivo se abrirá en tu explorador web en Office Online y podrás editarlo.
- Haz clic en Guardar y volver a Dropbox cuando hayas terminado de editar el archivo.
Para crear archivos nuevos de Office desde Dropbox, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en dropbox.com.
- Haz clic en Crear.
- Desplaza el cursor sobre Documento, Presentación u Hoja de cálculo dependiendo del tipo de archivo que quieras crear.
- Haz clic en Documento de Word, Presentación de PowerPoint o Libro de Excel.
- Accede a Office Online y crea un nuevo archivo.
Notas:
- Si haces clic en Crear y seleccionas un tipo de archivo, se te redirigirá a Office Online.
- Cuando creas un nuevo archivo a través de Office Online, se guarda de forma automática en Dropbox un vínculo a este archivo para facilitar el acceso.
- Para crear archivos de Office Online desde Dropbox, debes tener una suscripción a Office Online.
Puedes utilizar cualquier dispositivo móvil o tablet que tenga instaladas las aplicaciones de Dropbox y Microsoft Office 365.
Más información sobre la instalación de la aplicación de Dropbox en tus dispositivos móviles
Más información sobre la instalación de Microsoft Office 365 en tus dispositivos móviles.
Una vez que hayas instalado las aplicaciones de Dropbox y Microsoft Office 365, agrega Dropbox como cuenta de almacenamiento. Para ello, sigue estos pasos:
- Abre Microsoft Word, PowerPoint o Excel en tu dispositivo móvil.
- Haz clic en el icono de la carpeta en la parte inferior derecha de la pantalla para abrir un archivo.
- Haz clic en Agregar cuenta de almacenamiento.
- Haz clic en Dropbox.
- Accede con tus credenciales de Dropbox o selecciona una cuenta de Dropbox para vincular.
- Haz clic en Acceder.
De este modo, Dropbox se agrega como ubicación para abrir y guardar archivos.
Una vez que Dropbox se agrega como ubicación, puedes abrir cualquier tipo de archivo de Microsoft que se haya compartido contigo para que lo coedites en tus dispositivos móviles.
Cambiar la ubicación de apertura predeterminada
La ubicación de apertura se predetermina de forma automática en la opción Ver en dropbox.com. Para cambiar la ubicación predeterminada, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en dropbox.com.
- Haz clic en tu avatar (imagen de perfil o iniciales) en la esquina superior derecha.
- Haz clic en Configuración.
- Haz clic en Aplicaciones.
- Desplázate hasta la opción Aplicaciones de edición predeterminadas.
- Haz clic en el menú desplegable junto al tipo de archivo y selecciona tu preferencia.
Requisitos del sistema
Si tu archivo tiene una de las siguientes extensiones, la coautoría puede usarse en dropbox.com o en la aplicación para escritorio:
.docx
.pptx
.xlsx
.xlsm
Nota: Para garantizar la compatibilidad con la coautoría de Microsoft para Dropbox, debes tener la versión 2311 o una versión posterior de Microsoft Office. Más información sobre cómo instalar actualizaciones de Office
En la aplicación de Office para escritorio, puedes abrir archivos de hasta 500 MB. Sin embargo, si abres un archivo de más de 500 MB desde el Explorador de archivos (en Windows) o desde el Finder (en macOS), se abrirá en modo sin conexión. El rendimiento al trabajar con archivos grandes depende de tu red y del ancho de banda de tu computadora.
Windows
Para utilizar la coautoría de Microsoft en Windows, debes tener Windows 10 o una versión posterior.
Mac OS
Para abrir un archivo directamente desde el Finder para comenzar una sesión de coautoría, se requiere que los usuarios actualicen su aplicación de Dropbox para escritorio a Proveedor de archivos, que es la experiencia más actualizada e integrada para macOS. Debido a esto, es necesario contar con macOS 12.5 o con una versión posterior.
Los usuarios de Mac que no tengan la versión del Proveedor de archivos podrán abrir archivos para coeditar desde Word, Excel y PowerPoint, pero no podrán iniciar una sesión de coautoría al abrir un archivo desde su Finder.
Vista protegida en Windows
Windows inicia automáticamente las sesiones de coautoría de documentos de fuentes no confiables en modo de solo lectura. En las computadoras con Windows, Dropbox está configurado como una fuente no confiable de forma predeterminada.
Por eso, en la parte superior de tu pantalla se mostrará una advertencia de que los archivos de internet pueden tener virus. Para comenzar a editar el documento, haz clic en Habilitar edición.
Para omitir este paso, puedes configurar Dropbox como una fuente confiable. Para ello, sigue estos pasos:
- Abre el Panel de control.
- Haz clic en Opciones de Internet.
- Selecciona la pestaña Seguridad.
- Selecciona Sitios de confianza.
- Haz clic en Sitios.
- En la opción Agregar este sitio web a la zona de:, ingresa la siguiente dirección web: https://wopi.dropbox.com.
P+F sobre la coautoría con Dropbox
¿Cómo puedo compartir archivos desde la aplicación de Office para escritorio?
Si iniciaste sesión en Dropbox, puedes hacer clic en Compartir dentro de la aplicación de Office para escritorio y seleccionar la opción Compartir en Internet. Desde allí, puedes compartir archivos de Microsoft Office exactamente de la misma manera en que compartirías cualquier archivo almacenado en Dropbox.
- Más información acerca de cómo compartir archivos en Dropbox
- Más información acerca de cómo compartir archivos en Dropbox mediante vínculos
Los permisos Puede editar o Puede ver en tus archivos de Microsoft Office pueden concederse, incluso, al compartirlos con un vínculo. Además, puedes limitar aún más el acceso a tus vínculos compartidos en la configuración del vínculo del archivo, o bien desactivar un vínculo después de crearlo.
¿Cómo puedo ver el historial de versiones de mi archivo?
Para ver el historial de versiones de tu archivo en la aplicación de Office para escritorio, haz clic en el nombre del archivo en el que estás trabajando y, a continuación, en Historial de versiones.
¿Cómo puedo informar un error?
Para informar un problema con la coautoría a Dropbox, envía un correo electrónico a support@dropbox.com o envía una solicitud a través de nuestro portal de soporte con la siguiente información:
- Descripción del problema
- Cómo y cuándo ocurrió el problema
- Cómo reproducir el problema
- Una captura de pantalla o un video del problema, si es posible
- Gravedad del problema
- La cantidad de usuarios afectados por el problema
- La dirección de correo electrónico de la persona afectada (si el informe es en nombre de otra persona)
- Versión de Microsoft Office
Los problemas con la coautoría deben informarse también a Microsoft.
Para ello, sigue estos pasos:
- Abre la aplicación de Microsoft Office.
- Haz clic en el icono en la esquina superior derecha.
- Selecciona la opción Informar un problema.
- Describe el problema e incluye el hashtag #csppdropbox en tu descripción.
Tus comentarios, preguntas y sugerencias para mejorar la experiencia son bienvenidos. Únete a una conversación sobre la versión beta de la coautoría de Microsoft para Dropbox o inicia una en nuestra página de la comunidad.
¿Necesito una licencia específica de Microsoft Office 365 para coeditar en mi escritorio?
Para poder coeditar desde tu escritorio, necesitas una licencia de Office 365 para empresas. Las siguientes licencias te permiten usar esta característica:
- Para empresas: M365 Empresa Estándar, Empresa Premium y Aplicaciones de M365 para negocios.
- Para empresas grandes: M365/O365 E3 y E5, Aplicaciones de M365 para empresas, M365/O365 G3 y G5.
Nota: Las licencias perpetuas no permiten usar la coautoría en tu escritorio.
¿Cómo puedo saber si tengo el Proveedor de archivos para coeditar con macOS?
Para comprobar si estás usando la versión con el Proveedor de archivos, sigue estos pasos:
- Haz clic en el icono de Dropbox en la barra de menús.
- Haz clic en tu foto de perfil o tus iniciales en la esquina superior derecha.
- Selecciona Preferencias.
- Haz clic en Sincronizar en la barra lateral izquierda.
Si tu carpeta de Dropbox está en /Library/CloudStorage, estás usando el Proveedor de archivos y puedes comenzar sesiones de coautoría al abrir archivos directamente desde el Finder.
Más información sobre Dropbox para macOS con el Proveedor de archivos
¿Puedo coeditar archivos con personas que tengan distintos dispositivos?
Sí, la coautoría funciona en dispositivos Windows, MacOS, Android y iOS, incluso, si cada coeditor usa un sistema operativo diferente.
¿Puedo seguir usando la insignia de Dropbox si habilito la coautoría?
No, la insignia de Dropbox no funciona si habilitas la coautoría.
¿Puedo coeditar con personas fuera de mi equipo?
La coautoría te permite colaborar externamente, pero las personas fuera de tu equipo deberán ingresar a dropbox.com a través de Office Online y tener una cuenta de Dropbox para acceder a los archivos que quieran coeditar.
